Thuis
Contacten

    Hoofdpagina


Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken Algemene Directie Civiele Veiligheid

Dovnload 1.58 Mb.

Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken Algemene Directie Civiele Veiligheid



Pagina2/17
Datum05.12.2018
Grootte1.58 Mb.

Dovnload 1.58 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   17

Deel A


In deel A wordt de geplande situatie vergeleken met de vastgestelde situatie op 31 december 2013. Per actie voorziet de evaluatie in:

  • Een beknopte omschrijving;

  • De in het ZOOP voorziene planning (timing, budget, verantwoordelijke, kritische succesfactoren)

  • De op 31 december 2013 vastgestelde situatie (status5, rekening, toelichting, toekomstige maatregelen)

Veel van deze informatie komt rechtstreeks uit het ZOOP en werd aangevuld met feiten en bemerkingen die aangeleverd werden door de prezonecoördinator en de leden van de structuren van de prezone.

Deel B


Doel

In deel B wordt een analyse gemaakt van de mate van organisatiebeheersing.



  • Hoe is de prezone georganiseerd en is ze derwijze georganiseerd dat ze maximaal bijdraagt tot het realiseren van de missie, de visie en de daaruit voortvloeiende doelstellingen?

  • Wat zijn de risico’s die het bereiken van de doelstellingen in de weg staan en heeft men interne controlemechanismen geïmplementeerd die het manifesteren van deze risico’s vermijden of onderdrukken?

Op die manier kan nagegaan worden of de prezone de juiste dingen doet en of ze de dingen ook juist doet.

Methodiek

Bovenstaande inschatting zal gestoeld zijn op een doorlichting van acht aspecten (=thema’s) waarmee de prezone reeds nu al in aanraking komt. Deze thema’s zijn:



  • Doelstellingen, proces- en risicomanagement;

  • Belanghebbendenmanagement;

  • Monitoring;

  • Organisatiestructuur;

  • Informatie & communicatie;

  • Financieel management;

  • Informatie- en communicatietechnologie;

  • Veranderings- en projectmanagement.

In elk thema staan een aantal doelstellingen uitgewerkt die – indien bereikt – wezenlijk bijdragen tot een goeddraaiende, mature organisatie of prezone. Deze doelstellingen zijn niet lukraak gekozen maar wel zo geformuleerd dat ze onrechtstreeks een antwoord bieden op de vraag of de prezone continu op zoek gaat naar een verbetering van de onderliggende processen. Anders gesteld, wordt de interne organisatie via de thema’s afgetoetst aan de kwaliteitscirkel van Deming/PCDA-cirkel. (Plan – Do – Check – Act/Adjust).

Structuur

Elk thema is opgebouwd volgens een vaste structuur. Buiten een korte omschrijving, omvat elk thema telkenmale enkele doelstellingen, een sterkte/zwakteanalyse en een maturiteitsinschatting.



  1. Het onderdeel doelstellingen somt per thema een aantal doelstellingen op waarop de prezone idealiter volmondig positief op moet kunnen antwoorden. Om een inschatting te kunnen maken of dit daadwerkelijk het geval is, dient men vooreerst een tussenstap te maken

In concreto omvat elke doelstelling een niet-limitatieve lijst van stellingen die telkenmale een risico omschrijven. Het komt de prezone toe na te gaan of de geformuleerde stellingen van toepassing zijn en aldus een risico opleveren. Bij de evaluatie dient men daarbij onderstaande leidraad te hanteren.

Legende

Toelichting

++

Akkoord

+

Eerder akkoord

+/-

Neutraal

-

Eerder niet akkoord

--

Niet akkoord

We benadrukken dat de lijst met mogelijke stellingen niet als checklist gepercipieerd mag worden. Sommige stellingen zijn immers niet van toepassing terwijl andere – niet in de lijst opgenomen – stellingen, risico’s omvatten die er eventueel juist wel voor zorgen dat de doelstelling wel, niet of althans niet volledig behaald kan worden. Om die reden moet men niet alle stellingen evalueren conform bovenstaande richtlijnen: als ze niet van toepassing is, wordt de evaluatie blanco gelaten. Anderzijds staat het de prezone ook vrij om zelf risicobeschrijvende stellingen te definiëren, toe te voegen en er een evaluatie aan te koppelen.

  1. Per thema is er vervolgens ruimte voorzien om een sterkte/zwakte-analyse te maken. De prezone dient in dit vak aan te geven wat de sterke punten en wat de aandachtspunten zijn die respectievelijk wel of niet bijdragen tot het realiseren van de doelstellingen (zie A.) uit dit thema. Daarbij kan men terugvallen op de eerder gemaakte evaluatie van de risicobeschrijvende stellingen”. De sterke punten kunnen immers gezien worden als beheersmaatregelen die het voorkomen van één van de risico’s beperken of vermijden terwijl de aandachtspunten blootleggen welke beheersmaatregelen men zou moeten nemen. De sterkte/zwakteanalyse maakt een analyse van het ganse thema maar hanteert hiervoor de risicoanalyse uit A.



  1. In het derde en laatste deel wordt voor elk thema een maturiteitsinschatting gemaakt. Deze maturiteitsinschatting is gebaseerd op de analyse van A. en B. en moet geïnterpreteerd worden als een samenvatting van de mate waarin:

  • actieplannen werden opgemaakt ter uitvoering van de besproken doelstellingen;

  • de prezone de risico’s die het welslagen van een doelstelling in de weg staan, correct inschat

  • de prezone de juiste en voldoende beheersmaatregelen heeft voorzien om het voordoen van de risico’s, te vermijden of tot een minimum te beperken.

  • de prezone tracht op zoek te gaan om risico’s steeds beter te beheersen.

Men onderscheidt vijf niveaus, gaande van onbestaand (rood) tot geoptimaliseerd systeem (donkergroen). De cijfercode is louter indicatief.




Legende

Mate van interne controle

Toelichting

0

Onbestaand

  • Beheersmaatregelen zijn niet of nauwelijks aanwezig

  • Binnen de organisatie worden er geen of zeer weinig maatregelen genomen om de werking te verbeteren

1

Ad hoc acties

  • Beheersmaatregelen zijn op ad hoc basis uitgewerkt

  • Het bewustzijn groeit om de werking te verbeteren maar er is geen gestructureerde of gestandaardiseerde aanpak aanwezig. Initiatieven dienaangaande worden ad hoc genomen.

2

Gestructureerde acties

  • Er is een gestructureerde aanpak tot ontwikkeling van beheersmaatregelen (“Plan”)

  • Er worden gestructureerde acties ondernomen om de werking te verbeteren maar er bestaat geen actieplan op lange termijn.

3

Gedefinieerd systeem

  • De ondernomen acties passen in een bestaand en wel omschreven actieplan dat aandacht heeft voor de doelstellingen van het besproken thema. Er zijn voldoende beheersmaatregelen voorzien om potentiële risico’s, die het welslagen van de doelstellingen verhinderen, te vermijden of te fnuiken.

4

Geoptimaliseerd systeem

  • Voortdurende optimalisering van de organisatiebeheersing via benchmarking, certificatie of externe evaluatie (“PCDA”)

  • Het actieplan uit 3 . wordt continue aangepast en verbeterd (benchmarking).

Deze eindbeoordeling is altijd een genegotieerd standpunt tussen de FOD Binnenlandse Zaken enerzijds de prezone anderzijds.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   17

  • Deel B

  • Dovnload 1.58 Mb.