Thuis
Contacten

    Hoofdpagina


Databank tertiair onderwijs

Dovnload 0.67 Mb.

Databank tertiair onderwijs



Pagina3/6
Datum13.03.2017
Grootte0.67 Mb.

Dovnload 0.67 Mb.
1   2   3   4   5   6

Voor de BAMA-opleidingen wordt één administratieve groep per opleiding voorzien.


Voor de opleidingen in afbouw worden de bestaande administratieve groepen verder gebruikt. Deze vermelden nog een studiejaar. Het is alleen van belang dat u de student die zich inschrijft voor een kandidatuur of licentie ook onderbrengt in een administratieve groep van een kandidatuur of licentie. Het aantal diploma's wordt berekend op basis van het nieuwe veld "heeft diploma behaald", en niet meer op basis van het aantal studenten in het laatste studiejaar (de zogenaamde diplomarichtingen).

Voor studenten die opleidingsonderdelen uit verschillende van de oude studiejaren volgen, kunt u de student ook vermelden in de respectievelijke administratieve groepen.


DEEL 2 - Gegevensbeschrijvingen
Het tweede deel van deze technische handleiding bevat een gedetailleerde beschrijving van de gegevens die het departement Onderwijs dient te ontvangen.

Eerst wordt de structuur van de gegevens beschreven, daarna wordt de inhoud van de records toegelicht.


A. Structuur
1. Formaat van de gegevens
Het departement Onderwijs gebruikt Code Page 500 als codetabel. Deze Code Page ondersteunt de meeste karakters van de Code Page 850. Hieronder is een tabel afgedrukt met de karakters en hun ASCII-waarden uit de Code Page die toegelaten zijn. U stuurt enkel deze tekens door. Een zending mag gebaseerd zijn op een andere Code Page, maar dan vermeldt het veld 3 van de zending-header om welke Code Page het gaat.

De lijst met toegelaten tekens:




32 b

33 !


34 "

35 #


36 $

37 %


38 &

39 '


40 (

41 )


42 *

43 +


44 ,

45 -


46 .

47 /


48 0

49 1


50 2

51 3


52 4

53 5


54 6

55 7


56 8

57 9


58 :

59 ;


60 <

61 =


62 >

63 ?


64 @

65 A


66 B

67 C


68 D

69 E


70 F

71 G


72 H

73 I


74 J

75 K


76 L

77 M


78 N

79 O


80 P

81 Q


82 R

83 S


84 T

85 U


86 V

87 W


88 X

89 Y


90 Z

91 [


92 \

93 ]


94 ^

95 _


(b = spatie)

96 `


97 a

98 b


99 c

100 d


101 e

102 f


103 g

104 h


105 i

106 j


107 k

108 l


109 m

110 n


111 o

112 p


113 q

114 r


115 s

116 t


117 u

118 v


119 w

120 x


121 y

122 z


123 {

124 |


125 }

126 ~


128 Ç

129 ü


130 é

131 â


132 ä

133 à


134 å

135 ç


136 ê

137 ë


138 è

139 ï


140 î

141 ì


142 Ä

143 Å


144 É

145 æ


146 Æ

147 ô


148 ö

149 ò


150 û

151 ù


152 _

153 Ö


154 Ü

155 ø


156 £

157 Ø


160 á

161 í


162 ó

163 ú


164 ñ

165 Ñ


166 ª

167 º


168 ¿

173 ¡


174 «

175 »


181 Á

182 Â


183 À

189 ¢


198 ã

199 Ã


208 ð

209 Ð


210 Ê

211 Ë


212 È

214 Í


215 Î

216 Ï


221 |

222 Ì


224 Ó

225 ß


226 Ô

227 Ò


228 õ

229 Õ


230 m

231 þ


232 Þ

233 Ú


234 Û

235 Ù


236 ý

237 Ý


238 -

239 ´


240 -

241 ±


244 ¶

245 §


246 ÷

247 ¸


248 °

249 ¨


251 ¹

252 ³


253 ²

 datum: - wordt voorgesteld door 10 tekens: DD.MM.JJJJ of DD/MM/JJJJ

- voorbeeld: "01.02.2005" of “01/02/2005”

- indien het veld "niet ingevuld" wordt, gebruikt u nullen ("00.00.0000" of “00/00/0000”) als opvultekens.
 numeriek:

