Thuis
Contacten

    Hoofdpagina


Databank tertiair onderwijs

Dovnload 0.67 Mb.

Databank tertiair onderwijs



Pagina2/6
Datum13.03.2017
Grootte0.67 Mb.

Dovnload 0.67 Mb.
1   2   3   4   5   6

Dit luik bevat alle informatie die nodig is om een interface te ontwikkelen tussen de toepassing voor studentenbeheer die een instelling gebruikt en de Databank Tertiair Onderwijs van het agentschap.


In het eerste deel worden de te volgen procedures toegelicht.
Het tweede deel bevat de gedetailleerde gegevensbeschrijving.
DEEL 1 - Procedures
De volgende punten geven in detail aan hoe de instellingen en het agentschap met dit systeem van studentendatabank werken.
1. Testmogelijkheid
Er is een testcode voorzien in de gegevensstructuur, om een testbericht te kunnen doorgeven ter controle, zonder over te gaan tot de verwerking van de gegevens in de databank. Dit kan door de ontwikkelaars gebruikt worden om vooraf reeds hun conversiesoftware uit te testen. Het is echter ten zeerste aan te raden om deze testmogelijkheid uit te schakelen in de productieve installaties. Dit om te vermijden dat de productieve bestanden van een niets vermoedende hogeschool/universiteit in de testomgeving terechtkomen.
2. Inhoud van de zending
Een studentenbestand bevat in principe telkens alle gegevens van een volledige instelling. De gegevens van de verschillende vestigingen moeten samengebracht worden in één bestand. Het principe van één volledige instelling per bestand moet het agentschap toelaten een sluitende opvolging te doen van de binnenkomende stroom berichten. Voor de definitieve tellingen op 1 februari en 30 september dienen de berichten ALLE studenten te bevatten, ook de uitgeschreven studenten.
Tijdens de voorlopige zendingen, gebeurtenis 10620, kunnen ook berichten met een deel van de ingeschreven studenten gestuurd worden. Dit hoeft dus niet noodzakelijk volledig te zijn. Een volgend bericht kan ook andere studenten bevatten, die samen met de eerder gestuurde gegevens worden opgeslagen. Er kan ook een aanpassing, toevoegingen of schrappingen voor één of enkele studenten worden gestuurd. Alleen deze studenten worden dan bijgewerkt in de databank.
3. Bericht van verwerking
De instelling wordt steeds op de hoogte gebracht van het resultaat van de verwerking van de toegezonden gegevens. Het agentschap zendt namelijk een bericht via EDISON terug naar de instelling met het resultaat van de verwerking van het studentenbestand.

Bij de verwerking van de gegevens wordt een onderscheid gemaakt tussen verschillende types fouten. Bepaalde fouten maken dat de gegevens onbruikbaar worden voor verdere verwerking. Bij andere afwijkingen kan het bestand wel verwerkt worden.

Een studentenbestand op 1 februari en 30 september, dat na controle verder kan worden verwerkt, wordt opgeladen in de Databank Tertiair Onderwijs. Voor een voorlopige zending (gebeurtenis 10620) worden de studenten met correcte gegevens opgeladen, de studenten met fatale fouten niet.

Voor zendingen die fouten bevatten, wordt een foutenrapport aangemaakt. Eventuele fouten die enkel aanleiding geven tot waarschuwingen worden ook in het rapport vermeld.


Voor inhoudelijke vragen aangaande fouten kunt u terecht op AHOVO.

Voor technische vragen in verband met de Edison-software of voor het aanmaken van een elektronisch bericht via EDISON kunt u zich wenden tot de Edison-helpdesk: 02-553 90 90, e-mail: helpdesk.edison@ond.vlaanderen.be, en website: http://www.ond.vlaanderen.be/edison/
4. Behandeling van correcties
De identificatiegegevens mogen geen fouten bevatten. Deze gegevens moeten coherent zijn. Zo zullen de eerste zes posities van het rijksregisternummer moeten overeenkomen met de geboortedatum (JJMMDD) of daarmee maximaal één dag verschillen.

Voor gebeurtenis 10620 worden de controles beperkt (zie detailbeschrijving per veld). De gegevens dienen wel te voldoen aan de veldlengte en het –type.

Voor de zending-header, bericht-header en berichteinde gelden de bestaande controles.

