Thuis
Contacten

    Hoofdpagina


Bachelor in het Bedrijfs- en Office management Voetweg 66 9000 Gent Academiejaar 2010-2011

Dovnload 0.57 Mb.

Bachelor in het Bedrijfs- en Office management Voetweg 66 9000 Gent Academiejaar 2010-2011



Pagina14/17
Datum04.04.2017
Grootte0.57 Mb.

Dovnload 0.57 Mb.
1   ...   9   10   11   12   13   14   15   16   17

7.2Interview Mevr. Van Parys - Secretary Plus (18/04/2011)


Legende:

L = Liesbeth

J = Jana

SVP = Stephanie Van Parys – Assistant Office Manager




  • Inleiding:

Liesbeth en Jana stellen zichzelf voor en leggen de context uit.


  • Interview:

J: Kent u de opleiding MMA?

SVP: Ja, ik ken de opleiding. Ik zit in de opleidingsadviesraad van Artevelde.

L: Ah ok, dus u kent Thekla Roose?

SVP: Ja.


L: Zij is eigenlijk onze klant; zij is degene die ons deze opdracht heeft gegeven. We gaan dus enkele vragen stellen over wat de praktijk verwacht van iemand met het diploma MMA. Vragen i.v.m. kennis, vaardigheden, attitudes,…

SVP: Maar als ik het goed begrepen heb dan zijn jullie eerst naar Medical Express geweest?

L: Inderdaad, we zijn eerst bij jullie collega’s geweest. Zij hadden ons doorverwezen naar jullie want zijzelf krijgen weinig of geen vacatures voor medische secretaresses binnen. Eigenlijk vooral verpleegsters, ergotherapeuten,…

SVP: Dat is goed dat zij jullie naar ons door verwezen hebben.



L: Wat weet u eigenlijk over de opleiding MMA? Kent u opleiding?

SVP: Ik weet dat jullie allemaal starten vanuit office management en dat jullie dan de keuze hebben tussen medical management, gewoon management assistant,… Jullie krijgen veel medisch vakken, ook vakterminologie.

L: U kent de opleiding dus algemeen (= oppervlakkig). Zou de opleiding goed aangepast zijn aan de wensen van de praktijk?

SVP: Ik denk van wel. Ik hoor ook van collega’s dat die richting effectief goed aangepast is. Heel praktisch weet ik dat niet goed. Ik spreek voornamelijk uit de functie “management assistant” . Ik weet dat je de MMA die medisch typische vakken krijgen. Maar het lijkt mij goed aangepast.

L: Zijn momenteel vacatures voor medisch secretaresses?

SVP: Vanuit Secretary Plus heel weinig. Ik had jullie dat ook gezegd via de telefoon dat we heel weinig vacatures hebben MMA. We hebben wel functies in de medische sector maar weinig specifiek MMA. Meestal gewoon secretaresse of een administratieve bediende.

L: Maar in het verleden zijn er dan toch een aantal vacatures gepasseerd?

SVP: Ja, in het verleden hebben we al een aantal MMA gezocht voor dokterspraktijken maar dat is misschien 1% van al onze vacatures. Bij ons is dat heel beperkt omdat die mensen een heel specifieke kennis moeten hebben die secretary plus heel vaak niet kan leveren. Wij verwijzen onze klanten dan ook heel vaak door naar Express Medical voor die profielen. Omdat zij daar die typisch medisch functies zoeken.

L: Ok. Heeft u beeld van de taken van een medische secretaresse?

SVP: Een groot luik agendabeheer. Afspraken opvolgen en inplannen, dat soort zaken. Medische dossieropvolging zit daar ook in, op vlak van medisch terminologie niet, eerder administratieve luik. Het contact met patiënten is ook zeer belangrijk maar dat is voor ons niet zo gemakkelijk om te vinden. Ze hebben dit geval dan een MMA nodig. Dat is toch wel een totaal andere aanpak als in de privé-sector. Telefonie zit daar ook vaak bij.

L: Het zijn dus eerder onthaalfuncties en geen backoffice-functies?

SDV: In een dokterspraktijk ben je vaak de enige administratieve bediende. In ziekenhuis weet ik dat er effectief functies zijn die backoffice zijn. Maar als wij vacatures binnen krijgen dan vragen mijn eigenlijk naar een combinatie van onthaal en back office, alles eigenlijk. Dokterspraktijken, tandartsenpraktijken zijn kleine structuren. Zij moeten all around zijn dus ook het luikje onthaal komt daarbij kijken.

L: Waar letten jullie op als jullie iemand aannemen?

SDV: Voor zijn talenkennis, ICT-vaardigheden die belangrijk zijn. Als het om een medisch bedrijf gaat dat vragen zij meestal Nederlands, Frans, Engels,…

L: Vragen dokterspraktijken daar ook naar?

