Thuis
Contacten

    Hoofdpagina


De Digitale Overheid en de wet

Dovnload 0.59 Mb.

De Digitale Overheid en de wet



Pagina2/13
Datum05.12.2018
Grootte0.59 Mb.

Dovnload 0.59 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   13

2.3.1.1 Stap 1:

Wat is het juridische beleid inzake het beheren en bewaren van elektronische overheidsdocumenten binnen de organisatie?

In ieder geval moet duidelijk worden hoe momenteel de juridische vraagstukken rondom elektronische communicatie zijn ingebed in de beleidsvorming binnen de organisatie. Deze inventarisatie kan een belangrijke rol vervullen als vertrekpunt voor de analyse onder de modules II en III. Op deze wijze kunnen uiteindelijk ook de witte vlekken (daar waar de organisatie nog onvoldoende inspeelt op de wettelijke vereisten) helder worden.
Vragen, die in verband met deze stap aan de orde kunnen komen, betreffen onder meer: Wat is het beleid op het terrein van informatiebeveiliging?

Stellen we nadere voorwaarden aan het gebruik van elektronische handtekeningen?

Welke status hechten we aan elektronische handtekeningen?

Zijn de registraties c.q. verwerkingen van persoonsgegevens aangemeld bij de Registratiekamer?

Wat is het beleid ten aanzien van e-mail archivering?

Wat is het beleid ten aanzien van digitale archivering?

Hoe gaan we om met documenten waar intellectuele eigendomsrechten op rusten?

2.3.1.2. Stap 2: Wie spelen een rol bij dit beleid?

Zoals hiervoor reeds opgemerkt, staat het beleid voor het beheren en bewaren van elektronische gegevensverzamelingen niet geïsoleerd. Het maakt deel uit van het informatiebeleid van de totale organisatie. De kennis en de verantwoordelijkheid voor het beleid liggen op diverse niveaus in een overheidsorganisatie. Bovendien raakt dit beleid ook andere delen binnen de organisatie. Dit betekent dat de diverse beslissingen en uitspraken die in het kader van het beleidsplan genomen dienen te worden een zaak zijn van alle betrokkenen in het lijnmanagement en het informatiemanagement, de juridische beleidsmedewerkers en de archivarissen.

Kortom: zoek de belanghebbenden en de verantwoordelijke personen en spreek ze aan op het beleid.
Ga tevens op zoek naar die onderdelen van de organisatie waar reeds juridische kennis dan wel ervaring met juridische problemen voorhanden is. Van eerdere ervaringen van anderen valt veel te leren. Ook buiten de organisatie valt meer algemene kennis te verwerven. De inzet van informatie- en communicatietechnologie (Intranet, Internet) kan bij het uitwisselen van ervaringen een belangrijke rol spelen.
2.3.2. Module II Formuleer het rechtmatige dan wel gewenste juridische beleid

Aan de hand van de tweede module wordt een beleid geformuleerd dat



  1. in overeenstemming is met de diverse juridische randvoorwaarden die op het beheren en bewaren van elektronische overheidsdocumenten betrekking hebben.

  2. Inhoudelijke uitgangspunten bevat ten aanzien van de keuzes die gemaakt kunnen worden conform het wettelijk systeem.

Om het opstellen van dit beleid zo veel mogelijk aan te laten sluiten bij de diverse processen die in het kader van de informatieverwerking plaatsvinden, zijn de stappen van deze module vanuit de levenscyclus van de gegevensverwerking opgesteld. Binnen deze stappen worden de vragen gesteld die beantwoord dienen te worden om het noodzakelijke beleid te formuleren.


De handreiking die het stappenplan geeft is bedoeld voor alle betrokkenen, van automatiseerder, tot archivaris. Daarom gebruiken we geen specifieke archief-terminologie, maar de terminologie uit de diverse relevante wetten omdat dit ook de taal is voor de juridische beoordeling.

We hanteren de eenvoudige algemene term "gegevens. "Hieronder verstaan we dan zowel informatie, documenten, archiefbescheiden, etc.

Ook ten aanzien van de stappen binnen deze module geldt weer dat de stappen nooit lineair doorlopen kunnen worden. Na elke stap zal bekeken moeten worden of ook een andere (eerdere) handeling opnieuw beoordeeld dient te worden.

