Thuis
Contacten

    Hoofdpagina


De archiefsector in het digitale tijdperk

Dovnload 201.45 Kb.

De archiefsector in het digitale tijdperk



Pagina1/4
Datum23.09.2018
Grootte201.45 Kb.

Dovnload 201.45 Kb.
  1   2   3   4

De archiefsector in het digitale tijdperk


Visie op de rol van ICT in het vergroten van het publieksbereik

INHOUDSOPGAVE
VISIE OP HOOFDLIJNEN
1. INLEIDING EN LEESWIJZER
2. VISIE EN AGENDA VOOR DE TOEKOMST
3. KADERS VAN BELEID
4. HIER EN NU: PRAKTIJK
4.1 Kerngegevens archiefbestel
4.2 Trends en ontwikkelingen
4.3 Digitalisering en digitale toegankelijkheid


Bijlagen 27
1. Beleidsoverzicht
1.1 Alles uit de kast (1998)
1.2 Beleidsbrief eCultuur in beeld (2002)
1.3 Digitaliseringsbrief (2002)
1.4 Telematica onderzoek (2002)
1.5 eCultuur: van i naar e (2003)
1.6 Advies van DEN (2003)
1.7 Beleidsbrief Meer dan de som (2003)
2. Agenda met thema’s en aandachtspunten
3. Overzicht personen consultatieronde

VISIE OP HOOFDLIJNEN
De Taskforce Digitale Toegankelijkheid Archieven, - afgekort Taskforce Archieven -, is in september 2004 opgericht. De Taskforce Archieven heeft als taak een zelfregulerend en dynamisch kwaliteitssysteem voor digitale toegankelijkheid, bedoeld voor de gehele archiefsector, te ontwikkelen. De Taskforce Archieven is opgericht voor de periode 2004-2008. De Taskforce is er voor de archiefsector en de werkzaamheden worden ook in nauwe samenwerking met de sector uitgevoerd. Het Nationaal Archief trekt de Taskforce, werkt nauw samen met DIVA en houdt contact met de Vereniging Digitaal Erfgoed Nederland (DEN). DEN heeft immers een belangrijke sectoroverstijgende rol binnen het erfgoedveld op het gebied van digitalisering.

Waarom dit initiatief ?

Zoveel mogelijk mensen laten profiteren van het nationale historische en culturele vermogen dat onder meer besloten ligt in archieven, musea, bibliotheken en binnen de sectoren archeologie en monumenten.

Dát is de algemene maatschappelijke ambitie waar de archiefsector een bijdrage aan wil leveren. Archieven vormen een bijzonder onderdeel van het culturele vermogen, aangezien zij authentieke en betrouwbare historische bronnen volgens wettelijke regels bewaren en hier kosteloos inzage in geven. Het publieke kapitaal dat in archieven besloten ligt wordt evenwel nog onvoldoende benut. Vele archieven bevatten rijke bronnen over het verleden, maar deze leiden vaak een verborgen en daardoor onzichtbaar bestaan voor het grotere publiek. De potentiële belangstelling is er wél. Dat blijkt uit onderzoek waaruit naar voren komt langs digitale weg een enorme vergroting van publieksbereik mogelijk is.

Daarvoor zijn echter ook veel verbeteringen nodig. Binnen de archiefsector, en ook in andere erfgoed sectoren, wordt op digitaal gebied al veel gedaan. Alle inspanningen op het gebied van digitalisering hebben echter nog niet geleid tot één goed functionerende kennisinfrastructuur. Door de afzonderlijke initiatieven is onvoldoende gewaarborgd dat aan eisen van transparantie, duurzaamheid en relevantie wordt voldaan.
Dit leidt ertoe dat de maatschappelijke doelstelling, - een groter publieksbereik –, slechts beperkt gerealiseerd wordt en dat het maatschappelijke rendement van de gezamenlijke investeringen in digitalisering niet optimaal is.

De uitdaging is om nu, zowel binnen de archiefsector als binnen de andere erfgoedsectoren, van de fase van ‘pionieren en goede initiatieven’ naar die van ‘bundelen, leren en verankeren’ te gaan.


Wat is het kwaliteitssysteem?

Het kwaliteitssysteem formuleert de kwaliteitseisen op het gebied van digitale toegankelijkheid binnen de archiefsector. Ookworden in het systeem de kennis en ervaringen, best en bad practises op het gebied van digitale dienstverlening verzameld en levend gehouden. De Taskforce Archieven wil hiermee een belangrijke impuls geven aan de verdere ontwikkeling naar een publieksgericht archiefbestel. Rijk, gemeenten en provincies steunen deze ambitie.


