Thuis
Contacten

    Hoofdpagina


De Digitale Overheid en de wet

Dovnload 0.59 Mb.

De Digitale Overheid en de wet



Pagina11/13
Datum05.12.2018
Grootte0.59 Mb.

Dovnload 0.59 Mb.
1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   13

4.7.3 Archivering en duurzaamheid

Zowel de elektronische aangiften als de papieren aangiften worden door de Belastingdienst ingevoerd in het geautomatiseerde inkomstenbelastingsysteem (IBS). De papieren aangiften worden daarin ingevoerd door handmatige invoer. De verdere behandeling van de belastingaangifte geschiedt zoveel mogelijk op basis van elektronische gegevens met behulp van geautomatiseerde systemen. Voor beide aangiftevormen is van belang dat het originele aangiftedocument bewaard wordt. Deze brondocumenten dienen als basis voor de belastingaanslag en als bewijsstuk bij eventuele bezwaarprocedures en geschillen over de belastingaanslag. De documenten vallen verder onder de bewaarplichten die voortvloeien uit de Archiefwet. De Directie particulieren van de Belastingdienst heeft zelf bewaartermijnen voor brondocumenten vastgesteld die variëren van 12 tot 15 jaar.78 Deze termijnen gelden zowel voor papieren brondocumenten als voor brondocumenten in elektronische vorm.

De papieren aangiftebiljetten worden na ontvangst en invoer van de gegevens in het geautomatiseerde systeem bewaard door de geografische eenheden van de Belastingdienst in een semi-statisch archief. Ze worden hierin bewaard voor de duur van de behandeling van de belastingaanslag en de daarop volgende bezwaartermijnen (tot 2 à 3 jaar). Daarna worden de papieren brondocumenten overgebracht naar het centrale archief van de Belastingsdienst in Apeldoorn. Door middel van een aanvraagformulier kunnen de eenheden uit dit centrale archief brondocumenten opvragen.

De elektronische aangiftedocumenten worden na ontvangst opgeslagen op magneetbanden en overgebracht naar het Easytax systeem dat wordt beheerd door het BAC. De overbrenging die nu nog via magneetbanden geschiedt, zal op termijn worden vervangen door file transfer via het interne computernetwerk van de Belastingdienst. De gegevens van de belastingaangiften worden vanuit het Easytax systeem door middel van magneetbanden verstuurd naar de geografische eenheden voor de behandeling van de belastingaangifte terwijl de brondocumenten in Easytax bewaard blijven. (Ook het gebruik van magneetbanden in deze fase wordt op termijn vervangen door een file transfer systeem.) Het Easytax systeem omvat daartoe een juridisch archief waarin elektronische brondocumenten vercijferd worden opgeslagen. Het juridisch archief wordt opgeslagen op magneetschijf en wordt na 2 à 3 jaar naar magneetband overgezet. Deze elektronische opslagmedia zijn in theorie geschikt om de opgeslagen gegevens voor een periode van 15 jaar vast te houden. Voor de veiligheid worden de gegevens echter iedere 7 à 8 jaar ververst. Ook is het al een aantal malen voorgekomen dat apparatuur, programmatuur en bestandformaten zijn veranderd waardoor er een conversie van de opgeslagen gegevens moest worden uitgevoerd. Het juridisch archief voor de EDI-aangiften is onlangs overgezet van tape naar schijf. Het oude archief zal op korte termijn gemigreerd worden.



