Thuis
Contacten

    Hoofdpagina


Belastingdienst

Dovnload 2.98 Mb.

Belastingdienst



Pagina39/55
Datum04.04.2017
Grootte2.98 Mb.

Dovnload 2.98 Mb.
1   ...   35   36   37   38   39   40   41   42   ...   55

Voorbeeld van afrekening in december

U betaalt aan uw werknemer in 2011 de volgende kilometervergoedingen

voor reizen voor het werk:

3.000 km à € 0,30 per km € 900

1.000 km à € 0,10 per km € 100 +

Kilometervergoeding € 1.000

Berekening van het loon in december 2011:

U hebt vergoed in 2011 € 1.000

Onbelast te vergoeden in 2011: 4.000 km à € 0,19 per km € 760 -

Loon € 240

Let op!

Als u vanaf 1 januari 2011 gebruikmaakt van de werkkostenregeling en

u in 2010 gemiddeld meer dan € 0,19 per kilometer vergoedde, geeft u

het loon aan in de aangifte over het eerste aangiftetijdvak van 2011.

Andere vergoedingen

Vergoedingen voor reiskosten die u naast de € 0,19 per kilometer

betaalt, zijn ook loon. Dat zijn bijvoorbeeld vergoedingen

voor parkeer-, veer- en tolgelden, voor (extra)

afschrijving en slijtage van de auto, voor het inbouwen van

een carkit, voor extra benzineverbruik door een aanhangwagen

of voor schade aan de auto. Zie voor de vergoeding

van een parkeergelegenheid paragraaf 19.10. U mag dit loon

ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte.

Let op!

Navigatieapparatuur valt onder de regeling voor computers (zie paragraaf

18.8). U mag navigatieapparatuur onbelast ter beschikking

stellen als uw werknemer deze voor 90% of meer zakelijk gebruikt.

Een vergoeding of verstrekking van navigatieapparatuur is loon van

de werknemer. Maar u mag dit loon ook als eindheffingsloon

onderbrengen in uw vrije ruimte.

19.1.5 Vergoedingen administreren en bewaren

U moet de gegevens van de kostenvergoedingen voor een

eigen vervoermiddel van uw werknemer bij de loonadministratie

bewaren. Voor iedere werknemer moet u per betalingstijdvak

het aantal kilometers bijhouden waarvoor u een vergoeding

hebt gegeven. U moet ook de gegevens van de

kostenvergoedingen voor een eigen vervoermiddel van uw

werknemer bij incidentele reizen bewaren, maar dat hoeft

niet bij uw loonadministratie. Verder is het verstandig om

per reis de gevolgde route en het bezochte adres te noteren.

19.2 Reizen met openbaar vervoer

Onder openbaar vervoer verstaan we personenvervoer volgens

een dienstregeling dat voor iedereen beschikbaar is.

Dat kan bijvoorbeeld vervoer zijn per auto, bus, veerpont,

trein, tram of metro. Vervoer per taxi, boot of vliegtuig is

geen openbaar vervoer. Daarvoor geldt een aparte regeling

(zie paragraaf 19.6).

In deze paragraaf behandelen we de volgende onderwerpen:

• vergoeden van de kosten (zie paragraaf 19.2.1)

• verstrekken van vervoerbewijzen (zie paragraaf 19.2.2)

• ter beschikking stellen van vervoerbewijzen (zie paragraaf

19.2.3)


• vervoer van en naar een station of halte (zie paragraaf

19.2.4)


Belastingdienst | Handboek Loonheffingen 2011 19 Vervoer en reiskosten | 192

• reisaftrek voor de inkomstenbelasting (zie paragraaf 19.2.5)

• schema openbaar vervoer (zie paragraaf 19.2.6)

19.2.1 Vergoeden van de kosten

U maakt gebruik van de oude regeling van vrije vergoedingen

en verstrekkingen

Voor het vergoeden van kosten voor het openbaar vervoer

hebt u de volgende mogelijkheden:

• Als uw werknemer met het openbaar vervoer reist,

mag u maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden.

