Thuis
Contacten

    Hoofdpagina


Business Requirements

Dovnload 18.96 Kb.

Business Requirements



Datum23.10.2018
Grootte18.96 Kb.

Dovnload 18.96 Kb.

Business Requirements

Inleiding


Dit document beschrijft de high level requirements van het te leveren product. De verschillende modules zullen hier verder beschreven worden.

Algemene beschrijving van het Ekonomika systeem


Ekonomika is één van de grootste studentenverenigingen in Leuven. Zij verleent diensten aan studenten van de faculteit Economie en Bedrijfswetenschappen, zowel ter ontspanning als ter ontwikkeling van hun talenten. Dit gaat gepaard met een hoge nood aan informatie. Het huidige systeem bevat verouderde software waaraan in de loop der tijd door de verschillende jaarwerkingen veranderd is. Ook de informatie staat verspreid over verschillende databases, die niet goed onderhouden zijn. Dit verklaart de nood aan een nieuw, makkelijk te onderhouden systeem.

Ekonomika heeft meer dan 1500 leden die zich inschrijven in het begin van het schooljaar. Deze leden kunnen in de loop van het jaar meedoen aan verschillende activiteiten. Tevens kunnen zij boeken kopen via de cursusdienst, de KD. Dit gebeurt allemaal aan een zeer democratische prijs. Natuurlijk moet er bijgehouden worden welke leden er meedoen aan welke activiteiten, en of er ook niet-leden meedoen hieraan. Daarnaast mag een lid zich slechts eenmaal inschrijven per activiteit, of enkel één exemplaar per boek kopen tegen ledentarief om chantage te vermijden.

Een goede informatievoorziening naar de leden toe is ook zeer belangrijk in deze omgeving. Daarom wil Ekonomika ook graag een verzorgde, overzichtelijke en interactieve website creëren. Hierop kan een lid de verschillende activiteiten bekijken, beoordelen, en zich ervoor inschrijven. Het moet dus mogelijk zijn om zelf makkelijk pagina’s toe te voegen aan verschillende subdomeinen. In het begin van het schooljaar kan een student zich ook voorinschrijven bij Ekonomika, om zo lange wachttijden bij de echte inschrijving te vermijden. Deze voorinschrijving is eigenlijk belangrijk om op voorhand cursussen te bestellen. De student die zich heeft vooringeschreven kan zich dan via de KD effectief lid maken door zijn bestelling af te halen en te betalen voor zijn lidmaatschap. De website heeft daarnaast ook een online cursus dienst, waarbij leden zich via hun studentennummer kunnen inloggen om zo cursussen te bestellen bij de KD. Deze bestellingen kunnen dan op een bepaalde dag afgehaald worden.

Het systeem zelf kan zowel comité – als ereleden gebruikt worden om verschillende gegevens en data in te vullen. Er moet wel een duidelijke en strikte scheiding zijn tussen het algemene beheer en de dagelijkse verwerking van gegevens.


Business requirements


In wat volgt zullen de vereisten van de verschillende modules meer specifiek toegelicht worden.

Leden beheer


Wanneer studenten lid willen worden van Ekonomika, moeten zij zich inschrijven en een bepaalde prijs betalen. Dit kan over het ganse jaar gebeuren, maar speelt zich voornamelijk af in het begin van het schooljaar. Een student kan zich voorinschrijven (zie module website), maar kan ook gewoon zonder voorinschrijving naar de Ekobar gaan. De Ekobar is de verzamelplaats van Ekonomika, waar studenten kunnen ontspannen, en waar zich tevens de KD bevindt. Bij de Ekobar worden dan de inschrijvingen gedaan aan verschillende computers. Het systeem moet toelaten op een snelle manier studenten in te schrijven bij Ekonomika. Zij krijgen een lidkaart, die gekoppeld is aan hun inschrijving. Hiervoor heeft Ekonomika lidkaart scanners.

Een student wordt ingeschreven met al zijn details, waaronder woonplaats (zowel kotadres als thuisadres), opleiding, telefoonnummer, emailadres… Deze details zijn ofwel manueel in te vullen, ofwel kunnen ze achterhaald worden via de studentennummer. KU Leuven bezorgt Ekonomika een ACCESS file waarin zich deze gegevens bevinden. Vervolgens moet het lid betalen, waarna hij/zij wordt geactiveerd. Geactiveerde leden zijn dus leden die reeds betaald hebben.

Indien een student zich heeft vooringeschreven, en een bestelling heeft gedaan bij de KD, kan deze zich activeren door zijn bestelling af te halen en te betalen voor zijn lidmaatschap.