Wie hebben baat bij dit kwaliteitssysteem?

Publiek, maar ook archiefinstellingen en hun financiers. Het kwaliteitssysteem maakt het mogelijk om

de kwaliteit van de digitale dienstverlening te kunnen bepalen, beheersen en steeds verder te verbeteren.

Visie


Waarom een visie? Als basis en startpunt voor de ontwikkeling van het kwaliteitssysteem heeft de Taskforce met behulp van de archiefsector en andere betrokkenen een strategische visie ontwikkeld op de maatschappelijke betekenis, rol en positie van archiefinstellingen, de bijdragen die zij aan de samenleving willen leveren en de rol die digitale dienstverlening in dit alles speelt. Deze visie zet de richtinggevende kaders neer voor het verdere werk in de Taskforce.

Deze visie luidt dat de archiefsector het publieke en maatschappelijke kapitaal, dat in hun gezamenlijke collecties besloten ligt, maximaal wil benutten. Zoveel mogelijk burgers moeten in de gelegenheid gesteld worden om kennis te nemen van en toegang te krijgen tot ‘de schatkamers van het verleden’. In dit kader zullen naast de bestaande diensten, ook nieuwe vormen van dienstverlening gezocht moeten worden, met name langs digitale weg.

Sleutelwoorden hierin zijn: een principiële oriëntatie op het publiek, het aanhaken bij de interesses bij het publiek, een laagdrempelige aanpak, samenwerking met andere instellingen (bijvoorbeeld musea, bibliotheken) en het leren van en met elkaars ervaringen.
Het toekomstbeeld dat met alle digitaliseringsinspanningen voor ogen staat is het realiseren van één Virtuele Collectie Nederland, dat de virtuele optelsom is van alle digitale inspanningen van de archiefsector, musea, bibliotheken, archeologie en monumenten. Deze omvat tekst, beeld en geluid. Het bevat alle gedigitaliseerde objecten, digitale registraties en weergaven. De bijdrage van de archiefsector bestaat daarnaast ook uit het op een gebruikersvriendelijke manier digitaal beschikbaar stellen van alle toegangen tot de archieven (overzichten van archieven die in bewaarplaatsen berusten, plaatsingslijsten,

thematische ontsluiting zoals zoekwijzers). Hoe meer het archiefwezen digitaliseert en digitaal toegankelijk maakt, hoe groter het aandeel van de archiefinstellingen aan de Virtuele Collectie Nederland wordt.


Het is niet de vraag óf we moeten uniformeren vanuit publieksbelang, maar hóe we dat doen”.

Om de potenties van de digitale weg maximaal te kunnen benutten, moet er op een intelligente manier met ICT en digitalisering omgegaan worden. Een digitale toegang tot alle kennis die in het cultureel erfgoed besloten ligt, vereist een geïntegreerde inspanning van alle erfgoedsectoren en de bereidheid om te werken met gemeenschappelijke standaarden en procedures, die invulling geven aan de

gewenste interoperabiliteit, en om kennis te delen. Hierbij zal uiteraard ook gekeken moeten worden naar internationaal geaccepteerde standaarden.Het kwaliteitssysteem zal de kwaliteitseisen op dit gebied voor de archiefsector formuleren.

Deze kwaliteitseisen zijn niet vrijblijvend, maar zullen status krijgen. Bij het formuleren van deze eisen zal ook aandacht moeten zijn voor financiële aspecten en de effecten op de bestaande grootschalige, landelijke informatiesystemen.


Tot slot. Om een publieksgericht archiefbestel te realiseren zijn ook andere inspanningen dan het formuleren van kwaliteitseisen over digitale toegankelijkheid nodig en belangrijk. Zo is het ook belangrijk om nieuwe vaardigheden en expertises te ontwikkelen en dus te investeren in het menselijke kapitaal.

Ook zullen nieuwe werkwijzen en instrumenten ontwikkeld worden vanuit de principiële keuze voor de oriëntatie op het publiek. Het veronderstelt ook dat het beheer op orde is en dat eventuele achterstanden zijn ingelopen. Ook zullen zogenaamde witte vlekken moeten verdwijnen. Hiermee worden situaties aangeduid, waar in een gemeente of een waterschap geen zelfstandige archiefdienst is, geen gekwalificeerde archivaris is benoemd of waar geen studiezaal voor het publiek is. In die situaties is de ontsluiting van het historisch archief zeer beperkt.

