Voorbeeld
Een werkgever die in Nederland is gevestigd, heeft 2 werknemers:
• werknemer A
Werknemer A woont in België en werkt 50% van zijn tijd voor deze
werkgever in België. Aan het werken in België is 50% van het loon,
inclusief
vergoedingen en verstrekkingen, toe te rekenen. Werknemer A
heeft een loon van € 100, inclusief € 10 aan vergoedingen en verstrekkingen.
Voor deze vergoedingen en verstrekkingen geldt geen gerichte
vrijstelling of nihilwaardering. De werkgever brengt deze vergoedingen
en verstrekkingen als eindheffingsloon onder in zijn vrije ruimte. Het
belastbare loon van deze werknemer is dus € 90. Omdat 50% van het
loon van deze werknemer toe te rekenen is aan de werkzaamheden in
België, is het in Nederland belastbare loon van werknemer A € 45.
• werknemer B
Werknemer B woont en werkt in Nederland. Hij heeft een loon van
€ 100, inclusief € 5 aan vergoedingen en verstrekkingen. Voor deze
vergoedingen
en verstrekkingen geldt geen gerichte vrijstelling of nihilwaardering.
De werkgever brengt deze vergoedingen en verstrekkingen
als eindheffingsloon onder in zijn vrije ruimte. Het belastbare loon van
deze werknemer is dus € 95.
Belastingdienst | Handboek Loonheffingen 2011 16 Wonen en/of werken in het buitenland | 141
Berekening van de eindheffing
• Het totale fiscale loon van alle werknemers is € 185. De vrije ruimte van
de werkgever is dus 1,4% van € 185 = € 2,59.
• De werkgever overschrijdt zijn vrije ruimte met € 12,41 (€ 15 - € 2,59).
Hierover moet hij 80% eindheffing betalen: € 9,93.
• Het totale fiscale loon van alle werknemers dat in Nederland niet is
belast, is € 45. € 45 gedeeld door het totale fiscale loon van alle
werknemers
(€ 185) is 24%.
• Het deel van de eindheffing dat niet in Nederland is belast, is
€ 9,93 x 24% = 2,38.
• De werkgever betaalt een eindheffing van € 9,93 - € 2,38 = € 7,55.
Als u de regels ter voorkoming van dubbele belasting niet
toepast, belast u het volledige loon. Uw werknemer kan dan
de loonbelasting die u te veel hebt ingehouden omdat op
een deel van het loon een regeling ter voorkoming van dubbele
belasting van toepassing is, via zijn aangifte inkomstenbelasting
terugvragen. U moet dan wel de volledige
eindheffing betalen; er vervalt dus geen deel van de
eindheffing.
Sociale verzekeringen
Meestal zal de werknemer ook sociaal verzekerd zijn in
Nederland. Maar voor de werkkostenregeling is dit niet
relevant.
Want u berekent de premie volksverzekeringen,
de premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke
bijdrage Zvw over het fiscale loon min al het
eindheffingsloon, de gerichte vrijstellingen en de nihilwaarderingen.
Het eindheffingstarief van 80% voor de
werkkostenregeling
bestaat uitsluitend uit loonbelasting.
U betaalt hierover geen premie volksverzekeringen, premies
werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke
bijdrage
Zvw.
16.13.2 Werkkostenregeling en werknemers
die wonen in het buitenland en werken
in Nederland
Voor werknemers die wonen in het buitenland en werken
in Nederland, bijvoorbeeld grensarbeiders, gelden dezelfde
regels als voor werknemers die wonen en werken in
Nederland: het loon en de vergoedingen en verstrekkingen
van deze werknemers vallen onder de werkkostenregeling.
Als de werknemer ook in een ander land voor u werkt
Werkt deze werknemer ook voor u in zijn woonland of in
een ander land? Dan is misschien (een deel van) zijn loon
niet in Nederland belast, bijvoorbeeld door een belastingverdrag
ter voorkoming van dubbele belasting. Als dat het
geval is, belast u in eerste instantie toch het volledige loon.
Het loon en de vergoedingen en verstrekkingen vallen dan
onder de werkkostenregeling. Vervolgens past u op het
loon van de werknemer dat in het andere land wordt belast,
de regels ter voorkoming van dubbele belasting toe.
Hiermee voorkomt u dat dit deel van het loon ook in
Nederland wordt belast.
Als u de vrije ruimte overschrijdt, vervalt een deel van de
eindheffing. U berekent dit deel als volgt:
1. Neem het deel van het totale fiscale loon van alle werknemers
dat in Nederland niet is belast.
