Thuis
Contacten

    Hoofdpagina


Aadres. AaRelatie wordt tesamen met het boekhoudsysteem AaFinancieel

Dovnload 129.82 Kb.

Aadres. AaRelatie wordt tesamen met het boekhoudsysteem AaFinancieel



Pagina1/2
Datum04.04.2017
Grootte129.82 Kb.

Dovnload 129.82 Kb.
  1   2





Systeemdocumentatie AaRelatie

AaRiverside B.V.

Versie 1.71, april 2010



Introductie

AaRelatie is het relatiebeheersysteem van AaRiverside. AaRelatie is gebouwd met en draait onder besturing van Aadres. AaRelatie wordt tesamen met het boekhoudsysteem AaFinancieel gebruikt als fundament voor de branche-toepassingen en het maatwerk van AaRiverside.

Met AaRelatie kunnen gegevens in een aantal vaste groepen en rubrieken worden vastgelegd, kan een aantal diverse rubrieken door de gebruiker worden gedefinieerd en beheerd, kunnen onderlinge relaties worden vastgelegd, kunnen contacten en notities in chronologische volgorde worden geregistreerd, kunnen afbeeldingen met betrekking tot relaties worden opgeslagen en kan een compleet electronisch archief worden onderhouden.

De vaste rubrieken zijn onderverdeeld in een aantal logische groepen, verdeeld over een tweetal tabbladen. Bij de communicatiegegevens zijn ondersteunende knoppen voor functies zoals telefoneren, sms'en, faxen, emailen en surfen gedefineerd.

De groep "diverse rubrieken" kan door de gebruiker zelf gedefinieerd worden. Er kunnen maximaal 12 soorten keuzelijsten worden vastgelegd waarvan de inhoud tevens door de gebruiker bepaald wordt.

Bij de onderlinge relaties kunnen hierarchisch zowel bovenliggende ("deze relatie is gekoppeld aan") als onderliggende ("aan deze relatie zijn gekoppeld") relaties worden gedefinieerd. Deze faciliteit biedt o.a. de mogelijkheid om afleveradressen van afnemers, vestigingen van leveranciers te groeperen of medewerkers van organisaties vast te leggen. Aldoende kunnen stambomen gecreerd worden en kan in de programmatuur op eenvoudige wijze naar gekoppelde relaties genavigeerd worden.

Indien een gekoppelde relatie via de relatielijst (derde tabblad) wordt geselecteerd, dan wordt dit in de kop van het scherm zichtbaar gemaakt.

Bij de contacten en notities wordt een lijst met bestaande records getoond, kunnen notities in richtext worden opgemaakt en kan bij een nieuw contact automatisch gebeld worden. Van de contacten kan een specifieke lijst worden gepresenteerd van waaruit tevens nieuwe contacten kunnen worden geregistreerd.

Ook bij de afbeeldingen en documenten worden lijsten met bestaande records gepresenteerd, kunnen records worden gewijzigd en worden toegevoegd en kunnen afbeeldingen en documenten in detail worden bekeken.

Het electronische archief kan enerzijds volledig automatisch door de onderliggende pakketsoftware worden gevuld en anderzijds handmatig met b.v. binnenkomende post worden aangevuld. De documenten kunnen met een separate functie chronologisch worden opgevraagd en met de ADF-viewer worden bekeken.




AaRelatie
voorziet in een uitgebreid mailingsysteem met geintegreerde tekstverwerking t.b.v. de correspondentie. Mailings worden gearchiveerd op basis van vrij te bepalen mailing-lijsten en worden vastgelegd bij de uitgaande documenten per relatie. Vanuit de mailing-lijsten kunnen contacten en vervolgacties worden vastgelegd. Ten behoeve van de vervolgacties kan een actielijst worden opgeroepen waarbij diverse selecties en sorteringen kunnen worden gehanteerd; vanuit de actielijst kunnen contacten en vervolgacties worden geregistreerd.