2.3.2.1. Stap 3: Onderliggende wettelijke basis

Voor de juridische kwalificatie van alle handelingen binnen de cyclus is het allereerst nodig om vast te stellen op grond van welk wettelijke regime of publieke taak tot de handeling wordt overgegaan. Inzicht hierin is van belang voor een oordeel ten aanzien van de rechtmatigheid van de handeling (bijv. beschikbaarstelling) dan wel de belangenafweging die hierbij aan de orde is.


Zo zal bij een beschikbaarstelling van een persoonsgegeven bezien moeten worden of dit rechtmatig is onder de Wet bescherming persoonsgegevens. Verder zal bij een beschikbaarstelling van auteursrechtelijk beschermde werken op grond van een openbaarmakingsplicht conform de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) een belangenafweging met de rechten toegekend op grond van de Auteurswet (Aw) gemaakt dienen te worden. Hetzelfde geldt voor een beschikbaarstelling op grond van de Archiefwet van auteursrechtelijk beschermde werken. Kortom: het is altijd noodzakelijk de specifieke grondslag voor de beschikbaarstelling helder voor ogen te hebben om vervolgens de noodzakelijke belangenafweging te kunnen maken.
Voor alle navolgende handelingen geldt dat de juridische implicaties veelal niet los gezien kunnen worden van de wettelijke grondslag voor de specifieke handeling.

2.3.2.2. Stap 4: Creëren

De eerste informatiefunctie binnen de levenscyclus van de gegevensverwerking betreft het creëren van de gegevens (documenten, informatie, beelden, teksten, etc). Deze functie omvat ook het verwerven en identificeren van de noodzakelijke gegevens. Welke juridische aspecten spelen er als het om het creëren gaat en welke beslissingen dienen genomen te worden?

4.1 Wat vormt de basis bij het creëren van de gegevens?

Zijn er al stukken voorhanden waarvan bij de creatie gebruik wordt gemaakt?

Worden of zijn er bepaalde gegevens verworven?

Of worden de gegevens als het ware vanuit het niet gecreëerd?


Indien gegevens al aanwezig zijn of nog verworven moeten worden, dan spelen vragen inzake intellectuele eigendomsrechten.

4.2 Intellectuele eigendomsrechten

Wanneer u gegevens creëert op basis van reeds voorhanden dan wel in het kader van het overheidshandelen verworven gegevens, moet u uitzoeken of op deze gegevens een auteursrecht rust. Indien dit het geval is, is in principe toestemming van de auteursrechthebbende nodig voor het gebruik van diens werk bij de creatie van uw document. Desalniettemin voorziet de Auteurswet in een mogelijkheid tot gebruik zonder toestemming. Een bespreking van het relevante wettelijk kader is te vinden in hoofdstuk 3, paragraaf 2.2.
De Nederlandse auteurswet (Aw) kent aan de maker van een oorspronkelijk werk (een tekst, een foto, een maquette, een bouwtekening, etc.) een tweetal exclusieve rechten toe: het recht op verveelvoudigen en het recht op openbaar maken. Het gebruik van een oorspronkelijk werk bij het creëren van een overheidsdocument betekent dat dit werk wordt verveelvoudigd. Hiervoor is toestemming van de rechthebbende vereist. Conform een regeling in de Auteurswet zal op werken welke zijn vervaardigd door een overheidsorgaan geen auteursrecht rusten, hetgeen betekent dat in deze situatie veelal geen toestemming nodig ­is.

Een uitzondering hierop geldt als het betreffende overheidsorgaan het auteursrecht heeft voorbehouden.

Wanneer u een document creëert (mede) op basis van gegevens die uit een databank (gegevensverzameling) komen, moet u uitzoeken of deze databank beschermd is op grond van de databankenwet dan wel de Auteurswet. Indien dit het geval is, dient u er rekening mee te houden dat u bij het gebruik van gegevens uit deze databank toestemming van de rechthebbende op deze databank nodig heeft. Deze toestemming kan via een licentie worden verkregen. De databankenwet wordt besproken in hoofdstuk 3, paragraaf 2.2.4.


