Thuis
Contacten

    Hoofdpagina


Belastingdienst

Dovnload 2.98 Mb.

Belastingdienst



Pagina30/55
Datum04.04.2017
Grootte2.98 Mb.

Dovnload 2.98 Mb.
1   ...   26   27   28   29   30   31   32   33   ...   55

Werkplek

Bij het vaststellen van de nihilwaardering is het begrip

‘werkplek’ van belang. Een werkplek is elke plaats die u

gebruikt voor het verrichten van de arbeid en waarvoor u op

grond van de Arbeidsomstandighedenwet verantwoordelijk

bent. Uw zorgplicht voor de werkplek kan blijken uit een

arboplan of uit de risico-inventarisatie en -evaluatie die u

op grond van de Arbeidsomstandighedenwet moet maken.

Uw arboverantwoordelijkheid voor de werkplek heeft ook

betrekking op uitzendkrachten en andere inleensituaties.

Een werkplek is bijvoorbeeld: het bureau, een kamer, een

kantoortuin, de lopende band, een fabriekshal, de keuken,

de vergaderzaal, een bedrijfskantine, de parkeergarage op

het bedrijfsterrein, de fietsenstalling, een fitnessruimte, bij

een vrachtwagenchauffeur de cabineruimte van een vrachtwagen,

voor een conducteur of machinist de trein, bij een

piloot de cabineruimte van een vliegtuig, de openbare

ruimte voor een bouwvakker die graafwerkzaamheden verricht

en voor een gemeentelijke hovenier die de openbare

beplanting verzorgt.

Het begrip ‘werkplek’ is niet zo ruim, dat bij werken onderweg

sprake is van een werkplek, zoals het bewerken van de

mail in de trein of bus, of als een journalist zijn artikelen

schrijft in een horecagelegenheid. In deze situaties ontbreekt

namelijk de arboverantwoordelijkheid van de werkgever.

Geen werkplek is een werkruimte in de woning, woonboot,

vakantiewoning of woonwagen van de werknemer. Tot de

woning van de werknemer behoort ook de garage, het tuinhuis

en dergelijke aanhorigheden.

Belastingdienst | Handboek Loonheffingen 2011 17 Werkkostenregeling | 150

17.1.5 Hoe werkt de vrije ruimte?

De vrije ruimte is 1,4% van het totale fiscale loon van uw

werknemers (kolom 14 van de loonstaat). Bij de berekening

van de vrije ruimte mag u ook loon uit vroegere dienstbetrekking

meenemen als dat loon minder dan 10% van

het totale fiscale loon uitmaakt.

U bepaalt uiterlijk op het moment van vergoeden of verstrekken

of u de vergoeding of verstrekking in de vrije ruimte

gaat onderbrengen door deze als eindheffingsloon in uw

administratie op te nemen. Als u boven de vrije ruimte uitkomt,

moet u over het meerdere 80% eindheffing betalen.

Keuze uit drie methoden

Voor het bepalen van uw vrije ruimte en het toetsen van

uw vergoedingen en verstrekkingen aan die vrije ruimte

kunt u kiezen uit drie methoden:

• methode 1

U schat uw vrije ruimte op basis van het voorafgaande

kalenderjaar, u toetst gedurende het lopende jaar en

u herrekent na afloop van het jaar.

• methode 2

U schat uw vrije ruimte op basis van het voorafgaande

kalenderjaar, u toetst per aangiftetijdvak van het lopende

jaar en u herrekent na afloop van het jaar.

• methode 3

U berekent uw vrije ruimte per aangiftetijdvak van het

lopende kalenderjaar en u toetst ook per aangiftetijdvak

van het lopende jaar.

Een startende ondernemer moet methode 3 gebruiken,

omdat hij in het voorafgaande kalenderjaar geen fiscaal

loon heeft.

Uit uw administratie moet blijken voor welke methode

u hebt gekozen.

Methode 1

Methode 1 werkt als volgt:

1. Neem 1,4% van het totale fiscale loon van het voorafgaande

kalenderjaar.

2. Toets gedurende het lopende jaar of de vergoedingen

en verstrekkingen binnen de vrije ruimte blijven. In het

aangiftetijdvak waarin u de vrije ruimte overschrijdt,

verwerkt


u het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt,

in uw aangifte. U betaalt hierover 80% eindheffing.