Desalniettemin: met het ontwikkelen en het blijvend toepassen van het kwaliteitssysteem voor digitale toegankelijkheid wordt een belangrijke stap gezet in de richting van een publieksgericht archiefbestel.
Welke koers zet de archiefsector als geheel uit voor de toekomst op het gebied van digitalisering? Om die koers te kunnen bepalen is het essentieel om gezamenlijk een maatschappelijk relevant toekomstbeeld te

delen. Hoe ziet dat eruit? Waar moeten alle digitale inspanningen toe dienen, en welke bijdrage kan elke instelling hier aan leveren? Hoe verhoudt zich dat tot de inspanningen op het gebied van digitalisering bij de andere erfgoedsectoren? Wat hebben archiefinstellingen er eigenlijk zelf aan om, naast de maatschappelijke belangen, een gezamenlijk toekomstbeeld en een gezamenlijke koers te bepalen? En, hoe zit het met de financiering? Antwoorden op deze strategische vragen kunnen alleen in dialoog gevormd worden met alle betrokken partijen, die ieder bepaalde belangen en rollen hebben. Deze partijen zijn:


  • Archiefinstellingen

  • Klanten (publiek)

  • Overheden en andere financierende instellingen

  • Stakeholders in andere erfgoedsectoren (musea, bibliotheken, archeologie, monumenten)

  • Instellingen die bijzondere kennis en ervaring hebben op het gebied van digitalisering van cultureel erfgoed (bijv. IISG, KB, NWO, KNAW)

  • Deskundigen uit de ICT wereld, met name de deskundigen die expertise hebben op het gebied van digitalisering van erfgoed.

In de koers die uitgezet wordt zal een evenwicht gevonden moeten worden tussen de verschillende ideeën en belangen van archiefinstellingen, klanten, overheden en andere financierende instellingen.

Een toekomstvisie die geen of te weinig draagvlak heeft bij één van deze partijen heeft immers weinig realiteitsgehalte. Om die reden hecht de Taskforce groot belang aan een consultatieronde. Concreet zijn

verschillende ronde-tafel-gesprekken georganiseerd waarbij het streven niet is om met iedereen te overleggen, maar wel om over de visie met een brede dwarsdoorsnede vanuit alle relevante partijen te spreken.

Ten behoeve van deze consultatieronde is deze notitie met de visie en toekomstige agenda opgesteld. Met de gesprekken zullen deze verder aangevuld, getoetst en verrijkt worden. De visie in definitieve vorm (begin 2005) zal vervolgens het ‘kompas’ vormen voor de verdere uitwerking van het kwaliteitssysteem

in de Taskforce en concretisering in verdere activiteiten. Voor de goede orde wordt opgemerkt dat dit

visiestuk géén concrete technische invullingen op het gebied van bijvoorbeeld standaarden en procedures bevat. Of bijvoorbeeld keuzes over de vormgeving van het kwaliteitssysteem. Dit maakt onderdeel uit van het vervolgtraject van de Taskforce. Technologie is immers van groot belang om ambities op het gebied van digitalisering van erfgoed waar te maken, maar is altijd volgend ten opzichte van de inhoudelijke strategie.
Leeswijzer

Dit stuk is als een drieluik opgebouwd.


Het eerste luik, hoofdstuk 2, formuleert een visie en agenda voor de toekomst: welke strategische hoofdlijnen op het gebied van digitalisering zetten de archiefinstellingen uit voor de toekomst (2004-2008), en wat zijn hierin belangrijke aandachtspunten en voorwaarden.
Het tweede luik, hoofdstuk 3, schetst het algemene beeld van de belangrijkste kaders van het overheidsbeleid en het daaraan ten grondslag liggende onderzoek op het gebied van digitalisering van erfgoed. Vanwege het belang voor dit thema zijn in bijlage 1 de hoofdpunten nader beschreven.
Het derde luik, hoofdstuk 4, gaat in op het hier en nu van de archiefsector: belangrijke algemene karakteristieken, trends en ontwikkelingen waar de archiefsector rekening mee moet houden, het algemene beeld van digitalisering binnen de archiefsector eind 2004 en belangrijke aandachtspunten en

vragen daarin.