U kunt er ook voor kiezen om de werkelijke reiskosten

te vergoeden. Ook dat mag onbelast. Daarbij hoeft u geen

rekening te houden met een vertragingsvergoeding die

de vervoerder eventueel geeft aan uw werknemer.

• Als uw werknemer gedeeltelijk met eigen vervoer reist

en gedeeltelijk per openbaar vervoer, mag u voor de

volledige

reisafstand een onbelaste vergoeding geven

van € 0,19 per kilometer. U mag ook de werkelijke

openbaarvervoerkosten

onbelast vergoeden en daarnaast

maximaal € 0,19 per kilometer voor het eigen vervoer

onbelast vergoeden.

• U mag uw werknemer een vaste vergoeding voor reizen

geven als u kiest voor vergoeding van maximaal € 0,19

per kilometer (zie paragraaf 19.1.2).

Als u de werkelijke openbaarvervoerkosten onbelast wilt

vergoeden,

moet u voldoen aan de volgende voorwaarden:

• Uw werknemer overhandigt u de vervoerbewijzen zodra

deze niet meer geldig zijn.

• In uw administratie is een directe en duidelijke relatie

te leggen tussen de vergoeding en de ingeleverde

vervoerbewijzen.

• U bewaart de vervoerbewijzen bij uw administratie

(dat hoeft niet uw loonadministratie te zijn). Van werknemers

met een ov-chipkaart bewaart u bijvoorbeeld

de overzichten waarin de transacties (reizen) met de

ov-chipkaart staan.



Let op!

Als de werknemer tijdens een reis vertraging heeft opgelopen, kan hij bij

de vervoerder een vertragingsvergoeding aanvragen. Bij de aanvraag

moet hij soms het originele vervoerbewijs inleveren. In dat geval bewaart

u een kopie van het vervoerbewijs en de brief of e-mail van de vervoerder

met de toekenning of afwijzing van de vertragingsvergoeding.

Vergoeden van een OV-abonnement

Vergoedt u aan uw werknemer een ov-abonnement?

Dan hoeft u niets bij het loon te tellen als uw werknemer

het abonnement regelmatig gebruikt voor reizen voor

het werk. Doet hij dat niet, dan is de vergoeding loon.

Een ov-abonnement is bijvoorbeeld een jaartrajectkaart

of een ov-jaarkaart.

Vergoeden van een voordeelurenkaart

Vergoedt u aan uw werknemer een voordeelurenkaart?

Dan hoeft u niets bij het loon te tellen als uw werknemer

deze kaart (ook) voor reizen voor het werk gebruikt. U mag

daarnaast maximaal de prijs van treinkaartjes voor zakelijke

reizen onbelast vergoeden.



U maakt gebruik van de werkkostenregeling

Voor het vergoeden van de kosten voor het openbaar

vervoer

hebt u de volgende mogelijkheden:



• Als uw werknemer met het openbaar vervoer reist, mag

u maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden.

U kunt er ook voor kiezen om de werkelijke reiskosten

te vergoeden. Ook dat mag onbelast. Daarbij hoeft u

geen rekening te houden met een vertragingsvergoeding

die de vervoerder eventueel geeft aan uw werknemer.

• Als uw werknemer gedeeltelijk met eigen vervoer reist

en gedeeltelijk per openbaar vervoer, mag u voor de

volledige

reisafstand een onbelaste vergoeding geven

van € 0,19 per kilometer. U mag ook de werkelijke

openbaarvervoerkosten

onbelast vergoeden en daarnaast

maximaal € 0,19 per kilometer voor het eigen vervoer

onbelast vergoeden.

• U mag uw werknemer een vaste vergoeding voor reizen

geven als u kiest voor vergoeding van maximaal € 0,19

per kilometer (zie paragraaf 19.1.2).

Als u de werkelijke openbaarvervoerkosten onbelast wilt

vergoeden, moet u aannemelijk maken dat uw werknemer

met het openbaar vervoer heeft gereisd. U bewaart bij uw

administratie bijvoorbeeld de (kopieën van de) vervoerbewijzen

of de overzichten waarin de transacties (reizen)

met de ov-chipkaart staan.

Vergoedt u aan uw werknemer een ov-abonnement,

bijvoorbeeld

een jaartrajectkaart of een ov-jaarkaart?