Het ledensysteem moet dus enkel leden kunnen inschrijven op een snelle en betrouwbare manier, lidkaarten hieraan koppelen, en de leden activeren bij betaling. De administrators moeten leden kunnen verwijderen, statistieken trekken, en een mailinglijst kunnen trekken van de leden per verschillende opleiding.

Opmerking: Er zijn verschillende soorten leden in Ekonomika: gewone leden, comité-leden en ere-leden. Deze worden op dezelfde manier ingeschreven, maar de laatste twee worden ook geacht het systeem zelf te gebruiken terwijl de gewone leden op zich enkel data zijn.

Activiteiten beheer


In de loop van het jaar worden er verschillende activiteiten georganiseerd door Ekonomika. Leden en niet-leden kunnen zich hiervoor inschrijven. De verschillende soorten leden kunnen een verschillende prijs aangerekend worden voor eenzelfde activiteit. Leden moeten ook zich kunnen uitspreken over een bepaalde activiteit op de website (zie module website).

Leden kunnen zich inschrijven voor een activiteit en betalen dan een voorverkoopprijs (indien er voorverkoop is voor deze activiteit). Hiervoor moeten zij naar het voorverkooppunt gaan (de Ekobar), en betalen voor de activiteit. Hiervoor wordt hun lidkaart ingescand indien zij lid zijn, en wordt er aangeduid dat het lid meedoet aan de activiteit. Zij kunnen zich slechts eenmaal inschrijven per activiteit. Een niet-lid kan ook een ticket kopen bij voorverkoop, en dit moet tevens worden bijgehouden in het systeem. Zij betalen een andere prijs dan leden.

Wanneer de activiteit van start gaat, wordt aan de kassa gecontroleerd aan de hand van de lidkaart of het lid in kwestie zich heeft ingeschreven voor de activiteit. Er kan dan ook worden aangeduid dat het lid naar de activiteit is gekomen. Een belangrijke opmerking hierbij is dat bij de kassa meestal geen internet voorzien is. Er moet dus een ‘kopie’ van de data worden gemaakt om te kunnen zien welke leden mogen binnengelaten worden en welke niet. Het systeem moet dus toelaten om voor activiteiten waar geen internet connectie is, en waar er dus geen toegang is tot de server, een oplossing te bieden voor het bovenstaande probleem.

Samengevat moet een lid zich kunnen inschrijven voor een activiteit, betalen, genoteerd staan in het systeem als ingeschreven en betaald, en het systeem moet makkelijk toegang krijgen bij een offline omgeving. Ook niet-leden kunnen zich voorinschrijven en om zo een toegangsticket te verkrijgen. Administrators kunnen activiteiten creëren en beheren, leden uit een activiteit verwijderen, statistieken trekken en mailing lijsten kunnen trekken van de leden die zijn ingeschreven voor een bepaalde activiteit.


Cursusdienst


De KD verkoopt boeken en cursussen van vakken gegeven in de faculteit Economie en Bedrijfswetenschappen. Een student kan een bestelling doen op de website, waar zij zijn ingelogd via hun studentennummer. Het systeem kan zien welke richting deze persoon volgt en een suggestie doen qua boeken die verkrijgbaar zijn in de KD. Daarnaast kunnen zijn nog andere boeken zoeken en erbij toevoegen of verwijderen. Per boek/cursus moet het lid kunnen zien of het boek beschikbaar is of nog moet besteld worden door de KD.

Binnen de KD moeten de comité en ereleden die hier verantwoordelijk voor zijn een lijst van bestellingen kunnen trekken om zo de verschillende boeken makkelijk klaar te leggen. Verder moet er per nieuwe bestelling een bericht geplaatst worden zodat de comité – en ereleden dit kunnen nakijken.

Aan de KD kan zelf ook nog zonder bestelling boeken en cursussen gekocht worden. Zowel bij bestelling als bij gewone verkoop moet er een factuur afgedrukt worden. Als een student aan de KD komt, moet men makkelijk boeken en cursussen kunnen toevoegen bij de verkoop. Men moet kunnen aanduiden of er wordt verkocht aan een lid, door zijn lidkaart te scannen of aan een niet-lid. Er moet bijgehouden worden welke boeken er zijn verkocht aan welk lid, en het aantal. Een lid kan maar één exemplaar per boek/cursus kopen tegen ledentarief, elk bijkomend exemplaar is tegen het volledige tarief.