De programmatuur van AaRelatie is onderverdeeld in de volgende hoofdfuncties :

  1. Onderhoud tabellen

  2. Onderhoud relaties

  3. AaRelatie EMail

  4. Quick relatie

  5. Mailing systeem

  6. Relatielijst

  7. Actielijst

  8. Reactielijst

  9. Contactenlijst

  10. Documentenlijst

  11. Binnenkomende post

  12. Conversie adressen vanuit Excel

  13. Conversie relaties

Deze functies worden hieronder beschreven en geillustreerd.

Voor de algemene faciliteiten en gebruiksaanwijzingen van Aadres wordt verwezen naar het document "Systeemdocumentatie Aadres".

Onderhoud tabellen

De ondersteunende tabellen met keuzelijsten van AaRelatie worden technisch gezien als één tabel opgeslagen in de database. Vandaar dat de eerste logische tabel genoemd is "tabel". De hierin voorkomende codes (maximaal 4 tekens) zijn door AaRelatie vast gedefineerd en betreffen de waarden zoals hieronder getoond.



Vanuit systeemtechnische overwegingen is ervoor gekozen niet alleen hulptabellen voor AaRelatie hier onder te brengen maar ook bepaalde hulptabellen voor AaPersoneel en AaSalaris.

De vast gedefineerde tabellen t.b.v. AaRelatie zijn :



  1. Persoon of bedrijf

  2. Primair soort relatie

  3. Regio

  4. Land

  5. Taal

  6. Sexe

  7. Aanspreektitel

  8. Titulatuur

  9. Rechtsvorm

  10. Valuta

  11. Contactsoort

  12. Documentsoort

  13. Soort afbeelding

  14. Diverse parameters

  15. MultiSelect

Ten behoeve van AaPersoneel zijn de volgende tabellen toegevoegd :

  1. Afdeling

  2. Bedrijf

  3. Burgerlijke staat

  4. Dienstverband

  5. Functie

  6. Identificatie

  7. Nationaliteit

Ten behoeve van AaSalaris zijn de volgende tabellen toegevoegd :

  1. Aard arbeidsverhouding

  2. CAO

  3. Contract onbepaalde / bepaalde tijd

  4. Fase indeling F & Z

  5. Reden geen bijtelling automatisch

  6. Incidentele inkomstenvermindering

  7. Invloed verzekeringsplicht

  8. Premiekorting

  9. Werknemersgroepen

  10. Soort inkomstenverhouding

  11. Sector / risicogroep

  12. Tabel inhouding LB / PH

  13. Verzekeringssituatie ZVW

  14. Zorgverzekering

Bij het onderhoud van de tabellen worden geen transacties gehanteerd, de standaard commando-knoppen worden grijs gepresenteerd (behalve "Help"), wijzigingen worden direct in de database doorgevoerd.

Het verwijderen van een record wordt geinitieerd met , het tussenvoegen met . Bij het toevoegen van een record (in een lege regel van de grid) moet eerst de code worden ingevoerd. Indien eerst een ander veld wordt geinputeerd volgt een foutmelding :




Tabel-items met de indicatie "Protected" kunnen niet worden gewijzigd of afgevoerd. Indien hiertoe een poging wordt gedaan volgt de foutmelding :



of :



Het navigeren door de diverse tabellen kan worden uitgevoerd door het op de gebruikelijke wijze bedienen van de tabs. Ook kan op de "aanwijzer"-kolom van het eerste tabblad worden dubbelgeklikt om de gewenste tabel op te voorgrond te krijgen. Vervolgens kan vanuit die tabel in de "aanwijzer"-kolom worden dubbelgeklikt om terug te keren naar het eerste tabblad.


Bij de tabel met functies kunnen via een rechtermuisklik alle functies met omschrijvingen en coderingen voor het SGB automatisch worden gegenereerd.

