Thuis
Contacten

    Hoofdpagina


Gemeenteraad

Dovnload 186.87 Kb.

Gemeenteraad



Pagina1/4
Datum01.08.2017
Grootte186.87 Kb.

Dovnload 186.87 Kb.
  1   2   3   4

zulte zwart 3pt-grijs

GEMEENTERAAD

ZITTING VAN 23 februari 2016













Aanwezig:

Ward Baeten, voorzitter

Simon Lagrange, burgemeester

Sophie Delaere, Olivier Peirs, Michaël Vandemeulebroecke, Annabel Van Poucke, Frederic Hesters, schepenen

Tony Boeckaert, Nathalie Colpaert, Sally Cosijns, Ugo Den Tandt, Monique De Smet, Marc Devlieger, Herman De Vos, Michaël Devriendt, Hendrik De Waele, Henk Heyerick, Lieven Lippens, Christophe Menu, Luc Millecamps, Geraldine Van den Weghe, Stijn Van de Wiele, Philippe Van Steenberghe, Pieter Verhalle, Tania Verpraet, gemeenteraadsleden

Linda Detailleur, OCMW-voorzitter

Sylvie Bohez, secretaris



Verontschuldigd:




Afwezig:






Openbaar

Normaal


Algemeen beleid
. GOEDKEUREN VAN NOTULEN VAN GEMEENTERAAD VAN 26 JANUARI 2016
Bevoegdheid:



  • Artikel 180 en 181 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, i.v.m. de opmaak en ondertekening van de notulen.

  • Artikel 33 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen i.v.m. de opmaak en goedkeuring van de notulen.

Wetten en reglementen:



  • Artikel 180 en 181 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, i.v.m. de opmaak en ondertekening van de notulen.

  • Artikel 33 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen i.v.m. de opmaak en goedkeuring van de notulen.

  • Artikel 36 van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad, vastgesteld in de gemeenteraad van 29 januari 2013 waardoor de notulen van de vorige vergadering samen met de oproepingsbrief ter beschikking gesteld werden van de raadsleden via het extranet.

Feiten:



  • De ontwerpnotulen werden op maandag 15 februari 2016, samen met de agenda en ontwerpbesluiten van de gemeenteraad van 23 februari 2016, via mail aan de raadsleden overgemaakt.

Motivatie:



  • Er werden geen opmerkingen noch bezwaren geformuleerd m.b.t. de inhoud van de notulen.


Stemming:

Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.


Beslissing:




Enig artikel: De notulen van de gemeenteraad van 26 januari 2016 worden goedgekeurd.

------------------------------------------



. WIJZIGEN VASTSTELLING HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE GEMEENTERAAD
Bevoegdheid:



  • Artikel 40 van het gemeentedecreet op grond waarvan de gemeenteraad een huishoudelijk reglement dient vast te stellen bij de aanvang van de zittingsperiode waarin een aantal aanvullende maatregelen worden opgenomen i.v.m. de werking van de raad en waarin een aantal minimale bepalingen dienen opgenomen te worden.

Wetten en reglementen:



  • Artikel 40 van het gemeentedecreet.

  • Het besluit van de gemeenteraad d.d. 26 januari 2016 houdende vaststelling van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad.

Feiten:



  • Op 1 januari 2016 neemt raadslid Ward Baeten het mandaat van voorzitter van de gemeenteraad op.

  • Op basis van een evaluatie van de werking van het huishoudelijk reglement worden twee wijzigingen voorgesteld nl. :



    • Artikel 3 : 

      • op vandaag : “Hiertoe bezorgen ze hun voorstel van besluit, vergezeld van een toelichtende nota, aan de gemeentesecretaris, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de gemeenteraad.”

      • voorgestelde wijziging : "Hiertoe bezorgen ze hun voorstel van besluit, vergezeld van een toelichtende nota aan de gemeentesecretaris en de voorzitter.”

    • Artikel 13 :

      • op vandaag : "Na afhandeling van de agenda van de openbare vergadering kunnen de raadsleden mondelinge vragen stellen over gemeentelijke aangelegenheden, die niet op de agenda van de gemeenteraad staan.  Op deze mondelinge vragen wordt ten laatste tijdens de volgende zitting geantwoord.”

      • voorgestelde wijziging : "Vóór de vergadering geopend wordt, informeert de voorzitter of er mondelinge vragen zijn over gemeentelijke aangelegenheden, die niet op de agenda van de gemeenteraad staan.  Elk raadslid heeft het recht om één of meerdere vragen te stellen.  De vragen worden genoteerd en behandeld op het einde van de zitting.  De burgemeester / bevoegde schepen beslist dan of hij meteen antwoordt of ten laatste tijdens de volgende zitting."

  • Raadslid Henk Heyerick stelde zich tijdens de zitting van de gemeenteraad van 26 januari 2016 vragen bij de wettelijkheid van de bepaling dat de bijkomende agendapunten aan de gemeentesecretaris en aan de voorzitter dienen bezorgd te worden.  Artikel 22 van het gemeentedecreet stelt dat de bijkomende punten bezorgd worden aan de gemeentesecretaris, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de gemeenteraad.  Het agendapunt werd onder dit voorbehoud goedgekeurd.  De gemeentesecretaris kreeg de opdracht de wettelijkheid van de aanpassing na te gaan.

Adviezen:



  • Op 27 januari 2016 werd een adviesvraag gericht aan de VVSG.

  • Op 28 januari 2016 ontvingen we volgend antwoord van de VVSG  : "De bedenking van het raadslid is niet onterecht.  Volgens de letter van het gemeentedecreet is het immers voldoende wanneer de bijkomende agendapunten aan de secretaris worden bezorgd. Een regel die terug gaat op de tijd dat zulke zaken op papier werden gezet en overhandigd of bezorgd werden aan de secretaris. De tijden zijn veranderd en via e-mail kan, door het ook aan de gemeenteraadsvoorzitter  te bezorgen, een stap worden overgeslagen.  Het huishoudelijk reglement mag de regel uit het gemeentedecreet echter niet strenger maken. En ook al is het de bedoeling niet, de wijze waarop dit wordt geformuleerd is belangrijk. Maak duidelijk wat de bedoeling van de regel is.  Men zou het als volgt kunnen formuleren: … aan de gemeentesecretaris en bij voorkeur meteen ook aan de voorzitter.”

Motivatie:



  • Het college van burgemeester en schepen stelt voor om het betrokken artikel aan te passen zoals voorgesteld door VVSG.

Bespreking:



  • Voorzitter Ward Baeten licht het agendapunt ter zitting toe.


Stemming:

Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.