In elk volgend aangiftetijdvak moet u de vergoedingen

en verstrekkingen die u als eindheffingsloon in de vrije

ruimte onderbrengt, in de aangifte over dat tijdvak

opnemen


en daarover 80% eindheffing betalen.

3. Bereken na afloop van het kalenderjaar de werkelijke

vrije ruimte op basis van het feitelijke totale fiscale loon.

4. Toets de vergoedingen en verstrekkingen aan deze

vrije ruimte.

5. Verreken de eindheffing over het positieve of negatieve

verschil uiterlijk in uw eerste aangifte van het volgende

kalenderjaar: is de vrije ruimte groter dan de vergoedingen

en verstrekkingen, dan krijgt u 80% eindheffing over

het verschil terug; is de vrije ruimte kleiner, dan moet

u alsnog 80% eindheffing over het verschil betalen.

Methode 1 is aan te raden als u pieken verwacht in de

vergoedingen

en verstrekkingen die u in de vrije ruimte gaat

onderbrengen. U voorkomt hiermee onnodige eindheffing.

Ook spreidt u met deze methode pieken in de loonsom,

bijvoorbeeld

door veranderingen in uw personeelsbestand

en uitbetaling van vakantiegeld of een dertiende maand.

Onder meer werkgevers met een sterk wisselend personeelsbestand,

zoals uitzendbureaus of horecabedrijven, hebben

baat bij deze methode.



Voorbeeld methode 1

Het is 2011. In 2010 had u een totaal fiscaal loon van € 5,25 miljoen.

De geschatte vrije ruimte in 2011 is: 1,4% van € 5,25 miljoen = € 73.500.

Als u binnen de vrije ruimte blijft

Op 31 december 2011 hebt u in totaal € 63.500 aan vergoedingen en

verstrekkingen

in de vrije ruimte ondergebracht. U hebt de vrije ruimte

van € 73.500 niet overschreden en hoeft dus geen eindheffing te betalen.

Het saldo van de vrije ruimte (€ 10.000) kunt u niet gebruiken voor

loontijdvakken

van 2012.

Als u boven de vrije ruimte uitkomt

Tot september 2011 hebt u in totaal € 68.500 aan vergoedingen en verstrekkingen

in de vrije ruimte ondergebracht. In september komt daar € 15.000

bij. In de aangifte loonheffingen van september moet u over € 10.000

(€ 83.500 - € 73.500) 80% eindheffing berekenen. U betaalt dus € 8.000

belasting. Omdat de geschatte vrije ruimte in september is overschreden,

moet u ook 80% eindheffing betalen over de vergoedingen en verstrekkingen

in de vrije ruimte van oktober, november en december.

Herrekenen bij een hoger werkelijk fiscaal loon

Op 31 december 2011 hebt u een hoger fiscaal loon dan op 31 december 2010.

De werkelijke vrije ruimte blijkt € 83.500 te zijn. In 2011 hebt u ook € 83.500

aan vergoedingen en verstrekkingen

in de vrije ruimte ondergebracht.

De te veel betaalde belasting over € 10.000 (€ 83.500 - € 73.500) is € 8.000

(80% van € 10.000). Dit bedrag verrekent u in uw aangifte loonheffingen

over januari 2012.

Herrekenen bij een lager werkelijk fiscaal loon

Op 31 december 2011 hebt u een lager fiscaal loon dan op 31 december 2010.

De werkelijke vrije ruimte blijkt € 63.500 te zijn. In 2011 hebt u € 73.500

aan vergoedingen en verstrekkingen

in de vrije ruimte ondergebracht.

Uiterlijk in de aangifte loonheffingen over januari 2012 moet u over

10.000 (€ 73.500 - € 63.500) 80% eindheffing berekenen. U betaalt dus

8.000 belasting.

Belastingdienst | Handboek Loonheffingen 2011 17 Werkkostenregeling | 151

Methode 2

Methode 2 werkt als volgt:

1. Neem 1,4% van het totale fiscale loon van het voorafgaande

kalenderjaar en deel dit door het aantal aangiftetijdvakken

van het lopende kalenderjaar. Zo schat u de vrije ruimte

per aangiftetijdvak.