Sinds juli 1999 kent ons land wetgeving voor de bescherming van databanken. Wanneer de inhoud van een databank oorspronkelijk is (b.v. een fotocollectie) zal voor het gebruik van deze databank toestemming op grond van de Auteurswet vereist zijn. Wanneer de inhoud van een databank bestaat uit feitelijke gegevens (b.v. topografische gegevens) zal toestemming voor het gebruik van deze databank bepaald worden door de databankenwet.
In alle gevallen (wel of geen basisgegevens aanwezig) zult u zich bij het vast te stellen beleid moeten afvragen of u als overheidsorgaan zelf eventuele eigen intellectuele eigendomsrechten wilt voorbehouden.

Indien u vanuit een overheidsorgaan werken creëert die in aanmerking komen voor auteursrechtelijke bescherming omdat ze voldoen aan het vereiste van oor­spronkelijkheid, zult u echter geen beroep op een auteursrecht kunnen doen (en derhalve derden niet kunnen verhinderen het te verveelvoudigen en openbaar te maken) zolang u het auteursrecht op dit werk niet expliciet als overheidsorgaan voorbehoudt. Hetzelfde geldt voor de situatie waarin u als over­heidsorgaan een databank creëert. Zolang geen databankrecht door het overheidsorgaan wordt voorbehouden kan iedere derde hier zonder toestemming gebruik van maken.

4.3 Privacy

Eveneens in beide gevallen (wel of geen basisgegevens aanwezig) zult u de privacyconsequenties in acht moeten nemen. Kortom, u moet zich afvragen of bij de creatie van de gegevensverzameling persoonsgegevens verzameld en gebruikt worden. Daarbij dient u de bepalingen van de Wet bescherming persoonsgegevens (wbp) in acht te nemen. Een bespreking van het relevante wettelijk kader is te vinden in hoofdstuk 3, paragraaf 2.3.


Persoonsgegevens mogen niet zo maar worden gebruikt, ook niet door de overheid. De Wet bescherming persoonsgegevens stelt nadere randvoorwaarden ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens. De term verwerking omvat alle vormen van gebruik van persoonsgegevens ( zoals het verzamelen, koppelen, bewerken, opslaan, etc.) en derhalve ook het gebruik van persoonsgegevens ten behoeve van de creatie van een document. In de Wbp zijn de gronden voor verwerking te vinden als ook de rechten van de betrokken persoon van wie gegevens worden verwerkt. In aanvulling op het algemene regime van de Wbp zijn nadere regels te vinden in diverse sector- dan wel functiespecifieke wetten (zoals de Kadasterwet, de Wet politieregisters, de Wet GBA, de Archiefwet, etc.).

2.3.2.3. Stap 5: Opslaan

De tweede informatiefunctie binnen de levenscyclus van de gegevensverwerking is het opslaan van de gegevens. Opslaan omvat mede het registreren, ordenen, raadplegen, bewaren en beschrijven van de gegevens.

Welke zijn de juridische overwegingen die in dit verband spelen en welke beslissingen kunnen worden genomen?

In relatie tot opslag speelt een diversiteit aan juridische aspecten.

5.1 Privacy

U zult stil moeten staan bij de vraag of er in het kader van uw opslagactiviteiten (gevoelige) persoonsgegevens worden opgeslagen? Indien dat het geval is, is het van belang dat u de bepalingen van de Wet bescherming persoonsgegevens in acht ­neemt.


Concreet ten aanzien van het bewaren van gegevensverzamelingen in het kader van de Archiefwet 1995 is het volgende van belang.

In het verleden werd de omgang met archiefbescheiden niet door de privacywetgeving (Wpr) geraakt. Dit verandert met de Wbp.

\Het noodzaakt tot een scherpe aandacht voor de nieuwe privacydimensie van het archiefbeheer. Zo is het van groot belang dat de procedure wordt nageleefd die is opgenomen in de Archiefwet over het informeren van belanghebbenden over de wijze waarop de overheid van plan is met de archiefbescheiden om te gaan. De procedures over de omgang met archiefbescheiden - en aldus de daarin opgenomen persoonsgegevens - zijn neergelegd in de op te stellen selectielijst. Het ontwerp van deze lijst moet ter inzage worden gelegd conform de regeling in de Algemene Wet Bestuursrecht (Awb) inzake openbare voorbereidingsprocedures Daarom neemt de regering aan dat burgers in voldoende mate op de hoogte kunnen zijn van hetgeen met de hen betreffende gegevens gebeurd. Dit betekent dan natuurlijk wel dat aan de procedure moet zijn voldaan. Voor de archiefbescheiden waarin persoonsgegevens vermeld staan die nog niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, is in de toekomst de informatieplicht conform de Wbp van toepassing. Dit vraagt de aandacht van de verantwoordelijken voor deze archiefbescheiden.

