Thuis
Contacten

    Hoofdpagina


Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken Algemene Directie Civiele Veiligheid

Dovnload 1.58 Mb.

Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken Algemene Directie Civiele Veiligheid



Pagina15/17
Datum05.12.2018
Grootte1.58 Mb.

Dovnload 1.58 Mb.
1   ...   9   10   11   12   13   14   15   16   17
DEEL B: ORGANISATIE & PROCESSEN
  1. Doelstellingen, proces & risicomanagement


Omschrijving

Het thema ‘Doelstellingen, proces- en risicomanagement’ omvat drie onderdelen:



  • het formuleren, communiceren, uitvoeren en bijsturen van te leveren resultaten en inspanningen, zowel op lange termijn (strategische doelstellingen) als op korte termijn (operationele doelstellingen) , door de prezone (doelstellingenproces);

  • het hanteren van principes van procesmanagement en het voeren van een kwaliteitsbeleid;

  • het identificeren, evalueren en beheersen van de risico’s die het bereiken van deze doelstellingen in het gedrang zouden kunnen brengen en van de opportuniteiten die zich aanbieden (risicomanagement).

  1. Doelstellingen en mogelijke risico’s

    1. De prezone heeft het beleidsplanningsproces volledig doorlopen en duidelijke, coherente doelstellingen geformuleerd in het Zonaal Operationeel Organisatieplan (ZOOP).





Risico

--

-

+/-

+

++




De prezone doet niet wat ze hoort te doen.




X













De doelstellingen zijn ongecoördineerde acties en initiatieven, die niet kaderen binnen een groter geheel.

X
















De doelstellingen zijn ad hoc geformuleerd en houden onvoldoende rekening met de context waarbinnen de prezone functioneert.




X













Het ZOOP is niet realistisch opgemaakt en kan dus niet worden gerealiseerd, omdat:

  • de doelstellingen niet eenduidig bepaald zijn;

  • de actieplannen niet realistisch zijn;

  • de financiële gevolgen niet realistisch zijn ingeschat;

  • de inzet van de medewerkers niet realistisch is ingeschat;



X

X

X



X














    1. Het ZOOP is samen met de betrokken actoren (officieren-dienstchefs, politici, vertegenwoordigers van de vrijwilligers en de beroeps, medisch kader, technisch & administratief personeel, …) opgemaakt.





Risico

--

-

+/-

+

++




Politieke actoren zijn onvoldoende gemotiveerd om de realisatie van het ZOOP te ondersteunen.




X













Medewerkers zijn gedemotiveerd omdat ze onvoldoende betrokken werden in een organisatiebreed proces.




X













Het opstellen van het ZOOP verloopt chaotisch en is onvoldoende gecoördineerd door de coördinator.

X












    1. Het is voor elke post/afdeling/medewerker duidelijk aan welke doelstellingen hij/zij een bijdrage moet leveren om het ZOOP te realiseren.





Risico

--

-

+/-

+

++




Posten/afdelingen geven prioriteit aan opdrachten die niet kaderen binnen de realisatie van de doelstellingen.




X













Medewerkers en/of posten zijn niet gemotiveerd om in te zetten op de realisatie van de doelstellingen.







X










Individuele medewerkers weten niet op welk moment ze welke bijdrage moeten leveren om de doelstellingen (tijdig) te realiseren.

X














    1. Het beleidsplanningsproces wordt op regelmatige basis geëvalueerd en bijgestuurd.





Risico

--

-

+/-

+

++




Het ZOOP strookt niet (meer) met de realiteit.




X













Er worden geen lessen getrokken uit dingen die moeilijk liepen tijdens voorgaande beleidsplanning (Taskforces, OPZ).

X
















  1. Sterkte/Zwakteanalyse

-Vaste werkgroep (zonecoördinator, secretaris, 2 ontvangers, 7 deelcoördinatoren) met 2-wekelijks overleg.

-Maandelijks overleg met de dienstchefs

-Diverse werkende deelwerkgroepen (opleiding, preventie, BPA, interventieplannen, risico-analyse, specialisaties, dispatching, …)
Meten is weten: in de periode 2009 – 2010 – 2011 werden heel wat documenten opgemaakt op basis van reële cijfergegevens.

-16 korpsen – 25 posten = niet eenvoudig

-Beperkt aantal beroepskrachten – vrijwilligheid in aanlevering van opgevraagde gegevens.

-Beperkte financiële middelen en personeel.

