Thuis
Contacten

    Hoofdpagina


A5230 Selectie software

Dovnload 199.69 Kb.

A5230 Selectie software



Pagina1/3
Datum31.10.2018
Grootte199.69 Kb.

Dovnload 199.69 Kb.
  1   2   3



A5230 Selectie software
(door prof. drs P.L.A.M. van Kessel RE RA, A.C.W. Schoonderwoerd RA en drs M.M.J.M. Welters RA)*
1 Inleiding

Organisaties kiezen om verschillende redenen voor een nieuw informatiesysteem. De belangrijkste redenen zijn:

- het huidige informatiesysteem is zodanig verouderd dat de bedrijfsprocessen niet meer in voldoende mate worden ondersteund;

- het huidige informatiesysteem kan een aantal moderne eisen en wensen (zoals datawarehousing en ondersteuning van ecommerce) niet aan;

- de leverancier laat weten dat zij binnen afzienbare tijd de ondersteuning (helpdesk, up-to-date houden van de software) van het huidige informatiesysteem zal beëindigen;

- de kosten van het onderhoud van het huidige informatiesysteem zijn te hoog geworden; er zijn inmiddels nieuwe informatiesystemen op de markt met lagere kosten.


Organisaties kunnen kiezen tussen maatwerk en een standaardpakket. Het onderscheid tussen maatwerk en standaardpakketten wordt steeds minder belangrijk. In het verleden werd vaak voor maatwerk gekozen omdat dan veel meer rekening kon worden gehouden met specifieke eisen en wensen. Tegenwoordig zijn standaardpakketten zodanig flexibel van opzet dat door het instellen van parameters ook heel goed aan specifieke eisen en wensen van de ondernemer kan worden voldaan. In het MKB wordt vaak voor een standaardpakket gekozen. In het vervolg van dit artikel zullen we ons tot standaardpakketten beperken.
De selectie van een standaardpakket is geen sinecure. Het gekozen softwarepakket moet een aantal jaren mee kunnen en het aantal factoren dat de pakketkeuze beïnvloedt is groot. Bij de selectie is een groot aantal valkuilen te onderkennen, zoals:

  • onvoldoende diepgang bij het vaststellen van de eisen en wensen;

  • keuze op basis van emotie en niet op basis van feiten;

  • onvoldoende kennis van de markt;

  • onderschatting van de complexiteit;

  • gebruikers onvoldoende vrij gemaakt en begeleid;

  • onvoldoende diepgang bij de uitwerking van oplossingen.

In dit artikel zal op een praktische wijze een stappenplan worden uitgewerkt voor het selecteren van een softwarepakket.



Voor de inrichting van de projectorganisatie, het bepalen van de eisen en wensen en de implementatie van het pakket wordt verwezen naar de artikelen A5210, A5220 respectievelijk A5260 van dit handboek. De samenhang tussen de artikelen wordt in het volgende schema gevisualiseerd:


Figuur 1: Plaatsbepaling
Bij de selectie van software zijn de volgende stappen te onderkennen:

  • de longlistfase:

  • request for information (paragraaf 3);

  • bepaling shortlist (paragraaf 4);

  • de shortlistfase:

  • offerte-aanvraag (paragraaf 5);

  • workshop (paragraaf 6);

  • referentiebezoek (paragraaf 7);

  • definitieve offerte en pakketkeuze (paragraaf 8).



In paragraaf 2 van dit artikel wordt een korte karakteristiek gegeven van de markt voor softwarepakketten in het midden- en kleinbedrijf. In de daaropvolgende paragrafen wordt ingegaan op de in een selectietraject te zetten stappen.



2 Software voor het MKB

2.1 De markt van administratieve pakketten (theorie)

De laatste jaren is een steeds groter aanbod aan standaardpakketten ten behoeve van het midden- en kleinbedrijf op de markt gekomen. De keuze aan standaardpakketten is groot; onderstaand volgt een korte inleiding omtrent de verschillende soorten standaardpakketten die op de markt zijn.


De softwarepakkettenmarkt voor het MKB is grofweg in drie soorten pakketten onder te verdelen:

  1. Light en compact pakketten;

  2. Standaard pakketten (stand-alone en multi-user);

  3. ERP systemen

Onderstaand zal kort worden ingegaan op de mogelijkheden die bovenstaande pakketten kunnen bieden.

