Thuis
Contacten

    Hoofdpagina


Goedkeuring vorig av-verslag

Dovnload 57.28 Kb.

Goedkeuring vorig av-verslag



Datum10.10.2017
Grootte57.28 Kb.

Dovnload 57.28 Kb.

Verslag AV 1 28/11/2016

Aanwezig: Yentl, Moira, Anna, Cedric, Anne Marie, Johanna, Aagje, Dyan, Charlotte, Linde, Li Jing, Emilie, Anne-marie, Annelies, Alfons, Olivier, Emma, Enya, Daan, Roos (vanaf 20u)

Verontschuldigd: Anthe, Simon, Jorrit, Belle

Goedkeuring vorig AV-verslag


  • Verslag wordt goedgekeurd

Goedkeuring agenda

  • Agenda wordt goedgekeurd

Bekrachtigingen ontslagen

  • Cecilia wordt ontslagen voor PR

  • Daan wordt ontslagen voor onderwijs

  • Cédric wordt ontslagen voor fakverantwoordelijke

Bekrachtigingen co-optaties

  • Anne-marie wordt bevestigd voor Eoos Express

  • Simon wordt bevestigd voor Eoos Express

  • Enya wordt bevestigd voor onderwijs

  • Johanna wordt bevestigd voor PR

FUNCTIE PER FUNCTIE

PRESES EN VICEPRESIDES

  • Algemene indruk:

Tevreden met de werking van het presidium!

Onthaalweek en feestweek gingen vlot (ook al was het zwaar).

Fijn dat heel het nieuw presidium ook mee is.

Hebben de indruk dat het een heel “ondersteunend” presidium is.

Soms is het voor hoogpresidium wat chaos, maar dat kwam uit evaluaties wel niet naar voren, dus misschien komt dat voor de rest niet zo over.

Werkpuntjes + hoe:

Minder stress: dingen leren loslaten. Ademen. Gezondheid in het oog houden. Slapen.

Soms komt het functiewerk uiteindelijk een beetje te veel bij hen terecht: werkpunt zowel voor ons als voor het presidium. Wij moeten meer delegeren, presidium mag soms meer initiatief nemen. Is ook vermeld bij de functie-evaluaties.

Secretarisfunctie beter opvolgen (hoewel het de laatste tijd beter is!), verslag is een aantal keer te laat gekomen.

Voorbereiden vergaderingen: misschien een beetje meer opdelen.



  • Goede puntjes:

Communicatie onderling! Heel open en transparant, véél input vragen aan het presidium.

Hebben het gevoel heel aanspreekbaar te zijn.

Takenverdeling onder henzelf werkt goed -> denken dat het voor het presidium ook duidelijk is bij wie ze terecht kunnen.

Goede relaties en vertegenwoordiging naar buiten toe! Komen goed overeen met andere kringen/organen en zijn altijd met velen aanwezig! Krijgen hier complimentjes over.

Eoos is geen hobbyclub meer, joepie!

FINANCIËN


  • Anthe is er niet omdat ze haar wijsheidstanden net heeft laten trekken, maar heeft in een documentje opgelijst wat ze wilde zeggen.

  • Jaarrekening:
    Kassa’s

  • Naar een volgende boekenmarkt toe is het misschien handig om een lijst bij te houden van hoeveel er per dag is teruggegeven en aan wie. Nu was het chaotisch voor haar.

  • Geld voor tweedehandsboeken dat sinds 16/11 teruggegeven is kan ze pas inpassen als de kassa een volgende keer geteld wordt

  • Hoe staat het met de cantuskaarten?


Rekeningen

  • Rekeningen worden overlopen en zien er goed uit.

  • Jaaroverzicht:

Cursusdienst:

  • inkomsten tot en met week 7, omdat vanaf week 8 er ook cantuskaarten verkocht zijn en dat is dus niet duidelijk hoeveel inkomst effectief van cursussen kwam

Onthaalweek:



  • hier had ik een hartaanval omdat ik dacht dat wij elke dag een eetverkoop hadden gedaan. En die stonden er dus niet in.