Voorbeeld van de tabel met diverse parameters :



De tabellen "$r01" t/m "$r12" kunnen door de gebruiker zelf van een definitie worden voorzien en worden getoond bij de groep "Diverse rubrieken" bij "Onderhoud relaties". Indien de omschrijving van een vrije rubriek niet ingevuld is geldt deze binnen het systeem als : niet van toepassing.

Analoog aan de vrije tabellen "$r01" t/m "$r12" kunnen door de gebruiker ook maximaal 12 vrije tekstvelden worden gedefinieerd welke bij de groep "Diverse rubrieken" worden gepresenteerd. De veldnamen in de database (van belang bij referentie in Flexibele Documenten) zijn "Txt01" t/m "Txt12".


Het gebruik van de vrije velden moet worden vastgelegd in de tabel met diverse parameters. De codering is "tx01" t/m "tx12". Een veld kan worden voorzien van een omschrijving, bij de attributen kunnen de veldkenmerken en de attributen "readonly", "disabled" en "hidden" worden vastgelegd (zie verder systeemdocumentatie Aadres).

Onderhoud relaties

Allereerst een opmerking over de mogelijkheden om een relatie uit het systeem te verwijderen. De relatie is het kerngegeven van het gehele informatie-systeem, niet alleen van AaRelatie maar ook van andere deelsystemen. Aan een relatierecord zullen na invoering vele overige informatiesoorten gekoppeld zijn, varierend van contacten en documenten tot projecten en statistiek. Vandaar dat de mogelijkheid tot verwijderen sterk beperkt wordt. Een "gewone" gebruiker kan een relatierecord verwijderen op voorwaarde dat er geen enkel gerelateerd record bestaat. Bestaat dergelijke informatie wel dan zal de opdracht tot verwijderen geweigerd worden.

Hetzelfde geldt voor de systeembeheerder ("sysman"). De systeembeheerder heeft wel de bevoegdheid om direct aan een relatie gekoppelde records individueel te verwijderen en aldoende een relatie "schoon" te maken. Contacten, documenten en afbeeldingen kunnen vanuit de lijsten (grids) individueel met worden verwijderd. Daarna kan een relatie worden verwijderd indien geen andere gekoppelde informatie aanwezig is.



Het hoofdscherm van de AaRelatie functie "Onderhoud relaties" is onderverdeeld in een kop met relatie- en adresgegevens en een tabcontrol met een zestal tabs :

  1. Basisgegevens

  2. Overige gegevens, deel 1

  3. Overige gegevens, deel 2

  4. Relaties

  5. Contacten, notities en acties

  6. Documenten en afbeeldingen



  1. Door sommige deelsystemen van AaRiverside kunnen, afhankelijk van de inhoud van bepaalde parameters, extra tabbladen worden toegevoegd.

  2. Op het eerste tabblad worden de basisgegevens van een relatie weergegeven :



Indien een relatie geselecteerd is via het tabblad "Relaties" wordt in de header die relatie zichtbaar gemaakt. Het oranje veld betreft altijd de relatie welke "courant" is. Indien de persoonsgegevens (zie tabblad 2) zijn ingevuld worden deze onder de naam van de relatie getoond. De naam wordt als "t.a.v." gepresenteerd ingeval van een zakelijke relatie en als een compositie van de naam (incl. titulatuur e.d.) ingeval van een particuliere relatie.


De toegangssleutel tot de relatie moet een unieke waarde bevatten maar kan verder vrij bepaald worden. Er wordt geadviseerd om hierin enige structuur aan te brengen zoals b.v. eerste 3 letters naam plus eerste 3 letters plaats, eventueel aangevuld met een volgnummer. Overigens kan deze sleutel altijd worden gewijzigd. Koppelingen met gerelateerde informatie (contacten, documenten, projecten etc. etc.) worden gelegd op basis van een interne (voor de gebruiker niet zichtbare) identificatie.