- rechtsgepositioneerd, vooraan opgevuld met nullen

- voorbeeld: (4 posities): "0003"

- indien het veld "niet ingevuld" wordt, gebruikt u als opvultekens nullen.


 numeriek getekend:

- rechts-gepositioneerd, vooraan opgevuld met nullen, behalve de eerste positie voor negatieve waarden: deze is een minteken "-"

- voorbeeld: (5 posities): "-0003"

- indien het veld "niet ingevuld" wordt, gebruikt u als opvultekens nullen.


 alfanumeriek:

- linksgepositioneerd, achteraan opgevuld met spaties

- voorbeeld: (10 posities): "JANbbbbbbb"

("b" = spatie)

- indien het veld "niet ingevuld" wordt, moeten als opvultekens spaties (blanco's) gebruikt worden.
 tijd:

- lay-out : HH:MM:SS in het 24-uren stelsel

- laagste waarde : 00:00:00 (middernacht)

- hoogste waarde : 23:59:59



2. Inhoud van het bestand
Vooreerst dient opgemerkt dat, wat de recordstructuur betreft, de algemene richtlijnen van het EDISON-project gevolgd zijn. EDISON is het project dat zich bezighoudt met de elektronische communicatie tussen de hogeschool / universiteit en het agentschap.

3. Recordstructuur van een bestand
Een bestand is een opeenvolging van records. Een record bestaat uit ASCII-tekens. De lengte van een record is steeds 210 tekens.1
Er zijn 6 soorten recordtypes:

- zending-header : het eerste record van het bestand is het zending-header record. Dit record heeft geen recordtype.

- bericht-header : staat bovenaan elke logische groep van datarecords en bevat informatie over de onderliggende datarecords. Dit record heeft altijd het recordtype 0005.

- bericht-einde : staat achteraan elke groep van datarecords en sluit het bericht af. Dit record heeft altijd het recordtype 9995.

- 3 datarecords : bevatten de gegevens zelf.

Deze records bevatten dus de studenteninformatie.

- Een eerste recordtype is voor de studentengegevens hoger onderwijs altijd 0134 met de studentenidentificatiegegevens. Voor elke student wordt slechts één record aangemaakt.

- Het tweede recordtype is 0135 voor de studenteninformatie hoger onderwijs. Voor elke student wordt slechts één record aangemaakt.

- Het derde recordtype bevat de gegevens die verband houden met de inschrijving van een student. Het recordtype is 0136. Er wordt één record aangemaakt per inschrijving en per type contract. Per student kunnen er verschillende records met inschrijvingsgegevens voorkomen. De records met de inschrijvingsgegevens volgen onmiddellijk op de records met de identificatiegegevens en de studenteninformatie van de betreffende student.

S
VERSIENUMMER


chematisch kan een zending zoals die aangeboden wordt als volgt voorgesteld worden:



123456




0005

03

000001

bericht-header informatie

0134

01

000001

identificatiegegevens

0135

05

000002

studenteninformatie

0136

05

000003

inschrijvingsinformatie

0136

05

000004

...

0134

01

000005

identificatiegegevens

0135

05

000006

studenteninformatie

0136

05

000007

inschrijvingsinformatie













0134

01

...

...

0135

05

...

...

0136

05

...

...













0134

01

000097

identificatiegegevens

0135

05

000098

studenteninformatie

0136

05

000099

inschrijvingsinformatie

0134

01

000100

identificatiegegevens

0135

05

000101

studenteninformatie

0136

05

000102

inschrijvingsinformatie

0136

05

000103

inschrijvingsinformatie

9995

03

000001

bericht-einde informatie

Ieder berichtrecord of datarecord bestaat uit een aantal velden en ieder veld neemt een aantal tekens in beslag. De velden in een record zijn afhankelijk van het type. Records van hetzelfde type hebben steeds eenzelfde indeling in velden.