Bepaalde velden worden optioneel bij gebeurtenis 10620 (zie detailbeschrijving per veld). Voor de definitieve tellingen van 01.02.jjjj en 30.09.jjjj blijven de bestaande controles gelden.
Het is belangrijk dat het stamnummer in een instelling uniek is en niet wordt herbruikt voor een ander student, zelfs na uitschrijving en dat de student hetzelfde stamnummer in de instelling behoudt.
Op het agentschap worden de ontvangen gegevens eerst automatisch gecontroleerd. Indien deze controle geen fouten ontdekt, voegt men de gegevens toe aan de studentendatabank. De studentendatabank reflecteert steeds de situatie in een instelling zoals die geldig is op het moment van opvraging.

Bij de voorlopige zendingen worden de foutloze studenten sowieso opgeladen.

Bij de definitieve zendingen op 1/2 en 30/9 moet het bericht alle studenten bevatten, die pas opgeladen worden, wanneer het bericht foutloos is.
Indien tijdens de controle van de ontvangen gegevens fouten worden ontdekt, ontvangt de instelling een gedetailleerd foutenrapport. Men moet deze fouten verbeteren en het verbeterde bestand zo snel mogelijk naar het agentschap zenden.

Voor de voorlopige zendingen kan de correctie alleen de studenten bevatten die gecorrigeerd worden.

Voor de definitieve zendingen dient het bericht opnieuw alle studenten te bevatten met de correcties voor de betrokken studenten.

Het is dus alleen mogelijk individuele studentengegevens toe te voegen of te verbeteren voor de voorlopige zendingen.
Na het verbeteren van eventuele fouten in de databank van de instelling kan het studentenbestand opnieuw worden opgestuurd.
Let wel dat hier steeds sprake is van de situatie zoals deze zich voordoet op de tellingsdatum (uitgezonderd de ‘voorlopige zendingen’). Programma's die een geautomatiseerd studentenbeheer implementeren, moeten mogelijkheden voorzien om deze toestand te archiveren. Indien dit niet gebeurt, kan het voor de administratie van de instelling moeilijk zijn om de toestand van 1 februari, respectievelijk 30 september te reconstrueren.
Het is mogelijk dat een instelling zelf ontdekt dat verkeerde of onvolledige gegevens toegezonden werden. In voorkomend geval wordt een nieuw bestand aangemaakt en naar het agentschap gestuurd. Indien de structuur van dat nieuw studentenbestand correct is, worden de nieuwe studentengegevens in de studentendatabank opgeladen en de eerder gemelde gegevens verwijderd.
5. Wijzigbare velden
Een nieuwe situatie voor een student vervangt steeds de voorgaande in alle gebeurtenissen (10620, 10600, 10400).
Indien een student in de loop van een academiejaar van soort contract en/of opleiding wijzigt dient er een nieuw record 136 toegevoegd. Het oude blijft aanwezig met een uitschrijvingsdatum.
Een inschrijving wordt in DTO geïdentificeerd aan de hand van de hoofdstructuur, instellingsnummer, stamnummer, vestigingsplaats, administratieve groep, soort contract, aard inschrijving en datum inschrijving. Als deze gegevens voor een student met twee of meer inschrijvingen identiek zijn, wordt dit beschouwd als een dubbele inschrijving en niet verwerkt.
Tot het academiejaar 2005-2006 vormde de telling van 30/9 een bijwerking van de gegevens van 1/2. Omdat dit ook een aantal nadelen heeft, zal de telling van 30/9 vanaf 30/09/2007 onafhankelijk functioneren van 1/2. De situatie op 30/9 vervangt volledig de situatie op 1/2.
6. Eén registratiemodel voor alle opleidingen
Flexibilisering geldt voor alle opleidingen, ook deze in afbouw. De nieuwe DTO-velden zijn van toepassing op de opleidingen in afbouw. Anderzijds dienen een aantal velden die van toepassing waren in een studiejaarsysteem niet meer ingevuld te worden, ook niet voor de opleidingen in afbouw.
De volgende DTO-kenmerken zijn van toepassing op alle opleidingen:


  • 0136-23 Inschrijvingsinformatie: SOORT CONTRACT

  • 0136-24 Inschrijvingsinformatie: STUDIEPUNTEN EVC / EVK METBEKWAAMHEIDSONDERZOEK

  • 0136-25 Inschrijvingsinformatie: STUDIEPUNTEN VRIJSTELLING ZONDER BEKWAAMHEIDSONDERZOEK