Beslissing:




Artikel 1: Het aangepast huishoudelijk reglement van de gemeenteraad  wordt goedgekeurd en als bijlage bij dit besluit geviseerd.

 

Artikel 2: Dit reglement wordt bekend gemaakt overeenkomstig de artikelen 186 en 187 van het gemeentedecreet.

 

Artikel 3:  Het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad zoals goedgekeurd bij gemeenteraadsbesluit van 26 januari 2016 wordt opgeheven zodra het nieuw huishoudelijk reglement in werking treedt.

 

Artikel 4: Dit besluit wordt ter kennis gebracht van provinciegouverneur door de lijst overeenkomstig artikel 252 § 1 gemeentedecreet.

------------------------------------------
Financien
. KENNISGEVING VAN HET RAPPORT VAN DE FINANCIEEL BEHEERDER MET BETREKKING TOT HET DEBITEURENBEHEER
Bevoegdheid:



  • Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 42 en 43, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

Wetten en reglementen:



  • Artikel 94, 2° van het gemeentedecreet  : de financieel beheerder staat in volle onafhankelijkheid in voor het debiteurenbeheer. Met betrekking tot de vervulling van de opdrachten rapporteert de financieel beheerder in volle onafhankelijkheid aan het college van burgemeester en schepenen en aan de gemeenteraad.

  • De decreetgever heeft verder niets bepaald omtrent de frequentie en de inhoud van deze verslaggeving. Het voorgestelde rapport is een persoonlijke uitwerking vanwege de financieel beheerder.

Feiten:

De financieel beheerder legt onderstaand rapport voor aan de gemeenteraad:

 

Voorafgaande opmerkingen :



De hoofdbedoeling van dit rapport is vanzelfsprekend aan te tonen dat een degelijke opvolging leidt tot het voldoende snel binnenkomen van de gemeentelijke ontvangsten, zodanig dat de gemeente geen sommen misloopt of te laat binnenkrijgt.

Bemerk dat in dit rapport geen persoonlijke gegevens worden vermeld om reden van privacy. De rapportering behandelt dan ook eerder grotere lijnen.

 

Hoofdstuk 1 : Soorten belastingen en retributies met gevolgen op de praktijk

Elke gemeente kent belastingen en retributies (met inbegrip van tariefreglementen). Retributies verschillen in hoofdzaak met belastingen door het feit dat ze gekenmerkt zijn als een vergoeding voor een geleverde dienst, waarbij de vergoeding enigszins in verhouding blijft tot de geleverde prestaties. In de praktijk is dit onderscheid natuurlijk niet altijd even duidelijk. Het gemeentelijk reglement dient dan ook steeds zelf aan te geven hoe de gemeente dit interpreteert. In de praktijk zal dit juridisch vooral bij eventuele vervolging van belang zijn, gezien de verschillende procedures, maar ook boekhoudkundig heeft dit gevolgen.

Belastingen dienen in de gemeentelijke boekhouding onder het beleidsitem 0020-00 geboekt te worden. Retributies dienen opgenomen te worden onder het beleidsitem waarover de betreffende dienst handelt en zitten dus over de gehele boekhouding verspreid.

In bijlage bij de jaarlijkse aanpassing van het meerjarenplan worden alle gemeentelijke belastingen en retributies opgenomen met vermelding waar ze terug te vinden zijn en de geraamde opbrengst voor het budgetjaar. Voor de nodige informatie hieromtrent wordt dan ook naar die bijlage verwezen.

 

In de tabel "Algemeen overzicht van de belastingen (beleidsitem 0020-00)" worden de belastingen weergegeven die door ons onder deze rubriek ingedeeld werden. Dit is een verderzetting van een jarenlange interpretatie in de NGB (vroegere boekhouding). In de praktijk zitten hier toch een aantal ontvangsten in met een duidelijk retributiekarakter  Vb. "Afgifte zakken, klevers , recipiënten" is een retributiereglement, wordt ook zo algemeen beschouwd maar wordt toch hier verder opgenomen omdat moeilijk kan ontkend worden dat dit een opbrengst "belasting" betreft waar de geleverde dienst (afgifte plastic-zakken ) compleet niet in verhouding staat met de gevraagde prijzen. Een omgekeerd voorbeeld betreft de "Concessies op de graven" die niettegenstaande de gangbare, hoge tarieven, wél als retributie onder het betreffende beleidsitem geboekt zijn en dus hier niet terug te vinden zijn.



 

In deze tabel worden ter info eveneens de belastingen opgenomen die niet gemeentelijk geïnd worden maar wel federaal (personenbelasting) of gewestelijk (onroerende voorheffing en belasting op motorrijtuigen). Belet vooral het verschil met de gemeentelijke belastingen en retributies qua bedrag. Deze drie belastingen zijn dus van fundamenteel belang voor de gemeentelijke financiële gezondheid, en dit in tegenstelling met de meeste gemeentelijke belastingen die in vele gevallen in hoofdzaak een sturend karakter hebben (vb. "Leegstaande woningen en gebouwen) of eerder een terugvordering zijn van de administratieve kost (vb. Afgifte reispassen). Wel belangrijke gemeentelijke belastingen qua opbrengst zijn de Milieubelasting en de Retributie op de Afgifte van de zakken, klevers en recipiënten.

Wat de drie belastingen geïnd door de hogere overheden betreft, zijn hier de cijfers vermeld tot november 2015. De bedragen van december 2015 worden pas ontvangen in januari 2016.
Het betreft hier zuivere kohierbelastingen waarvan de opbrengsten door de bevoegde administratie op basis van een kohier geïnd worden en waarbij de maandelijks binnengekomen gelden doorgestort worden aan de gemeente. Op die manier zijn zuivere kohierbelastingen voor de gemeente eerder als een contante inningsbelasting te beschouwen. Als uitzondering hierop wordt enkel op het einde van het boekjaar de nog doorgestorte sommen over de laatste maand(en) van het aanslagjaar als vordering in de dienstjaarrekening van het afgelopen dienstjaar ingeboekt.
Ook wat de gemeentelijke belastingen betreft, dient gekeken te worden of het kohierbelastingen (bvb. rioolbelasting) of contantbelastingen( bvb. afgifte reispassen) of een combinatie van beide mogelijkheden (bvb. standgelden markt met abonneehouders en losse standplaatsen) betreft.
Bij de kohierbelastingen is de hier vermelde vordering immers enkel het bedrag van het totale kohier en zegt dit niets over de inning van de belasting. Bij de contantbelastingen ziet men hier de momentopname van de reeds geïnde en geboekte bedragen.