De rubriek "persoon of bedrijf" ("relmain|RelSoort" in de database) kent in principe slechts twee geldige waarden, "1" voor een natuurlijk persoon en "2" voor een bedrijf of andere organisatie. Met name bij het opmaken van adressering en bij selecties worden deze waarden strict door de programmatuur gehanteerd. Overige, zelf gedefinieerde waarden, kunnen tot verstoring van de gegevensverwerking leiden.


De rubrieken “login” en “wachtwoord” zijn bedoeld voor webtoepassingen. De login moet, indien ingevuld, uniek zijn. Zoniet dan volgt de melding :



Als aanvulling op de standaard "save"-functie () is "save-as" () geimplementeerd. De functie kan via menukeuze, of een extra knop in de commando-balk geactiveerd kan worden :




Een record wordt voor wijziging geopend en kan onder een andere toegangssleutel worden opgeslagen. Gerelateerde informatie blijft uiteraard behouden voor het oorspronkelijke record.

De sleutel van een relatie kan op de gebruikelijke wijze worden ingetoetst of opgezocht via de editbox. De relatie kan ook worden opgespoord via een uitgebreid en zelf in te delen zoekvenster dat kan worden geactiveerd met de "find"-button :


Met een dubbelklik wordt een relatie geselecteerd en gepresenteerd in het hoofdvenster.

NB. De indeling van de grid wordt bepaald aan de hand van de parameters "za01" t/m "za10". Bij de standaard installatie worden deze ingesteld op "Naam", "Adres", "Postcode", "Plaats" en "Telefoon1" maar kunnen naar wens gewijzigd worden. Bij de attributen van een parameter kan eventueel de breedte (in pixels), de uitlijning ("r" voor rechts uitlijnen, "c" voor centreren) en de kolomnaam worden vastgelegd.

De rubrieken op het eerste tabblad spreken voor zich, de extra functionaliteit bij de groep "communicatie" werkt alleen indien de juiste faciliteiten op het werkstation aanwezig zijn :



  • een TAPI-interface voor de telefoon-rubrieken

  • een SMS-server voor de rubriek "Mobiel"

  • een Aadres-faxserver voor de rubriek "Fax"

  • een professionele versie van MS Outlook voor de rubrieken "Email"

  • een webbrowser voor de rubriek "Web"

Indien de gebruiker over een licentie voor het online verkrijgen van postcode-informatie beschikt, kan vanuit de postcode en het huis- of postbusnummer automatisch de juiste adressering via het Internet opgezocht worden. De parameter "ckpc" moet daarvoor op "1" gezet worden. De rubrieken "postcode" (op tab 1 en tab 2) zullen dan van een Web-pictogram voorzien worden. In het postcode-veld moet bij het onderhoud de postcode plus het huisnummer aaneengesloten worden ingetoetst, gevolgd door of . Indien de code gevonden is worden de rubrieken "adres", "postcode" en "plaats" van de juiste informatie voorzien. Indien de code niet gevonden is volgt een foutmelding.

Het tabblad met overige gegevens, deel 1 (tab 2) :




De persoonsgegevens kunnen gebruikt worden als detail-informatie bij een relatie met het kenmerk "Persoon", bij de vestigingsgevens (tabblad 1) wordt dan een compacte naam ingevoerd. Indien de parameter "anmp" de waarde "1" heeft zal deze naam automatisch samengesteld worden a.d.h.v. de rubrieken "aanspreektitel", "titulatuur", "naam", "tussenvoegsel" en "initialen".

Bij een relatie met het kenmerk "Bedrijf of instelling" kunnen de persoonsgegevens gebruikt worden t.b.v. de primaire contactpersoon van die organisatie.

De rubrieken "Debiteur Id" en "Crediteur Id" zijn bedoeld voor koppeling met de financiële administratie, de inhoud van deze velden moet daarop aansluiten. Bij gebruik van het pakket AaFinancieel van AaRiverside wordt deze aansluiting automatisch gecontroleerd. Bovendien kunnen er automatisch debiteur- en crediteur-nummers worden uitgereikt, zie documentatie AaFinancieel.