5.2 Archiefwet

Tevens moet u ook bij de opslag aandacht hebben voor vragen in relatie tot de Archiefwet 1995. Worden de gegevens bijvoorbeeld in verband met de opslag gekopieerd? Indien het antwoord ja is, dient u stil te staan bij de vraag of u het originele document bewaart.


Wanneer het originele document wordt bewaard is geen sprake van een vervanging in de zin van de Archiefwet 1995. Voor een dergelijke vervanging is geen machtiging van de zorgdrager1 vereist.
In het geval de originele gegevens worden vernietigd is sprake van een vervanging in de zin van de Archiefwet 1995. Voor een dergelijke vervanging is een machtiging van de zorg­drager vereist.
Ook zult u reeds in deze fase moeten vaststellen of de gegevens in aanmerking komen voor langdurige bewaring (gezien de vereisten van de Archiefwet 1995)? Om elektronische archiefbescheiden ook gedurende zeer lange tijd in een goede, geordende en toegankelijke staat voorhanden te hebben zal een regelmatige conversie vereist zijn. Gezien het verschil in het toepasselijk regime voor archiefbescheiden die voor permanente bewaring in aanmerking komen en voor archiefbescheiden waarvoor dit niet geldt, kan dit betekenen dat reeds in de fase waarin gegevens geconcipieerd worden rekening moet worden gehouden met het verdere traject dat ze zullen doorlopen. Een bespreking van het relevante wettelijk kader is te vinden in hoofdstuk 3, paragraaf 2.6.
De medio 2000 in werking te treden ‘Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden’ is van toepassing op archiefbescheiden die volgens een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen en legt aan de zorgdrager een verplichting tot het treffen van voorzieningen op die moeten waarborgen dat te allen tijde de weergave van archiefbescheiden geheel in overeenstemming is met hun oorspronkelijke vastlegging, verschijningsvorm en structuur. De regeling bevat in paragraaf 2 specifieke bepalingen ten aanzien van elektronische archiefbescheiden. Zo moet de zorgdrager niet alleen zorg dragen voor de blijvende bewaring van de archiefbescheiden, maar ook voor de bewaring van de toepassingsprogrammatuur waarmee de archiefbescheiden kunnen worden geraadpleegd. Voorts moeten technische metagegevens over de aanmaak en het beheer van bestanden eveneens worden bewaard. Ook de relaties tussen verschillende bestanden moeten worden aangegeven. Voor databases geldt bovendien dat een beschrijving van de structuur van de database moet worden bewaard. Aldus is het reeds in de fase waarin een document geconcipieerd wordt van belang dat rekening wordt gehouden met het kunnen voldoen aan deze vereisten. Zie hierover ook nader de brochures van het Programma Digitale Duurzaamheid “Het geheugen als actieve kracht” en “Digitaal Archiveren”.
Een andere vraag die hier naar voren treedt, is in hoeverre de elektronische gegevens bewaard moeten worden indien het e-mails of Internet-links betreft.
Het antwoord op de vraag welke e-mail correspondentie precies bewaard moet worden is in principe eenvoudig: de regels van de Archiefwet 1995 zijn gewoon van toepassing.

Aldus zijn de vragen die in dit verband beantwoord moeten worden niet anders dan bij papieren bescheiden. Derhalve kan formeel volgens de Archiefwet 1995 een e-mail niet zomaar worden uitgedraaid en als ‘origineel’ worden bewaard. Een dergelijke uitdraai is een vervanging op grond van de Archiefwet 1995 en er is een machtiging vereist. Praktisch gezien betekent dit een enorme hoeveelheid werk. Verstandig is het derhalve hierover concrete afspraken te maken en deze duidelijk op schrift te stellen en bekend te maken. Zie hierover ook de brochure van het Programma Digitale Duurzaamheid “Archivering van elektronische post”.