Onthaalweekend:



  • groot verlies, maar hier moet dus nog waarborg van terug, maar uiteindelijk ongeveer break even

Eetverkopen:



  • pannenkoeken opbrengst moet nog naar Vluchtelingenwerk Vlaanderen, Anthe stelt voor de hele omzet te schenken

Films


  • veel ontbreekt, niet erg.

Eoosterse week


Cultuurreis

  • wordt normaal gezien gewoon break-even




  • Algemeen:

  • Feedback op de schuldenlijst? Enya: werkt supergoed, mooi overzicht. Iedereen blij.

  • Opmerkingen bij werking van de functie? Anthe: ik denk dat het goed gaat, maar opmerkingen zijn welkom! Wel veel stress, maar dat is ook door combinatie met schoolwerk. Enya: je doet het goed, je mag ontstressen.

  • Sms Anthe wanneer je iets koopt/moet worden terugbetaald!

  • Is de betaling van de IFBF-waarborg in orde?

ONDERWIJS

  • Overzicht vergaderingen:

  • Om de twee weken op vrijdag:
    CORaaL (Campus Overkoepelende Raad Letteren): Studentenvertegenwoordigers Letteren waarvan 3 studenten T&R, vergadering over dingen die te maken hebben met faculteit Letteren, voorbereiding van StuRa

StuRa (Studenten Raad): Studentenvertegenwoordigers van alle faculteiten, vergadering over zaken die universiteitsbreed zijn.

  • Doorheen het semester:

Sub-Faculteitsraad, Didactische Commissie, Permanente Onderwijs Commissie voor Taal- en Regiostudies, Curriculum Commissie per richting

  • Belangrijke dossiers dit academiejaar:

  • Rectorsverkiezingen:
    Kandidaten: Rik Torfs wil graag blijven, andere kandidaten nog niet gekend

Belangrijkste speerpunten: studiekosten, heroriëntering, optimalisatie van POC-werking, masterproefregeling, universiteitsbrede OPO’s, …

Stemsysteem: FOSO-getrapt stemmen: Eoos krijgt 3 stemmen.

Facultair congres gaat in Leuven door op woensdag 4 mei tussen 16u en 19u.


  • COBRA:
    Intern kwaliteitszorgsysteem van de KU Leuven

1e fase was in academiejaar 2015-2016: gesprekken met studenten, proffen… vooral via de POC

2e fase: academiejaar 2016-2017 (NU): gesprekken over de POC’s heen en met het Faculteitsbestuur, terugkoppeling van de gesprekken naar de POC’s, vanuit de POC concrete actie indien nodig.



  • Derde examenperiode: Examenrooster moet vroeger beschikbaar zijn, dit jaar al enkele dagen vroeger, hopelijk volgend jaar al in maart beschikbaar, gesprekken met administratieve diensten aan de gang om haalbaarheid te bekijken.



  • Evaluatie werking
    Goede samenwerking: altijd een van de twee aanwezig op de vergaderingen, ook hoogpresidium er altijd bij. Eoos is dit jaar goed vertegenwoordigd en krijgt daar vaak complimentjes over.

SPORT

  • Doen mee aan IFB met volleybal voor vrouwen en basketbal voor mannen.

Er is een beperkte opkomst maar zij die komen zijn wel heel enthousiast.

Volleybal: iets meer opkomst, ook vanuit vorige jaren

Vergeet niet rond te gaan in bij de eerstejaars om nog zieltjes te winnen!



  • Afhankelijk van met hoeveel je bent, zorgen voor wat afwisseling in trainingen

CURSUSDIENST

  • Begin academiejaar: Op tijd begonnen met proffen contacteren, aantal cursussen redelijk goed ingeschat (met dank aan Moira), alles op tijd besteld dus cursussen lagen mooi klaar

  • Bijbestellingen: Eerst wat verwarring, we werken op naam, het gaat vrij goed buiten een klein misverstand hier en daar

  • De Raaf: Goede samenwerking, altijd goed op tijd met (bij)bestellingen, over het algemeen wel altijd in orde, soms eens een foutje met voorblad, rekening klopte niet helemaal, maar is rechtgezet

  • ILT: Goede samenwerking, rekening is betaald, cursussen zijn teruggebracht, kleine verwarring: als cursussen Japans bij ons op waren, stuurden we de studenten naar het ILT. Blijkbaar was dit niet de afspraak, en dan weer wel. (Enya vraagt het woensdag na) We zorgen ervoor dat er volgend semester geen verwarring zal zijn.