2. Toets per aangiftetijdvak of de vergoedingen en verstrekkingen

binnen de vrije ruimte blijven. Het bedrag dat

boven de vrije ruimte uitkomt, verwerkt u per tijdvak

in uw aangifte. U betaalt hierover 80% eindheffing.

3. Bereken na afloop van het kalenderjaar de werkelijke

vrije ruimte op basis van het feitelijke totale fiscale loon.

4. Toets de vergoedingen en verstrekkingen aan deze

vrije ruimte.

5. Verreken de eindheffing over het positieve of negatieve

verschil uiterlijk in uw eerste aangifte van het volgende

kalenderjaar: is de vrije ruimte groter dan de vergoedingen

en verstrekkingen, dan krijgt u 80% eindheffing over het

verschil terug; is de vrije ruimte kleiner, dan moet u alsnog

80% eindheffing over het verschil betalen.

Met methode 2 spreidt u eventuele pieken in de loonsom,

bijvoorbeeld door veranderingen in uw personeelsbestand

en uitbetaling van vakantiegeld of een dertiende maand.

Voorbeeld methode 2

Het is 2011. In 2010 had u een totaal fiscaal loon van € 5,25 miljoen. 1,4%

van € 5,25 miljoen = € 73.500. U hebt een aangiftetijdvak van een maand.

De geschatte vrije ruimte per maand voor 2011 is dan € 6.125 (€ 73.500 : 12).

Als u boven de maandelijkse vrije ruimte uitkomt

In maart 2011 brengt u € 7.125 aan vergoedingen en verstrekkingen onder

in de vrije ruimte. In de aangifte loonheffingen van maart 2011 moet u over

1.000 (€ 7.125 - € 6.125) 80% eindheffing berekenen. U betaalt dus

800 belasting.

Als u binnen de maandelijkse vrije ruimte blijft

In juli 2011 brengt u € 2.125 aan vergoedingen en verstrekkingen onder in

de vrije ruimte. U overschrijdt de vrije ruimte van € 6.125 niet en u hoeft in

juli dus geen eindheffing te betalen. U kunt het saldo van € 4.000 niet

gebruiken voor de aangiftetijdvakken van augustus tot en met december 2011.

Herrekenen bij een hoger werkelijk fiscaal loon

Op 31 december 2011 hebt u een hoger totaal fiscaal loon dan op 31 december

2010. De werkelijke vrije ruimte blijkt € 83.500 te zijn. In 2011 hebt u ook

83.500 aan vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte ondergebracht.



De te veel betaalde belasting over € 10.000 (€ 83.500 - € 73.500) is € 8.000

(80% van € 10.000). Dit bedrag verrekent u in uw aangifte loonheffingen

over januari 2012.

Herrekenen bij een lager werkelijk fiscaal loon

Op 31 december 2011 hebt u een lager fiscaal loon dan op 31 december 2010.

De werkelijke vrije ruimte blijkt € 63.500 te zijn. In 2011 hebt u € 73.500

aan vergoedingen en verstrekkingen

in de vrije ruimte ondergebracht.

Uiterlijk in de aangifte loonheffingen over januari 2012 moet u over

10.000 (€ 73.500 - € 63.500) 80% eindheffing berekenen. U betaalt



dus € 8.000 belasting.

Methode 3

Methode 3 werkt als volgt:

1. Neem 1,4% van het totale fiscale loon per aangiftetijdvak

van het lopende kalenderjaar.

2. Toets per aangiftetijdvak of de vergoedingen en verstrekkingen

binnen de vrije ruimte blijven. Het bedrag dat

boven de vrije ruimte uitkomt, verwerkt u per tijdvak

in uw aangifte. U betaalt hierover 80% eindheffing.

Een nadeel van methode 3 is dat u grote kostenposten niet

volledig belastingvrij kunt vergoeden. Ook moet u met deze

methode per aangiftetijdvak rekening houden met wisselende

loonsombedragen door bijvoorbeeld veranderingen in uw

personeelsbestand en uitbetaling van vakantiegeld of een

dertiende maand. Bovendien mag u het bedrag waarmee u

uw vrije ruimte overschrijdt, niet doorschuiven naar volgende

aangiftetijdvakken waarin u misschien vrije ruimte overhoudt.