Welke links die worden gebruikt ten behoeve van bijvoorbeeld het opstellen van beleidsdocumenten, moeten worden bewaard? Opnieuw is het antwoord op deze vraag in principe eenvoudig: de regels van de Archiefwet 1995 zijn gewoon van toepassing. Aldus zijn de te nemen stappen niet anders dan bij papieren bescheiden. Dit laat onverlet dat het zeker nieuwe keuzevragen inzake de te bewaren gegevens met zich meebrengt. Verstandig is het derhalve om ook hierover concrete afspraken te maken en deze duidelijk op schrift te stellen en bekend te maken.

5.3 Intellectuele eigendomsrechten

Ook bij opslag spelen vragen in verband met auteursrechten en/of databankrechten. Is met de opslag een verveelvoudiging van een auteursrechtelijk beschermd werk ge­moeid? Indien ja, dan brengt de elektronische opslag van een werk het kopiëren daarvan met zich mee. Wanneer op dit werk een auteursrecht van een derde rust, heeft dit juridische consequenties. Een bespreking van het relevante wettelijk kader is te vinden in hoofdstuk 3, paragraaf 2.2.
Auteursrechtelijk geldt in het algemeen dat van verveelvoudiging sprake is indien op enig moment meer exemplaren van het werk bestaan, waarbij het niet relevant is of die exemplaren permanent of tijdelijk zijn. Dit betekent dat wanneer gegevens worden gedigitaliseerd en opgeslagen, dit voor wat betreft de auteursrechtelijk beschermde gegevens een verveelvoudiging in de zin van de Auteurswet oplevert. Hiervoor is toestemming van de rechthebbende vereist.

5.4 Beveiliging

Van groot belang voor het waarborgen van de integriteit, betrouwbaarheid, authenticiteit van de gegevens is een adequate beveiliging. Hier gelden ook bepaalde wettelijke vereisten. Dus staat u voor de vraag of de noodzakelijke beveiligingsmaatregelen zijn genomen?
Afhankelijk van de inhoud van de gegevens zullen beveiligingsmaatregelen genomen moeten worden. Deze maatregelen vloeien niet alleen voort uit het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst 1994 (VIR), maar ook uit specifieke wettelijke regelingen, zoals de privacywet en het Wetboek van strafrecht. Een bespreking van het relevante wettelijk kader is te vinden in hoofdstuk 3, paragraaf 2.5.
Het VIR is specifiek gericht op beveiligingsprocedures en voorwaarden bij de rijksoverheid. Men moet echter oog hebben voor het feit dat de randvoorwaarden voor beveiliging ook zijn terug te vinden in een groot aantal wetten. Indien een gegeven bijvoorbeeld een persoonsgegeven is, zal aan de beveiligingsbepaling van de Wet bescherming persoonsgegevens moeten worden voldaan. Ook de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, de Wet politieregisters, het Wetboek van strafrecht, de Telecommunicatiewet, enz. stellen beveiligingseisen.

2.3.2.4. Stap 6 Bewerken

Ten aanzien van gecreëerde en/of opgeslagen gegevens kan op een bepaald moment worden besloten deze te bewerken. De diverse mogelijke bewerkingsfuncties omvatten dan mede het toegankelijk maken, aanpassen (b.v. om het in goede staat te brengen), ordenen, wijzigen, vervangen en vernietigen van de gegevens. Opnieuw rijst de vraag welke juridische aspecten om de aandacht vragen.

6.1 Intellectuele eigendomsrechten

Van belang is te bezien in hoeverre de bewerking resulteert in a. grotendeels gewijzigde gegevens(verzameling) dan wel b. grotendeels gelijke gegevens(verzameling)?


Indien a het geval is, is het van belang te onderkennen dat hiermee een nieuw intellectueel eigendomsrecht op de gegevens kan ontstaan. Immers, wanneer de bewerking resulteert in grotendeels gewijzigd werk dan wel een grotendeels gewijzigde elektronische gegevensverzameling (databank) ontstaat hier een nieuw auteursrecht dan wel databankrecht op dit werk. Opnieuw is het van belang dat overwogen wordt of men dit recht als overheidsorgaan wenst voor te behouden. Zie stap 4.2 voor nadere informatie.