Hoofdstuk 2 VISIE EN AGENDA VOOR DE TOEKOMST
Op basis van reflectie op en analyse van de uitgezette beleidskaders van de overheid (hoofdstuk 3), en de huidige stand van zaken op het gebied van digitalisering binnen de archiefsector (hoofdstuk 4) is in dit hoofdstuk de visie en toekomstagenda (2004-2008) gearticuleerd.

Twee algemene basiseisen stonden voorop bij deze visie: ten eerste moet deze voldoende ambitieus zijn en aansluiten bij de gevormde toekomstbeelden op beleidsniveau. Ten tweede moet de visie ook voldoende aanknopingspunten bieden om vanuit de praktijk van de archiefsector, activiteiten aan te kunnen koppelen. Een visie zonder ambitie of ‘helemaal los van de realiteit’ heeft immers geen praktische waarde.


Maatschappelijke ambitie

Archieven zijn te beschouwen als het geheugen van de samenleving. Ze vormen een middel waarmee overheid en burgers hun rechten kunnen aantonen en spelen dan ook een belangrijke rol in het waarborgen van de rechtsstaat. Om die reden stelt de wetgever regels over het materiële behoud van

archieven, het verzekeren van hun openbaarheid en betrouwbaarheid, en het effectueren van het recht op inzage van iedere burger. Naast een zorgvuldig beheer is een zo groot mogelijk publieksbereik en een zo groot mogelijk gebruik van de collectie in zijn geheel het motto. Vanuit maatschappelijk oogpunt zijn archieven geen doel op zich, maar een middel om maatschappelijke effecten te realiseren. Cultuurdeelname is een instrument om samenhang in de samenleving te bevorderen. Zo kan cultuur deelname het gemeenschapsgevoel bevorderen, maatschappelijk en sociaal isolement voorkomen, mogelijkheden van socialisatie, integratie en zelfrealisatie, en gewoon ook een zinvolle vrijetijdsbesteding mogelijk maken. Daarbij ligt de maatschappelijke rol en bijdrage die archiefinstellingen kunnen leveren

met name in de volgende aspecten besloten:



  • kennis over het verleden is onmisbaar om de samenleving, de mensen en de processen daarin te begrijpen.

  • kennis van het verleden kan helpen om ‘het hier en nu’ en de vraagstukken van vandaag en morgen beter te begrijpen.

  • besef van de historie kan de sociale cohesie, integratie in een samenleving bevorderen.

  • Archieven spelen als ‘geheugen van de overheid’ een rol in het waarborgen van de rechtsstaat (openbaarheid, controleerbaarheid overheidshandelen, rechten van burgers).

Deze twee oriëntaties van de archiefsector –het op een goede, geordende en toegankelijke manier bewaren en beheren, en de oriëntatie op een zo groot mogelijk publieksbereik en een zo groot mogelijk gebruik van de collectie– liggen in elkaars verlengde, en hebben elkaar ook nodig. Een zorgvuldig beheer is voorwaarde om de archieven onder de aandacht te brengen van een zo groot en breed mogelijk publiek.

Dat grote publieksbereik geeft ook de maatschappelijke legitimatie van de uitvoering van de archief wettelijke taken. Beide oriëntaties zijn belangrijk en onmisbaar voor een goed functioneren van archiefinstellingen.
Anders gezegd: je moet ‘je basisregistratie’ op orde hebben om in te kunnen spelen op de vraag van het publiek en deze te verrassen en te verleiden. Daarnaast is kennis over wat het publiek interessant vindt van belang bij het ‘ordenen van je basisregistratie’. Zonder een goed aanbod geen blijvende vraag, en zonder vraag een aanbod waar geen maatschappelijke belangstelling voor is.

Uit diverse onderzoeken blijkt dat belangstelling voor historische informatie vanuit de maatschappij in beginsel groot is. De bestaande klanten van archiefinstellingen zijn verschillend van aard: het varieert van burgers die een enkele keer in hun leven een archiefinstelling bezoeken om foto’s van hun huis of wijk te vinden, tot ambtenaren die (vaak de jongere) archiefstukken raadplegen (zoals bouwtekeningen), tot gedreven genealogen en wetenschappelijke onderzoekers die goed thuis zijn in de collecties en hun weg

daarin weten te vinden. Uit recent onderzoek (IOO rapport Naar een Publieksgericht Archiefbestel, 2003) blijkt een grote nieuwe doelgroep te bestaan, die vooralsnog alleen interesse heeft om virtueel kennis te nemen van archieven, en die alleen via internet een bezoek wil brengen aan archiefinstellingen. Qua omvang overtreft deze nieuwe, potentiële groep virtuele bezoekers het aantal huidige fysieke en virtuele bezoekers (potentie: ca. 3.450.000 mensen ofwel 28%, versus bestaand: 2.500.000 mensen ofwel 20%

van de bevolking, waarvan 7% bestaat uit alleen fysiek bezoek en 13% uit fysiek en virtueel bezoek).