Of deze vergoeding onbelast is, hangt af van het aantal

zakelijke

reizen dat de werknemer met het abonnement

maakt. Dit kunt u op twee manieren bepalen:

• U maakt met uw werknemer een afspraak over een

nacalculatie.

• U maakt met uw werknemer geen afspraak over een

nacalculatie.

U maakt met uw werknemer een afspraak over een nacalculatie

Binnen één maand na het einde van de geldigheid van het

ov-abonnement bepaalt u op basis van nacalculatie samen

met uw werknemer het zakelijke gebruik van het abonnement.

Zijn de kosten van het zakelijke gebruik minder dan

de vergoeding die u de werknemer hebt betaald, dan moet

de werknemer het verschil aan u terugbetalen. U kunt ook

met uw werknemer afspreken dat een eventueel resterend

bedrag loon is voor de werknemer. Dit loon kunt u ook als

eindheffingsloon

onderbrengen in uw vrije ruimte.

Belastingdienst | Handboek Loonheffingen 2011 19 Vervoer en reiskosten | 193

Voorbeeld 1

U vergoedt een OV-jaarkaart van € 6.000. De prijs van de zakelijke reizen

waarvoor de werknemer de kaart gebruikt, is € 8.000. De vergoeding van

de OV-jaarkaart is dan volledig onbelast.

Voorbeeld 2

U vergoedt een OV-jaarkaart van € 6.000. De prijs van de zakelijke reizen

waarvoor de werknemer de kaart gebruikt, is € 4.000. De vergoeding van

de OV-jaarkaart is dan voor € 4.000 onbelast en voor € 2.000 belast.

U maakt met uw werknemer geen afspraak over een nacalculatie

De vergoeding is alleen onbelast als u aannemelijk kunt

maken dat de kosten van de zakelijke reizen ten minste

even groot zijn als de kosten van het ov-abonnement.

Voor het aannemelijk maken van deze kosten mag u de

volgende


methoden gebruiken:

• U gaat uit van een periode van één maand. In dat geval

moeten de kosten van de zakelijke reizen minstens even

hoog zijn als de kosten van het abonnement.

• U gaat uit van een langere periode (zes maanden of langer).

In dat geval moeten de kosten van de zakelijke reizen

minstens de helft zijn van de kosten van het abonnement.

Vergoedt u aan uw werknemer een voordeelurenkaart,

dan geldt hetzelfde als bij het vergoeden van een

ov-abonnement. De vergoeding voor treinkaartjes voor

zakelijke reizen mag u onbelast vergoeden.

19.2.2 Verstrekken van vervoerbewijzen

U maakt gebruik van de oude regeling van vrije vergoedingen

en verstrekkingen

Uw werknemer kan voor zijn werk per openbaar vervoer

reizen

met vervoerbewijzen die u voor hem hebt gekocht.



Dit kunnen losse kaartjes zijn of ov-abonnementen. Er is dan

sprake van vervoer vanwege de werkgever (zie paragraaf 19.9).

U mag de plaatsbewijzen onbelast aan uw werknemer

verstrekken.

De werknemer wordt eigenaar van het vervoerbewijs.

Hij heeft geen reiskosten, zodat u hem geen onbelaste

reiskostenvergoeding mag betalen. U kunt wel een onbelaste

vergoeding geven van maximaal € 0,19 per kilometer voor

de reizen van en naar bijvoorbeeld een station of bus- of

tramhalte (zie paragraaf 19.2.4).



Verstrekken van een OV-abonnement

Verstrekt u aan uw werknemer een ov-abonnement?

Dan hoeft u niets bij het loon te tellen als uw werknemer

het abonnement regelmatig gebruikt voor reizen voor

het werk. Doet hij dat niet, dan is de waarde in het economische

verkeer loon. Een ov-abonnement is bijvoorbeeld

een jaartrajectkaart of een ov-jaarkaart.

Verstrekken van een voordeelurenkaart

Verstrekt u aan uw werknemer een voordeelurenkaart?

Dan hoeft u niets bij het loon te tellen als uw werknemer

deze kaart (ook) voor reizen voor het werk gebruikt.