4.7.4 Privacy

Belastingaangiften bevatten gegevens over de financiële zaken van personen die daarom zeer privacy-gevoelig zijn. De behandeling van deze gegevens met behulp van geautomatiseerde systemen is daarom met uitgebreide en zorgvuldige technische veiligheidsmaatregelen omgeven. Deze beveiligingsmaatregelen worden nader behandeld in paragraaf 3.7.5. Naast de belastingaangiften verzamelt en registreert de Belastingdienst ook persoonsgegevens die afkomstig zijn van werkgevers, banken en gemeenten. Deze gegevens heeft de Belastingdienst nodig als contra-informatie bij de controle van belastingaangiften. Het gebruik van persoonsgegevens door de belastingdienst is gebonden aan regelgeving ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer, met name de nieuwe Wet bescherming persoonsgegevens. De persoonsgegevens die door de Belastingsdienst worden geregistreerd mogen zodoende alleen worden gebruikt voor doelen die binnen de taakomschrijving van de Belastingdienst vallen. Behalve de heffing en inning van belastingen, de controle van administraties en de opsporing van fraude omvatten deze doelen ook, bijvoorbeeld, de controle op de sociale verzekeringen. Met name voor dit doel kan de Belastingdienst persoonsgegevens uitwisselen met de Sociale verzekeringsbank. De Belastingsdienst genereert daarnaast ook informatie op basis van de registratie van persoonsgegevens waarbij deze gegevens worden geaggregeerd en gedepersonaliseerd. De informatie die hiermee wordt verkregen is niet meer direct herleidbaar tot natuurlijke personen en valt daarom buiten het bereik van regelgeving ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Deze informatie wordt gebruikt voor het opstellen van profielen (zoals normbedragen per beroepsgroep) waarmee belastingaangiften automatisch worden gecontroleerd, voor het genereren van managementinformatie en voor het afleggen van verantwoording over de taakuitvoering, zoals in het jaarverslag van de Belastingdienst. Omdat het geen persoonsgegevens betreft kunnen deze gegevens ook aan derden worden verstrekt zoals dat bijvoorbeeld gebeurt bij de aanlevering van gegevens aan het CBS.



4.7.5 Beveiliging

De behandeling van elektronische belastingaangiften is met uitgebreide technische beveiligingsmaatregelen omgeven. Deze maatregelen hebben als doel:



  • identificatie, de mogelijkheid om vast te stellen van wie een document afkomstig is

  • authenticiteitsbeoordeling, de mogelijkheid om vast te stellen of een document gewijzigd is en

  • autorisatie, de mogelijkheid om te toegang tot een document tot specifieke personen of functies te beperken.

De elektronische belastingaangiften die door belastingplichtigen naar de belastingdienst worden opgestuurd zijn beveiligd met een PIN-code. Deze PIN-code wordt door de belastingplichtigen zelf gekozen en per gewone post naar de Belastingdienst opgestuurd. Deze PIN-code formulieren worden door de Belastingdienst gescand en met OCR technieken (technieken voor automatische tekstherkenning) in het geautomatiseerde systeem ingevoerd voor de controle van de elektronische belastingaangiften. De elektronische Belastingaangiften worden voor verzending versleuteld waarbij de PIN-code wordt gebruikt als symmetrische sleutel. Het beheer van de sleutels wordt verzorgd door de Directie particulieren van de Belastingdienst zelf. Met dit systeem worden identificatie, authenticatie en autorisatie van de elektronische belastingaangifte geregeld. Bij het gebruik van PKI (Public key infrastructure) systemen, waar de Belastingdienst in de toekomst ook naar toe wil, wordt het beheer van de certificaten doorgaans neergelegd bij een onafhankelijke derde partij zodat deze bij geschillen over de juistheid van de verzonden elektronische documenten een oordeel kan vellen. Wanneer het certificatenbeheer zoals nu het sleutelbeheer, wordt gevoerd door de Belastingdienst die tevens als partij betrokken is bij de elektronische gegevensuitwisseling, is dit onafhankelijke oordeel niet mogelijk. De PIN-code beveiliging werkt dus alleen als authenticiteitbeoordelingsmethode tussen de communicerende partijen. Als bewijsmiddel tegenover derden (zoals bijvoorbeeld tegenover de rechter) is de methode zwak. Bij geschillen over de juistheid van verstuurde gegevens worden de problemen bij de elektronische belastingaangifte echter op een andere (procedurele) manier opgelost. Zo wordt aan belastingplichtigen de mogelijkheid geboden om geconstateerde fouten in de aangiften te corrigeren. Verder bestaat de mogelijkheid om tegen opgelegde belastingaanslagen bezwaar te maken.

Naast de verzending van belastingaangiften wordt ook de opslag van brondocumenten met technische middelen beveiligd tegen onbevoegd raadplegen en manipuleren. Het juridisch archief van Easytax bevat alleen vercijferde brondocumenten. Het ontcijferen van deze documenten is alleen mogelijk voor bevoegden. Het Easytax systeem is verder niet voorzien van update mogelijkheden waarmee geregistreerde documenten tegen manipulatie zijn beveiligd.