De zichtbaarheid van de archieven binnen het totale historische en culturele aanbod is evenwel onvoldoende. De naamsbekendheid is gering, het bereik is beperkt en het imago is stoffig. Daardoor wordt het publieke en maatschappelijke kapitaal van de archiefinstellingen onvoldoende benut.

De archiefsector wil dit maatschappelijk kapitaal benutten en daartoe stappen zetten in de richting van een meer publieksgericht archiefbestel. Dat houdt meer in dan ‘de klant professioneel en vriendelijk te woord te staan’.

Dat houdt een principiële oriëntatie op ‘de klant’, die doorwerkt in werkprocessen, werkmethoden, instrumenten, competenties en positie in de maatschappij. Dit vraagt om:


  • een bereidheid tot het doorvoeren van wezenlijke veranderingen;

  • een reflectie op de zwakkere punten;

  • het actief benutten van de sterke punten (unieke collectie, voorlopers met pioniersgeest en creativiteit, ervaringen op het gebied van digitale dienstverlening);

  • een principiële oriëntatie op het publiek en het daarop inrichten van werkprocessen, ontwikkelen van nieuwe werkwijzen en instrumenten;

  • systematisch verzamelen en delen van ervaringen en kennis ten nutte van de archiefsector als geheel, en uiteindelijk het publiek;

  • principe bereidheid om, vanuit het belang van het publiek, mee te gaan in uniformering en standaardisering (daar waar dat vanuit het publieksbereik en efficiency overwegingen noodzakelijk is), hetgeen het opgeven van een deel van de autonomie inhoudt (het maken van eigen keuzes over standaarden, instrumenten, etc.). “Het is niet de vraag óf we moeten uniformeren vanuit publieksbelang, maar hóe we moeten uniformeren”.

  • aandacht voor verschillende doelgroepen;

  • het ontwikkelen van nieuwe producten;

  • inzet van nieuwe presentatievormen (interactief, virtueel, audiovisueel, media mix);

  • samenwerken met en leren van andere culturele sectoren;

  • ontwikkelen van nieuwe vaardigheden en expertises.

Ofwel, een omslag in denken en doen. Overheden steunen deze ontwikkeling van harte, vanuit het maatschappelijke belang om zoveel mogelijk burgers in de gelegenheid te stellen kennis te nemen van en toegang te bieden tot ‘de schatkamers van het verleden’.



Inzet van ICT in een publieksgericht archiefbestel
Zoals hierboven is aangegeven, zijn verschillende sporen nodig voor het realiseren van een meer publieksgericht archiefbestel. Een cruciaal spoor wordt gevormd door de inzet van ICT en de digitale dienstverlening. Internet en nieuwe informatie en communicatie technologie (ICT) bieden allereerst volop

kansen om met andere (culturele) organisaties samen te werken. Door kennis en informatie onderling te delen kunnen archieven, musea, bibliotheken het publiek beter bedienen.

Investeren in digitalisering heeft verschillende voordelen. Publiek wordt uitgebreid tot in potentie het wereldpubliek. ICT maakt erfgoed gemakkelijk toegankelijk voor een groot en breed publiek, zowel geografisch als sociaal.

Digitalisering verhoogt het gemak om data van allerlei informatiesystemen op verschillende plaatsen tegelijk te consulteren en te vergelijken. Op die manier stimuleert het onderwijs, wetenschappelijk onderzoek en cultuurproductie. ICT maakt het daarnaast mogelijk om vorm te geven aan publieks participatie: nieuwe communicatievormen zoals e-mail, nieuwsgroepen zorgen voor een goedkope en

snelle interactiviteit met het grote publiek. En, de originele stukken kunnen in optimale omstandigheden bewaard blijven, terwijl een digitaal equivalent toch beschikbaar blijft voor het publiek.
Het toekomstbeeld dat voor ogen staat is met de digitaliseringsinspanningen het realiseren van één Virtuele Collectie Nederland, dat de virtuele optelsom is van alle digitale inspanningen van de archief sector, musea, bibliotheken, archeologie en monumenten. Deze omvat tekst, beelden en geluid. Het bevat

alle gedigitaliseerde objecten, digitale registraties en weergaven.