De overige velden uit de groep "Administratie" worden eventueel door de toepassings­programma's gebruikt, meestal in relatie tot de factureringsfunctie. Zie verder bij de desbetreffende documentatie.

De correspondentie-gegevens worden door de deelsystemen van AaRiverside gebruikt t.b.v. de adressering van documenten.

De werkwijze bij het opmaken van een adres is de volgende (tenzij anders aangegeven) :



  • bij personen (relsoort=1) wordt de naam samengesteld (zie verderop) vanuit de gegevens van tab 2 of komt uit de basisnaam van tab 1

  • bij bedrijven (relsoort=2) komt de naam uit de basisnaam van tab 1

  • de naam wordt aangevuld met NaamExtra, indien aanwezig

  • bij bedrijven wordt daarna aangevuld met de samengestelde naam vanuit de gegevens van tab 2, indien aanwezig

  • bij bedrijven fungeert de naamgeving op de tweede tab dus als eerste contactpersoon

  • het adres wordt aangevuld met het standaard adres, postcode, plaats en land van de eerste tab (nederlandse adressen worden zonder landaanduiding opgemaakt)

  • als het algemene postadres (tab 2) bekend is wordt dit gebruikt

  • factureringsfuncties zullen bij bedrijven gebruik maken van “factuur t.a.v.”, indien aanwezig

  • factureringsfuncties zullen gebruik maken van het factuuradres, indien aanwezig

Bij het samenstellen van de persoonsnaam geldt de volgende werkwijze :

  • indien de achternaam (tab 2) niet is ingevuld wordt bij personen de basisnaam gehanteerd

  • afhankelijk van een code (zie verderop) wordt de aanhef samengesteld a.d.h.v. sexe/aanspreektitel/titulatuur

  • de naam wordt opgemaakt met initialen, tussenvoegsel en achternaam

  • de naam wordt voorafgegaan door "t.a.v." indien de relatie geen persoon maar een bedrijf is

Afhankelijk van de parameter "ahcd" wordt de aanhef samengesteld :

0 = titulatuur

1 = aanspreektitel

2 = aanspreektitel, titulatuur

3 = "dhr." bij sekse "m" en "mevr." bij sekse "v"

4 = "dhr." bij sekse "m" en "mevr." bij sekse "v", titulatuur

5 = geen speciale aanhef

Het resulterende factuuradres kan getest worden met of de overeenstemmende button in de toolbar of menukeuze.

Op het derde tabblad kunnen de zogenaamde "MultiSelect"-codes worden vastgelegd. De gewenste codes en omschrijvingen worden ingevoerd bij de standaard tabellen.


Een praktische toepassing hiervoor is het vastleggen van interesses van een relatie. In het mailingsysteem kunnen aan de hand van deze codes selecties voor b.v. mailings of andere campagnes worden uitgevoerd.

Op het vierde tabblad kunnen relaties met andere relaties worden gelegd, hierarchisch gezien zowel "naar boven" ("deze relatie is gekoppeld aan") als "naar beneden" (aan deze relatie zijn gekoppeld"). Een voorbeeld :


Het bovenstaande voorbeeld geeft een bescheiden indruk van de mogelijkheden om onderlinge verbindingen tussen verschillende relaties te leggen.

Bovenliggende relaties kunnen b.v. zijn :


  • holdings

  • eigenaren

  • directeuren

Onderliggende relaties kunnen b.v. zijn :

  • filialen

  • medewerkers

  • familieleden van personen

Indien het relatie-record in opvraag-modus staat (groen signaal in de titlebar om aan te geven dat er geen transactie actief is), resulteert dubbelklikken in het tonen van de desbetreffende gekoppelde relatie. Indien die relatie ook over gekoppelde gegevens geschikt kan vervolgens weer doorgeklikt worden. Aldoende kan door de complete stamboom gebladerd worden.

