Thuis
Contacten

    Hoofdpagina


Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken Algemene Directie Civiele Veiligheid

Dovnload 1.58 Mb.

Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken Algemene Directie Civiele Veiligheid



Pagina16/17
Datum05.12.2018
Grootte1.58 Mb.

Dovnload 1.58 Mb.
1   ...   9   10   11   12   13   14   15   16   17





  1. Monitoring


Omschrijving

Monitoring is het systematisch en continu verzamelen, analyseren en rapporteren van relevante data om de behaalde resultaten periodiek te toetsen aan de doelstellingen uitgedrukt in vooropgestelde normen of verwachte resultaten.



  1. Doelstellingen en mogelijke risico’s

    1. De prezone heeft zicht op de rapportagegegevens waarover ze wil beschikken om haar doelstellingen te realiseren.





Risico

--

-

+/-

+

++




De prezone beschikt over allerlei rapportages en ziet door het bos de bomen niet meer.



















Er zijn geen rapportagegegevens.




X













Niet aan doelstellingen gelinkte verrichtingen worden niet gemonitord.




X













Er zijn rapportagegegevens beschikbaar maar:




X

X

X



X












    1. De meetsystemen met het oog op de rapportering zijn op een correcte en kwaliteitsvolle wijze opgesteld.





Risico

--

-

+/-

+

++




Onbelangrijke of veel te gedetailleerde of niet relevante informatie wordt verzameld.

X
















De verzamelde informatie is niet correct, tijdig, …










X







De coördinatoren en de officieren-dienstchefs weten niet waarover in hun werkgroep of dienst informatie wordt verzameld met het oog op rapportering.




X













Dezelfde gegevens worden dubbel geregistreerd.

X
















Medewerkers weten niet precies wat ze moeten registreren, omdat dit onvoldoende gedefinieerd is.

X
















Er bestaan veel manuele registraties, wat de kans op fouten verhoogt.







X






    1. De prezone volgt de realisatie van de doelstellingen degelijk op en beschikt over accurate rapporteringen ter zake.





Risico

--

-

+/-

+

++




Het uitvoeren van de doelstellingen gebeurt ad hoc.




X













De opvolging van de doelstellingen gebeurt fragmentair.




X













De prezoneraad heeft onvoldoende zicht op de mate van realisatie van de doelstellingen.




X













De prezone weet niet of de genomen beslissingen efficiënt en effectief uitgevoerd worden in de posten.







X










Er wordt niks gedaan met informatie die over de dienstverlening wordt verzameld.

X
















De prezone beschikt over degelijke rapporteringen maar doet er niets mee.




X













De rapporten zijn niet voldoende bruikbaar om de juiste analyses te maken en beslissingen te nemen.




X












    1. De prezone stuurt haar werking op basis van de rapportagegegevens.





Risico

--

-

+/-

+

++




Rapportagegegevens worden niet gebruikt




X













De prezoneraad beschikt over onvoldoende informatie om gefundeerde beslissingen te kunnen nemen.




X









    1. De prezone evalueert regelmatig de kwaliteit en de betrouwbaarheid van de meet- en rapportagesystemen en stuurt bij waar nodig





Risico

--

-

+/-

+

++




De rapportagegegevens zijn niet accuraat genoeg.




X













De informatiesystemen meten niet de gegevens die nodig zijn voor de rapportage




X












  1. Sterkte/Zwakteanalyse

-De goodwill van de burgemeesters is er om naar een werkbare brandweer te evolueren op basis van een zone met 950 vrijwilligers en een beperkt aantal beroepsbrandweermannen.

-De samenwerking met de dienstchefs is voortreffelijk – maandelijkse bijeenkomst.

-Aangereikte gegevens worden geanalyseerd, verwerkt en geïnterpreteerd.

-18 gemeenten/18 burgemeesters - 16 korpsen – 25 posten – 1.000 brandweermannen = niet eenvoudig.

-Beperkt aantal beroepskrachten, heel wat vrijwilligers.

-Grote diversiteit aan posten Y-Z-C-voorposten

-Nog geen rechtspersoonlijkheid – de brandweerorganisatie is nog steeds een gemeentelijke materie.