De bijdrage van de archiefsector bestaat daarnaast ook uit het digitaal beschikbaar stellen van alle toegangen tot de archieven (overzichten van archieven die in bewaarplaatsen berusten, plaatsingslijsten en inventarissen, thematische ontsluiting zoals zoekwijzers).

Dit laatste vergt, voor een goed begrip, enige toelichting.

De archiefsector heeft te maken met een enorm en gevarieerd gezamenlijk bestand aan stukken. Zowel de bestaande collecties als de nieuwe aanwas vormen een enorme hoeveelheid. “Alles zonder meer digitaliseren” zou niet alleen uiterst kostbaar zijn, maar ook zijn doel – een groot publieksbereik – voorbij schieten. De kans is groot dat het zonder een goede context aanbieden van gedigitaliseerde informatie ertoe leidt dat het publiek in die enorme hoeveelheid verdwaalt. Ondanks de potentie in groei van publiek zal de frequentie van gebruik relatief beperkt zijn.

Hoofdlijn is daarom dat de archiefsector op twee sporen een bijdragen aan de Virtuele Collectie Nederland zal leveren:



  1. door gedigitaliseerde objecten zelf

  2. door gebruikersvriendelijke toegangen tot de archieven digitaal beschikbaar te stellen, waardoor

geïnteresseerden als het ware een goede bewegwijzering (“plattegrond”) in handen kunnen krijgen, die hen in staat stelt om hun onderzoek, of hun interesse verder te vervolgen.
Een klein uitstapje naar’ hoe je op dit moment in archieven vindt waar je in geïnteresseerd bent’

Hoewel erfgoedinstellingen het nodige met elkaar gemeen hebben, hebben ze ook elk hun specifieke karakter. In de archiefsector is de realiteit dat het zonder aanvullende hulpmiddelen voor ‘leken’ niet zo eenvoudig om in archieven ‘te vinden waar men geïnteresseerd in is’. Men zou wellicht verwachten dat het intikken van een zoekwoord naar een onderwerp gelijk een lange lijst van ‘hits’oplevert, die gelijk leiden tot die stukken waar op het onderwerp van belangstelling wordt ingegaan.

Helaas is het ingewikkelder. Dat heeft te maken met de gehanteerde systematieken.
Een archief is opgebouwd uit stukken, die door een organisatie (onderdeel) of een persoon in de loop der tijd is verzameld. Wanneer dat archief wordt aangeleverd bij een archiefbewaarplaats, wordt dat opgeslagen zoals dat is aangeleverd. Degene die het archief gevormd heeft, heeft een eigen ‘logica’ in de opbouw van het archief. Om toch bij stukken te komen, die betrekking hebben op een onderwerp waar iemand belangstelling voor heeft, moet deze de werkwijze kennen van degene, die het archief gevormd heeft.

In het ‘klassieke’ onderzoek is de eerste stap die gezet moet worden, het vooronderzoek, het inlezen in het onderwerp, en het bepalen van relevante organisaties en personen.

De tweede stap is vervolgens het uitvinden waar de archieven die betrekking hebben op de

organisatie/persoon zich bevinden: de archiefbewaarplaatsen.

De derde stap tenslotte bestaat uit het raadplegen van de toegangen tot de archieven.

Archieven worden ontsloten door middel van inventarissen, plaatsingslijsten of andere toegang. Daarbij is het relevant om te weten dat een archief zelden op het niveau van de individuele stukken is ontsloten. Het detailniveau van de toegangen verschilt, maar is vaak globaal. Op dit punt is er dus een verschil met bijvoorbeeld catalogi van bibliotheken. Met de codes uit de toegangen kunnen vervolgens bij de archiefinstelling de originele stukken aangevraagd worden, waarna men kan gaan zoeken.

Vanuit oogpunt van de klant gezien biedt het langs digitale weg aanbieden van informatie over

‘gebruikersvriendelijke’ toegangen op zich al meerwaarde (tijdwinst: thuis vooronderzoek doen etc.), zeker als bijvoorbeeld mogelijkheden aan gekoppeld worden om bepaalde stukken te reserveren. Enkele archiefinstellingen hebben al (grote delen van) hun inventaris toegankelijk gemaakt. Uiteraard geldt hierbij dat dit alleen kan als archief beschreven is: als het niet ontsloten vanwege achterstanden bij het inventariseren, kan het ook niet virtueel ontsloten worden.