En u mag ook niet herrekenen.

Voorbeeld methode 3

U hebt een aangiftetijdvak van een maand. U berekent elke maand

de vrije ruimte.

Als u boven de maandelijkse vrije ruimte uitkomt

In februari 2011 is het totale fiscale loon € 437.500. Uw vrije ruimte in deze

maand is € 6.125 (1,4% van € 437.500). U brengt in februari € 7.125 aan

vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte onder.

In de aangifte loonheffingen over februari 2011 moet u over € 1.000

(€ 7.125 - € 6.125) 80% eindheffing berekenen. U betaalt dus € 800 belasting.

Als u binnen de maandelijkse ruimte blijft

In mei 2011 is het totale fiscale loon € 472.500. Uw vrije ruimte in deze

maand is € 6.615 (1,4% van € 472.500). U brengt in mei € 6.125 aan

vergoedingen

en verstrekkingen in de vrije ruimte onder.

U overschrijdt de vrije ruimte niet en u hoeft in mei dus geen eindheffing te

betalen. U kunt het saldo van € 490 (€ 6.615 - € 6.125) niet gebruiken voor

juni 2011 of latere aangiftetijdvakken.

17.2 Kiezen: wel of geen gebruikmaken

van de werkkostenregeling

De werkkostenregeling is ingegaan per 1 januari 2011. Voor

2011, 2012 en 2013 kiest u of u dat jaar nog de oude regels

voor vrije vergoedingen en verstrekkingen wilt blijven

gebruiken of de werkkostenregeling. Werkgevers die in de

loop van een jaar starten, kunnen bij het begin van hun

inhoudingsplicht kiezen. Welke keuze u maakt, blijkt uit

uw administratie: u past de regels van de werkkostenregeling



Belastingdienst | Handboek Loonheffingen 2011 17 Werkkostenregeling | 152

toe of u behandelt de vergoeding of verstrekking als loon van

de werknemer. U hoeft deze keuze niet bij ons te melden.

Begin 2013 wordt het percentage van 1,4% voor de vrije ruimte

geëvalueerd. Vanaf 2014 geldt de werkkostenregeling voor

iedereen.



Werkkostenregeling gunstig of niet?

U kunt berekenen of het in uw omstandigheden gunstig is

gebruik te maken van de werkkostenregeling of de bestaande

regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. Als u

gewend bent om naast de kosten die binnen de werkkostenregeling

gerichte vrijstellingen zijn, veel andere kosten van

uw werknemers te vergoeden, dan biedt de werkkostenregeling

u weinig speelruimte. Van belang bij uw berekening is

ook dat bepaalde eindheffingen die u nu betaalt, vervallen

en opgaan in de werkkostenregeling. Dat zijn:

• de eindheffing voor bezwaarlijk te individualiseren loon

Zie voor meer informatie paragraaf 22.4.

• de eindheffing voor loon met een bestemmingskarakter,

met uitzondering van toeslagen op grond van de

Wet uitkeringen

vervolgingsslachtoffers 1940 - 1945 en

de Wet uitkeringen burgeroorlogsslachtoffers 1940 - 1945

Zie voor meer informatie paragraaf 22.5.

• de eindheffing voor geschenken in natura

Zie voor meer informatie paragraaf 22.7.

• de eindheffing voor bovenmatige kostenvergoedingen

en verstrekkingen

Zie voor meer informatie paragraaf 22.8.

Voorbeeld

U hebt een bedrijf met 10 werknemers, met een totaal fiscaal loon van

300.000. Uw vrije ruimte is dan 1,4% x € 300.000 = € 4.200. U kunt



gemiddeld € 350 per maand aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen

kwijt in uw vrije ruimte; het bedrag mag per werknemer verschillen. Hebt u

meer vrije ruimte nodig en betaalt u nu geen eindheffingen, dan is de werkkostenregeling

niet gunstig. Want over het bedrag boven de vrije ruimte

betaalt u 80% eindheffing.