6.2 Privacy

Worden er bij de bewerking (gevoelige) persoonsgegevens verwerkt? Indien dit het geval is, dient u de bepalingen van de Wet bescherming per­­­soonsgegevens in acht te nemen. Zie stap 4.3 voor nadere informatie.
Onder bewerken wordt tevens begrepen vernietigen van de gegevens. Niet alleen de Archiefwet is van belang in het kader van beslissingen inzake vernietiging. Ook de privacyregels spelen hier een belangrijke rol. De Wpr kent als uitgangspunt dat persoonsgegevens moeten worden verwijderd zodra zij niet meer nodig zijn voor het gestelde doel. Indien persoonsgegevens een archiefbestemming krijgen kan van deze voorwaarde worden afgeweken en wordt aldus ontheffing verleend. Het bepaalde instrument hierbij is de vernietigingslijst of de selectielijst bedoeld in de Archiefwet 1995. Ontbreekt deze lijst of is er geen toepasselijke categorie in die lijst opgenomen, dan dienen de persoonsgegevens op grond van de Wpr en in de toekomst de Wbp vernietigd te worden.

Als bijzondere wet gaan de privacywet voor op de Archiefwet.

6.3 Archiefwet

Ook bij bewerkingshandelingen speelt de vraag of de originele gegevens na de bewerking worden bewaard of vernietigd? De keuze voor bewaren dan wel vernietigen heeft belangrijke consequenties onder de Archiefwet 1995. In het eerste geval is geen machtiging vereist, in het tweede geval wel.
Wanneer de originele gegevens worden bewaard is geen sprake van een vervanging in de zin van de Archiefwet 1995. Voor een dergelijke vervanging is geen machtiging van de zorgdrager vereist. Wanneer de originele gegevens daarentegen worden vernietigd in sprake van een vervanging in de zin van de Archiefwet 1995. Voor een dergelijke vervanging is een machtiging van de zorgdrager vereist.

6.4 Beveiliging

Zijn bij de bewerking de noodzakelijke beveiligingsmaatregelen genomen? Afhankelijk van de inhoud van de gegevens zullen beveiligingsmaatregelen genomen moeten worden. Deze maatregelen vloeien niet alleen voort uit het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijks­dienst 1994 (VIR), maar ook uit specifieke wet­telijke regelingen. Zie hierover stap 5.4.

2.3.2.5. Stap 7 Verzenden

7.1 Schriftelijk of elektronisch?

Als het aankomt op het verzenden van de gegevens, staat u voor de vraag of u een verzoek tot verzending in elektronische vorm, bijvoorbeeld op grond van de Wet openbaarheid van bestuur, moet of wilt honoreren?
Wanneer een individuele belanghebbende op grond van de Wob verzoekt om toezending van de gegevens in elektronische vorm, zal aan een dergelijk verzoek in principe gehoor gegeven dienen te worden. Een bespreking van het relevante wettelijk kader is te vinden in hoofdstuk 3, paragraaf 2.7.
Het verzoek van burgers tot het verstrekken van een elektronische kopie moet in principe worden gehonoreerd. Uitsluitend wanneer een dergelijke wijze van verstrekken het belang van een vlotte voortgang der werkzaamheden in de weg staat kan het overheidsorgaan zich op het standpunt stellen dat een andere (papieren) vorm van verstrekken noodzakelijk is. Wob. In de rechtspraak is vastgesteld ­dat elektronische gegevensbestanden die bij een bestuursorgaan berusten of die eenvoudig, of zelfs met een simpele bewerking, geproduceerd kunnen worden onder het Wob-begrip ‘document’ vallen.
Een volgende aspect om bij stil te staan betreft de vraag of de wettelijke regels die de basis voor de verzending vormen bepaalde vormvoorschriften (schriftelijk, ondertekend, document) stellen of dat ieder willekeurig medium voor de verzending kan worden gebruikt?
In lang niet alle gevallen kan bij de communicatie tussen, met of door overheidsorganen namelijk zonder meer worden overgestapt van een op schrift gestelde communicatie naar een elektronisch vormgegeven communicatie. In een groot aantal wettelijke regels wordt het schriftelijk document genoemd als de vereiste communicatievorm en is de introductie van een elektronisch equivalent niet zonder meer mogelijk.