Observaties Binnenlandse Zaken


  1. Maturiteitsinschatting





Legende




0

Onbestaand




1

Ad hoc acties




2

Gestructureerde acties




3

Gedefinieerd systeem




4

Geoptimaliseerd systeem








  1. Belanghebbendenmanagement


Omschrijving

Belanghebbendenmanagement of stakeholdermanagement is het proces waarbij de belangen van de diverse (externe) belanghebbenden mee worden afgewogen in de strategieontwikkeling en -implementatie. Externe belanghebbenden zijn alle partijen die worden beïnvloed door of invloed uitoefenen op de activiteiten van de organisatie, maar er formeel geen deel van uitmaken. Zo zijn de provincies, de inspectie, de brandweerfederaties, de burgers, de hulpcentra 100/112 en commerciële marktspelers externe belanghebbenden. De belangen van interne belanghebbenden zijn verwerkt in de andere thema’s.



  1. Doelstellingen en mogelijke risico’s

    1. De prezone heeft zicht op haar belanghebbenden en hun verwachtingen





Risico

--

-

+/-

+

++




De prezone vergeet belangrijke belanghebbenden (politici, gemeentelijke administraties, vertegenwoordigers van de vrijwilligers en de beroepskrachten, toezichthoudende overheid, …) bij de uitbouw van haar dienstverlening van de prezone.

X
















De werking verloopt moeilijk omdat er te weinig rekening wordt gehouden met de verwachtingen van de belanghebbenden.

X














    1. De samenwerking tussen politieke organen en prezone verloopt goed.





Risico

--

-

+/-

+

++




Het is onvoldoende duidelijk uitgeklaard wat de opdracht van de politieke organen (prezoneraad, voorzitter) en de administratie (technische commissie, werkgroepen, …) is, waardoor er (voortdurend) discussie hierover is.




X













Doordat het onvoldoende duidelijk is wie wat moet doen, kunnen de mandatarissen niet tijdig de nodige beslissingen nemen.

X
















De mandatarissen hebben niet (tijdig) de juiste informatie voor het nemen van beslissingen.

X
















Er zijn fouten in de notulering van de beslissingen van de raad (en college).

X












    1. De prezone zet in op een goede samenwerking met andere prezones en andere overheden





Risico

--

-

+/-

+

++




De prezone functioneert als een eiland.

X
















De dienstverlening verloopt niet optimaal omdat er onvoldoende afstemming is met andere overheden (gemeenten, provincie, lokale besturen in de buurlanden, inspectie, andere prezones, …)




X









    1. De prezone evalueert op regelmatige basis de wijze waarop ze met haar belanghebbenden omgaat en stuurt bij waar nodig.





Risico

--

-

+/-

+

++




De manier waarop met belanghebbenden wordt omgegaan is niet OK, maar blijft bestaan


X
















  1. Sterkte/Zwakteanalyse

  • 2-Maandelijks interzonaal overleg met de 4 zones van West-Vlaanderen onder leiding van de gouverneur.

  • Maandelijks overleg met de coördinatoren BVV.

  • Wanneer nodig overleg met de inspectie

  • Overleg via de provincie met het 100/112HC100/112

  • De burgemeesters volgen de lijn die de PZ-werkgroep uitgetekend heeft.

  • Heel wat meetinstrumenten (documenten) uit de periode 2009 – 2012 kunnen als basis dienen.

  • Geen volledige wettelijke basis aanwezig

  • Een vlot overleg met de PZ-raad is niet evident: 18 gemeenten – 18 burgemeesters (tijdsgebrek)

  • Interzonaal overleg – de grote diversiteit van de korpsen van onze zone die daarbij voor 97% bestaat uit vrijwilligers tov de andere zones.

  • Geen duidelijke richtlijnen overheid, veel ad hoc.

Observaties Binnenlandse Zaken

  1. Maturiteitsinschatting





Legende




0

Onbestaand




1

Ad hoc acties




2

Gestructureerde acties




3

Gedefinieerd systeem




4

Geoptimaliseerd systeem



1   ...   9   10   11   12   13   14   15   16   17

  • Het beleidsplanningsproces wordt op regelmatige basis geëvalueerd en bijgestuurd.
  • Belanghebbendenmanagement
  • De prezone heeft zicht op haar belanghebbenden en hun verwachtingen
  • De samenwerking tussen politieke organen en prezone verloopt goed.
  • De prezone zet in op een goede samenwerking met andere prezones en andere overheden
  • De prezone evalueert op regelmatige basis de wijze waarop ze met haar belanghebbenden omgaat en stuurt bij waar nodig.

  • Dovnload 1.58 Mb.