Zie voor meer informatie over de gevolgen van uw keuze:

• Als u voor de werkkostenregeling kiest (paragraaf 17.2.1)

• Als u niet voor de werkkostenregeling kiest (paragraaf 17.2.2)



17.2.1 Als u voor de werkkostenregeling kiest

Als u ervoor hebt gekozen om in 2011 gebruik te maken

van de werkkostenregeling, is het volgende van belang:

• U kunt elk jaar opnieuw kiezen.

• Veel bestaande afspraken met ons vervallen.

• U moet uw administratie aanpassen.

• U wilt misschien uw arbeidsvoorwaarden of cao aanpassen.

Elk jaar opnieuw kiezen

Als u in 2011 gebruikmaakt van de werkkostenregeling,

betekent

dat niet automatisch dat u dat in 2012 en 2013 ook

moet doen. U kunt in 2012 of 2013 weer kiezen voor de huidige

regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. Vanaf

2014 geldt de werkkostenregeling voor iedereen.

Bestaande afspraken vervallen

Als u voor de werkkostenregeling kiest, blijven alleen onze

afspraken gelden over vergoedingen en verstrekkingen die

binnen de werkkostenregeling gerichte vrijstellingen zijn.

Alle andere afspraken met ons over vrije vergoedingen en

verstrekkingen vervallen. U kunt deze afspraken wel weer

gebruiken als u in 2012 of 2013 weer overstapt op de oude

regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen.



Administratie aanpassen

Als u voor de werkkostenregeling kiest, moet u uw administratie

aanpassen. Bijvoorbeeld:

• U moet het cumulatieve bedrag van de vergoedingen en

verstrekkingen die u als eindheffingsloon hebt aangewezen,

weten om te kunnen beoordelen of u binnen uw vrije

ruimte blijft. Dit cumulatieve bedrag moet u uit uw

financiële

administratie kunnen halen. Staat in de

financiële

administratie geen btw bij de boekingen voor

de vergoedingen en verstrekkingen, dan moet u de btw

alsnog toevoegen.

• U moet het cumulatieve bedrag in uw financiële

administratie

kunnen koppelen aan het fiscale loon in

uw loonadministratie om te toetsen of u binnen uw vrije

ruimte blijft.



Overleg met ondernemingsraad en vakbonden

Voordat u voor de werkkostenregeling kiest, moet u

misschien overleggen met uw ondernemingsraad en de

vakbonden over uw arbeidsvoorwaardenbeleid.



17.2.2 Als u niet voor de werkkostenregeling kiest

Als u niet voor de werkkostenregeling hebt gekozen, maar de

oude regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen blijft

gebruiken, is het volgende van belang:

• U kunt elk jaar opnieuw kiezen.

• De bestaande afspraken met ons blijven gelden.

• De oude regels voor loon, waardering van verstrekkingen,

vrije vergoedingen en verstrekkingen en eindheffing

blijven

voor u gelden.



• Er geldt een nieuw maximumbedrag voor incidentele

personeelsvoorzieningen.



Elk jaar opnieuw kiezen

Als u in 2011 de oude regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen

blijft gebruiken, betekent dat niet automatisch

dat u dat in 2012 en 2013 ook moet doen. U kunt in 2012 of

2013 alsnog gebruik gaan maken van de werkkostenregeling.

Vanaf 2014 geldt de werkkostenregeling voor iedereen.



Bestaande afspraken blijven gelden

De afspraken die u met ons hebt gemaakt over vrije vergoedingen

en verstrekkingen, blijven gelden.

Belastingdienst | Handboek Loonheffingen 2011 17 Werkkostenregeling | 153

Nieuw maximumbedrag incidentele personeelsvoorzieningen

Voor incidentele personeelsvoorzieningen, zoals personeelsfeesten

en -reizen, geldt een maximale vrijstelling van € 454

per werknemer per jaar. U moet dan per werknemer bijhouden

van welke personeelsvoorzieningen hij gebruikmaakt.

Het moet gaan om incidentele personeelsvoorzieningen

met een gezamenlijk karakter waarbij de deelname openstaat

voor minimaal 75% van de werknemers of voor minimaal

75% van de werknemers die behoren tot een organisatorische

of functionele eenheid (bijvoorbeeld een afdeling).