Hoe zou de toekomst voor de klant er straks uit kunnen gaan zien, als de ambities van de bijdragen van de archiefsector aan de virtuele Collectie Nederland gerealiseerd zijn?

Als we, gemakshalve, ons concentreren op twee belangrijke groepen: (professionele) onderzoekers en de ‘nieuwe virtuele klant’, dan zijn, hardop denkend, de volgende lijnen te schetsen:

De professionele onderzoeker wil on line goed ondersteund worden in zijn onderzoek. Daarvoor

geldt: des te meer gedetailleerde gegevens, des te beter. Daarvoor wordt een goed (landelijk)

totaalbeeld geboden van: welke archieven waar bewaard worden en welke toegangen er zijn op de archieven. Hierdoor wordt zoveel mogelijk informatie on line beschikbaar gesteld, zodat thuis vooronderzoek mogelijk is. Het is daarnaast mogelijk om stukken alvast te reserveren voor inzage. Soms kan de onderzoeker ook thuis kennis nemen van de stukken die in het archief berusten, doordat ze in gedigitaliseerde vorm beschikbaar zijn.

Naast de professionele onderzoeker is er een nieuwe publieksgroep: gelet op onderzoek mensen die vooralsnog alleen interesse hebben om virtueel kennis te nemen van archieven en alleen een virtueel bezoek aan archiefinstellingen wil brengen.

We weten dat het hierbij om ca. 28% van de bevolking van 18 jaar en ouder gaat en dat deze

uiteen valt in vier profielen:



  1. geïnteresseerd in de eigen woonomgeving: woning, straat, buurt, stad of streek: lokale historie;

  2. beelden (afbeeldingen, audiovisuele bronnen);

  3. historische informatie en

  4. gevarieerd interessepatroon: niet op zoek naar één informatiebron. De grootste belangstelling gaat daarbij uit naar

Om deze, niet doorgewinterde archief bezoeker, te kunnen bedienen, zal in de eerste plaats verder onderzoek nodig zijn, gebruik makend uiteraard van de informatie die al verzameld is. Deze nieuw klant beschouwen we op dit moment maar, vanuit onderzoeks perspectief, als een ‘black box’ waar systematisch gekeken zal moeten worden welke eisen deze nieuwe klant stelt aan virtuele dienstverlening. Wat weten we op dit moment wel al? Deze nieuwe klant wil vooral online het nodige beleven: deze zal via aan sprekende en gebruikersvriendelijke manieren verleid moeten worden, c.q. in staat moeten worden gesteld om snel te vinden waar hij of zo in geïnteresseerd is.

Daarbij kan gedacht worden aan digitale schatkamers met pronkstukken (zie gemeentearchief Amsterdam), tijdbalken (Nationaal Archief) on line tentoonstellingen (sectoroverstijgend) over verschillende onderwerpen, virtuele rondleidingen, inspelen op actualiteit (bijv. gemeentearchief Rotterdam). Dan weten we ook dat je ervoor moet zorgen dat deze niet afhaakt, niet vastloopt in informatie die voor hem niet interessant is. Dit stelt ook hele praktische eisen aan de opzet van websites, navigatietechniek etc.

Verdere digitaliseringsinspanningen zouden met name gericht moeten worden op die interessegebieden waarvan duidelijk is dat de nieuwe virtuele klant, het grotere publiek, geïnteresseerd in is. Dit sluit aan bij de gehanteerde praktijk. De legitimatie van de keuze om overheidsgeld in die archiefstukken te steken is dat hiermee een groot publiek mee bediend kan worden. Digitaliseer je dan alleen wat ‘het grote publiek wil’ en kijk je niet naar de intrinsieke waarde van collecties? Het lijkt belangrijk om beide invalshoeken bij de keuzes mee te nemen, maar om wel steeds nadrukkelijk in de afwegingen mee te nemen dat een grote gedigitaliseerde collectie zonder publiek maatschappelijk moeilijk uit te leggen is. Verder doordenkend over de kosten: Is het redelijk dat een klant straks, van achter het bureau, een archiefstuk dat nog niet gedigitaliseerd is, tegen betaling kan laten digitaliseren en opvragen? Als de klant bereid is voor een goede kwaliteit, snelheid en gemak te betalen en dat prefereert boven een eigen bezoek aan de archiefinstelling, wat zou daar op tegen zijn? Kun je ervoor kiezen, vanuit kostenoverwegingen, om

digitale afbeeldingen tegen een basis kwaliteitsniveau kosteloos beschikbaar te stellen (klanten blijken bijvoorbeeld veel belang te hechten aan: kosteloos zoveel mogelijk plaatjes en informatie), en de mogelijkheid bieden om een betere kwaliteit tegen betaling te bestellen?