Er zijn geen scheidingstekens tussen de velden in een record, noch tussen de records onderling (De Carriage Return en Line Feed worden door de controleprogramma’s weggewerkt).
B. Inhoud van de records

1. Algemeen overzicht
Hierna volgt een overzicht van de verschillende recordtypes die in de huidige versie toegelaten zijn. Verderop wordt een meer uitgebreide beschrijving gegeven van de verschillende velden waaruit ieder recordtype bestaat, van de toegelaten waarden voor deze velden en van de eventuele foutenboodschappen waartoe een veld aanleiding kan geven.
Momenteel zijn er 6 recordtypes toegelaten:


  • zending-header

  • type 0005 “bericht-header”

  • type 0134 “identificatiegegevens

  • type 0135 “studenteninformatie”

  • type 0136 “inschrijvingsinformatie”

  • type 9995 “bericht-einde”

Van ieder type wordt nu eerst de onderverdeling in velden, het aantal posities dat een veld in beslag neemt, het veldtype en een omschrijving gegeven.


Recordlay-out zending-header.


zending-header

nr

pos

veldtype

omschrijving

1

2

3



4

5


6

20

5



1

178


numeriek

alfanumeriek

numeriek

alfanumeriek

alfanumeriek


instellingsnummer

referentienummer van de zending

gebruikte Code Page

testindicator

opvullen met blanco's


TOT

210









0005 Bericht-header

nr

pos

veldtype

omschrijving

1

2

3



4

5

6



7

8

9



10

11


12

13

14



15

4

2

6



5

6

5



3

10

7



30

15

30



10

8

69



numeriek

numeriek


numeriek

numeriek


numeriek

alfanumeriek

numeriek

datum


alfanumeriek

alfanumeriek

alfanumeriek

alfanumeriek

datum

tijd


alfanumeriek

recordtype

versienummer

volgnummer bericht

soort gebeurtenis

instellingsnummer

niet van toepassing = blanco

hoofdstructuur

tellingsdatum

niet van toepassing = blanco

naam contactpersoon

telefoonnummer contactpersoon

naam van de software

datum creatie

tijd creatie

opvullen met blanco's


TOT

210









9995 Bericht-einde

nr

pos

veldtype

omschrijving

1

2

3



4

4

2

6



198

numeriek

numeriek


numeriek

alfa­numeriek



recordtype

versienummer

volgnummer bericht

opvullen met blanco's



TOT

210








0134 Identificatiegegevens [versienummer 01]

Nr

pos

veldtype

omschrijving

1

2

3



4

5

6



7

8

9



10

11

12



13

14

15



16

17

18



19


4

2

6



6

3

15



11

10

1



50

30

10



33

4

6



8

5

5



1

numeriek

numeriek


numeriek

numeriek


numeriek

numeriek


numeriek

datum


alfanumeriek

alfanumeriek

alfanumeriek

alfanumeriek

alfanumeriek

numeriek


alfanumeriek

alfanumeriek

numeriek

numeriek


alfanumeriek

recordtype

versienummer

recordvolgnummer

instellingsnummer

hoofdstructuur

stamboeknummer

identificatienummer

geboortedatum

geslacht

familienaam

eerste voornaam

andere voornamen



straat woonplaats

huisnummer

busnummer

postcode woonplaats

landcode woonplaats

nationaliteit

opvullen met blanco’s


TOT

210









0135 Studenteninformatie [versienummer 05]

nr

pos

veldtype

omschrijving

1

2

3



4

5

6



7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18
19

20

4

2

6



6

3

15



2

6

4



6

6

4



6

4

4



6

6

5


5

110

numeriek

numeriek


numeriek

numeriek


numeriek

numeriek


numeriek

numeriek

numeriek

numeriek

numeriek

numeriek


numeriek

numeriek


numeriek

numeriek


numeriek

numeriek
numeriek

alfanumeriek


recordtype

versienummer

recordvolgnummer

instellingsnummer

hoofdstructuur

stamboeknummer

herkomst m.b.t. financierbaarheid

administratieve groep afstudeerrichting secundair

diplomajaar afstuderen secundair onderwijs

instelling afstuderen secundair onderwijs

einddiploma basisopleiding hoger onderwijs

diplomajaar einddiploma basisopleiding hoger onderwijs

instelling diploma basisopleiding hoger onderwijs

academiejaar eerste inschrijving hogeschool

academiejaar eerste inschrijving universiteit

adm groep hoger onderwijs laatst ingeschreven academiejaar

instelling hoger onderwijs laatst ingeschreven academiejaar

diploma secundair onderwijs behaald in het buitenland -


landcode