De vrijstelling van € 454 per werknemer per jaar geldt niet

als alleen de directeur-aandeelhouder en eventueel zijn

partner hiervan gebruikmaken.

U moet per werknemer bijhouden of u het maximum van

€ 454 bereikt. Het bedrag boven het maximum is loon van

de werknemer. U mag op dit bedrag ook de eindheffing voor

bovenmatige kostenvergoedingen en verstrekkingen toepassen

(zie paragraaf 22.8).

17.3 Buitenlandsituaties

Hebt u grensoverschrijdende werknemers of werknemers

die in het buitenland wonen én werken? En kiest u voor de

werkkostenregeling? Lees dan paragraaf 16.13.



17.4 Voorbeelden werkkostenregeling

Voorbeeld 1: fiets en elektrische scooter

U koopt tien fietsen voor uw werknemers. De kosten vallen met één boeking

(factuurbedrag inclusief btw) in uw vrije ruimte van 1,4% van de totale fiscale

loonsom. U boekt de fietsen niet meer per werknemer in uw loonadministratie,

maar u boekt het hele bedrag in één keer in uw financiële administratie.

U kunt de fietsen geven zonder te beoordelen hoe vaak uw werknemers de

fietsen gebruiken voor woon-werkverkeer. Ook is het niet meer van belang

of uw werknemers de afgelopen drie jaar al een fiets hebben gekregen.

Binnen de werkkostenregeling vervallen de normen voor de aanschafprijs

(€ 749 per fiets) en voor vergoedingen die direct met de fiets samenhangen

(€ 82 per kalenderjaar). U kunt eventueel een duurdere fiets met hulpmotor

of een elektrische scooter vergoeden of verstrekken zonder aanvullende

eisen. Wel geldt de gebruikelijkheidstoets.

Voorbeeld 2: cafetariaregeling voor fietsen

U kunt belast loon nog steeds omzetten in een onbelaste vergoeding of

verstrekking

voor bijvoorbeeld een fiets. De werkkostenregeling geeft u

grotere

vrijheid om hierover afspraken te maken. U kunt een cafetariaregeling

bijvoorbeeld zonder meer uitbreiden voor fietsen met hulpmotor.

U kunt uw werknemers ook nog steeds een renteloze lening geven voor de

aanschaf van een fiets of elektrische scooter. Bij cafetariaregelingen met een

lening voor de aanschaf van een (elektrische) fiets of een elektrische scooter is

het rentevoordeel van die personeelslening nihil. Uw werknemer kan bijvoorbeeld

ook zijn onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,19 per kilometer

omruilen voor een fiets of gebruiken voor de aflossing van de renteloze lening.

Voorbeeld 3: intermediaire vergoedingen

Na een winter met veel sneeuw laat uw werknemer zijn auto van de zaak

wassen in een wasstraat. De onderkant van de auto is weer brandschoon en

vrij van strooizout. U betaalt aan uw werknemer het bedrag terug dat hij

heeft betaald voor de wasbeurt. U kunt dit belastingvrij doen. Het is een

intermediaire vergoeding, die niet onder de werkkostenregeling valt.
1   ...   26   27   28   29   30   31   32   33   ...   55

  • Belastingdienst
  • Als u binnen de vrije ruimte blijft
  • Als u boven de vrije ruimte uitkomt
  • Herrekenen bij een hoger werkelijk fiscaal loon
  • Herrekenen bij een lager werkelijk fiscaal loon
  • Als u boven de maandelijkse vrije ruimte uitkomt
  • Als u binnen de maandelijkse vrije ruimte blijft
  • Als u binnen de maandelijkse ruimte blijft
  • Werkkostenregeling gunstig of niet
  • 17.2.1 Als u voor de werkkostenregeling kiest
  • Bestaande afspraken vervallen
  • Overleg met ondernemingsraad en vakbonden
  • Bestaande afspraken blijven gelden
  • Voorbeeld 1: fiets en elektrische scooter
  • Voorbeeld 2: cafetariaregeling voor fietsen
  • Voorbeeld 3: intermediaire vergoedingen

  • Dovnload 2.98 Mb.