Om een koppeling tot stand te brengen of te wijzigen moet het relatie-record in wijzigings-modus staan en moet dubbel geklikt worden in een leeg veld in een van de lijsten (voor een nieuwe koppeling) of een gevuld veld (voor wijziging van een bestaande koppeling). Er ontstaat de volgende dialoog :




De rubrieken "functie", "afdeling" en "opmerkingen" zijn hier vrije tekstvelden en kunnen naar believen worden gebruikt.

Indien dubbelgeklikt is in een leeg veld is de mogelijkheid aanwezig om de relaties naar een andere relatie te kopiëren. De doelrelatie kan dan worden opgezocht via het veld “sleutel”.

Contacten en notities (vijfde tabblad) kunnen alleen onderhouden en opgevraagd worden indien de relatie in de opvraag-modus verkeert (groen signaal in de titlebar, zie systeemdocumentatie Aadres).


Selectie van een reeds ingevoerd record geschiedt via de lijst aan de rechterkant met een enkelvoudige klik. Bij de groep "Kerngegevens" worden dan de details van het contact of de notitie getoond, de eventuele notitie wordt in het onderste deel van het venster in RichText- formaat getoond.

Indien in de rechterbovenhoek van de cell van de grid in de kolom "Soort" een rood driehoekje wordt getoond, wil dat zeggen dat er een actie op het contact of de notitie genoteerd is. Indien de cursor op die cell wordt geplaatst dan wordt de uiterste actiedatum in een hint-venster getoond.

Een opdracht tot wijziging kan via de daarvoor bestemde knop worden gegeven ("Wijzig"). Een nieuw contact kan worden aangemaakt door het starten van een dialoog via de knop "Nieuw contact".

Een bijzondere vorm van het aanmaken van een nieuw contact kan worden uitgevoerd met de knop "Actie". Er wordt dan een kopie van een bestaand contact waarop een actie loopt gemaakt en ter wijziging aangeboden. Dit kan handig zijn om vervolgacties vast te leggen waarin tevens de geschiedenis vanaf het oorspronkelijke contact kan worden vastgelegd (via de tekstfaciliteit).

Het venster met de contactinformatie wordt niet-modaal op het Aadres-buroblad geplaatst; dit impliceert dat zowel het contact-venster als het oorspronkelijke relatie-venster een zelfstandig leven leiden vanaf het moment dat het contactvenster geopend wordt. Er kan meer dan één contactvenster gelijktijdig open staan, ook voor wijziging met uitzondering van een gelijktijdige wijziging van het zelfde contact (welke situatie door het systeem wordt uitgesloten).

Voorbeeld van een venster met contact-informatie :




De rubriek "datum en tijd" wordt door het systeem bepaald en kan niet gewijzigd worden. De rubriek "soort contact/notitie" is een keuzelijst. De contactpersoon wordt door het systeem ingevuld als de relatie gekozen is via tabblad 4 (relaties van relatie) en kan altijd handmatig overschreven worden.

De rubriek "trefwoorden" kan handig zijn om later door alle notities van alle relaties bepaalde informatie op te zoeken. De rubriek "telefoon" kan wel gewijzigd worden om de eventueel gewenste bel-functionaliteit flexibel te houden.




De omschrijving van het contact of de inhoud van de notitie en de reactie of voetnoot worden in RichText-formaat opgemaakt met alle daarbij behorende faciliteiten via toetsenbord en knoppenbalk (zie systeemdocumentatie
Aadres).

Indien een van de rubrieken "Omschrijving" of "Door" (actienemer) is ingevuld wordt het contact tevens in de actielijst opgenomen. Het wissen van een actie kan worden uitgevoerd door het wissen van beide tekstrubrieken.




Via de Outlook-knop (linksboven in actie-panel) kan een nieuwe afspraak in MS Outlook geinitieerd worden. Enkele gegevens van de relatie en het contact worden doorgegeven aan Outlook, de verdere modificatie en afhandeling vinden aldaar plaats.
Let op : dit interface werkt alleen bij MS Outlook (vanaf versie 98), niet bij andere EMail-pakketten en ook niet bij MS Outlook Express !