diploma hoger onderwijs behaald in het buitenland - landcode

opvullen met blanco’s


TOT

210









0136 Inschrijvingsinformatie [versienummer 05]

nr

pos

veldtype

Omschrijving

1

2

3



4

5

6



7

8

9



10

11

12



13

14
15

16

17

18



19

20

21



22

23

24



25

26
27


28
29

30

31



32

4

2

6



6

3

15



6

4

3



2

2

2



1

1
2


10

10

3



2

2

2



1

2

3



3

3
3
3


3

1

1



99

numeriek

numeriek


numeriek

numeriek


numeriek

numeriek


numeriek

numeriek


numeriek

numeriek


numeriek

numeriek


numeriek

numeriek
numeriek

datum

datum


numeriek

numeriek


numeriek

numeriek


numeriek

numeriek


numeriek

numeriek


numeriek
numeriek
numeriek
numeriek

alfanumeriek

alfanumeriek

alfanumeriek



recordtype

versienummer

recordvolgnummer

instellingsnummer

hoofdstructuur

stamboeknummer

administratieve groep inschrijving

academiejaar inschrijving

vestiging

zittijd EVG/inschrijving afleggen examen

toelatingsvoorwaarde tot het hoger onderwijs

bijkomende toelatingsvoorwaarde

aard inschrijving

aanduiding aangepaste jaarprogramma –


geïndividualiseerd programma

regime inschrijving

datum inschrijving

datum uitschrijving

aantal studiepunten

vermoedelijke financierbaarheid inschrijving

percentage financierbaarheid inschrijving

studieresultaat

taalregime

soort contract

studiepunten EVC / EVK met bekwaamheidsonderzoek

studiepunten vrijstelling zonder bekwaamheidsonderzoek

aantal studiepunten waarvoor voor de eerste maal
ingeschreven

aantal studiepunten waarvoor niet voor de eerste maal


ingeschreven

aantal effectief behaalde / verworven credits van het lopende


academiejaar uitgedrukt in studiepunten

aantal verworven credits en het aantal gedelibereerde studiepunten van het lopende academiejaar uitgedrukt in studiepunten

aanduiding dat de student zijn diploma KAN behalen

aanduiding dat de student zijn diploma HEEFT behaald

opvullen met blanco’s


TOT

210








2. Uitgebreide beschrijving van de recordtypes
Voor ieder veld van ieder record volgt nu een uitgebreide beschrijving. Deze beschrijving bevat telkens zes rubrieken.

- De eerste rubriek bevat het recordtype en het veldnummer, de naam van het recordtype en de naam van het veld.


- De tweede rubriek houdt een algemene beschrijving van het veld in.
- De derde rubriek definieert het formaat van het veld.
- De vierde rubriek, "restricties" geeft de semantische (betekenis) regels weer waaraan de waarden van dat veld moeten voldoen. Bij het schrijven van programmatuur voor het aanmaken van het studentenbestand dienen deze restricties ook geïmplementeerd. Indien men bij de controle van de bestanden inbreuken tegen deze specificaties vaststelt, dan worden deze aangegeven als tekortkomingen aan de software.

Hiervan wordt melding gemaakt in een foutenrapport (zie zesde rubriek).


- De vijfde rubriek "aanwezigheid" duidt aan onder welke voorwaarden het veld moet ingevuld zijn.
- De zesde rubriek geeft een opsomming van de moge­lijke foutcodes die kunnen gegenereerd worden bij de controle van dit veld. De foutcode is 7 posities lang en wordt gevolgd door een beknopte omschrijving. De eerste twee posities van de foutcode geven de fase weer waar de fout is opgetreden (bij de syntaxcontrole , de validatiecontrole of de toepassingscontrole). De derde positie van de foutcode geeft het niveau van de fout aan. De laatste vier cijfers geven het volgnummer van de fout aan.
Voor gebeurtenis 10620 (record 135 en 136) is hier vermeld of het betrokken veld optioneel is, wijzigbaar is en of de fouten alleen waarschuwend zijn. Voor de identificatiegegevens blijven de controles behouden.
Wat het niveau van de foutcodes betreft, zijn volgende waarden mogelijk:

  • 1 : fatale fouten;

  • 2 : logische fouten en

  • 3 : waarschuwingen die het opladen niet verhinderen.

Naast de fouten tegen de restricties zijn er een aantal fouten die bij elk veld kunnen voorkomen of die betrekking hebben op de structuur van de zending. Deze foutmeldingen zijn hierna gegroepeerd en worden in de afzonderlijke beschrijving van de velden niet meer vermeld.