2. Deel dit door het totale fiscale loon van alle werknemers.
3. Vermenigvuldig de uitkomst van deze breuk met de
eindheffing
die u moet betalen.
De uitkomst van deze berekening is het deel van de
eindheffing
dat vervalt.
Zie voor een voorbeeld van de berekening paragraaf 16.13.1.
Als u de regels ter voorkoming van dubbele belasting niet
toepast, belast u het volledige loon. Uw werknemer kan dan
de loonbelasting die u te veel hebt ingehouden omdat op een
deel van het loon een regeling ter voorkoming van dubbele
belasting van toepassing is, via zijn aangifte inkomstenbelasting
terugvragen. U moet dan wel de volledige eindheffing
betalen; er vervalt dus geen deel van de eindheffing.
Sociale verzekeringen
Of de werknemer ook sociaal verzekerd is in Nederland, is
hier niet relevant. Want u berekent de premie volksverzekeringen,
de premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke
bijdrage Zvw over het fiscale loon min al het
eindheffingsloon, de gerichte vrijstellingen en de nihilwaarderingen.
Het eindheffingstarief van 80% voor de werkkostenregeling
bestaat uitsluitend uit loonbelasting. U betaalt
hierover geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen
en inkomensafhankelijke bijdrage Zvw.
16.13.3 Werkkostenregeling en werknemers
die wonen en werken in het buitenland
Voor werknemers die wonen en werken in het buitenland,
bepaalt u op de gebruikelijke manier of ze werknemer zijn
voor de loonbelasting (zie paragraaf 16.3).
Geen werknemer
Is uw werknemer die in het buitenland woont en werkt,
geen werknemer voor de loonbelasting? Dan betaalt u geen
loonbelasting en vallen het loon en de vergoedingen en
verstrekkingen
niet onder de werkkostenregeling.
Wel werknemer
Is uw werknemer die in het buitenland woont en werkt, wel
werknemer voor de loonbelasting? Dan vallen het loon en de
vergoedingen en verstrekkingen wel onder de werkkostenregeling.
Maar misschien is een deel van zijn loon niet in
Nederland belast, bijvoorbeeld door een belastingverdrag
Belastingdienst | Handboek Loonheffingen 2011 16 Wonen en/of werken in het buitenland | 142
ter voorkoming van dubbele belasting. Als dat het geval is,
belast u in eerste instantie toch het volledige loon. Het loon
en de vergoedingen en verstrekkingen vallen dan onder de
werkkostenregeling. Vervolgens past u op het loon van de
werknemer dat in het andere land wordt belast, de regels ter
voorkoming van dubbele belasting toe. Hiermee voorkomt
u dat dit deel van het loon ook in Nederland wordt belast.
Als u de vrije ruimte overschrijdt, vervalt een deel van
de eindheffing. U berekent dit deel als volgt:
1. Neem het deel van het totale fiscale loon van alle
werknemers
dat in Nederland niet is belast.
2. Deel dit door het totale fiscale loon van alle werknemers.
3. Vermenigvuldig de uitkomst van deze breuk met de
eindheffing
die u moet betalen.
De uitkomst van deze berekening is het deel van de
eindheffing
dat vervalt.
Zie voor een voorbeeld van de berekening paragraaf 16.13.1.
Als u de regels ter voorkoming van dubbele belasting niet
toepast, belast u het volledige loon. Uw werknemer kan
dan de loonbelasting die u te veel hebt ingehouden omdat
op een deel van het loon een regeling ter voorkoming van
dubbele
belasting van toepassing is, via zijn aangifte
inkomstenbelasting
terugvragen. U moet dan wel de
volledige
eindheffing betalen; er vervalt dus geen deel
van de eindheffing.
Sociale verzekeringen
Of de werknemer ook sociaal verzekerd is in Nederland,
is hier niet relevant. Want u berekent de premie volksverzekeringen,
de premies werknemersverzekeringen en
de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw over het fiscale loon
min al het eindheffingsloon, de gerichte vrijstellingen en de
nihilwaarderingen. Het eindheffingstarief van 80% voor de
werkkostenregeling bestaat uitsluitend uit loonbelasting.
U betaalt hierover dus geen premie volksverzekeringen,
premies
werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke
bijdrage Zvw.
16.13.4 Werkkostenregeling en buitenlandse
werknemers in Nederlandse salarisadministratie
Als u deel uitmaakt van het Nederlandse onderdeel van een
internationale onderneming (multinational), dan mag u
een buitenlandse werknemer die niet formeel bij u in dienst
is, opnemen in uw Nederlandse salarisadministratie. Deze
werknemer blijft dan formeel in dienst bij een buitenlands
onderdeel van de multinational, maar u draagt voor deze
werknemer loonbelasting en eventueel socialeverzekeringspremies
af in Nederland. In dit geval geldt de werkkostenregeling
voor deze werknemer, net als voor uw andere werknemers
die in Nederland werken.