Dit onderscheid, dat zich voordoet bij de drie centrale belastingen op het einde van het jaar en de gemeentelijke kohierbelastingen, tussen enerzijds de geboekte vorderingen, te zien en meegerekend in de dienstjaarrekening, en anderzijds, de effectief geïnde sommen, kan van belang zijn bij de beoordeling van de financiële toestand van de gemeente, vooral bij belangrijke achterstanden. Deze ontvangsten zijn dus immers wel al opgenomen in de rekening maar de gelden zijn nog niet ter beschikking voor de betalingen.

 

Hoofdstuk 2 : Opvolging

Alle kohierbelastingen voor het aanslagjaar 2015 en vroeger, werden reeds ingekohierd en de betreffende vorderingen werden geboekt. (In principe kan dit nog wettelijk ten laatste op 30 juni van het jaar dat volgt op het aanslagjaar). Op dit gebied zijn dus zeker geen achterstanden te noteren.

In een volgende bijlage "Overzicht met totaal openstaand bedrag en aantal openstaande facturen, per jaar en per verkoopsartikel" wordt aangegeven hoeveel en welk bedrag aan facturen (incl. aanslagbiljetten voor de belastingen) er effectief nog openstaat (of "nog te innen" is op de vordering) en dit voor alle retributies en belastingen die gefactureerd worden (in het Alfa softwarepakket van de gemeente). Contantbelastingen of contant geïnde retributies zijn hier dus niet te zien - naar opvolging van inning stelt zich voor deze categorie immers geen probleem.

Het totaal aan openstaand bedragen bedraagt slechts 31.285,64 EUR.



Voor 2013 staat nog een grafconcessie open, een gemeentelijke administratieve sanctie en nog 349,05 EUR aan kohierbelastingen. Al deze dossiers werden overgemaakt aan de gerechtsdeurwaarder of zijn in afbetaling via collectieve schuldenregelingen.

Voor 2014 staat nog een grafconcessie open en nog 1.402 EUR aan kohierbelastingen (i.c. enkel milieubelasting). Van deze laatste dient nog een staat van oninbare belastingen opgemaakt te worden voor een voorlopig bedrag van 945,00 EUR.


Voor 2015 betreft het in hoofdzaak recent opgemaakte facturen en kohierbelastingen voor 9.809,99 EUR (3.149,99 EUR milieubelasting en 6.660 EUR belasting leegstand).

 

In de bijlage "Openstaande vorderingen" worden per jaar alle openstaande vorderingen over de gehele gemeentelijke boekhouding (softwarepakket Foxtrot) weergegeven (met inbegrip van deze uit het softwarepakket Alfa), het eventueel daarop geïnde bedrag en het openstaand saldo, dus niet enkel de retributies en de belastingen maar ook de vorderingen aan andere debiteuren (bvb. huurgelden, inschrijvingsgelden, openstaande toelagen,...). Deze laatste categorie kan vaak ook van belang zijn, gezien soms de bedragen, voor de kastoestand van de gemeente.



De eerste rubriek betreft de vorderingen van 2014 en vroeger.
De eerste drie vermeldingen betreffen terug de openstaande grafconcessie, de GAS-boete en de milieubelasting van 2013. De volgende vordering toont aan dat er ook nog een openstaand bedrag van de milieubelasting voor 2012 was op dat moment van 105,00 EUR (3 dossiers nog oninbaar te zetten)(nog afkomstig uit pakket Winbel en niet uit Alfa-, vandaar niet te zijn op de vorige lijst.).

De twee eerste vorderingen aan de TMVW zijn de toegestane leningen aan de intercommunale bij de verkoop van de gebruiksrechten van respectievelijk de waterleiding en de riolering. Beide toegestane leningen zullen terugbetaald zijn in 2017 maar op dat moment begint de terugbetaling te lopen van de verlenging van de gebruiksrechten van de riolering (wegens uitbreiding bestaansduur TMVW)-derde vordering- af te betalen tot 2030. Belet ook hier weer dat hier vorderingen geboekt zijn waar de gelden slechts mits grote vertraging zullen binnenkomen.

De volgende vordering betreft opnieuw de vordering in verband met de milieubelasting 2014.

De drie volgende vorderingen betreffen cultuursubsidies van de Vlaamse Gemeenschap, waar het saldo pas na afloop van het jaar en na de indiening van de nodige verantwoordingen, doorgestort wordt. (Deze subsidies werden ondertussen ontvangen).

De laatste vordering van 2014 en vroeger betreft een grafconcessie die in het kader van een collectieve schuldenregeling vermoedelijk nog voor een zeer beperkt deel zal kunnen geïnd worden.

De grootste openstaande saldobedragen voor 2015 betreffen de milieubelasting 2015, de openstaande premie voor de gesco's ( nu omgezet in contractuelen), (afrekening én gelden ondertussen ontvangen), de huur van het voetbalstadion aan KME Machelen,  de belasting op leegstand (twee dossiers met bezwaren) en een aantal grotere maar zeer recente facturen (zie datum document),voor aflevering Huisvuil en PMD-zakken.


Uit dit document kan dus opgemaakt worden dat de gemeente op dit specifiek opnamemoment geen belangrijke achterstallen kende in alle te innen vorderingen.

De bedoeling is dat ook in latere rapporteringen aangetoond wordt dat er geen grote sommen al te lang, op om het even welk willekeurig opnamemoment, blijven openstaan, door historische vergelijking van de verschillende rapporten.

 

Opgemaakt te Zulte, eindredactie op 14/01/2016.



Bespreking:



  • Schepen Olivier Peirs licht het agendapunt ter zitting toe.


Beslissing:




Artikel 1: Akte wordt genomen van het rapport van 14 januari 2016 van de financieel beheerder met betrekking tot het debiteurenbeheer.  Het rapport wordt als bijlage bij dit besluit geviseerd.

 

Artikel 2: Afschrift van dit besluit wordt overgemaakt aan de provinciegouverneur.

------------------------------------------

. KENNISGEVING VAN HET 10de RAPPORT VAN DE FINANCIEEL BEHEERDER MET BETREKKING TOT DE VOORAFGAANDE CONTROLE VAN DE WETTIGHEID EN REGELMATIGHEID VAN DE VOORGENOMEN VERBINTENISSEN
Bevoegdheid:



  • Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 42 en 43, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

Wetten en reglementen:



  • Artikel 94 van het gemeentedecreet : de financieel beheerder staat in volle onafhankelijkheid in voor de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen met budgettaire en financiële impact.

  • Artikel 166 van het gemeentedecreet : de financieel beheerder rapporteert in volle onafhankelijkheid minstens éénmaal per jaar aan de gemeenteraad over de uitvoering van zijn taak van voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen.