Light en compact pakketten

De mogelijkheden en daarmee ook de kosten van de zogenaamde standaardpakketten zijn de laatste jaren steeds verder uitgebreid. Vanuit met name het kleinbedrijf is daarom de behoefte ontstaan van ‘uitgeklede versies’ van complexe standaardpakketten. Het betreffen in de meeste gevallen financiële pakketten waarin de financiële, debiteuren- en crediteurenadministratie kan worden gevoerd. Voor uitgebreidere mogelijkheden, zoals gebruik van kostenplaatsen, een vaste activa-administratie, uitgebreidere rapportagemogelijkheden, e.d, moet worden overgestapt naar een (uitgebreider) standaardpakket (zie hierna).



Standaardpakketten

Voor het MKB zijn onder andere de volgende soorten standaardpakketten beschikbaar:



  • financiële pakketten;

  • handelspakketten;



  • Custom Relationship Management (CRM) systemen;

  • Supply Chain Management (SCM) systemen;

  • loon- en salarissystemen;

  • Human Resource Management (HRM) systemen;

  • projectmanagement en -beheersingspakketten;

  • Advanced Planning & Scheduling (APS) systemen;

  • Document Management Systemen (DMS);

  • Workflow Management (WfM) systemen;

  • Management Informatie Systemen (MIS).

Afhankelijk van de gedefinieerde eisen en wensen met betrekking tot de aanschaf van het nieuwe systeem kan uit één van bovenstaande soorten systemen worden gekozen. Soms zijn de eisen en wensen zodanig omvangrijk dat meerdere soorten pakketten naast elkaar nodig zijn.


Al snel wordt dan aangelopen tegen de vraag of en in hoeverre deze pakketten ‘met elkaar kunnen praten’. Elk pakket heeft immers een eigen database met eigen opslagstructuren. De pakketten komen van verschillende leveranciers en zijn vaak niet op eenvoudige wijze ‘aan elkaar te knopen’. Indien de inspanning om de verschillende pakketten tot een eenheid te smeden te groot en te complex worden, dient de aanschaf van één geïntegreerd systeem (alle functionaliteiten binnen één softwarepakket) te worden overwogen. Tegenwoordig spreken we dan van een Enterprise Recourse Planning (ERP-)systeem.

ERP pakketten

Een ERP-systeem is een geïntegreerd systeem ten behoeve van de ondersteuning van de bedrijfsprocessen in de organisatie. Dergelijke systemen bieden softwareoplossingen voor een groot aantal bedrijfsfuncties. Transacties hoeven slechts één keer te worden vastgelegd en kunnen vervolgens op meerdere plaatsen binnen de bedrijfsprocessen worden gebruikt. Een gevolg is dat binnen de onderneming niet meer functioneel gericht maar procesgericht moet worden gedacht.


Onderstaand een aantal willekeurige voorbeelden waarin het integrale karakter van een ERP-systeem tot uitdrukking komt:

  • een wijziging in een geplaatste verkooporder wordt automatisch doorgewerkt in de productieplanning, de produktieopdracht, de verkoopstatistiek, de facturering, de voorraadpositie en de financiële administratie;

  • zowel de financiële administratie, de debiteurenbewaking, de marketingafdeling, de serviceafdeling als de afdeling verkoop binnendienst maken gebruik van dezelfde debiteurengegevens. Op het moment dat deze gegevens veranderen, is eenmalige wijziging direct zichtbaar en bruikbaar voor alle gebruikers.



2.2 De markt van administratieve pakketten (praktijk)

In bijlage (1) is een overzicht opgenomen van de veel gebruikte administratieve pakketten in het midden- en kleinbedrijf. Het overzicht omvat zowel light/compact pakketten, standaardpakketten en ERP pakketten; in de vergelijking hebben we ons beperkt tot de belangrijkste financiële functies. De driedeling (light/compact, standaard pakket en ERP pakket) is niet in het overzicht tot uitdrukking gebracht omdat het onderscheid in de praktijk wat moeilijker is te maken dan vanuit de theorie lijkt. Wel is het zo dat de prijs van de pakketten een indicatie geeft omtrent de omvang van de geboden faciliteiten.


Het overzicht is gebaseerd op de door de verschillende leveranciers verstrekte informatie. Alle in het de bijlage opgenomen gegevens zijn indicatief dat wil zeggen dat u zich aan de hand van bijlage (1) een beeld kunt vormen van de markt. Indien u daarwerkelijk overweegt om uit de behandelde pakketten te kiezen, is het verstandig om de in de volgende paragrafen beschreven procedure te doorlopen. Daaronder valt het uitbrengen van een Request for Information (RFI, paragraaf 3) waarmee u de leveranciers van de pakketten benaderd met het doel om de meest actuele informatie op te vragen. De gegevens in bijlage (1)zijn immers aan een snelle veroudering onderhevig.
Bij het beschrijven van de pakketten in bijlage (1) is gebruik gemaakt van de volgende driedeling, welke in het vervolg van deze paragraaf in detail wordt besproken.