Om de geregistreerde persoonsgegevens te beveiligen tegen raadpleging en manipulatie door onbevoegden is het lokale netwerk waarbinnen deze gegevens zijn geregistreerd opgezet als gesloten systeem. De uitzondering daarop wordt gevormd door de aanlevering van belastingaangiften via EDI. Deze koppeling met externe computernetwerken is daarom op het niveau van de programmatuur met bijzondere beveiligingsmaatregelen omgeven.

4.7.6 Samenvatting en conclusies

De elektronische belastingaangifte is een voorbeeld van succesvolle toepassing van elektronische documentenverkeer bij de overheid. Het systeem is in snelle tijd populair geworden en het heeft ervoor gezorgd dat de Belastingdienst sneller en efficiënter belastingaangiften kan behandelen. Om de elektronische belastingaangifte mogelijk te maken was het nodig om een aantal wijzigingen aan te brengen in de Algemene Wet inzake rijksbelastingen en de daarbij behorende uitvoeringsregelingen. De bepalingen waarin de methoden van belastingaangiften waren vastgelegd moesten worden uitgebreid met de elektronische vorm van belastingaangifte.

Voor elektronische belastingaangiften worden dezelfde bewaartermijnen gehanteerd als voor papieren aangiftebiljetten. Om aan deze bewaartermijnen te kunnen voldoen worden technische maatregelen genomen om de vereiste duurzaamheid van elektronische media te realiseren.

Doordat de verzameling en registratie van persoonsgegevens in belastingaangiften vallen onder de werking van de regelgeving ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer, mogen deze gegevens alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor ze binnen de Belastingdienst nodig zijn. Deze regelgeving is echter niet van toepassing op geaggregeerde en gedepersonaliseerde gegevens die door de Belastingsdienst worden gegenereerd op basis van hun bestanden met persoonsgegevens. Deze gegevens worden door de Belastingdienst wel naar buiten gebracht, zoals bijvoorbeeld in het jaarverslag en door verstrekking aan het CBS.

De te registreren persoonsgegevens worden verder beveiligd tegen onbevoegd raadplegen en manipuleren door middel van uitgebreide technische beveiligingsmaatregelen. De elektronische belastingaangiften worden beveiligd en versleuteld met een PIN-code verzonden. Omdat het beheer van de sleutels bij de Belastingsdienst (als partij die betrokken is bij de elektronische gegevensuitwisseling) is neergelegd heeft dit systeem geen bewijskracht tegenover derden. De afhandeling van geschillen over de juistheid van de verzonden gegevens wordt daarom gerealiseerd door middel van procedurele maatregelen waarbij de mogelijkheid wordt geboden om geconstateerde fouten te herstellen. Dit soort maatregelen in de organisatorische sfeer kan in bepaalde gevallen dus als alternatief voor technische beveiligingsmiddelen worden toegepast.

4.8 OC&W: Elektronisch documentenverkeer79

4.8.1 Positie in analysekader

Het project Elektronisch documentenverkeer van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (verder: OC&W) betreft een proef waarbij de mogelijkheden worden onderzocht om het creëren, bewerken en verzenden van officiële documenten binnen het Ministerie van OC&W met geautomatiseerde hulpmiddelen te laten verlopen. De juridische hoofdonderwerpen die op basis van het analysekader bij deze gegevensverwerkingsfuncties worden teruggevonden, zijn: bewaarplichten, schriftelijkheidsvereisten, openbaarheid en beveiliging. Alvorens de juridische aspecten van de genoemde geautomatiseerde ondersteuningsfuncties worden behandeld, geven we een schets van de context waarin het project Elektronisch documentenverkeer bij het Ministerie van OC&W zich heeft afgespeeld.



