Thuis
Contacten

    Hoofdpagina


De administratieve controle van de inkomende goederenstroom

Dovnload 345.87 Kb.

De administratieve controle van de inkomende goederenstroom



Pagina2/2
Datum05.12.2018
Grootte345.87 Kb.

Dovnload 345.87 Kb.
1   2

De administratieve controle van de goederen


Bij de registratie van de goederen gaat het om het vastleggen van geconstateerde gegevens. Dit registreren is een van de taken van een verkoopmedewerker. De verdere verwerking van deze gegevens hoort bij de administratieve afhandeling van de inkopen. In het grootwinkelbedrijf is hiervoor een speciale afdeling administratie. In het midden- en kleinbedrijf doet de winkelier dit vaak zelf. Ook bij de administratieve verwerking vinden controles plaats. De pakbon wordt vergeleken met de orderbevestiging. De orderbevestiging wordt weer vergeleken met de inkoopfactuur. Voor de volledige administratieve verwerking moeten de volgende inkoopdocumenten beschikbaar zijn:

  • bestelformulier

  • orderbevestiging

  • ontvangstdocumenten

  • vrachtbrief

  • pakbon

  • logboek

  • MBTv-lijst

  • retourbonnen

  • afschrijvingsboek

  • emballagebonnen – inkoopfactuur.

Na de praktische controle aan de hand van de meegezonden vrachtbrief en pakbon vindt de administratieve controle in verschillende fasen plaats.

Fig. 2.7 Administratieve controle

Bestelboekcontrole


Winkels waar dagelijks grote bestellingen worden geplaatst, maken vaak gebruik van een bestelboek. Een van de functies van het bestelboek is de controle van de ontvangen goederen. De eventueel geconstateerde en in het bestelboek verwerkte afwijkingen moet je nu in de administratie verwerken.

Logboekcontrole


De winkels die een bestelboek bijhouden, maken daarnaast vaak gebruik van een logboek. Hierin schrijf je alle inkomende goederen met vermelding van eventuele afwijkingen. Omdat het logboek dagelijks door verkoopmedewerkers wordt bijgewerkt, is het belangrijk dat je periodiek controleert of dit op de juiste wijze gebeurt. Het bijwerken van het logboek is vaak een routineklus waar medewerkers na verloop van tijd laconieker mee kunnen omgaan. Natuurlijk moet je ook hier de geconstateerde afwijkingen in de administratie verwerken.

Factuurcontrole


De inkoopfactuur vergelijk je met de pakbon. Op die factuur staat het bedrag dat je aan de leverancier moet betalen. Als de levering hetzelfde is als wat je had besteld, dan is het bedrag het totale inkoopbedrag van de bestelde goederen.

Maar soms heeft de leverancier een deel van de bestelling niet met deze zending



back-order kunnen afleveren en dat staat vermeld als back-order. Ook kan na de praktische controle wat goederen retour zijn gestuurd. In sommige branches is het gebruikelijk dat emballage met hetzelfde transport wordt geretourneerd. Al deze zaken moet je met de inkoopfactuur verrekenen. Verder controleer je de factuur natuurlijk op de juiste inkoopprijzen.

Conditiecontrole


Tijdens het inkoopproces zijn met de leverancier afspraken gemaakt over de leverings- en betalingscondities. Bij de praktische controle kijk je of de levering overeenkomt met die leveringscondities. Zo niet, dan moet je direct contact opnemen met de leverancier.

Op de inkoopfactuur staan de voorwaarden voor de betaling van de rekening. Ook die controleer je op de afgesproken betalingscondities. Als in de betalingscondities afspraken staan over een afnemerskrediet, dan is er al iets betaald en controleer je of de kosten van de levering overeenkomen met het betaalde bedrag.

Gaat het om een levering onder rembours, dan is bij aflevering het inkoopbedrag afgerekend en moet je dit controleren.

Is er een leverancierskrediet afgesproken, dan is het belangrijk om de uiterste betalingsdatum voor de factuur te administreren. Veel detaillisten gebruiken de mogelijkheid om pas bij het verstrijken van de termijn te betalen, zodat ze rentevoordeel hebben. En soms betalen ze pas na het verstrijken van de termijn. Dit doen ze als de ‘strafkosten’ niet opwegen tegen de rente over deze periode. Nadat de administratieve controle is uitgevoerd, schrijf je een ontvangstbon uit voor de boekhouding dat de inkoopfactuur betaald kan worden. Het is erg belangrijk dat alle stukken na de verwerking op een goede manier worden opgeborgen.