Met name de Awb biedt momenteel geen ruimte om zonder meer over te gaan tot het vervangen van schriftelijke bestuursbesluiten door elektronische equivalenten. Zo kan het verlenen van een vergunning momenteel niet anders dan op schriftelijke wijze. Een bespreking van het relevante wettelijk kader is te vinden in hoofdstuk 3, paragraaf 2.4.


Wel moet met het oog op de toekomst voor ogen worden gehouden dat deze situatie gaat veranderen. Inmiddels hebben de ministers van Justitie en Binnenlandse Zaken aangekondigd in de tweede helft van 2000 een wetsvoorstel in te dienen waarmee de Awb zodanig wordt aangepast dat bestuursrechtelijke rechtshandelingen op elektronische wijze kunnen worden verricht. Ook moeten beschikkingen elektronisch kunnen worden aangevraagd. Daarbij zullen tevens ten behoeve van de authenticiteit en integriteit nadere voorwaarden aan dergelijke elektronische rechtshandelingen worden gesteld.
Onder welke voorwaarden momenteel, afgezien van de Awb, elektronisch kan worden gecommuniceerd is niet in zijn algemeenheid te zeggen. De wetgever heeft bij het stellen van het schriftelijkheidsvereiste in het publiekrecht diverse specifieke beweegreden voor ogen gehad. In enkele gevallen zal een elektronisch document zich zeker kunnen meten met het geschrift, vooral in het verkeer van burger naar overheid. Bewijswaardering is echter aan de bestuursrechter overgelaten, zodat er aldus weinig rechtszekerheid bestaat. Daarnaast dienen er voor de rechtsbescherming van de burger nadere procedures te worden geïmplementeerd (bijv. een ontvangstbevestiging). Nog zwaardere formele eisen worden gesteld indien het gaat om een geschrift afkomstig van de overheid en bedoeld voor de burger. Daar zijn, met name omdat de overheid eenzijdig rechten en plichten aan de burger kan opleggen, extra waarborgen ingebouwd. In een elektronische omgeving lijken met behulp van technische hulpmiddelen en organisatorische maatregelen de meerderheid van de waarborgen te realiseren. Men kan daarbij denken aan de inzet van een elektronische handtekening, biometrie en encryptie-technieken. Daarnaast is met het goed inrichten van een Documentair Informatiesysteem, waarin documenten worden vast­gelegd, ook een vinger te houden aan de authenticiteit van documenten. Het zal vervolgens aan de rechter zijn om te oordelen of zo'n systeem inderdaad de authenticiteit voldoende waarborgt.
Van groot belang is te bezien in hoeverre naast de communicatie op elektronische wijze ook de mogelijkheid van communicatie op de traditionele schriftelijke of mondelinge weg open moet blijven staan. Van een verdringing van de traditionele communicatievormen kan in ieder geval geen sprake zijn bij de besluitvormingstrajecten in relaties met de burger op grond van de Awb. Hier moet de burger de mogelijkheid behouden op schriftelijk dan wel mondeling contact.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   13

  • 2.3.1.2. Stap 2: Wie spelen een rol bij dit beleid
  • 2.3.2. Module II Formuleer het rechtmatige dan wel gewenste juridische beleid
  • 2.3.2.1. Stap 3: Onderliggende wettelijke basis
  • 2.3.2.2. Stap 4: Creëren
  • 2.3.2.3. Stap 5: Opslaan
  • In het verleden werd de omgang met archiefbescheiden niet door de privacywetgeving (Wpr) geraakt. Dit verandert met de Wbp.
  • In het geval de originele gegevens worden vernietigd is sprake van een vervanging in de zin van de Archiefwet 1995. Voor een dergelijke vervanging is een machtiging van de zorg­drager vereist.
  • Het antwoord op de vraag welke e-mail correspondentie precies bewaard moet worden is in principe eenvoudig: de regels van de Archiefwet 1995 zijn gewoon van toepassing.
  • 2.3.2.4. Stap 6 Bewerken
  • Als bijzondere wet gaan de privacywet voor op de Archiefwet.
  • 2.3.2.5. Stap 7 Verzenden

  • Dovnload 0.59 Mb.