De administrators en de medewerkers moeten kunnen zien hoeveel boeken er fysiek nog aanwezig zijn, en hoeveel boeken er reeds besteld zijn. Ook de besteldatum van nieuwe boeken door de KD en de datum van aankomst moet op een manier worden ingevuld door de administrator en kan gelezen worden door de medewerkers en verkopers. Daarnaast moeten de administrators ook boeken kunnen beheren in het systeem. Dit houdt in dat zij dit kunnen verwijderen, wijzigen en toevoegen. Verder kunnen ook statistieken worden getrokken over de verkoop. Er kan tevens ook een shiftenlijst worden beheerd voor de verkopers en medewerkers van de KD. Medewerkers kunnen dan aanduiden wanneer zij willen werken op de KD.

De verkopers moeten zich eerst persoonlijk aanmelden in het systeem, om zo te kunnen bijhouden welke verkoper wat en hoeveel heeft verkocht.

Extra: Het zou mooi zijn indien een lid dat een bestelling doet, meteen kan betalen via overschrijving en dan ook een bewijs hiervan krijgt. Hierdoor kan, met het bewijs, meteen de bestelling worden afgehaald bij de KD.

Verder zou op het subdomein van de website dat gericht is op de KD nog dit komen:


  • Openingsuren

  • Knop om alles in Engels weer te geven

  • Contactgegevens van Vice-praeses KD

  • Pagina met algemene vragen + oplossing rond de KD. (zie bijvoorbeeld ook naar de website van conceptiemiddelen; Welke betalingsmogelijkheden zijn er?, Hoe moet ik bestellen?,…)

  • Kaartje met wegbeschrijving naar de KD (of een link naar de plaats waar dit staat op de website)

  • Comitéleden (naam + foto)

Website


In de vorige delen is reeds veel geschreven in verband met de website. Hier worden nog enkele andere requirements neergeschreven.

Algemene indeling


Voor de algemene indeling zoeken we te gaan naar een indeling die dicht bij de website van VTK, te vinden bij http://vtk.ugent.be/ of https://www.vtk.be/. De website moet duidelijk, overzichtelijk en makkelijk navigeerbaar zijn. Een lid moet kunnen inloggen via zijn studentennummer en paswoord van KU Leuven om zo gelinkt te worden aan zijn inschrijving. Er bestaat een gemakkelijke manier, aangeboden door KU Leuven, om dit te voorzien. Pas nadat een lid zich heeft ingelogd via KU Leuven, en zich heeft ingeschreven bij Ekonomika, kan deze bestellingen plaatsen, commentaar geven bij activiteiten en andere zaken regelen.

Op de voorpagina van de site kan een student makkelijk de verschillende opkomende activiteiten zien, en andere informatie van Ekonomika voor de studenten. Verder kunnen zij zich makkelijk inloggen in ‘Mijn Ekonomika’. Ook de verschillende partners van Ekonomika moeten goed zichtbaar zijn.


Voorinschrijving


Bij de voorinschrijving kunnen studenten op een snelle manier inschrijven bij Ekonomika. Zij zijn verplicht om enkele gegevens in te geven en een disclaimer aan te duiden om verder te kunnen gaan.

Activiteiten


Iedereen kan de activiteiten bekijken, waar een foto opstaat en verdere uitleg. Ook kan er een rating worden gegeven en commentaar door de leden. Een lid kan zich ook inschrijven voor een activiteit, om dan later te betalen in de Ekobar of bij de activiteit zelf. Een activiteit moet makkelijk toegevoegd kunnen worden door de administrators, met eventueel een link naar een subdomein waar een eigen gemaakte site kan worden toegevoegd.

Cursusdienst


Zie deel over Cursusdienst, boven.

Varia


Verder zijn er nog andere subdomeinen, waarop bv informatie staat over het praesidium, de comité’s, diensten, bedrijvenrelaties.. Hierop staat meestal statische inhoud.

Toevoegen


Het zou gemakkelijk moeten zijn extra pagina’s toe te voegen en te verwijderen binnen het domein. Er zijn in Ekonomika enkele PHP pagina’s die kunnen hergebruikt worden. Het zou dus mogelijk moeten zijn deze te hergebruiken en nieuwe toe te voegen.

  • Business requirements In wat volgt zullen de vereisten van de verschillende modules meer specifiek toegelicht worden. Leden beheer
  • Activiteiten beheer
  • Cursusdienst
  • Algemene indeling
  • Voorinschrijving
  • Cursusdienst Zie deel over Cursusdienst, boven. Varia

  • Dovnload 18.96 Kb.