4.8.2 Situatieschets

Op het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (verder: OC&W) is in de periode van september 1997 tot en met mei 1998 een proef uitgevoerd die ten doel had de mogelijkheden te onderzoeken om verschillende vormen van documentenverkeer elektronisch te faciliteren en te begeleiden. Het lag daarbij met name in de lijn der bedoeling het schriftelijke, formele documentenverkeer elektronisch dan wel elektronischer te maken. Om dit mogelijk te maken is voor een stapsgewijze aanpak gekozen waarbij na onderzoek in een proeftraject is gekeken naar de haalbaarheid en wenselijkheid van de introductie van elektronisch documentverkeer binnen OC&W.80 De juridische problemen die tijdens dit onderzoek zijn gesignaleerd, tezamen met de technische obstakels en de verwachte kosten van het project, hebben geresulteerd in een beslissing van de Minister van OC&W om het project voor onbepaalde tijd uit te stellen.


In deze gevalstudie worden de plannen voor het elektronische documentenverkeer bij OC&W beschreven en wordt de analyse van de daarbij gesignaleerde juridische problemen gepresenteerd. Alvorens de juridische en organisatorische consequenties van de introductie van een geautomatiseerd document managementsysteem worden behandeld, worden eerst de bestaande procedures voor de behandeling van papieren documenten beschreven. Binnen het Ministerie van OC&W zijn bij het onderzoek drie verschillende typen officiële documenten onderscheiden: memo's, nota's en minuten.

Nota's zijn formele documenten die worden gebruikt om - met name vooralsnog interne - beleidsbeslissingen voor te bereiden binnen het departement. De nota is een officieel stuk aan de hand waarvan bij de beleidsvorming uitvoer wordt gegeven aan de hiërarchisch gelaagde verantwoordelijkheidsverdeling en aan de mandaatprocedure. Met de nota worden in de hiërarchische lijn beleidsbeslissingen voorbereid en uiteindelijk (via de bestuursraad) aan de minister of staatssecretaris van OC&W als eindverantwoordelijke, ter ondertekening voorgelegd. Daarnaast zijn nota's ook bedoeld voor het formele verkeer tussen directies. Indien het hoofd van een organisatie-eenheid binnen het departement, wiens oordeel over het voorstel in de nota is gevraagd, kan instemmen met het voorstel drukt hij dit uit door een paraaf te geven. Die paraaf kan zonder meer worden gegeven, maar ook kan het zijn dat degene wiens oordeel is gevraagd nog enkele kanttekeningen (zgn. annotaties) plaatst bij het voorstel of op het voorstel in de nota aangeeft dat er enkele wijzigingen dienen te worden aangebracht in de tekst van het voorstel. Nota's worden veelal ontworpen door ambtenaren binnen de organisatieonderdelen van het departement. De ontwerpers van een stuk zijn echter niet altijd diegenen die ingevolge de Organisatie- en Mandaatregeling van OC&W81 tekeningsbevoegd zijn. Die tekeningsbevoegdheid is - volgens de hiërarchisch ingerichte verdeling van de Organisatie- en Mandaatregeling - op enkele uitzonderingen na82 voorbehouden aan de leidinggevenden van de organisatie-onderdelen van het departement (met name directies, directoraten-generaal en uiteindelijk de secretaris-generaal). Een stuk kan slechts aan de minister of staatssecretaris worden voorgelegd op initiatief van iemand die tekeningsbevoegd is volgens de Organisatie- en Mandaatregeling.

Voor een minuut gelden voor wat betreft de parafering dezelfde opmerkingen als die hiervoor voor de nota werden gemaakt. Een minuut is een stuk waarin een uitgaande brief wordt voorbereid. Zo'n brief kan velerlei zaken betreffen. Zo gebeurt het ook nogal eens dat in een nota (die, door alle stukken, zoals, ingekomen brieven, rapporten en voorstukken, die er in worden meegenomen, een aardige omvang kan krijgen) een minuut wordt gevoegd. Ook de minuut gaat door het paraferingscircuit aan het einde waarvan het stuk te beoordeling aan de Minister of staatssecretaris wordt voorgelegd. Omdat er op een minuut verschillende annotaties kunnen zijn gemaakt, wordt er pas nádat een minuut door de minister of staatssecretaris is goedgekeurd, een netbrief gemaakt.