De afspraak kan ook via een Email met een “vCalendar”-bijlage gemaakt worden. Bij de Email-parameters van de gebruiker moet dan de ontvanger van de Email gecodeerd worden met de “appointment”-parameter, b.v. “appointment=fredy@aariverside.com”.


Ten behoeve van een klanten-service-systeem is een vraag/antwoord resp. klacht/reactie-systeem toegevoegd aan de contacten en notities. De werkwijze hierbij is als volgt :




  1. de klant stelt een vraag of plaatst een klacht via een webtoepassing : de rubriek “trefwoorden” (onderwerp) wordt ingevuld en de vraag of klacht wordt vastgelegd in de rubriek “notitie“

  2. de contactsoort is “web1” (vast te leggen in de tabel met contactsoorten)

  3. de rubriek “status” heeft 3 mogelijkheden : 0=afgewerkt, 1=reageren, 2=gereageerd; de initiële status is “reageren”

  4. er wordt automatisch een Email gestuurd naar de service-organisatie

  5. de service-organisatie ontvangt de Email en/of raadpleegt regelmatig de lijst openstaande vragen/klachten met de programmafunctie “Reactielijst”

  6. de service-organisatie formuleert een antwoord, plaatst deze in rubriek “Reactie” en hanteert de Email-button

  7. er wordt automatisch een Email naar de klant verzonden met de gestelde vraag en het geformuleerde antwoord, de reactiedatum wordt automatisch ingevuld en de berichtstatus wordt op “gereageerd” gezet

  8. indien de klant via de webtoepassing het antwoord ook leest wordt de status automatisch op “afgewerkt” gezet, de cyclus is rond en het contact komt niet meer voor in de reactielijst

Via de parameter “alm2” wordt vastgelegd of en hoe de Emails verzonden worden : 0=niet, 1=via MS Outlook, 2= via AaRelatie Email.


Via de parameter “alm3” wordt een sjabloon gedefinieerd waarin de inhoud van het Email-bericht wordt gestructureerd, b.v. :




Uw vraag of opmerking :\n\n
<<__work1|str1>>\n
Onze reactie :\n\n
<<__work1|str2>>\n
Hoogachtend\n\n
Onze organisatie\n

De tekst van de notitie en de reactie wordt ingeval van contactsoort “web1” opgeslagen als “platte tekst”, niet als RichText.



De inhoud van een contactnotitie kan worden afgedrukt m.b.t. de Aadres-faciliteit Flexibele Documenten. In de parameter “ddct” wordt de toegangssleutel tot een document-definitie vastgelegd (standaard “relcontact”) en in de parameter “logo” de toegangssleutel tot een record uit de relatie-tabel waarin een logo is geregistreerd.

Alle velden uit de tabellen “relmain” (relatierecord), “relevent” (contacten en notities) en “relaction” (acties) zijn beschikbaar voor opmaken.

Ten behoeve van het opmaken van de notitie zijn de volgende groepen gedefinieerd :


Groep

Omschrijving en bijzonderheden

h

Header algemeen

h1

Header eerste blad

hv

Header vervolgblad

d

Detailgegevens

fv

Footer t.b.v. vervolgblad

f

Footer laatste blad

Het volgende voorbeeld wordt standaard geleverd bij de installatie van Aadres en AaRelatie.



De standaard Document Definitie is de volgende :



Het onderhoud van documenten en afbeeldingen (zesde tabblad) verloopt analoog aan dat van de contacten en notities, m.a.w. er mag geen transactie op de relatie actief zijn.




Selectie van een reeds ingevoerd record geschiedt via een van de lijsten aan de rechterkant (enkelvoudige muisklik of toetsenbordnavigatie met de pijltjestoetsen). Bij selectie worden enige kerngegevens van het document of de afbeelding getoond in de rechterpanelen van het venster. De omvang van een document of afbeelding kan opgevraagd worden met een rechter muisklik; in een klein venster zal de omvang in aantal bytes getoond worden.