Feiten:

De financieel beheerder legt onderstaand rapport voor aan de gemeenteraad:

 

Deze tekst betreft een tiende rapport in verband met de door het gemeentedecreet ingevoerde visumplicht. Ter info worden hieronder eerst de wettelijke verplichtingen nog eens herhaald en toegelicht.



Volgens art. 166 van het gemeentedecreet rapporteert de financieel beheerder in volle onafhankelijkheid minstens éénmaal per jaar aan de gemeenteraad over de uitvoering van zijn taak van voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen.

Hij stelt tegelijkertijd een afschrift van dit rapport ter beschikking aan het college van burgemeester en schepenen en de gemeentesecretaris.

Dit artikel 166 handelt dus over de zogenaamde “visumplicht” . Het is te lezen in combinatie met artikel 94 (Zie ook verder).

De rapporteringsplicht over het visum is definitief in voege getreden vanaf 01/10/2007, datum waarop de overgangsperiode in verband met een aantal artikelen van het gemeentedecreet verviel.

Merk op dat de visumplicht zelf reeds in voege was vanaf 01/01/2007.

De rapportering diende bij de aanvang tweemaal per jaar te gebeuren.
Via de wijziging in het gemeentedecreet (“hersteldecreet”) d.d. 23 januari 2009 dient deze rapportering, net als de andere rapporteringsverplichtingen voortaan slechts éénmaal per jaar meer plaats te vinden.

 

A. Definitie van de elementen van het begrip



Financieel beheerder:
De functie van “financieel beheerder” is ten volle in werking getreden en de vroegere functie “gemeenteontvanger” bestaat niet meer.

In volle onafhankelijkheid:
De financieel beheerder staat hier dus buiten elke hiërarchische of elke andere controle. Hij bepaalt in principe zelf zijn wijze van controle-uitoefening. Deze onafhankelijkheid is vanzelfsprekend ingevoerd om de neutraliteit van de rapportering maximaal te kunnen waarborgen. Beïnvloeding of het onder druk zetten bij bvb. (de manier van uitoefenen van) de toekenning van het visum door de financieel beheerder is dus volledig uit den boze en dient te leiden tot rapportering hierover. Uiteindelijk zou dit zelfs tot sancties vanuit de gemeenteraad of de toezichthoudende overheid moeten leiden om de verdere onafhankelijkheid van de controle geloofwaardig te maken.

Minstens éénmaal per jaar(zie ook inleiding hiervoor):
Is te beschouwen als minimum éénmaal per jaar, tijdens of na de periode. Belet dat dit een minimum is,-bij eventuele ernstige incidenten zou dit dus best tot onmiddellijke rapportering kunnen leiden om de gevolgen te beperken.

De BBC en de nieuwe overheidsopdrachtenwetgeving heeft hier voor een dermate grote omwenteling gezorgd, dat een voldoende periode diende verlopen te zijn om echt zinvolle evaluaties in deze rapportage te kunnen opnemen.



Aan de gemeenteraad:
Gelet op de noodzaak van de onafhankelijkheid van de financieel beheerder dient hij te rapporteren aan het hoogste orgaan van de gemeente dat de volheid van bevoegdheid heeft en dus onafhankelijk de inhoud van het rapport dient te beoordelen en eventueel de nodige maatregelen zou kunnen treffen.
Het rapport is gezien als een schriftelijk document aangezien er ook een “afschrift” ter beschikking dient gesteld aan het college en de secretaris.

De uitvoering van zijn taak:
Enerzijds betreft het dus een opgelegde wettelijke opdracht die dus niet kan geweigerd of mag verwaarloosd worden. Anderzijds dienen ook de nodige middelen (personeel en tijd) ter beschikking gesteld te worden zodanig dat gegarandeerd wordt dat de financieel beheerder zijn taak geloofwaardig kan en mag uitoefenen.

Voorafgaande controle:
De controle dient vooraf te gebeuren. Dit is vooraleer de gemeente enig engagement genomen heeft.
Volgens het gemeentedecreet dienen de gemeenten  in te staan voor een sluitend systeem van interne controle van hun activiteiten. Dit houdt in deze context onder meer in, de verplichting om maatregelen en procedures te ontwerpen
- die de controle op de naleving van de wetgeving en procedures mogelijk maken
- die fraude voorkomen,
en dit met een redelijke mate van zekerheid.

Een goed middel hierbij zijn zeker procedures waarin de volgende stap pas kan gebeuren na correcte uitvoering van alle voorgaande stappen en waarbij dus de ene partij de andere afdekt/controleert tijdens de afhandeling van het dossier, zodanig dat door iedereen achteraf een zo maximaal mogelijke garantie kan gegeven worden dat alles correct is uitgevoerd.

In de vroegere nieuwe gemeentewet gebeurde de controle door de ontvanger in het kader van de uitgaven bij overheidsopdrachten op het niveau van de aanrekening, dwz. op het moment dat de facturen hem voorgelegd werden. Bij eventuele procedurefouten vroeger in de uitgavencyclus kon de ontvanger, deze tekortkomingen enkel meer constateren. De verbintenis was dan immers reeds lang aangegaan en de gemeente had (financiële) verplichtingen tegenover haar medecontractant.  De terechte juridische praktijk was dan dat de gemeente niettegenstaande de onwettige opdracht toch veroordeeld werd tot betalen….
De wetgever heeft hier uitdrukkelijk geoordeeld deze vorm van controle op een veel vroeger stadium in alle procedures te dienen te zetten teneinde problemen tijdig vast te stellen en te voorkomen.

Van de voorgenomen verbintenissen :
Het betreft hier alle engagementen waarvan de gemeente van plan is, om ze aan te gaan die netto uitgaande kasstromen veroorzaken.

Ontvangsten dienen niet onderworpen te worden aan het voorafgaand visum indien ze niet gecombineerd worden met een uitgave waardoor netto wel uitgaande kasstromen zouden ontstaan.

 

B. Andere belangrijke bepalingen.

1) Belangrijk in dit opzicht is ook dat het visum enkel betrekking heeft op een wettigheids- en regelmatigheidstoezicht, dwz. op het nakomen van alle (hogere) wetten en (eigen) reglementen, en niet op de opportuniteit van de beslissing. Dit laatste dient beschouwd als de garantie aan het bestuur dat de financieel beheerder zich niet met het (politieke) beleid mag bemoeien of dit mag belemmeren. Bij de controle oordeelt de financieel beheerder dus onder meer of de voorgenomen verbintenis wel de wettelijk voorgeschreven schriftelijke, draagkrachtige motivatie bevat maar hij beoordeelt niet de eigenlijke gepastheid ervan.