SDV: Zij gaan daar minder naar vragen.

J: Is er ook vraag naar Duits en Turks?

SDV: Van onze kant is er vraag naar Duits. Ik weet dat dat ingevoerd is in de opleiding maar in onze functies wordt dat niet gevraagd.

L: Die ICT-kennis, wat bedoelt u daar precies mee?

SVP: Office-programma’s maar van medisch programma’s weet ik niets af. Als er iemand van een dokterspraktijk naar ons toekomt dan moet die meestal met een speciaal programma werken. Maar dan zeggen wij dat wij dat niet kunnen leveren want wij hebben die profielen met die vaardigheden niet.

L: Naar wat vragen de dokterpraktijken specifiek? Kennis, vaardigheden,…?

SVP: Medische terminologie. Er wordt ook gevraagd om met dyctafoon te kunnen werken. Sterk administratief zijn. Ook empathisch zijn, je wordt tenslotte toch geconfronteerd met zieke patiënten.

L: Weet u of ze ook of ze iets over fysiologie, anatomie moeten kennen?

SVP: Geen idee.

L: Recht weet u waarschijnlijk ook niet…

SVP: Inderdaad.

L: Kennis van patiëntendossiers,…

SVP: Geen idee.

L: Geen probleem. U kunt enkel antwoorden geven op de vragen die u weet.

Heeft u inzicht in de attitudes die ze moeten bezitten? U vernoemde al die empathie. Vriendelijk ook waarschijnlijk.

SVP: Ik denk dat voor alle profielen van office managers een beetje gelijk loopt. De softskills zullen ongeveer dezelfde. Inderdaad vriendelijk, ordelijk. En natuurlijk specifiek voor MMA dat empathische en ik denk ook stiptheid en correctheid. Dus als je afspraken vastlegt dat die ook effectief worden uitgevoerd. Maar dat is bij een gewone management assistant ook zo. Wat de andere attitudes betreft, dus ook betrouwbaarheid, discretie, stressbestendigheid, nauwkeurigheid (medicatie!),…

L: Zijn er bepaalde vaardigheden waar dokterspraktijken specifiek naar vragen? Bijvoorbeeld het werken met dyctafoon… Zijn er nog andere…? Bijvoorbeeld zijn er dokters die vragen naar technische handelingen, bijvoorbeeld bloed kunnen…?

SVP: Nee, bij ons wordt dat niet gevraagd, want zo’n vacatures nemen wij gewoon niet aan omdat wij niet die mensen hebben.

J: Maar zijn er veel dokters die dat vragen?

SVP: Goh ja, af en toe komt er wel zoiets binnen hoor. Maar eerder de minderheid omdat ze weten dat ze bij ons daarvoor niet terechtkunnen hé. Ik weet wel dat we eens een vacature gehad hebben voor een tandartsenpraktijk en dat wij dan volledig medisch onderzoek hebben moeten doen voor die kandidaat in verband met bloed ofzo. Allez enfin, er is daar dus helemaal totaal iets anders bijgekomen dan bij een gewone management assistant omdat die ook met die patiënten wel in aanraking kwam hoor. Die moesten voorbereiding doen ofzoiets, of weet ik veel allemaal. Maar die werden wel geconfronteerd met de patiënten.

J: En wordt er ook gevraagd of ze bijvoorbeeld EHBO kunnen?

SVP: Daar ga ik mij niet… Nee, ik weet het niet.

L: Vooral dan naar die administratieve vaardigheden wordt er gevraagd?

SVP: Ja, bij ons is het voornamelijk administratie hé.

L: Dus dan vooral die dossieropvolging, gegevensverwerking, correspondentie, klassement, medische verslagen uittypen?

SVP: Ja, dat is hetgene… als er een functie binnenkomt binnen de medische wereld, is dat het takenpakket.

L: Ja. Zijn er toevallig vacatures die momenteel lopen, of die net verlopen zijn?

SVP: We hebben vacatures in de medische sector, maar niet als management assistant. Echt als dossierbeheerder of dossieropvolging was dat dan…

L: Of een boekhoudfunctie op een boekhoudafdeling?

SVP: Ja maar, boekhouding dat doen wij ook niet.

L: Ah, ok.

SVP: Ook geen boekhouding. Maar het is eerder dossieropvolging hoor. Bijvoorbeeld voor een medisch bedrijf dat prothesen en zo maakt waar wij constant mensen leveren die dossieropvolging doen. Die dus effectief met de patiënten in contact komen. Maar niet echt een management assistant, dus niet echt assistentie van een directie of van een dokter of…, hé.

L: Ahja, maar dat is voor ons ook wel interessant, die vacatures, omdat een medical management assistant ook wel in medische bedrijven kan tewerkgesteld worden.

SVP: Ja.