  • 0136-26 Inschrijvingsinformatie: AANTAL STUDIEPUNTEN WAARVOOR VOOR DE EERSTE MAAL INGESCHREVEN

  • 0136-27 Inschrijvingsinformatie: AANTAL STUDIEPUNTEN WAARVOOR NIET VOOR DE EERSTE MAAL INGESCHREVEN

  • 0136-28 Inschrijvingsinformatie: AANTAL EFFECTIEF BEHAALDE / VERWORVEN STUDIEPUNTEN (CREDITS) VAN HET LOPEND ACADEMIEJAARJAAR

  • 0136-29 Inschrijvingsinformatie: AANTAL VERWORVEN CREDITS EN AANTAL GEDELIBEREERDE STUDIEPUNTEN VAN HET LOPEND ACADEMIEJAAR

  • 0136-30 Inschrijvingsinformatie: AANDUIDING DIPLOMA KAN BEHALEN

  • 0136-31 Inschrijvingsinformatie: AANDUIDING DIPLOMA BEHAALD

De volgende DTO-kenmerken hoeven niet meer ingevuld te worden voor alle opleidingen. Ze zijn immers niet meer toepasbaar door flexibilisering. U vult niet van toepassing (doorgaans waarde 99) in:




  • 0135-07: HERKOMST M.B.T. FINANCIERBAARHEID

  • 0136-10: ZITTIJD EXAMENCOMMISSIE VLAAMSE GEMEENSCHAP/INSCHRIJVING EXAMENS

  • 0136-14: AANDUIDING INDIVIDUEEL AANGEPAST JAARPROGRAMMA/GEÏNDIVIDUALISEERD OPLEIDINGSPROGRAMMA

  • 0136-15: REGIME INSCHRIJVING

  • 0136-19: VERMOEDELIJKE FINANCIERBAARHEID INSCHRIJVING

  • 0136-20: PERCENTAGE FINANCIERBAARHEID INSCHRIJVING

  • 0136-21: STUDIERESULTAAT

Het gaat om volgende opleidingen en programma's:







Hogescholen

Universiteiten

BAMA

Professioneel gerichte bachelor







Academisch gerichte bachelor

Academisch gerichte bachelor




Master

Master







Master na professionele bachelor




Bachelor na bachelor







Master na master

Master na master




Schakelprogramma

Schakelprogramma




Voorbereidingsprogramma

Voorbereidingsprogramma

Afbouw

Basisopleidingen en initiële lerarenopleidingen

Basisopleidingen




Voortgezette opleidingen

GAS en GGS

Andere

Specifieke lerarenopleidingen

Specifieke lerarenopleidingen




(Initiële lerarenopleiding van academisch niveau)

(Academische initiële lerarenopleiding)




Voortgezette lerarenopleidingen










Doctoraatsopleidingen







Doctoraten




HOKT-SP afbouw



1   2   3   4   5   6

  • 2. Inhoud van de zending
  • Voor de definitieve tellingen op 1 februari en 30 september dienen de berichten ALLE studenten te bevatten, ook de uitgeschreven studenten.
  • 3. Bericht van verwerking
  • Voor een voorlopige zending (gebeurtenis 10620) worden de studenten met correcte gegevens opgeladen, de studenten met fatale fouten niet.
  • Voor inhoudelijke vragen aangaande fouten kunt u terecht op AHOVO.
  • 4. Behandeling van correcties
  • Voor gebeurtenis 10620 worden de controles beperkt (zie detailbeschrijving per veld). De gegevens dienen wel te voldoen aan de veldlengte en het –type.
  • Het is belangrijk dat het stamnummer in een instelling uniek is en niet wordt herbruikt voor een ander student, zelfs na uitschrijving en dat de student hetzelfde stamnummer in de instelling behoudt.
  • Bij de voorlopige zendingen worden de foutloze studenten sowieso opgeladen.
  • Voor de voorlopige zendingen kan de correctie alleen de studenten bevatten die gecorrigeerd worden.
  • Indien een student in de loop van een academiejaar van soort contract en/of opleiding wijzigt dient er een nieuw record 136 toegevoegd. Het oude blijft aanwezig met een uitschrijvingsdatum.
  • 6. Eén registratiemodel voor alle opleidingen
  • Hogescholen Universiteiten
  • Specifieke lerarenopleidingen Specifieke lerarenopleidingen

  • Dovnload 0.67 Mb.