Fouten tegen de veldtypes :

- 2010101 : syntax-fout op een alfanumeriek veld;

- 2010102 : syntax-fout op een numeriek veld;

- 2010104 : syntax-fout op een datum veld.

Een voorbeeld van een syntax-fout :

- het bedoelde veld moet numeriek zijn en bevat niet numerieke tekens.

Fouten tegen de structuur van de zending :

- 3110002 : bericht-einde ontbreekt;

- 3110003 : datarecord zonder bericht-header;

- 3110004 : bericht-einde zonder bericht-header;

- 3110017 : bericht bevat geen datarecords.

1. record zending-header.


zending-header

Nr

pos

veldtype

omschrijving

1

2

3



4

5


6

20

5



1

178


numeriek

alfanumeriek

numeriek

alfanumeriek

alfanumeriek


instellingsnummer

referentienummer van de zending

gebruikte Code Page

testindicator

opvullen met blanco's


TOT

210











"zending-header" 01: INSTELLINGSNUMMER

Instellingsnummer van de hogeschool of universiteit waarop de gegevens in de zending betrekking hebben.



Lengte: 6 posities Type: NUMERIEK



Restricties:

- geldig instellingsnummer

Aanwezigheid: VERPLICHT




Foutcodes:

- 3110013: geen geldig instellingsnummer





"zending-header" 02: REFERENTIENUMMER VAN DE ZENDING

- Men gebruikt het referentienummer om verschillende zendingen van eenzelfde hogeschool / universiteit te onderscheiden.


- Het referentienummer wordt gebruikt in een eventueel foutenrapport voor de ontvangen zending of om de ontvangst van de zending te bevestigen.

Lengte: 20 posities Type: ALFANUMERIEK



Restricties:

- het referentienummer moet uniek zijn over de verschillende zendingen voor eenzelfde hogeschool of universiteit. (De combinatie: instellingsnummer, hoofdstructuur, referen­tienummer, datum van de opvraging moet volkomen uniek zijn).


Aanwezigheid: VERPLICHT



Foutcodes:

- 4420214: niet uniek






"zending-header" 03: GEBRUIKTE CODE PAGE

Nummer van de Code Page die gebruikt wordt door de applicaties.





Lengte: 5 posities Type: NUMERIEK





Restricties:

- toegelaten waarde: '00850'

- indien de instelling een andere Code Page gebruikt vermeldt ze om welke Code Page het gaat





Aanwezigheid: OPTIONEEL





Foutcodes:

- 4020003: ongeldige waarde





"zending-header" 04: TESTINDICATOR

Aanduiding of het om een testzending of een gewone zending gaat. Men gebruikt de gegevens van een testzending nooit om studentengegevens op te slaan in de studentendatabank.



Lengte: 1 positie Type: ALFANUMERIEK



Restricties:

- "T" : testzending

- "N" : normale zending



Aanwezigheid: VERPLICHT



Foutcodes:

- 4020003: waarde niet toegelaten



2. record-type 0005: "bericht-header"

0005 Bericht-header

Nr

pos

Veldtype

omschrijving

1

2

3



4

5

6



7

8

9



10

11


12

13

14



15

4

2

6



5

6

5



3

10

7



30

15

30



10

8

69



numeriek

numeriek


numeriek

numeriek


numeriek

alfanumeriek

numeriek

datum


alfanumeriek

alfanumeriek

alfanumeriek

alfanumeriek

datum

tijd


alfanumeriek

recordtype

versienummer

volgnummer bericht

soort gebeurtenis

instellingsnummer

niet van toepassing= blanco

hoofdstructuur

tellingsdatum

niet van toepassing= blanco

naam contactpersoon

telefoonnummer contactpersoon

naam van de software

datum creatie

tijd creatie

opvullen met blanco's


TOT

210










0005-01 bericht-header: RECORDTYPE

Dit veld identificeert het type record.



Lengte: 4 posities Type: NUMERIEK



Restricties:

- toegelaten waarde: "0005" voor bericht-header

Aanwezigheid: VERPLICHT



Foutcodes:









0005-02 "bericht-header": VERSIENUMMER

Dit veld duidt aan welke versie van het recordtype gebruikt wordt.