 

2) In dit kader is ook het tijdstip van de toekenning van het visum van het allergrootste belang. De financieel beheerder dient in staat te zijn kennis te nemen van àlle aspecten van de beslissing vooraleer ze kan worden aangegaan (bvb. aanwezigheid draagkrachtige motivatie). Bovendien wordt zijn visum slechts gegeven op basis van de stukken die hem op dat moment ter beschikking gesteld werden of over de omstandigheden die hem redelijkerwijze op het moment van zijn beslissing bekend konden zijn.


In de omzendbrief geeft de minister dan ook enkele praktische voorschriften over de vereiste chronologie van de procedures:

  • In het kader van de overheidsopdrachten moet het visum toegekend worden voor de toewijzing betekend wordt,…

  • In het kader van de bezoldigingen moet het visum toegekend worden voor de definitieve aanstelling van het personeelslid.

  • In het kader van de toekenning van werking- en investeringssubsidies moet het visum toegekend worden voor de beslissing tot toekenning van de subsidie genomen wordt. Voor subsidies die nominatief opgesomd worden in het budget is dat voor de vaststelling van het budget door de gemeenteraad. Voor de subsidies die toegekend worden op basis van een subsidiereglement is dat voor de beslissing van de budgethouder tot toekenning van de individuele subsidies.

In een jaarlijkse omzendbrief betreffende de opmaak van de budgetten heeft de minister evenwel bepaald dat voortaan ook voor de nominatief opgenomen subsidies in het budget het visum uiterlijk slechts dient verleend te worden bij de kennisgeving van de subsidie of de uitbetaling ervan.

 

3) In onze gemeente is de budgethouder het college van burgemeester en schepenen.

De controle door de financieel beheerder ontslaat de budgethouder geenszins van zijn eigen primaire verantwoordelijkheid om de wettigheid en de regelmatigheid van zijn voorgenomen verbintenis te controleren. De budgethouder (i.c. dus het CBS) blijft dus zelf in eerste instantie aansprakelijk voor zijn eigen daden.

Merk op :

Art 158 GD : Het budgethouderschap is de toegekende bevoegdheid tot beheer van een budget dat taakstellend is in die zin dat het een norm inhoudt waarvan de budgethouder de realisatie nastreeft.

Art 159 GD : Het budgethouderschap komt toe aan het college van burgemeester en schepenen, behoudens de uitzonderingen vermeld in dit decreet en onverminderd de toepassing van §2, §3 en &4.

 

4) Als de financieel beheerder, bij gemotiveerde beslissing, aan een, door een budgethouder voorgenomen verbintenis, (waarvoor nog voldoende kredieten zijn), weigert zijn visum te verlenen, kan het college van burgemeester en schepenen op eigen verantwoordelijkheid viseren. In dat geval bezorgt het college de gemotiveerde beslissing van de financieel beheerder aan de provinciegouverneur, tegelijkertijd met het afschrift van zijn beslissing. De beslissing van het college wordt pas uitvoerbaar als de toezichtstermijn (nvdr. in principe dertig dagen) verstreken is (art.161 GD.).



 

C. Toepassing op de eigen gemeente
1) Aantal verleende visa :

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

2015

142

132

144

135

138

153

118

120

113

 

Bij het lezen van deze cijfers dient het volgende opgemerkt :

In de vroegere wetgeving was de visumplicht nog onlosmakelijk verbonden met het begrip “dagelijks bestuur”. In de huidige wetgeving is deze binding weggevallen en kan het bestuur,binnen de grenzen vastgesteld door de bevoegde Vlaamse minister, in beide materies onafhankelijk zijn eigen grenzen vaststellen.
In het gemeenteraadsbesluit d.d. 22 oktober 2013 werd beslist de grens voor de visumplicht onveranderd te houden en dus verder een vrijstelling te verlenen voor alle dossiers die het bedrag van 5.500 EUR (excl. BTW) niet overschrijden.

Dit werd toen beoordeeld als een logische stap (eenvoud wegens de vertrouwdheid met dit bedrag) en een aanvaardbaar bedrag in vergelijking tot de grootte/takenpakket van de gemeente en de werklast die dit meebrengt in combinatie met de noodzaak aan een afdoende controle.

Het aantal visa lijkt enigszins terug te lopen van een gemiddelde van 140 dossiers per jaar naar een 110-tal.
Dit is vermoedelijk het gevolgen van een combinatie van een aantal oorzaken, waaronder zeker :


  • het aantal investeringsdossiers is na de investeringspiek in de periode 2008-2012 logischerwijze en gelet op de financiële noodzaak, enigszins teruggelopen;

  • de diensten die vertrouwder geraakt zijn met het systeem, vragen vooral qua exploitatie, minder visa aan waar het niet hoeft, of kunnen door een betere inschatting van hoeveelheden en prijzen in het begin, de vraag naar bijkomende visa beperken;

  • de BBC-wetgeving met een veel globaler gestelde kredietcontrole, laat eenvoudiger het combineren van kleinere dossiers toe.

 

2) Interpretatie/toepassing:

Er zullen altijd wel schemerzones zijn die het al dan niet verlenen van visa of gewoon al dan niet de vereiste tot visering, onder bepaalde omstandigheden, niet volledig objectief zullen maken en daarom volgen hier een aantal suggesties en een toelichting bij de persoonlijk toegepaste “interpretatie” in onze gemeente:

Een aantal algemene interpretatieproblemen, niet specifiek voor ons bestuur maar in vorige visumverslagen al in min of meerdere mate aangehaald, werden geleidelijk (deels) uitgeklaard door de Administratie Binnenlands Bestuur.
Volgens deze administratie mag bij de visumverlening onder andere met het volgende rekening gehouden worden:

 

a) Aanstellingen personeel:


Bij de (tijdelijke) aanwerving/aanstelling van personeel bleek (en blijkt) het niet altijd even duidelijk vanaf welk bedrag (hoe te bepalen?) en wanneer, een bepaalde indiensttreding aan het visum onderworpen is. Uit verdere onderrichtingen blijkt wel dat de beschikbaarheid van de kredieten enkel dient beoordeeld te worden voor de rest van het lopende jaar en de financieel beheerder enkel kan oordelen over de hem op dat moment beschikbaar gestelde gegevens. Het visum blijft dan geldig voor de volgende jaren mits redelijkerwijze kan verondersteld worden dat het bestuur de intentie heeft ook de volgende jaren in voldoende krediet te voorzien.
In dit kader wordt in onze gemeente als advies gesteld dat best elk aanwervingsdossier ter visering wordt voorgelegd en dit onder meer omdat vaak niet op voorhand geweten is welke de uiteindelijke draagwijdte (duur en bijgevolg kostprijs) van de aanstelling zal zijn. Indien de aanstelling zou uitlopen, zou hier dan ten onrechte geen visum verkregen zijn.
In de praktijk gebeurt dit steeds.