Binnen het departement wordt bij de interne communicatie ook veel gebruik gemaakt van memo's. Memo's worden veelal gebruikt om informatie uit te wisselen en kunnen soms een wat meer informeel karakter hebben. De routering van deze memo's is niet op de memo's zelf aangegeven zoals dat wel het geval is bij de nota's en minuten. Evenwel wordt in veel gevallen dezelfde route gevolgd als bij de nota, in ieder geval in het verkeer met de bewindslieden.


Het formele documentenverkeer in de vorm van nota's en minuten vergt veel van de logistieke organisatie die het verkeer regelt. Na het ontwerpen van een formeel document wordt het stuk door de steller in het paraferingscircuit gebracht. De organisatie-onderdelen van OC&W kennen integraal management en hebben daarom ook de beschikking over eigen zgn. DIV-units die de documentaire informatievoorziening van de eigen eenheid coördineren (DIV = Documentaire Informatie Voorziening). Als een nota of minuut in het paraferingscircuit wordt gebracht wordt zij geregistreerd door de DIV-unit of het secretariaat van de steller en voorzien van een registratienummer. Door deze registratie wordt het mogelijk de route van het stuk te volgen. De registratie door de DIV-units en secretariaten geschiedt geautomatiseerd: er wordt gebruikt gemaakt van een variant van het systeem DOCMAN (Documentmanager). Die automatische registratie houdt in dan dat het registratienummer alsmede een korte omschrijving van de inhoud van het stuk, de steller/ontwerper en nog enkele kenmerken van een stuk worden opgenomen. Het officiële stuk wordt vervolgens tussen de organisatie-eenheden doorgegeven, waarbij de directie Bestuursondersteuning en Advies (BOA) de stukkenstroom begeleidt en coördineert als de stukken worden doorgezonden naar de directeuren-generaal (DG), de secretaris-generaal (SG) en de bewindslieden.83

Is een stuk eenmaal door de procedure dan wordt het, nadat daartoe opdracht is gegeven door bijvoorbeeld de behandelend ambtenaar, gearchiveerd door de DIV-unit of het secretariaat. De DIV-units en secretariaten archiveren het stuk gemiddeld 5 jaar. Nadien wordt gekeken of een stuk in het archief nog ‘dynamisch’ is, dat wil zeggen of het nog vaak wordt opgevraagd. Is dat niet het geval dan wordt bekeken of het een stuk is dat aan het centrale archief (CA) van OC&W moet worden aangeboden. Is dat het geval dan wordt het stuk verplaatst naar het CA. Is dat niet het geval dan wordt het stuk vernietigd. Rust het stuk eenmaal bij het CA dan beziet dat, na een aantal jaren of het stuk al dan niet overgebracht moet worden naar het Rijksarchief. Zoniet dan worden de stukken vernietigd. Vernietiging vindt plaats aan de hand van selectielijsten zoals gehanteerd door het Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn (PIVOT). Stukkenoverdracht vindt overigens altijd op dossierniveau plaats.


De behandeling van officiële stukken is op dit ogenblik een complex lopend geheel van handelingen. Vooral op het punt van de registratie en lokalisering, maar ook de statuscontrole van stukken is een papieren documentenstroom kwetsbaar als de registratie niet systematisch plaatsvindt. Door het elektronisch maken van het officiële documentenverkeer kunnen veel van de nadelen verbonden aan het papieren documentenverkeer worden voorkomen. Zo kunnen formele documenten bijvoorbeeld automatisch (en op de plek waar ze worden ontworpen) worden geregistreerd, is het mogelijk om snel en flexibel te routeren, wordt de statuscontrole op een stuk eenvoudiger, is het mogelijk om medeparafen parallel te halen, is het versiebeheer eenvoudig en kunnen afstandwerkers worden betrokken bij het afhandelen van documenten. Dit alles kan de efficiency van het formele documentenverkeer verhogen en tijdwinst betekenen. Deze voor- en nadelen van het schriftelijke formele documentenverkeer hebben ook betekenis voor de juridische aspecten die verbonden zijn met het huidige en toekomstige formele documentenverkeer. Een vlot en goed verlopend documentenverkeer is van groot belang voor de juridisch zorgvuldige voorbereiding van besluiten.
Het proefproject dat door OC&W werd opgezet, betrof de verdergaande digitalisering van het documentenverkeer op het ministerie. In de huidige situatie wordt op onderdelen van het documentenverkeer al gebruikt gemaakt van geautomatiseerde systemen. Voor het opstellen van documenten wordt bijvoorbeeld gebruik gemaakt van tekstverwerkingsprogramma’s, voor de registratie van documenten wordt een documentmanagement-systeem gebruikt en elektronische documenten kunnen binnen de organisatie worden verzonden door middel van e-mail. Voor de behandeling van officiële documenten, m.n. de beoordeling en parafering door verantwoordelijke functionarissen, wordt in de huidige situatie echter nog gebruik gemaakt van papieren documenten. In het automatiseringsproject zou ook dit papieren traject elektronisch worden gemaakt en geïntegreerd met de al bestaande geautomatiseerde documentverwerkingsfuncties in een volledig geautomatiseerd systeem voor elektronisch documentenverkeer.