Een dubbelklik geldt als commando om het gekozen document of afbeelding in zijn geheel te laten zien. Aan de hand van het bestandstype dat in de database is opgeslagen wordt een bijbehorend programma gestart. Voor de door Aadres zelf gegenereerde documenten is dit altijd de ADF-Reader. Andere documentsoorten kunnen in principe alle bekende formaten zijn, mits het bijbehorende programma op het werkstation aanwezig is.

Een opdracht tot wijziging kan via de daarvoor bestemde knop worden gegeven. Een nieuw record kan worden aangemaakt door het starten van een dialoog via de knop "Nieuw".

Bij de groep "Gegevens van afbeelding" is een knop "Zet als logo" gedefinieerd. Dit logo wordt in de software gebruikt om de relatie te visualiseren (zoals in het contact-venster op de vorige bladzijde). In tegenstelling tot de andere deelfuncties bij documenten en afbeeldingen moet de relatie wel in wijzigings-modus verkeren om een standaard logo te kunnen zetten, zoniet dan volgt de foutmelding :


De aanmaak- en wijzigings-vensters van documenten en afbeeldingen zien er als volgt uit :










De rubriek "datum en tijd" wordt door het systeem bepaald en kan niet gewijzigd worden. De rubriek "soort document" resp. "soort afbeelding" is een keuzelijst.


De rubriek "referentie" betreft een korte omschrijving van het document of de afbeelding. De rubriek "trefwoorden" kan handig zijn om later door alle documenten en afbeeldingen van alle relaties bepaalde informatie op te zoeken.


De rubriek "bestand" is een tijdelijke verwijzing naar de bron van de informatie. Na het activeren van de knop "Opslaan" of de bevestiging van de transactie ("save"-knop in de knoppenbalk of ) wordt het document of de afbeelding in de MySQL database opgeslagen en niet in het bestandsysteem van het werkstation. Deze rubriek is alleen bedoeld om later aan te geven wat de bron van het bestand was. Indien het document of de afbeelding groter is dan het vastgelegde maximum (parameter “mxfs”) wordt een waarschuwing gegeven :




Het pad van het bestand kan in zijn geheel ingetoetst worden, het activeren van de knop "speciale taak" (blauwe pijl omhoog) opent een standaard Windows-dialoog om een bestand op te zoeken. Indien het pad handmatig wordt ingetoetst moet deze ingave afgesloten worden met of met de knop "Open".


Met de knop "Toon" kan bij het onderhoud visueel gecontroleerd worden of het juiste bestand is geselecteerd.



Een document kan als bijlage ge-emaild worden met de "EMail"-button. Deze knop wordt getoond indien de parameter "alm1" een waarde van 1 of hoger heeft. Een ADF-document wordt automatisch geconverteerd naar PDF, andere documenten worden uit de Aadres-database gekopieerd naar een tijdelijk bestand. De bestanden krijgen een (min of meer willekeurige) tijdelijke bestandsnaam.

Bij "alm1=1" wordt het document als bijlage aan Microsoft Outlook aangeboden, indien voor de betreffende relatie een EMail-adres bekend is dan wordt dit gebruikt.




Bij "alm1=2" wordt een koppeling met de geintegreerde EMail-functie van
AaRelatie gemaakt. Via deze functie kunnen meerdere documenten automatisch worden gemaild. Bovendien wordt automatisch een contact van het type "mail" geregistreerd.

Het dialoogvenster ziet er als volgt uit :



Zie verder bij de beschrijving van de functie "AaRelatie EMail"


  1   2

  • AaRelatie
  • Aadres
  • Uw vraag of opmerking :\n\n >\n Onze reactie :\n\n >\n Hoogachtend\n\n Onze organisatie\n
  • Groep Omschrijving en bijzonderheden

  • Dovnload 129.82 Kb.