  • Algemeen
    Onder het kopje ‘algemeen’ is informatie opgenomen over de leveranciers, algemene gegevens over het pakket, de kosten van het pakket en over de kosten en mogelijkheden met betrekking tot onderhoudscontracten.




  • Functionaliteiten
    Het onderdeel ‘functionaliteiten’ behandelt de mate waarin de (financiële) bedrijfsprocessen door het pakket worden ondersteund.




  • Techniek
    Het onderdeel ‘techniek’ behandelt tenslotte de technische criteria van het softwarepakket en welke technische eisen worden gesteld aan het platform waarop het pakket moet draaien.


Algemeen

Door leveranciers worden op dit moment pakketten aangeboden welke ofwel onder DOS ofwel onder een windows operatingsysteem draaien. Tegenwoordig werkt een potentiele gebruiker van pakketsoftware reeds met Microsoftproducten zoals MS Word en MS Excel, zodat de keuze voor een pakket met een windows operatingsysteem voor de hand ligt1. Een ‘windowspakket’ wordt over het algemeen meer gewaardeerd dan de dos-versie van dat pakket.

Belangrijk keuze criterium is ook de vraag of het pakket op één moment slechts door één gebruiker kan worden gebruikt (single user) of door meerdere gebruikers (multi user).

In de categorie Algemeen is tevens weergegeven of voor de pakketten een onderhoudsovereenkomst is af te sluiten. Dit bleek voor ieder pakket mogelijk. Gemiddeld bedragen de kosten van een onderhoudscontract tussen de 10 en 20 procent van de aanschafwaarde. Opgemerkt wordt dat de service per leverancier verschilt. Wij adviseren u na te gaan waaruit de service precies bestaat.


Functionaliteiten

Bij het weergeven van de functionaliteiten zijn in de tabel alleen de specifieke functionaliteiten opgenomen. Ieder pakket beschikt namelijk over een grootboek-, debiteuren- en crediteurenmodule. Door met name de focus te richten op de specifieke functionaliteiten komen de verschillen tussen de pakketten beter in beeld. Erg belangrijk is of een pakket op een eenvoudige manier ‘kan praten’ met andere software. Vaak wordt bijvoorbeeld de wens geuit om een relatiebeheersysteem te kunnen koppelen aan het financiële pakket. Veelal is dit moeilijk omdat de daarvoor noodzakelijke interface een complex stukje maatwerk is. Indien u de keuze heeft, is het verstandig vooraf vast te stellen welk van de twee modulen het meest van belang is voor uw bedrijfsvoering. Vervolgens schaf u beide modulen aan bij de leverancier die de module levert die voor u het meest van belang is. Hierbij neemt u dan voor lief dat de tweede (minder van belang zijnde module) niet de optimale keuze is.


Techniek

Ten aanzien van de techniek kan worden gemeld dat alle pakketten geschikt zijn voor een ‘stand-alone’omgeving. Hierdoor kunnen deze pakketten op iedere pc onder Windows 95 draaien. Ook dos-pakketten werken goed onder Windows 95, hoewel u dan niet de grafische mogelijkheden van Windows heeft. Indien u het financieel pakket wil gebruiken met pakketten van Microsoft (bijvoorbeeld MS Word en MS Excel) dient u gebruik te maken van één van de volgende pakketten, Multivers Windows, AccountView, Exact of Grote Beer Fini-Ster.



Het combineren van een financieel pakket met MS Word en MS Excel geeft ondermeer de volgende mogelijkheden:

  • bij het maken van mailings in het tekstverwerkingsprogramma MS Word hoeven prijzen uit het financieel pakket niet meer te worden overgetypt maar kunnen worden gekopieerd;

  • ook het maken van rapporten wordt eenvoudiger omdat tabellen uit het financiële pakket kunnen worden ingelezen in een spreadsheet of een tekstdocument en van commentaar kunnen worden voorzien;

  • een ander voorbeeld is het maken van berekeningen in MS Excel (spreadsheetprogramma) met gegevens uit uw financiële administratie2.

  1   2   3

  • 2 Software voor het MKB 2.1 De markt van administratieve pakketten (theorie)
  • 2.2 De markt van administratieve pakketten (praktijk)

  • Dovnload 199.69 Kb.