4.8.3 Bewaring, opslag en archivering

Voor het bewaren van gegevens door de overheid zijn drie wetten van belang: de Wet Openbaarheid van Bestuur, de Wet Persoonsregistraties en de Archiefwet 1995.84 In deze paragraaf komen de verplichtingen ten aanzien van het bewaren van gegevens als omschreven in de Archiefwet 1995 aan de orde.

De overheid moet aan de samenleving verantwoording (kunnen) afleggen. Het bijhouden van archieven is één van de middelen om dit te bereiken. De Archiefwet heeft als doel om de openbaarheid en het behoud van archieven te garanderen en is van toepassing op overheidsorganen (art. 3). In artikel 3 van de Archiefwet wordt gesteld dat overheidsorganen verplicht zijn de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende, toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
Originelen en reproducties

De wet stelt geen eisen aan de vorm van archiefbescheiden. In artikel 1, sub c wordt steeds gesproken over ‘bescheiden, ongeacht hun vorm, ...’. Het is derhalve mogelijk om een archief bestaande uit elektronische documenten bij te houden.

Binnen de categorie (elektronische) documenten moet een onderscheid worden gemaakt tussen originelen en reproducties. Een reproductie wordt in de Nota van Toelichting bij het Archiefbesluit gedefinieerd als ‘iedere gelijkluidende weergave van een origineel in een andere gedaante of op een andere drager’. Een voorbeeld van een reproductie is een kopie van een fax.

In het OC&W project inzake elektronisch documentenverkeer hebben we met originelen te maken in de fase waarin documenten worden voorbereid. Er is sprake van een reproductie als aan een elektronisch document bijvoorbeeld een bijlage in de vorm van een elektronisch kopie van een papieren document wordt toegevoegd. Als (originelen van) elektronische documenten in het archief zijn opgeslagen en naar een nieuwe drager worden gekopieerd (bijvoorbeeld omdat met de oude drager niet langer aan het duurzaamheidsvereiste kan worden voldaan), wordt eveneens van reproducties gesproken.

Voor het omgaan met originelen zijn geen specifieke bepalingen te vinden in de Archiefwet en het Archiefbesluit. Voor het vervangen door reproducties van archiefbescheiden zijn wel specifieke bepalingen terug te vinden. Er is in ieder geval een uitdrukkelijk besluit (in de zin van de Awb) van de zorgdrager nodig (art. 6, lid 1 Archiefbesluit). In de dynamische fase (afhandeling van zaken) kan hiertoe een besluit van de zorgdrager dienst doen waarin wordt vastgelegd welke categorieën documenten mogen worden vervangen door welke gedaante of drager. De zorgdrager besluit pas tot vervanging als de vervanging kan geschieden met juiste en volledige weergave van de in te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens (art. 6, lid 1 Archiefbesluit). Voor documenten die niet als te vernietigen85 worden aangemerkt (dit zijn die documenten die uiteindelijk naar een rijksarchiefbewaarplaats zullen worden overgebracht) gelden aanvullende eisen. De vervanging van deze documenten door reproducties vereist een machtiging (art. 7 Archiefwet - een machtiging van de Minister van OC&W (voorheen WVC), dan wel van gedeputeerde staten voor zover het gaat om archiefbescheiden bewaard in niet rijksarchiefbewaarplaatsen). Bij de aanvraag om een dergelijke machtiging moet worden gewezen op het belang van archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en op het belang van in archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historische doeleinden (art. 6, lid 2 Archiefbesluit en art 2, lid 1, sub c en d, Archiefbesluit).