U moet bij het toepassen van de werkkostenregeling rekening
houden met de eventuele vergoedingen en verstrekkingen
die het buitenlandse onderdeel van de multinational aan de
werknemer heeft gegeven. U beoordeelt of deze vergoedingen
en verstrekkingen ook in Nederland als vergoeding en
verstrekking
gelden en of ze binnen de normbedragen blijven.
Als dat niet het geval is, zijn deze vergoedingen en verstrekkingen
loon van de werknemer.
vergoedingen en de 30%-regeling
Werknemers die tijdelijk buiten hun land van herkomst
werken,
krijgen vaak een vergoeding voor de extra kosten
van dat tijdelijke verblijf buiten het land van herkomst, de
zogenoemde extraterritoriale kosten. Dit geldt bijvoorbeeld
voor Nederlandse werknemers die naar het buitenland zijn
uitgezonden of voor buitenlandse werknemers die naar
Nederland komen. Zij krijgen deze vergoeding al dan niet
in de vorm van de 30%-regeling.
De vergoeding voor extraterritoriale kosten is binnen de
werkkostenregeling een gerichte vrijstelling. Als de vergoeding
niet meer is dan de werkelijke extraterritoriale kosten
of 30% van het loon, gaat de vergoeding van de extraterritoriale
kosten niet ten koste van uw vrije ruimte.
De invoering van de werkkostenregeling heeft geen
gevolgen
voor:
• de kosten die als extraterritoriale kosten gelden
(zie paragraaf
16.4.4)
• de mogelijkheid de extraterritoriale kosten te vergoeden
door de 30%-regeling
Zijn de werkelijke extraterritoriale kosten van een of meer
werknemers hoger dan de vergoeding die u op basis van de
30%-regeling zou betalen? Dan houdt u de vergoeding van
de werkelijke extraterritoriale kosten per werknemer in uw
loonadministratie bij.
16.13.6 Werkkostenregeling en werkgevers die
niet in Nederland wonen of gevestigd zijn
Als u niet in Nederland woont of bent gevestigd, hoeft u
meestal in Nederland geen loonheffingen in te houden
en te betalen. Kunt u dan gebruikmaken van de werkkostenregeling?
Als u geen loonheffingen hoeft in te houden
Als u in Nederland geen loonheffingen hoeft in te houden
en te betalen, is de werkkostenregeling per werknemer van
toepassing voor het loon van de werknemer dat in
Nederland onder de inkomstenbelasting valt. U moet dan
wel aan de werknemer aangeven welke vergoedingen en
verstrekkingen u hem geeft en of daarvoor een gerichte
vrijstelling of nihilwaardering geldt. Vergoedingen en
verstrekkingen waarvoor een gerichte vrijstelling of een
Belastingdienst | Handboek Loonheffingen 2011 16 Wonen en/of werken in het buitenland | 143
nihilwaardering geldt, telt de werknemer niet mee bij zijn
loon in zijn aangifte inkomstenbelasting.
Uw werknemer kan de werkkostenregeling vervolgens toepassen
in zijn aangifte inkomstenbelasting: hij kan in deze
aangifte 1,4% van zijn loon aftrekken. Dit is het loon na
aftrek van de gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen.
Het is dus belangrijk dat u behalve het loon, ook de vergoedingen
en verstrekkingen vastlegt, omdat anders het totale
loon van de werknemer dat aan Nederland toe te rekenen is
(inclusief vergoedingen en verstrekkingen), belast is.
Als u wel loonheffingen moet inhouden
In bepaalde gevallen moet u als werkgever die niet in
Nederland woont of gevestigd is, toch loonheffingen
inhouden
en betalen in Nederland. Dit is bijvoorbeeld het
geval voor buitenlandse uitzendbureaus of als u daar zelf
voor hebt gekozen.
Als u in Nederland loonheffingen moet inhouden en betalen,
dan gelden voor u dezelfde regels als voor werkgevers die in
Nederland wonen of gevestigd zijn.
16.13.7 Overzicht buitenlandsituaties
en werkkostenregeling
In het schema hieronder ziet u in welke situaties u bij grensoverschrijdende
werknemers gebruik kunt maken van de
werkkostenregeling.