Inkoopformulieren, bestelformulieren, orderbevestigingen en inkoopfacturen berg je

DE ADMINISTRATIEVE CONTROLE VAN DE GOEDEREN



Fig. 2.8

Na het lossen en opslaan komt de administratieve verwerking

met een volgnummer op in een daarvoor bestemde ordner. De geleidedocumenten komen op volgnummer in het logboek en de formulieren zelf berg je ook op nummer op in een ordner. Op deze manier zijn alle formulieren eenvoudig terug te vinden.

Na deze laatste controle worden alle gegevens verwerkt en wordt een ontvangstbon uitgeschreven. Dit is een bewijs voor de boekhouding dat de inkoopfactuur betaald kan worden. Deze manier van gegevensverwerking biedt de informatie die nodig is voor het management van de winkel. Aan de hand van de administratieve verwerking kunnen in de toekomst beslissingen worden genomen.

Samengevat: de registratie van de inkomende goederen is een onderdeel van de administratie. De administratie omvat het verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van gegevens.




Het belang van controle


Je begrijpt nu dat de controle, registratie en administratie van inkomende goederen erg belangrijk voor de winkel zijn. Niet alleen de praktische uitvoering, maar ook de administratieve afhandeling heeft een hoge prioriteit. Afwijkingen in kwantiteit en kwaliteit van de voorraad kunnen grote gevolgen hebben.

Het niet op de goede manier registreren van de inkomende goederen kan een vorm van interne criminele derving zijn. Dit gebeurt vaak niet met opzet, maar het kan grote gevolgen hebben, zoals:



  • geen praktische controle mogelijk door het ontbreken van gegevens op bestelformulier of in bestelboek

  • fouten in de administratie als gevolg van geen of slechte registratie van inkomende goederen en geconstateerde afwijkingen

  • overschrijden van de betalingstermijn en daardoor te betalen boetes, door het niet goed bijhouden van de financiële administratie

  • geen goed inzicht in de financiële situatie van de winkel door het niet op tijd en goed verwerken van betaalde en openstaande inkoopfacturen en creditnota’s

  • geen optimale voorraadbeheersing door het niet op tijd en goed verwerken van manco’s en back-orders

  • geen optimaal relatiebeheer door het ontbreken van inzicht in de samenwerking met de leverancier.




Begrippenlijst

afnemerskrediet

Situatie waarbij de afnemer al gedeeltelijk betaalt voordat de goederen geleverd zijn.

back-order

Een onderdeel van een bestelling dat nog niet afgeleverd kan worden omdat het artikel niet op voorraad is.

bestelboek

Boek waarin de artikelen uit het assortiment staan, gegroepeerd in artikelgroepen met vermelding van het artikelnummer, de besteleenheid en de consumentenprijs.

consignatie

Leverings- en betalingsconditie waarbij de betaling aan de leverancier plaatsvindt nadat de artikelen verkocht zijn en onverkochte artikelen door de leverancier teruggenomen worden.

creditnota

Rekening van een tegoed.

emballage

Verpakking die vaker te gebruiken is.

in nota

Bestelling in portefeuille die later geleverd wordt.

inkoopfactuur

De te betalen rekening van een inkoop of bestelling.

kwaliteit

Deugdelijkheid.

kwantiteit

Hoeveelheid.

leverancierskrediet

Een krediet waarbij de afnemer betaalt nadat de goederen geleverd zijn.

logboek

Boek waarin de detaillist alle inkomende goederen noteert met vermelding van de afwijkingen.

manco

Het aantal te weinig geleverde goederen.

MBTv-lijst

Manco-breuk-teveel-lijst.

recht op retour

Het recht om onverkochte artikelen retour te zenden en te crediteren.

reclameren

De leverancier op de hoogte brengen van afwijkingen in de levering.

rembours

De leverings- en verzendkosten moeten bij aflevering aan de vervoerder betaald worden.

retourartikelen

Artikelen die je naar de leverancier terugstuurt.

retourbon

Formulier voor terug te zenden goederen of emballage.

retouremballagebon

Formulier voor terug te zenden emballage.

retourneren

Het terugsturen van artikelen.

retouropdracht

Opdracht van de leverancier voor het terugsturen van artikelen.

retourtermijn

De periode waarbinnen artikelen teruggestuurd kunnen en mogen worden.

retourvoorwaarden

De condities die de leverancier stelt aan het terugsturen van artikelen.




1   2

  • Bestelboekcontrole
  • Logboekcontrole
  • Factuurcontrole
  • Conditiecontrole
  • Het belang van controle

  • Dovnload 345.87 Kb.