U mag daarnaast maximaal de prijs van treinkaartjes voor

zakelijke reizen onbelast vergoeden.



U maakt gebruik van de werkkostenregeling

Uw werknemer kan voor zijn werk per openbaar vervoer

reizen

met vervoerbewijzen die u voor hem hebt gekocht.



Dit kunnen losse kaartjes zijn of ov-abonnementen. Er is

dan sprake van vervoer vanwege de werkgever (zie paragraaf

19.9). U mag de plaatsbewijzen onbelast aan uw werknemer

verstrekken. Uw werknemer wordt eigenaar van het vervoerbewijs.

Dit geldt voor zakelijke reizen en voor woon-werkverkeer.

Uw werknemer heeft dan geen reiskosten, zodat u

hem geen onbelaste reiskostenvergoeding mag betalen.

U kunt wel een onbelaste vergoeding geven van maximaal

€ 0,19 per kilometer voor de reizen van en naar bijvoorbeeld

een station of bus- of tramhalte (zie paragraaf 19.2.4).

Verstrekt u aan uw werknemer een ov-abonnement,

bijvoorbeeld

een jaartrajectkaart of een ov-jaarkaart?

Of deze vergoeding onbelast is, hangt af van het aantal

zakelijke

reizen dat de werknemer met het abonnement

maakt. Dit kunt u op twee manieren bepalen:

• U maakt met uw werknemer een afspraak over een

nacalculatie.

• U maakt met uw werknemer geen afspraak over een

nacalculatie.

U maakt met uw werknemer een afspraak over een nacalculatie

Binnen één maand na het einde van de geldigheid van het

ov-abonnement bepaalt u op basis van nacalculatie samen

met uw werknemer het zakelijke gebruik van het abonnement.

Zijn de kosten van het zakelijke gebruik minder dan

de kostprijs van het abonnement, dan moet de werknemer

het verschil aan u terugbetalen. U kunt ook met uw werknemer

afspreken dat een eventueel resterend bedrag loon

is voor de werknemer. Dit loon kunt u ook als eindheffingsloon

onderbrengen in uw vrije ruimte.



Voorbeeld 1

U verstrekt een OV-jaarkaart van € 6.000. De prijs van de zakelijke reizen

waarvoor de werknemer de kaart gebruikt, is € 8.000. De verstrekking van

de OV-jaarkaart is dan volledig onbelast.

Voorbeeld 2

U verstrekt een OV-jaarkaart van € 6.000. De prijs van de zakelijke reizen

waarvoor de werknemer de kaart gebruikt, is € 4.000. De verstrekking van

de OV-jaarkaart is dan voor € 4.000 onbelast en voor € 2.000 belast.

U maakt met uw werknemer geen afspraak over een nacalculatie

De verstrekking is alleen onbelast als u aannemelijk kunt

maken dat de waarde van de zakelijke reizen ten minste

even hoog is als de kosten van het ov-abonnement.

Voor het aannemelijk maken van deze waarde mag u

de volgende

methoden gebruiken:

Belastingdienst | Handboek Loonheffingen 2011 19 Vervoer en reiskosten | 194

• U gaat uit van een periode van één maand. In dat geval

moet de waarde van de zakelijke reizen minstens even

hoog zijn als de kosten van het abonnement.

• U gaat uit van een langere periode (zes maanden of

langer).


In dat geval moet de waarde van de zakelijke

reizen


minstens de helft zijn van de kosten van het

abonnement.



19.2.3 Ter beschikking stellen

van vervoerbewijzen

U maakt gebruik van de oude regeling voor vrije vergoedingen

en verstrekkingen

Uw werknemer kan voor zijn werk per openbaar vervoer

reizen

met vervoerbewijzen die u voor hem hebt gekocht.



Dit kunnen losse kaartjes zijn of ov-abonnementen. Er is

dan sprake van vervoer vanwege de werkgever (zie paragraaf

19.9). U mag de plaatsbewijzen onbelast aan uw werknemer

ter beschikking stellen. De vervoerbewijzen blijven uw

eigendom. Uw werknemer heeft geen reiskosten, zodat u

hem geen onbelaste reiskostenvergoeding mag betalen.