 

b) Subsidies:


Investeringssubsidies zijn steeds onderworpen aan de visumplicht. Zij zijn in het BBC-besluit uitdrukkelijk vermeld als niet van de visumplicht, uit te sluiten verbintenissen.

 

Voor andere (exploitatie)subsidies dient momenteel o.i. wettelijk gezien enkel de eigen gestelde grens van de visumplicht (ic. 5.500 EUR) geëerbiedigd te worden.



In de praktijk is zo’n onderscheid zowel naar indeling als naar bedrag niet echt éénduidig en blijven er dus veel grijze zones :

Het is niet altijd even duidelijk of een subsidie dient gekwalificeerd te worden als investering- of als exploitatietoelage :


Bvb. Tussenkomst in brandweerzones/politiezones, die beide nog met de vroegere boekhouding werken met een gewone dienst en een buitengewone dienst maar waar door overboeking van de gewone dienst naar de buitengewone dienst een deel van de gemeentelijke exploitatietoelage volledig wettelijk als een financiering van de buitengewone dienst (investeringssubsidie?) kan aangewend worden;
Bvb. Bij een subsidie aan een voetbalvereniging voor een extra onderhoud van de velden/gebouwen kan er naargelang de concrete situatie gewoon gekozen worden dit (buitengewoon) onderhoud al dan niet in een investeringsenveloppe op te nemen.

 

Voor subsidies op basis van een reglement:



Is bij de beoordeling het totaalbedrag dat op het budget voorzien is van belang of enkel de individuele bedragen hoger dan 5.500,00 EUR? Wat indien door bvb. een puntenverdeling, de uiteindelijke verdeling lager is dan het budgetbedrag ? Wat bij deeltijdse uitbetalingen beneden de 5.500,00 EUR, die op jaarbasis boven de 5.500,00 EUR liggen? Dient het totaalbedrag bekeken te worden op een jaarbudgetrekening of dient elke subsidie op eenzelfde jaarbudgetrekening apart beschouwd te worden (per vereniging)?
Gelet op het delicate karakter van de toekenning van subsidies en om elke sfeer van partijdigheid bij de toekenning (ic. zowel erkenning als gesubsidieerde vereniging als bij de eigenlijke berekening en uitbetaling) te voorkomen wordt daarom aan de diensten gecommuniceerd om steeds zo helder mogelijk hieromtrent te communiceren en elke goedkeuring van om het even welke subsidies in principe gewoon voor visumaanvraag voor te leggen. Om dezelfde reden wordt trouwens ook vanwege de hogere overheid bij het budget een gedetailleerde lijst geëist van alle subsidies.

 

c) Verbinteniskredieten:


Met de invoering van de BBC werden ook de begrippen “verbinteniskredieten” en “transactiekredieten” ingevoerd. Voor de visumverlening wordt telkens nagegaan of het verbinteniskrediet, eventueel als som van transactiekredieten over verschillende jaren, in de betreffende rubriek van de investeringsenveloppe, voldoende is. Dit laat vrij omvangrijke combinaties van kredieten toe, wat er toe leidt dat er veel minder vaak krediettekorten (zullen) zijn en bijgevolg ook minder problemen bij de visumverlening.

 

d) Meerjarige contracten: Meerjarige contracten op het exploitatiebudget blijven toegelaten (en zelfs impliciet aangemoedigd in de nieuwe wetgeving overheidsopdrachten) mits duidelijk uit het meerjarenplan blijkt dat er bij normale omstandigheden in alle betreffende jaren voldoende krediet is om het vermoedelijk benodigd bedrag voor dat jaar te betalen.


In de praktijk zal hier nagenoeg geen visumweigering meer voorkomen op basis van krediettekort daar in BBC bij de exploitatie de wettelijke grenzen voor de kredieten, per beleidsdomein, gesteld zijn, wat in de praktijk zeer ruim is.

 

Toepassing op de gemeente Zulte:




A) Globale op te volgen en in het oog te houden opmerkingen/ richtlijnen/ bedenkingen :
In verband met visering subsidies (zie ook hiervoor):

Zoals aangehaald worden frequent bepaalde subsidies gespreid in de tijd betaald met verschillende uit- en of voorafbetalingen, waar telkenmale het uit te betalen bedrag beneden de 5.500,00 EUR blijft of waar cumulatief de 5.500,00 EUR nog niet werd bereikt.

Indien niet ingegaan wordt op de suggestie om steeds voor alles een visum aan te vragen, dient grondig vooraf afgewogen te worden of het uit te betalen bedrag op jaarbasis al dan niet boven de 5.500,00 EUR zal uitkomen.
Daarnaast blijft het probleem of er al dan niet de verplichting bestaat bij uitbetaling van een soort subsidie die op zichzelf nooit boven het grensbedrag uitkomt maar waar andere (al dan niet verwante) subsidies van dezelfde jaarbudgetrekening (en dus hetzelfde krediet en dus risico op krediettekort) betaald worden.

Vb. milieusubsidies: alternatieve energiebronnen en groenbemesting, KLE, zwaluwnesten enz... 

Op heden worden enkel de subsidies aan de gezinnen i.v.m. alternatieve energiebronnen geviseerd omdat dit de enige subsidievorm is, die boven de 5.500 EUR in totaal uitkomt, en om alles voldoende werkzaam te houden. Omdat het totale kredietbedrag vrij hoog gesteld is, komt de uitbetaling van de andere subsidies nooit echt in het gedrang. Deze te hoge kredietvoorziening zou eigenlijk onnodig moeten zijn, mits grondiger planning of een opdeling vooraf.

 

In verband met visering overheidsopdrachten:

Opdrachten waarbij aan alle leveranciers/dienstverleners van de gemeente (zonder prijsaanvraag) een deel van een totale opdracht gegund wordt, zijn niet in overeenstemming met de wetgeving op de overheidsopdrachten. Er kan op die manier onmogelijk gegarandeerd worden dat de bestellingen de meest gunstige (financiële) afwikkeling voor de gemeente kenden. (vb. toewijzing aan alle gemeentelijke dokters van lijkschouwing tegen éénzelfde afgesproken prijs… ).

Tijdens de periode van het huidig visumverslag werden er geen vaststellingen meer gedaan van overheidsopdrachten met gunningen aan alle deelnemende inschrijvers voor een bepaald deel, wat een vooruitgang is ten opzichte van vroeger. Dit blijft natuurlijk een permanent aandachtspunt.