-Centralisering van de gegevens via Abiware nog niet mogelijk.

-Tijdsdruk.

Observaties Binnenlandse Zaken



  1. Maturiteitsinschatting





Legende




0

Onbestaand




1

Ad hoc acties




2

Gestructureerde acties




3

Gedefinieerd systeem




4

Geoptimaliseerd systeem








  1. Organisatiestructuur


Omschrijving

Een organisatiestructuur omvat:



  • de indeling van de te verrichten werkzaamheden (zowel betreffende courant beleid als nieuwe projecten) in functies en taken van personen, werkgroepen of entiteiten;

  • de vastlegging van hun bevoegdheden en onderlinge betrekkingen bij de uitvoering van de werkzaamheden;

  • de daarbij gebruikte communicatiekanalen ten behoeve van de coördinatie van het geheel.

  1. Doelstellingen en mogelijke risico’s

    1. Het organogram is opgemaakt met het oog op de realisatie van de doelstellingen (en de optimalisering van de dienstverlening).





Risico

--

-

+/-

+

++




Het organogram houdt onvoldoende rekening met de complexe realiteit waarin gewerkt wordt.

Het is voor de medewerkers onvoldoende duidelijk wie hun rechtstreekse leidinggevende is.



X

X

















De dagelijkse werking verloopt chaotisch en dus onvoldoende volgens een bepaalde organisatiestructuur



















De dagelijkse werking verloopt niet altijd vlot, omdat het niet duidelijk genoeg is welke output van welk organisatieonderdeel wordt verwacht.




X













Bepaalde organisatieonderdelen hebben onvoldoende meerwaarde.







X










Mensen op sleutelposities binnen de prezone (bv. de coördinator en de verantwoordelijken) kunnen hun werk niet naar behoren uitoefenen omdat de structuur van de organisatie niet duidelijk is.

X
















Er is wrevel tussen de medewerkers omdat de werklast niet overal evenredig is. Er zijn organisatieonderdelen waar de werklast te hoog is en er zijn er waar de werklast te laag is.

X














    1. De nodige coördinatiekanalen zijn ingebouwd, zodat beslissingen van verschillende posten/afdelingen/werkgroepen op elkaar zijn afgestemd.





Risico

--

-

+/-

+

++




De organisatie bestaat uit verschillende werkgroepen die als eilanden naast elkaar werken.




X













De organisatie werkt met verschillende snelheden, omdat de werking tussen verschillende werkgroepen onvoldoende wordt gecoördineerd.




X













Niet alle functies waarvan het nodig is, zitten in de overlegstructuur die de coördinator ondersteunt, waardoor bepaalde posten/afdelingen/werkgroepen onvoldoende mee zijn.




X













De uitwerking van het ZOOP verloopt fragmentair, onvoldoende gecoördineerd.

X
















Er wordt zoveel vergaderd om de samenwerking te coördineren dat er nog weinig tijd rest voor de dagelijkse werking.




X









    1. De aansturing gebeurt op basis van duidelijke gezagslijnen ten aanzien van correct samengestelde werkgroepen.





Risico

--

-

+/-

+

++




Het is voor de medewerkers onvoldoende duidelijk wie hun rechtstreekse leidinggevende is.

X
















Het is onduidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is.

X
















Er zijn te veel hiërarchische lagen tussen de zonecoördinator en de werkvloer waardoor informatie moeilijk doorstroomt.

X















1   ...   9   10   11   12   13   14   15   16   17

  • De prezone heeft zicht op de rapportagegegevens waarover ze wil beschikken om haar doelstellingen te realiseren.
  • De meetsystemen met het oog op de rapportering zijn op een correcte en kwaliteitsvolle wijze opgesteld.
  • De prezone volgt de realisatie van de doelstellingen degelijk op en beschikt over accurate rapporteringen ter zake.
  • De prezone stuurt haar werking op basis van de rapportagegegevens.
  • Organisatiestructuur
  • De aansturing gebeurt op basis van duidelijke gezagslijnen ten aanzien van correct samengestelde werkgroepen.

  • Dovnload 1.58 Mb.