U kunt wel een onbelaste vergoeding geven van maximaal

€ 0,19 per kilometer voor de reizen van en naar bijvoorbeeld

een station of bus- of tramhalte (zie paragraaf 19.2.4).

Ter beschikking stellen van een OV-abonnement

Stelt u aan uw werknemer een ov-abonnement ter beschikking?

Dan hoeft u niets bij het loon te tellen als uw werknemer

het ov-abonnement regelmatig gebruikt voor reizen voor

het werk. Doet hij dat niet, dan is de waarde in het economische

verkeer loon. Een ov-abonnement is bijvoorbeeld

een jaartrajectkaart of een ov-jaarkaart.

Ter beschikking stellen van een voordeelurenkaart

Stelt u aan uw werknemer een voordeelurenkaart ter

beschikking? Dan hoeft u niets bij het loon te tellen als uw

werknemer deze kaart (ook) voor reizen voor het werk gebruikt.

U mag daarnaast maximaal de prijs van treinkaartjes voor

zakelijke reizen onbelast vergoeden.



U maakt gebruik van de werkkostenregeling

U kunt ov-abonnementen, voordeelurenkaarten en losse

plaatsbewijzen voor zakelijke reizen onbelast ter beschikking

stellen aan uw werknemer. Reizen voor woon-werkverkeer

zijn ook zakelijke reizen.

Ter beschikking stellen van een OV-abonnement

Stelt u aan uw werknemer een ov-abonnement ter beschikking?

Dan hoeft u niets bij het loon te tellen als uw werknemer

het abonnement regelmatig gebruikt voor reizen voor

het werk. Doet hij dat niet, dan is de factuurwaarde loon.

Ter beschikking stellen van een voordeelurenkaart

Stelt u aan uw werknemer een voordeelurenkaart ter

beschikking? Dan hoeft u niets bij het loon te tellen als

uw werknemer deze kaart (ook) voor reizen voor het werk

gebruikt. U mag daarnaast maximaal de prijs van treinkaartjes

voor zakelijke reizen onbelast vergoeden.



Wijziging van omstandigheden: terbeschikkingstelling niet

meer onbelast

U mag het ov-abonnement of de voordeelurenkaart niet

langer onbelast ter beschikking stellen als de reisomstandigheden

van de werknemer ingrijpend wijzigen.

Bijvoorbeeld:

• Uw werknemer krijgt een auto van de zaak en gebruikt

deze auto voor zakelijke reizen.

• U of uw werknemer verhuist, waardoor uw werknemer

het abonnement of de kaart niet meer voor zakelijke

reizen


gebruikt.

• De dienstbetrekking met uw werknemer eindigt.

U kunt de werknemer dan vragen het ov-abonnement bij

u in te leveren. Als uw werknemer het ov-abonnement van

u mag blijven gebruiken, dan is bij een abonnement dat

nog niet is ingegaan, de factuurwaarde ervan loon van uw

werknemer. Maar u mag het loon ook als eindheffingsloon

onderbrengen in uw vrije ruimte. Hetzelfde geldt voor een

voordeelurenkaart.

Bij een ov-abonnement dat al wel is ingegaan, is de waarde

in het economische verkeer loon van de werknemer. Maar u

mag het loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw

vrije ruimte. Voor een voordeelurenkaart hoeft u in dit geval

niets bij het loon te rekenen.



19.2.4 Vervoer van en naar een station of halte

Voor reizen van uw werknemer van zijn huis of arbeidsplaats

naar bijvoorbeeld een station of bus- of tramhalte mag

u maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden.

Bij gebruik van een taxi mag u de werkelijke taxikosten

onbelast vergoeden (zie paragraaf 19.6).



Let op!

Als u gebruikmaakt van de werkkostenregeling, is de maximale

onbelaste vergoeding € 0,19 per kilometer.

19.2.5 Reisaftrek voor de inkomstenbelasting

Als uw werknemer voor zijn werk met het openbaar vervoer

reist, kan hij voor de inkomstenbelasting recht hebben op

de reisaftrek. Dat kan onder de volgende voorwaarden:

• U verstrekt uw werknemer geen vervoerbewijzen, omdat

er dan sprake is van vervoer vanwege de werkgever

(zie paragraaf 19.9).