Meerjarige (bvb. driejarige) contracten blijven in veel gevallen meer aangewezen, mits in het jaar van de toewijzing voldoende krediet is voor dat jaar zelf, en indien, voor de volgende jaren, uit het meerjarenplan voldoende blijkt dat het bestuur voldoende kredieten heeft voorzien. (vroeger: enkel “intentie tot opnemen” voldoende). Daarnaast dient vanzelfsprekend goed in het oog gehouden te worden of de gevolgde procedures in het kader van de wetgeving op de overheidsopdrachten nog mogen toegepast worden. Er werden een aantal meerjarige contracten aangegaan maar de controle over de verschillende dienstjaren wordt tot op heden onvoldoende door de diensten in het oog gehouden.
In verband met visering personeelsopvolging:

Voor de aanstelling van nieuwe personeelsleden worden ook voor opdrachten van onbepaalde duur, nog steeds systematisch contractuele aanstellingen uitgevoerd alhoewel dit op basis van de huidige wetgeving niet kan. Contractuele aanstellingen kunnen enkel onder de voorwaarden opgesomd in artikel 104 §2 van het gemeentedecreet. (herhaling opmerking vorige rapporten).

Het bestuur dient hier wegens een toenemend gebrek aan sociale bijdragen vanuit de statutaire personeelsleden vanaf 2017 in feite een sanctionering voor te betalen, gezien de invoering van de responsabiliseringsbijdrage bij de betaling van de pensioenen van de statutaire ambtenaren.

Verschillende tijdelijke contractuele aanstellingen achtereenvolgens in precies dezelfde betrekking geven aanleiding tot een aanstelling van onbepaalde duur.

 

B. Specifieke dossiers (lijst alle visa 2014-2015-2016 tem.25/01/2016 in bijlage):
1) Er dient verder over gewaakt te worden dat de opdracht niet, al dan niet gewild, (kunstmatig) gesplitst wordt (en zo de procedure- en visumverplichting niet gevolgd wordt).
In deze context werd nog altijd bij een aantal dossiers vastgesteld dat achteraf nog vrij aanzienlijke “voltooiingswerken” door het eigen personeel (soms met kredieten op de gewone dienst) dienden uitgevoerd te worden terwijl dit niet zo aangekondigd/voorzien was. (vb. Onderhoud terreinen Waalmeers werd en wordt door verschillende aannemers en/of personeel uitgevoerd -hier ware een betere voorafgaande planning en coördinatie vermoedelijk aangewezen geweest).

 

2) Het is aangewezen de dossiers meer aan te besteden en uit te voeren zoals voorzien in de meerjarenplanning en de budgetten. Vb. dossiers 2014 098, 2014 099, 2014 100 : herziening Gemeentelijk ruimtelijk structuurplan, opmaak woonbeleidsplan, opmaak RUP's Herbestemming.  Deze dossiers werden gesplitst en in verschillende jaren voorzien in de meerjarenplanning en de budgetten. In de praktijk werden ze globaal aanbesteed en volgens een nieuwe indeling in percelen opgedeeld. Hoewel er hier kredietmatig geen echte problemen zijn, gezien gebruik gemaakt kan worden van totalisatiekredieten in de betreffende investeringsrubrieken, kan hier toch wel de vraag gesteld worden of de bedoeling van de gemeenteraad, financieel, hier uiteindelijk wel gevolgd wordt. In de praktijk blijkt bvb. het woonbeleidsplan en de herziening van de woonbehoeftenstudie veel duurder dan oorspronkelijk begroot en de herziening van het ruimtelijk structuurplan veel goedkoper.



 

3) Er werden nog altijd veel bijkomende visa gevraagd voor contracten in verband met de exploitatie.(vb. Leveren kantoorbenodigdheden : 2014-111;leveren onderhoudsproducten: 2014-112; Verwerking puinafval : 2015 011......)


(Merk op: Er dient enkel een bijkomend visum gevraagd te worden indien de benodigde som meer dan 10% boven de oorspronkelijke gunning uitkomt- recent verhoogd tot 15%). De financiële dienst probeert dit op te volgen en verwittigt de aankopende dienst in geval van te verwachten problemen).
De verhouding tussen de oorspronkelijke opdracht en de uiteindelijke benodigde bedragen liep in een aantal dossiers duidelijk verkeerd (ook in andere dossiers kwamen afwijkingen voor, maar dus beneden de 10%) en er kan hier onder meer de vraag gesteld worden of het bestuur omwille van de onderschattingen de meest voordelige offertes heeft gekozen. Best wordt hier voor alles een beter ingeschatte bovengrens aan het te bestellen bedrag opgelegd aan de aannemer/leverancier. Indien deze grens bereikt wordt, dient best een nieuwe overheidsopdracht gelanceerd te worden (eventueel gewoon via een eenvoudige prijsvraag en via bestelbon).

4) Verrekeningen: (zie ook voorgaande) Er werden vrij veel verrekeningen op investeringsdossiers goedgekeurd. Indien de overschrijding van het toewijzingsbedrag minder dan 10% bedraagt, gebeurt dit door het schepencollege. Indien de overschrijding boven de 10% uitstijgt, dient dit in de gemeenteraad te gebeuren. Voor de verrekeningen van het college wordt niet systematisch een visum gevraagd niettegenstaande de bijwerken de afgesproken visumgrens van 5.500 EUR overschrijden. Daarenboven wordt bij de toepassing van de 10% regel en het bedrag van 5.500 EUR steeds een nettogrens bepaald als som van de min- en meerwerken. Op deze manier zou de uitvoering van een dossier fundamentele wijzigingen kunnen ondergaan die nooit door de bevoegde overheid ( CBS t.o.v.GR, Administratie t.o.v. CBS) zijn bedoeld/aanvaard.

 

In het dossier Karreweg Industriezone dienden onverwacht zeer aanzienlijke meerwerken goedgekeurd door de gemeenteraad (verrekeningen 1 en 2,>5.500 EUR en boven 10%). Deze dossiers werden direct voor de gemeenteraad gebracht en eigenlijk dus ten onrechte niet ter visering voorgelegd. Gezien de grootte van de bedragen was er geen krediet voor handen en waren de dossiers dus ook niet vatbaar op dat moment voor visering. In de gemeenteraad werd het gestelde probleem uitvoerig en correct uiteengezet en uitdrukkelijk het engagement opgenomen de nodige kredieten te voorzien in de eerstvolgende meerjarenplanaanpassing en budgetwijziging.


Gezien de goedkeuring van de eventuele subsidiëring bij laattijdige aanvaarding, volgens mededeling van de leidende overheid (de intercommunale Veneco), in het gedrang zou komen, werd door mezelf een attest opgemaakt waarin uitdrukkelijk gesteld werd dat de gevraagde sommen door het engagement van de gemeenteraad zouden voorzien worden en ter beschikking konden gesteld worden zonder dat zij het financieel evenwicht van de gemeente in het gevaar zouden brengen. Op die manier werd de mogelijke subsidiëring gevrijwaard.
De beide verrekeningen werden uiteindelijk na voorziening in meerjarenplan en budgetwijziging geviseerd.