Kunnen sponsors (bijvoorbeeld ondernemingen) gezocht worden die belangen hebben om bepaalde collecties te laten digitaliseren en aan een groot publiek beschikbaar te stellen? Dit zijn een aantal vragen die bij de verdere uitwerking aan de orde zullen komen. Tot zover dit uitstapje naar de toekomst.

De groei van de Virtuele Collectie Nederland is een autonoom proces, waar het archiefwezen als totaal een bijdrage aan levert. Hoe meer het archiefwezen digitaliseert en digitaal toegankelijk maakt, hoe groter het aandeel wordt in de collectie.

Tegen deze achtergrond verliest de discussie over een eventuele zogenaamde virtuele Historische Collectie Nederland, zoals geïntroduceerd in het IOO rapport, en waarmee de optelsom bedoeld werd van de collecties in alle archiefbewaarplaatsen, zijn betekenis. Waarom zou een dergelijke deelcollectie van de archiefsector immers een zelfstandige meerwaarde voor de klant hebben?


De twee grote maatschappelijke belangen die met een dergelijke, groeiende, Virtuele Collectie Nederland gediend worden zijn:

  • Het biedt zoveel mogelijk burgers toegang tot het totale verzamelde culturele vermogen in Nederland, dat besloten ligt bij honderden instellingen die werkzaam zijn op lokaal, regionaal en landelijk niveau. Iedere instelling heeft een deel van dit vermogen ‘in handen’ en draagt bij aan het totaal. Het realiseren van zo’n virtuele collectie kan alleen als ‘aan de achterkant’ door de instellingen uniforme afspraken worden gemaakt over de wijze waarop zij gegevens over hun collecties vastleggen, databases opbouwen etc. Deze afspraken zijn voor de klant niet interessant en onzichtbaar, maar bieden wel waarborgen op het gebied van continuïteit en duurzaamheid, hetgeen van belang is vanuit oogpunt van zorgvuldige besteding van overheidsmiddelen.

  • Van belang is voorts dat met deze Virtuele Collectie Nederland de individuele archiefinstellingen niet ‘onzichtbaar’ worden, integendeel: hun zichtbaarheid neemt toe.

Vanwege de wettelijke eisen, en de onmogelijkheid om ‘alles digitaal beschikbaar te stellen’ zal het voor klanten altijd mogelijk moeten blijven om een link te kunnen leggen tussen wat deze virtueel zien en de archief instelling waar de originele stukken berusten en waar meer informatie daarover beschikbaar.

Ook is van belang dat de Virtuele Collectie Nederland niet in de weg staat van lokale, regionale, specifieke digitale presentaties en initiatieven. Integendeel, door generiek en erfgoedbreed een aantal basisafspraken te maken over de ontsluiting en presentatie van de totale ‘basisverzameling’ zullen lokale of regionale presentaties alleen aan waarde winnen.

Het begrip Virtuele Collectie Nederland zal verder uitwerking krijgen in samenwerking met de andere erfgoedsectoren.

Om de voordelen van ICT en digitalisering te kunnen benutten moet er op een “intelligente manier” met ICT en digitalisering omgegaan worden. In de eerste plaats vergt een digitale toegang tot alle kennis die in het cultureel erfgoed besloten ligt een geïntegreerde inspanning van alle erfgoedsectoren, en de bereidheid om te werken met gemeenschappelijke standaarden en procedures, en om kennis te

  1   2   3   4

  • Wat is het kwaliteitssysteem
  • Wie hebben baat bij dit kwaliteitssysteem
  • Leeswijzer
  • Hoofdstuk 2 VISIE EN AGENDA VOOR DE TOEKOMST
  • Maatschappelijke ambitie
  • Inzet van ICT in een publieksgericht archiefbestel

  • Dovnload 201.45 Kb.