Lengte: 2 posities Type: NUMERIEK



Restricties:

- "03" : versienummer van het recordtype voor studentengegevens vanaf het academiejaar 1998-1999.

Aanwezigheid: VERPLICHT



Foutcodes:

- 3110019: foutief versienummer





0005-03 bericht-header: VOLGNUMMER BERICHT

Uniek volgnummer van het bericht binnen de zending.



Lengte: 6 posities Type: NUMERIEK



Restricties:




Aanwezigheid: VERPLICHT



Foutcodes:

- 3110009 : volgnummer fout

- 3110011 : niet opeenvolgende nummering binnen bericht

- 3110016 : het volgnummer van dit bericht is reeds gebruikt





0005-04 bericht-header: SOORT GEBEURTENIS

Dit veld identificeert de soort gebeurtenis: dit is de soort gegevens die doorgestuurd worden.



Lengte: 5 posities Type: NUMERIEK



Restricties:

- toegelaten waarden:

"10600" : melding van een pakket met identificatiegegevens, studenten- en inschrijvingsinformatie (01.02.jjjj)

“10400” : melding van een pakket met identificatiegegevens, studenten- en inschrijvingsinformatie met studieresultaten (03.09.jjjj)

10620” : melding van een pakket met identificatiegegevens, studenteninformatie en inschrijvingsinformatie, voorlopige zending (01.02.jjjj)



Aanwezigheid: VERPLICHT



Foutcodes:

- 3110018: soort gebeurtenis code bestaat niet






0005-05 Bericht-header: INSTELLINGSNUMMER

Instellingsnummer van de hogeschool of universiteit waarop de gegevens in de zending betrekking hebben.



Lengte: 6 posities Type: NUMERIEK



Restricties:

- geldig instellingsnummer

Aanwezigheid: VERPLICHT



Foutcodes:

- 3110013: instelling bestaat niet





0005-07 bericht-header: HOOFDSTRUCTUUR

De hoofdstructuur van de hogeschool of universiteit waarover de gegevens in de zending handelen.



Lengte: 3 posities Type: NUMERIEK



Restricties:

- moet georganiseerd zijn in de hogeschool of universiteit

- toegelaten waarde:

- "411" : hogescholenonderwjis

- “511” : universitair onderwijs



Aanwezigheid: VERPLICHT



Foutcodes:

- 3110007: hoofdstructuur onbekend

- 3110014: ingerichte hoofdstructuur onbekend

- 3110015: ingerichte hoofdstructuur niet georganiseerd op
de geldigheidsdatum





0005-08 bericht-header: TELLINGSDATUM

De datum waarop de identificatie- / studenten- / inschrijvingsgegevens worden verzameld.

Dit is 1 februari van het lopende academiejaar voor de identificatiegegevens, studenten- en inschrijvingsinformatie; zowel voor de voorlopige als de definitieve telling is dit 01/02

Dit is 30 september (afsluitdatum academiejaar) van het lopende academiejaar voor de studentengegevens met de verworven credits, uitgereikte diploma’s, gegevens betreffende de inschrijvingen in het tweede semester en de inschrijvingen voor een examencontract.



Lengte: 10 posities Type: DATUM



Restricties:

- de toegelaten waarde zijn :

"01.02.jjjj" of “01/02/jjjj” waarbij 'jjjj' vervangen wordt door het jaar van opvraging.

Dit is '2008' voor het lopend academiejaar “0708”.

"30.09.jjjj" waarbij 'jjjj' vervangen wordt door het jaar van opvraging.

Dit is 2007 voor het vorig afgesloten academiejaar “0607”.
Voor de voorlopige zendingen vanaf het begin vanaf het academiejaar moet er 1 februari (01.02.jjjj) als teldatum worden ingevuld.


Aanwezigheid: VERPLICHT



Foutcodes:

- 3110008: geldigheidsdatum te vroeg

- 4410104: geen geldige datum

- 4410131: niet de toegelaten tellingsdatum

- 4430372: foutieve combinatie tussen soort gebeurtenis en


tellingsdatum





0005-10 bericht-header: NAAM CONTACTPERSOON

In dit veld vermeldt u de naam van de persoon die in de hogeschool / universiteit instaat voor het aanmaken van de zendingen.

Dit moet het agentschap toelaten om, in geval van problemen, contact op te nemen met de betrokken persoon die op de hoogte is van de aanmaak van de studentengegevens.