Situatie Gevolg
De werknemer is geen werknemer voor de loonbelasting. Het loon, de vergoedingen en de verstrekkingen vallen niet onder
de werkkostenregeling.
De werknemer is werknemer voor de loonbelasting en het loon
is in Nederland belast.
Het loon, de vergoedingen en verstrekkingen vallen onder
de werkkostenregeling.
De werknemer is werknemer voor de loonbelasting. Het loon is
niet belast in Nederland, bijvoorbeeld door een belastingverdrag.
U houdt wel loonbelasting in.
De vergoedingen en verstrekkingen vallen onder de werkkostenregeling.
Bij de berekening van de eindheffing vervalt het deel
dat te maken heeft met het loon dat niet in Nederland is belast.
U vergoedt of verstrekt extraterritoriale kosten en de
30%-regeling is niet van toepassing.
De vergoedingen en verstrekkingen vallen onder de werkkostenregeling
als gerichte vrijstelling.
U vergoedt of verstrekt extraterritoriale kosten en de
30%-regeling is wel van toepassing.
Voor de 30%-regeling geldt onder de werkkostenregeling een
gerichte vrijstelling. Zijn de werkelijke extraterritoriale kosten van
1 of meer werknemers hoger dan de vergoeding die u op basis
van de 30%-regeling zou betalen? Dan houdt u de vergoeding
van de werkelijke extraterritoriale kosten per werknemer in uw
loonadministratie bij.
U bent niet gevestigd in Nederland, u hoeft geen loonheffingen
te betalen en het loon van uw werknemer is wel (gedeeltelijk)
in Nederland belast voor de inkomstenbelasting.
Voor de berekening van het Nederlandse fiscale loon van uw
werknemer bepaalt u voor welke vergoedingen en verstrekkingen
een gerichte vrijstelling geldt. Deze vergoedingen en
verstrekkingen telt u niet mee. Van het resterende loon kan uw
werknemer in zijn aangifte inkomstenbelasting 1,4% aftrekken.
U bent niet gevestigd in Nederland en u moet wel loonheffingen
betalen.
U kunt op dezelfde manier gebruikmaken van de werkkostenregeling
als werkgevers die wel in Nederland wonen of zijn gevestigd.
Belastingdienst | Handboek Loonheffingen 2011 17 Werkkostenregeling | 144
17 Werkkostenregeling
Sinds 1 januari 2011 geldt een nieuwe regeling: de werkkostenregeling (wkr). Door deze regeling kunt u maximaal 1,4% van uw totale fiscale loon (de ‘vrije ruimte’) besteden
aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Daarnaast kunt u bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden of verstrekken door gerichte vrijstellingen
toe te passen.
Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%.
In dit hoofdstuk vindt u informatie over de systematiek van de werkkostenregeling. De concrete uitwerking van deze regeling vindt u in de hoofdstukken waar de werkkostenregeling
gevolgen voor heeft, bijvoorbeeld hoofdstuk 18 en 19.
Waarom kiezen voor de werkkostenregeling?
De werkkostenregeling komt in de plaats van de huidige regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. U bent nog niet verplicht gebruik te maken van de werkkostenregeling.
Tot en met 2013 mag u ieder jaar opnieuw kiezen voor de werkkostenregeling of voor de oude regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. Na 2013 geldt de
werkkostenregeling voor alle werkgevers. De werkkostenregeling heeft een aantal voordelen:
• U kunt een vast percentage van de loonsom onbelast vergoeden en verstrekken.
• U hoeft de meeste vergoedingen en verstrekkingen niet meer op werknemersniveau in uw loonadministratie te registreren.
• U hoeft geen rekening meer te houden met de voorwaarden en beperkingen van de oude regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen: u krijgt meer vrijheid.
• U kunt de vergoedingen en verstrekkingen zonder meer in de vrije ruimte onderbrengen. U hoeft niet meer te toetsen of uw werknemer de vergoeding of verstrekking
zakelijk of privé gebruikt.
• U waardeert loon in natura meestal tegen de factuurwaarde en niet meer tegen de waarde in het economische verkeer.
• U kunt normbedragen gebruiken voor maaltijden die u op de werkplek verstrekt, voor huisvesting en inwoning op de werkplek en voor kinderopvang op de werkplek.
• U hoeft de vergoedingen en verstrekkingen niet te verwerken
in de loonstrook.
Binnen de werkkostenregeling kunt u nog steeds belast loon omzetten in een onbelaste vergoeding of verstrekking volgens het cafetariasysteem.
Ondanks deze voordelen is het niet altijd gunstig om te kiezen voor de werkkostenregeling. Zie voor meer informatie paragraaf 17.2.