In concreto houdt dit voor de OC&W situatie in dat voor de vervanging van alle schriftelijke, niet als te vernietigen aan te merken, documenten door elektronische versies (teneinde deze samen te voegen in een elektronisch dossier), een machtiging nodig zal zijn alsmede een selectielijst waarop de documenten in een toepasselijke categorie voorkomen. Een andere oplossing is het aanhouden van de originelen in een apart archief, dat blijft bestaan naast het elektronische circuit.


Duurzaamheid

De paradox die zich bij het bewaren van gegevens in elektronische vorm voordoet, is dat er nauwelijks meer beperkingen lijken te zijn voor het verzamelen en vervolgens vastleggen van informatie, terwijl er wel belangrijke beperkingen lijken op te treden ten aanzien van de duurzaamheid van deze informatie. Zonder adequate maatregelen zal de vergankelijkheid van digitaal vastgelegde informatie groter zijn dan van informatie vastgelegd op een ouderwetse papieren drager.

Documenten moeten vaak lange tijd beschikbaar en raadpleegbaar blijven (zie paragraaf 2.6.4, Duurzaamheid). Aangezien de duurzaamheid voor elektronische archiefbescheiden in het OC&W project niet alleen wordt bepaald door de duurzaamheid van de drager, maar ook door de kwaliteit van de programmatuur die wordt gebruikt voor opslag, verwerking en raadpleging van gegevens, geldt voor deze programmatuur eveneens een bewaareis. Een probleem hierbij is dat de verlening van software licenties meestal geen rekening houdt met de voortgezette bewaring.

Voor archiefbescheiden die de gestelde termijn van honderd jaar niet dreigen te overleven, wordt gesteld dat moet worden overgegaan tot vervanging van de archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet. In de context van elektronische documenten bij OC&W leidt dit er toe dat regelmatige conversie naar nieuwe bestandsformaten zal moeten plaatsvinden, dat (magnetische) opslagmedia moeten worden ‘opgefrist’ en dat apparatuur en programmatuur waarmee de gegevens kunnen worden ingezien beschikbaar moet blijven. Het overzetten van gegevens op een nieuwe drager moet worden aangemerkt als het vervangen van die gegevens door een reproductie van die gegevens.


De goede, geordende en toegankelijke staat van het archief

Archieven moeten in een goede, geordende en toegankelijke staat worden gehouden (art. 3 Archiefwet). Evenals de op papier opgeslagen gegevens, moeten digitaal opgeslagen gegevens snel en volledig zijn terug te vinden. Er moeten daarom procedures worden ontwikkeld voor een adequaat inzicht in de aanwezige digitale gegevensbestanden. Indien dergelijke procedures ontbreken, zal het onmogelijk zijn relaties tussen de opgeslagen gegevens te leggen waardoor deze niet of niet volledig te traceren zijn. Indien bepaalde gegevens naast digitaal, tevens op papier bewaard worden (bijvoorbeeld omdat wettelijke voorschriften vereisen dat het originele papieren document bewaard blijft), zullen er tevens afstemmingsprocedures tussen beide registraties moeten komen. Dit laatste punt kan een probleem worden bij de implementatie van een elektronisch documentenverkeer systeem bij OC&W. Aangezien schriftelijke bijlagen vooralsnog gescheiden van de elektronische documenten zullen worden rondgezonden en uiteindelijk gearchiveerd, zullen er twee parallelle archieven ontstaan (een elektronisch en een fysiek archief). Het (ontbreken van een duidelijk) verband tussen deze twee parallelle archieven kan problemen ten aanzien van de eisen van de goede, geordende en toegankelijke staat van archieven met zich meebrengen.


1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   13

  • 4.7.4 Privacy
  • 4.7.5 Beveiliging
  • 4.7.6 Samenvatting en conclusies
  • 4.8 OCW: Elektronisch documentenverkeer 79 4.8.1 Positie in analysekader
  • 4.8.2 Situatieschets
  • 4.8.3 Bewaring, opslag en archivering

  • Dovnload 0.59 Mb.