Lengte: 30 posities Type: ALFANUMERIEK



Restricties: geen



Aanwezigheid: OPTIONEEL




Foutcodes:







0005-11 bericht-header: TELEFOONNUMMER CONTACTPERSOON

In dit veld kan u het telefoonnummer vermelden van de persoon die in de hogeschool of universiteit instaat voor het aanmaken van de gegevens.



Lengte: 15 posities Type: ALFANUMERIEK



Restricties: geen



Aanwezigheid: OPTIONEEL



Foutcodes:







0005-12 bericht-header: NAAM VAN DE SOFTWARE

Dit veld laat toe om een identificatie van de gebruikte software in te vullen.

Indien het gaat om een pakket voor studentenadministratie kan de naam van het pakket en/of de naam van het softwarehuis gebruikt worden, samen met de versie en de releasenummers van de software.

Indien de zending door eigen programmatuur aangemaakt werd, dan kan de naam van de programmeur of de verantwoordelijke worden vermeld.



Lengte: 30 posities Type: ALFANUMERIEK



Restricties: geen



Aanwezigheid: OPTIONEEL



Foutcodes:







0005-13 bericht-header: DATUM CREATIE

Dit veld bevat de datum waarop het bestand werd opgesteld.



Lengte: 10 posities Type: DATUM



Restricties:

- formaat ‘DD.MM.JJJJ’ of ‘DD/MM/JJJJ’.

- moet vallen voor de datum waarop het bestand op het agentschap verwerkt wordt.



Aanwezigheid: VERPLICHT



Foutcodes:

- 3130001 : datum opmaak foutief






0005-14 bericht-header: TIJD CREATIE

Dit veld bevat het tijdstip waarop het bestand werd samenge­steld.



Lengte: 8 posities Type: TIJD



Restricties:

- formaat “UU:MM:SS”

Aanwezigheid: VERPLICHT



Foutcodes:

- 3130002 : tijd opmaak foutief


3. recordtype 9995 : "bericht-einde"


9995 Bericht-einde

nr

pos

veldtype

omschrijving

1

2

3



4

4

2

6



198

numeriek

numeriek


numeriek

alfanumeriek



recordtype

versienummer

volgnummer bericht

opvullen met blanco's



TOT

210










9995-01 bericht-einde: RECORDTYPE

Dit veld identificeert het type record.



Lengte: 4 posities Type: NUMERIEK



Restricties:

- toegelaten waarde: "9995" voor bericht-einde

Aanwezigheid: VERPLICHT



Foutcodes:



  • 3110001: recordtype onbekend

  • 3110004: einde bericht record heeft geen begin bericht







9995-02 bericht-einde: VERSIENUMMER

Dit veld duidt aan welke versie van het recordtype gebruikt wordt.



Lengte: 2 posities Type: NUMERIEK



Restricties:

- "03" : versienummer van het recordtype voor studentengegevens vanaf het academiejaar 1998-1999.

Aanwezigheid: VERPLICHT



Foutcodes:

- 3110019: foutief versienummer





9995-03 bericht-einde: VOLGNUMMER BERICHT

Uniek volgnummer van het bericht binnen de zending.



Lengte: 6 posities Type: NUMERIEK



Restricties:



Aanwezigheid: VERPLICHT



Foutcodes:


- 3110011: nummers binnen bericht niet opeenvolgend
- 3110009: volgnummer fout
- 3110016: volgnummer bericht reeds gebruikt
- 3110010: begin en einde bericht hebben verschillende

volgnummers






4. recordtype 0134: "identificatiegegevens"