Gevolgen voor arbeidsvoorwaardenbeleid
Om een goede keuze te kunnen maken tussen de werkkostenregeling
en de oude regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen,
moet u nadenken over uw arbeidsvoorwaardenbeleid.
U kunt inschatten hoeveel vrije ruimte u hebt en
of dit – met de gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen
– voldoende financiële ruimte biedt voor het beleid dat u
wilt voeren. Als u voor de werkkostenregeling kiest, zult u
hiervoor ook uw administratie moeten inrichten. Zie voor
meer informatie paragraaf 17.2.1.
In dit hoofdstuk komen de volgende onderwerpen aan bod:
• Hoe werkt de werkkostenregeling? (paragraaf 17.1)
• Kiezen: wel of geen gebruikmaken van de werkkostenregeling
(paragraaf 17.2)
• Buitenlandsituaties (paragraaf 17.3)
• Voorbeelden werkkostenregeling (paragraaf 17.4)
• Schema werkkostenregeling (paragraaf 17.5)
• Overzichten van gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen
(paragraaf 17.6)
17.1 Hoe werkt de werkkostenregeling?
Kiest u voor de werkkostenregeling? Dan mag u maximaal
1,4% van uw totale fiscale loon, de ‘vrije ruimte’, besteden
aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw
werknemers. U moet deze vergoedingen en verstrekkingen
dan wel in uw administratie opnemen als eindheffingsloon.
Over het bedrag dat binnen de vrije ruimte valt, betaalt u
geen loonbelasting. Over het bedrag boven de vrije ruimte
betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van
80%. U hoeft hierover geen premie volksverzekeringen,
premies
werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke
bijdrage Zvw te betalen.
Belastingdienst | Handboek Loonheffingen 2011 17 Werkkostenregeling | 145
U maakt gebruik van de werkkostenregeling als individuele
werkgever en dus bijvoorbeeld niet als groep vennootschappen
van een concern of als samenhangende groep inhoudingsplichtigen.
De werkkostenregeling geldt voor al uw
werknemers.
De werkkostenregeling in het kort:
• Stap 1: Bepaal of de vergoeding of verstrekking loon is.
De werkkostenregeling geldt alleen voor loon.
• Stap 2: Is de vergoeding of verstrekking loon van
de werknemer,
ga dan na of deze onder de gerichte
vrijstellingen
of nihilwaarderingen valt.
• Stap 3: Is de vergoeding of verstrekking geen gerichte
vrijstelling
of nihilwaardering, kies dan of u deze als
eindheffingsloon
behandelt en in uw vrije ruimte
onderbrengt
of als loon van de werknemer behandelt.
• Stap 4: Bereken over het bedrag boven de vrije ruimte
80% eindheffing.
Stap 1: Bepaal of de vergoeding of verstrekking loon is
De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen en
verstrekkingen
die tot het loon behoren. Vergoedingen en
verstrekkingen die geen loon zijn of vrijgesteld loon zijn,
vallen niet onder de regeling en gaan dus niet ten koste van
de vrije ruimte. Zie voor meer informatie paragraaf 17.1.1.
U mag alleen van de werkkostenregeling gebruikmaken
voor werknemers met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking.
De werkkostenregeling geldt niet voor werknemers
met loon uit vroegere dienstbetrekking, zoals pensioenen
en stamrechtuitkeringen.
In twee gevallen moet u voor postactieve werknemers de
vergoedingen en verstrekkingen in uw vrije ruimte onderbrengen.
Dat geldt voor:
• producten uit uw eigen bedrijf
• verstrekkingen die u ook aan uw werknemers geeft,
zoals een kerstpakket
Stap 2: Ga na of de vergoeding of verstrekking onder
de gerichte
vrijstellingen of nihilwaarderingen valt
Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn wel loon,
maar u kunt ze toch onbelast vergoeden en verstrekken
zonder
dat dat ten koste gaat van uw vrije ruimte. Dat is
het geval bij:
• gerichte vrijstellingen
• nihilwaarderingen
In de werkkostenregeling is het onderscheid tussen
verstrekken (in eigendom overdragen), ter beschikking
stellen (in bruikleen geven) en vergoeden belangrijk.
Want in bepaalde situaties zijn zaken alleen onbelast als
u ze ter beschikking stelt. Als u in deze gevallen kiest voor
verstrekken of vergoeden, dan is dit belast.
Wij gaan uit van een terbeschikkingstelling als de werknemer
de ter beschikking gestelde zaak moet teruggeven
als hij die zaak niet meer gebruikt of bij beëindiging van
zijn dienstbetrekking.
| 