L: Dus dat is dan dossierbeheer…, en wat moet ik mij daar dan bij voorstellen?

SVP: Dossierbeheer, dus dat is dan eigenlijk gewoon als een patiënt een bepaalde… (ik ga het nu heel simplistisch voorstellen) een patiënt heeft een bepaalde prothese nodig en die prothese wordt dan gemaakt (natuurlijk niet door die persoon, maar door iemand anders). Maar de volledige opvolging daarvan: dus er wordt een dossier aangemaakt, er wordt met de productie afgestemd ‘Wanneer is die prothese klaar?’ en dan wordt de prothese voorzien dat ze klaar is dan bel je met die patiënt : ‘Het is dan klaar, wanneer kom je die passen?’, een afspraak maken… Gans die opvolging eigenlijk, het is echt het volledige administratieve luik daarvan.

L: Jaja, het is eigenlijk alleen maar…

SVP: Dossieropvolging.

L: Ja.


SVP: Ja.

L: Heeft u ook een inzicht in hoe de functie MMA in de toekomst zou kunnen evolueren?

SVP: Ik denk eerlijkgezegd dat wij die vacatures nog…

(Stuk ontbreekt: geheugen geluidsopnemer is vol, andere opnemer wordt ingezet)

SVP: Dus voila. Ik denk dat dat technische voornamelijk belangrijker en belangrijker zal worden en dat de dokters die ? uittypen doen dat tegenwoordig al zelf door middel van spraaktechnologie. Ik denk dat dat minder belangrijk zal worden, die pure administratie, dat wordt een zodanige opvolging die technologie met zich meebrengt. Ik denk dat jullie meer en meer dat medische zullen nodig hebben, dus ik denk dat die vraag naar vacatures bij ons zal verminderen. We zullen waarschijnlijk nog minder vacatures binnenkrijgen voor MMA’s.

L: Jaja, ok. En wat bedoelt u dan met die medisch technische handelingen? Bijvoorbeeld bloed prikken?

SVP: Ja, zo van die dingen. Omdat, als ik mij niet vergis, verpleegkundige ook een knelpuntberoep is en ik denk dat dat ook meer en meer van jullie gaat verwacht worden.

L: Ja ja, dat er daar ook een ‘Medical Management Assistant’ voor zal ingezet worden.

SVP: Ja.

L: Ok. Wat zou dan de ideale ‘Medical Management Assistant’ zijn?

SVP: Ik denk de combinatie: die administratieve vaardigheden en de medische competenties. Dus vandaar ook dat die richting in het leven geroepen is. Als ze gewoon een administratieve kracht nodig hebben, kunnen ze gewoon daarvoor naar ons management ook gaan. Maar jullie hebben die technische en medische termen die jullie kennen enzo.

L: Ja, ok. Euhm, zou het mogelijk zijn om eventueel de barema’s in te kijken van die functie?

SVP: Dat hebben wij niet.

L: Hebben jullie…? Omdat wij bij de collega’s… Die hadden daar…

SVP: Hadden zij dat dan?

L: Express Medical.

SVP: Hebben zij daar barema’s van? Daar verschiet ik van. Nee, dat…

L: Zij hadden barema’s van een huisartsenpraktijk en ook euh…

SVP: Ahja.

L: Ik weet niet of jullie daar…

SVP: Nee.

L: Want er zijn er effectief ook wel grote verschillen tussen ziekenhuizen en groepspraktijken, maar...

SVP: Ik kan mij dat inbeelden. Maar euh, nee. Ik werk altijd met, of Secretary plus werkt altijd met marktconforme lonen, met barema’s werken wij niet.

L: En hoe… Dus stel dat er… Allez, jullie krijgen heel weinig aanvragen van vacatures binnen. Maar stel: er komt nu toch een vacature binnen. Hoe wordt die verloning dan…?

SVP: Het is de klant die bepaalt, het bedrijf zelf bepaalt wat er betaald wordt.

L: Ok, ja. Goed.

SVP: Ja.

L: En barema’s, jullie hanteren barema’s… marktconforme…

Ahja ok, geen probleem.

SVP: Wij hanteren de marktconforme als dat loon echt buiten de marktconforme lonen ligt dan wij dat ook bespreken met de klant. Maar wij zelf hanteren geen barema’s.

L: Ik denk dat wij rond zijn. Eens kijken of er nog vragen zijn. Ja…

J: De rest zijn specifiek vragen…

SVP: Ja, het is zeer specifiek hé. Ik had jullie ook gezegd op voorhand dat ik niet echt in detail ging kunnen gaan.

Bron: VAN PARYS (S.), Assistant Office Manager, geïnterviewd te Gent, 18/04/2011.


1   ...   9   10   11   12   13   14   15   16   17


Dovnload 0.57 Mb.