0134 Identificatiegegevens [versienummer 01]

nr

pos

veldtype

omschrijving

Soort fout in de voorlopige zendingen < 01/02/JJJJ

1

2

3



4

5

6



7

8

9



10

11

12



13

14

15



16

17

18



19


4

2

6



6

3

15



11

10

1



50

30

10



33

4

6



8

5

5



1

numeriek

numeriek


numeriek

numeriek


numeriek

numeriek


numeriek

datum


alfanumeriek

alfanumeriek

alfanumeriek

alfanumeriek

alfanumeriek

numeriek


alfanumeriek

alfanumeriek

numeriek

numeriek


alfanumeriek

recordtype

versienummer

recordvolgnummer

instellingsnummer

hoofdstructuur

stamboeknummer

identificatienummer

geboortedatum

geslacht

familienaam

eerste voornaam

andere voornamen



straat woonplaats

huisnummer

busnummer

postcode woonplaats

landcode woonplaats

nationaliteit

opvullen met blanco’s


fataal

fataal


fataal

fataal


fataal

fataal


fataal

fataal


fataal

fataal


fataal

fataal


fataal

fataal


fataal


TOT

210









Bij gebeurteniscode 10620 – voorlopige zendingen – blijven de controles identiek aan die van de officiële definitieve telling van 1 februari daar de identificatiegegevens van cruciaal belang zijn voor onder andere de verwerking door de afdeling Studietoelagen of door andere afnemers. Ook op 1 februari zelf zijn ze van belang voor het terugzenden van studiehistoriekgegevens van de student uit de databank lerende mens.

Per veld is gedefinieerd of de aanwezigheid verplicht of optioneel is.
Bij moeilijkheden bij het correct verwerken van identificatiegegevens neemt u contact op met de afdeling Hoger Onderwijs.



0134-01 Identificatiegegevens: RECORDTYPE

Het type identificeert gegevens van studenten.



Lengte: 4 posities Type: NUMERIEK



Restricties:



- "0134": voor identificatiegegevens

- mag niet als eerste record voorkomen, maar moet voorafgegaan worden door een record van type "0005".



Aanwezigheid: VERPLICHT



Foutcodes:

- 3110001: recordtype bestaat niet

- 4020006: verplicht veld niet ingevuld








0134-02 Identificatiegegevens: VERSIENUMMER

Dit veld duidt aan welke versie van het recordtype gebruikt wordt.



Lengte: 2 posities Type: NUMERIEK



Restricties:

- "01": versienummer van het recordtype voor identificatiegegevens vanaf het academiejaar 2005-2006

Aanwezigheid: VERPLICHT



Foutcodes:

- 4020002: versienummer niet correct

- 4020006: verplicht veld niet ingevuld








0134-03 Identificatiegegevens: RECORDVOLGNUMMER

Uniek volgnummer van het record in het bestand.



Lengte: 6 posities Type: NUMERIEK



Restricties:


- moet 1 hoger zijn dan het nummer van het vorig
identificatiedatarecord.
- is “000001” voor het eerste identificatiedatarecord in een
bericht.

Aanwezigheid: VERPLICHT



Foutcodes:


- 3110011: niet opeenvolgende nummering binnen het bericht





0134-04 Identificatiegegevens: INSTELLINGSNUMMER

Het instellingsnummer van de hogeschool / universiteit waar de student ingeschreven is.




Lengte: 6 posities Type: NUMERIEK



Restricties :

- geldig instellingsnummer

- zelfde instellingsnummer als vermeld in de bericht-header.



Aanwezigheid: VERPLICHT



Foutcodes :

- 4420232: geen geldig instellingsnummer

- 4020006: verplicht veld niet ingevuld

- 4410152: stemt niet overeen met bericht-header





0134-05 Identificatiegegevens: HOOFDSTRUCTUUR

De hoofdstructuur van de hogeschool / universiteit waar de student ingeschreven is.



Lengte: 3 posities Type: NUMERIEK



Restricties:

- moet georganiseerd zijn in de hogeschool /
universiteit

- Toegelaten waarde:

“411” : hogescholenonderwijs

“511” : universitair onderwijs



Aanwezigheid: VERPLICHT



Foutcodes:

- 4020006: verplicht veld niet ingevuld

- 4410130: ongeldige code







0134-06 Identificatiegegevens: STAMBOEKNUMMER

Het stamboeknummer van de student binnen de combinatie instelling-hoofdstructuur.



Lengte: 15 posities Type: NUMERIEK



Restricties:



  • er mogen dus enkel cijfers gebruikt worden in het stamboeknummer.

  • Het stamnummer in een instelling is uniek en niet herbruikbaar voor een ander student, zelfs na uitschrijving. Het mag nooit worden gewijzigd voor een student in een zending t.o.v. een vorige zending.



Aanwezigheid: VERPLICHT



Foutcodes:

- 4020006: verplicht veld niet ingevuld

- 4410114: niet uniek



1   2   3   4   5   6


Dovnload 0.67 Mb.