• Uw werknemer reist minimaal één keer per week of 40

keer per kalenderjaar met het openbaar vervoer naar zijn

werk.


Uw werknemer vermindert het bedrag van de reisaftrek

met de reiskostenvergoeding die u betaalt.



Belastingdienst | Handboek Loonheffingen 2011 19 Vervoer en reiskosten | 195

Verder moet uw werknemer ons voor de reisaftrek een

verklaring

kunnen overleggen. In de meeste gevallen

is dat een openbaarvervoerverklaring die het openbaarvervoerbedrijf

aan uw werknemer heeft afgegeven.

Als uw werknemer niet met abonnementen reist, omdat

hij bijvoorbeeld in deeltijd werkt, kan hij toch voor de

reisaftrek

in aanmerking komen. Daarvoor moet hij een

reisverklaring van u kunnen overleggen en de vervoerbewijzen.

Als uw werknemer een ov-chipkaart gebruikt,

heeft hij geen vervoerbewijzen en moet hij overzichten

van de transacties (reizen) overleggen.

In de door u ondertekende reisverklaring moet in ieder

geval het volgende staan:

• uw naam en adres

• de naam en het adres van uw werknemer

• het aantal dagen per week waarop uw werknemer meestal

per openbaar vervoer naar zijn werkplek(ken) reist



19.2.6 Schema openbaar vervoer

U maakt gebruik van de oude regeling van vrije vergoedingen

en verstrekkingen

Gebruik dit schema als uw werknemer per openbaar

vervoer

reist.


Oude regeling: schema openbaar vervoer

U vergoedt, verstrekt of stelt een ov-abonnement ter beschikking voor

zakelijke reizen (zie paragraaf 19.2.1, 19.2.2 en 19.2.3).

ja • De vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling van het

ov-abonnement is onbelast.

• U mag een extra onbelaste vergoeding geven van € 0,19 per

kilometer van en naar station of halte (bij taxi: werkelijke kosten),

tenzij het traject met het ov-abonnement kan worden afgelegd.

nee



U vergoedt, verstrekt of stelt een voordeelurenkaart ter beschikking



voor zakelijke reizen (zie paragraaf 19.2.1, 19.2.2 en 19.2.3).

ja • De vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling van de

voordeelurenkaart is onbelast.

• De vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling van

treinkaartjes voor zakelijke reizen is onbelast.

• U mag een extra onbelaste vergoeding geven van € 0,19 per

kilometer van en naar station of halte (bij taxi: werkelijke kosten).

nee


U verstrekt of stelt losse plaatsbewijzen ter beschikking

(zie paragraaf 19.2.2 en 19.2.3).

ja • De verstrekking of terbeschikkingstelling is onbelast.

• U mag een extra onbelaste vergoeding geven van € 0,19 per

kilometer van en naar station of halte (bij taxi: werkelijke kosten).

nee



U vergoedt losse plaatsbewijzen (zie paragraaf 19.2.1). ja U mag kiezen:



1. U geeft een onbelaste vergoeding voor de plaatsbewijzen en

maximaal € 0,19 per kilometer van en naar station of halte

(

bij taxi: werkelijke kosten).



2. U geeft een onbelaste vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer

voor de gehele reisafstand, tenzij een deel van het traject valt onder

een ov-abonnement.

1   ...   35   36   37   38   39   40   41   42   ...   55

  • 19.1.5 Vergoedingen administreren en bewaren
  • Belastingdienst
  • U maakt gebruik van de werkkostenregeling
  • 19.2.2 Verstrekken van vervoerbewijzen U maakt gebruik van de oude regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen
  • 19.2.3 Ter beschikking stellen van vervoerbewijzen U maakt gebruik van de oude regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen
  • Wijziging van omstandigheden: terbeschikkingstelling niet meer onbelast
  • 19.2.4 Vervoer van en naar een station of halte
  • 19.2.5 Reisaftrek voor de inkomstenbelasting
  • 19.2.6 Schema openbaar vervoer U maakt gebruik van de oude regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen

  • Dovnload 2.98 Mb.