 

In het dossier betreffende het ereloon voor de renovatie van het Fiertelhof werd bij de vraag tot visering vastgesteld dat er inwendig, niet consequente en onlogisch lijkende bepalingen, opgenomen waren in het bestek betreffende de berekening van het ereloon in geval van bijwerken en/of meerwerken. Bijwerken kunnen zowel echt nieuwe werken omvatten, nodig voor de voltooiing van de opdracht, als eventuele meerwerken als gevolg van bijkomende hoeveelheden of kleinere wijzigingen in de uitvoeringsprocedures.


Gezien uiteindelijk toegewezen werd op basis van het voordeligste ereloonpercentage (aan de hand van een korting op de berekening volgens de in het bestek bepaalde formule), werd het visum wel verleend. Er werd op het visumformulier wel verzocht om dringend correcte afspraken in overeenstemming met het bestek met de inschrijver, te maken, betreffende eventuele meerwerken en bijwerken.
Op de uiteindelijke gunningsbrief kon evenwel enkel nog bepaald worden, om in overeenstemming te blijven met dit bestek, dat het ereloon met korting (volgens de in het bestek bepaalde formule) enkel van toepassing was voor alle oorspronkelijk geraamde werken, en de meerwerken, begrensd tot 10% in meer. Alle bijwerken boven de 10% daarentegen worden integraal betaald aan 10% ereloon, wat aanzienlijk boven het ereloonpercentage is berekend met de korting volgens de gangbare formule.
Op deze manier werden en worden ongewenste bijwerken en meerwerken, in dit geval wel ongewild maar eigenlijk echt ten onrechte, gehonoreerd in plaats van bestraft.
(In de eerste ereloonnota's diende reeds vastgesteld dat de raming als basis voor het ereloonpercentage aanzienlijk verhoogd is. Deze werken werden als bijwerken beschouwd en er werd reeds ereloon aan de hoge 10% uitbetaald).

 

In een beperkt aantal overheidsopdrachten (in hoofdzaak kleinere, niet visumplichtige) werd de opdracht soms uitgebreid (op basis van vaststellingen ter plaatse) zelfs tot boven de 10% zonder dat hier enige beslissing van een bevoegd orgaan was. Dit werd dan pas vastgesteld bij de ontvangst van de factuur. Hier wordt vooraleer te betalen steeds een bijkomende “rechtzetting” van het bevoegd orgaan geëist. Dit is dan wel een terugkeer naar de situatie van voor de invoering van het visum, aangezien hier al voldongen feiten gebeurd zijn.



 

Algemeen lijkt het dus aangewezen verrekeningen veel meer voor visum voor te leggen zodat zeker de beschikbaarheid van het nodige krediet kan beoordeeld worden (en in de toekomst beter kan ingeschat worden door de dienst zelf en de financiële dienst), maar vooral ook zeker kan nagegaan worden of de proceduriële regels geëerbiedigd worden.

 

4) In een aantal dossiers wordt gebruik gemaakt voor de toewijzing, van criteria met elk een bepaald gewicht die tot een puntentotaal leidt om de economisch meest voordelige offerte te bekomen in plaats van gewoon de goedkoopste.


Hier dient er steeds over gewaakt te worden, om geen schijn van partijdigheid te wekken, dat de prijs een redelijk aandeel blijft uitmaken van de puntentoewijzing en dus een verantwoord deel blijft in de motivering van de uiteindelijke gunning. Ook dient de onderlinge verhouding in prijs, tussen de kandidaten een substantieel verschil uit te maken in de vergelijking. Dit is zeker het geval waar de andere criteria eerder subjectieve afwegingen zijn die op geen enkele manier numeriek kunnen gemeten worden. Dit werd waarschijnlijk goedbedoeld maar in de praktijk eigenlijk onvoldoende in overweging genomen bij onder meer : het dossier aankoop boeken bibliotheek(2015-012 en 2016-019), aankoop dienstvoertuig voor TUD(2015 109), aanstelling ontwerper fietspad Brandstraat/Kruishoutemstraat (missing link). In dit laatste dossier werd de prijs voor slechts 30% in aanmerking genomen en werd bovendien de maximale korting begrensd. Alle deelnemers boden op die manier dezelfde maximaal toegelaten korting (waren daar toe genoodzaakt om in aanmerking te komen, maar leverde hen nog voldoende winstmarge op) en enkel de andere criteria waren doorslaggevend bij de keuze.
Deze opmerking werd ook op het visumformulier aangebracht.

 

Algemeen kan dus gesteld worden dat de visumplicht toch in een aantal dossiers zijn nut bewezen heeft en dit vooral in het kader van de eerbiediging van de voorafgaande procedures in de wetgeving overheidsopdrachten.



Bij de verdere uitvoering van de overheidsopdrachten lijken wel nog in een aantal gevallen, tekortkomingen vastgesteld te worden en dit wordt niet ondervangen door de visumplicht. Het leek en lijkt evenwel zeker nuttig ze toch in dit kader mee op te nemen.

Bespreking:



  • Schepen Olivier Peirs licht het agendapunt ter zitting toe.

  • Raadslid Henk Heyerick stelt tevreden vast dat het verslag spontaan geagendeerd wordt voor de gemeenteraad. De visumplicht is in het leven geroepen om fraude en niet-  / incorrecte toepassing van de wetgeving overheidsopdrachten te vermijden.  Raadslid Heyerick is bezorgd over de opmerking van de financieel beheerder dat dossiers al dan niet bewust gesplitst worden (bv. onderhoud terreinen Waalmeers) waardoor de visumplicht en de correcte procedure niet gevolgd worden. Ook het ereloon voor de ontwerpopdracht van het Fiertelhof kwam niet correct tot stand.  De ontwerper wordt nu extra beloond en kan een hoger ereloon incasseren op meerwerken.    De CD&V-fractie zal deze dossiers verder nauwgezet opvolgen.  

  • Schepen Olivier Peirs antwoordt dat hij zich hierbij kan aansluiten.  We blijven leren uit de fouten die we maken.


Beslissing:




Artikel 1: Akte wordt genomen van het tiende rapport van de financieel beheerder met betrekking tot de voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen.  Het rapport wordt als bijlage bij dit besluit geviseerd.

 

Artikel 2: Afschrift van dit besluit wordt overgemaakt aan de provinciegouverneur.



------------------------------------------
Ruimtelijke ordening en stedenbouw
  1   2   3   4


Dovnload 186.87 Kb.