  • Peeters: we zijn in overleg om volgend academiejaar samen te werken en alles zo makkelijker en goedkoper te maken voor onze studenten, BA2 van arabistiek kan pilot zijn. Voorwaarde is wel dat er een goede korting aan vasthangt

  • Andere verkochte spullen (accessoires etc): Niet veel vraag naar, voornamelijk codices, boekenmarkt en K3-cantus gingen vlot

  • Plannen voor volgend semester: Bijbestellen op naam, duidelijke communicatie naar studenten, bord met openingsuren, overleg met Peeters

  • Johanna stelt voor de openingsuren op de facebookpagina te zetten: goed!

  • Dyan vraagt meer duidelijkheid over de openingsuren, nu vaak veel verwarring, Enya geeft toe dat dat een werkpunt is

  • Linde vraagt hoe het staat met het geld van de tweedehandsboekenmarkt, komt in orde.

  • Anna stelt voor dat als je je cudishift niet kan doen, je hem wisselt met iemand anders en hem niet gewoon verzet of afgelast

  • Linde: gaan jullie terug de hele week opendoen in het begin van het tweede semester? Misschien is dat niet nodig? Moira: misschien wel, voor de vele verschillende uurroosters, Yentl: misschien het wat inkorten

CULTUUR

  • Aagje staat er nu alleen, maar Anthe en Belle zitten ook in het team

  • Er was een probleem met film 3, we hebben hem niet kunnen afspelen omdat we hem nergens konden vinden

  • Quiz: was succesvol, maar kwam te plots voor team cultuur, DUS ze willen dit wel opnieuw doen, maar alleen als ze het sneller weten, Yentl en Moira: je mag ons zeggen als het niet gaat, dan zoeken we een andere oplossing

  • Cultuuruitstap naar Buddha and Mind op 11/11 in het MAS: gezellig: goede tentoonstelling, lekkere Chinees, wel maar met 7 mensen, Moira: de reden dat er zo weinig volk was, zal ook te maken gehad hebben met het feit dat er een Japans cultuurfestival was die dag

  • Cultuurreis naar Malta: 20 mensen in totaal: volzet, leuk hostel, vluchten zijn geboekt, verdere planning volgt nog, enkel Dyan en Jolien hebben al betaald, maar deadline is pas in januari.

  • Pluspunten: Filmselectie lijkt meer aan te slaan dan vorige jaren, uitstap sloot aan bij studierichtingen, reis zit vol, quiz was succesvol

  • Minpunten:
    Voor henzelf: communicatie moet beter, film kon niet doorgaan dat is jammer

Algemeen: weinig mensen kwamen naar de films en naar de uitstap. Er is wel geen achteruitgang. Aagje roept iedereen op om vaker te komen, mensen komen sneller als er al heel wat volk in de zaal zit, dan dat er maar drie man zit.

  • Leuk dat er soms in thema wordt gewerkt zoals met sprookjeschips

  • Enya: wat met de animatiefilmweek? Aagje: we zijn het aan het bekijken.

  • Dyan: wanneer krijgen we een vaag overzicht van de reis? Aagje: dat krijg je normaal niet, we houden van verrassingen

ANIMATIE

Overzicht voorbije semester



  • Goede eetverkopen: wraps, vodkabrownies, tabouleh, pompoensoep

  • Matige eetverkopen: pita en mini-loempia’s

  • Niet zo goede eetverkopen: sushi en pannenkoeken

  • Feestjes (Cocktailfeestje, kickstart TD , cocktailparty Arabian Nights): allemaal heel goed

  • Andere activiteiten (rondleiding eerstejaars, Viking Kubb, leesnamiddag 2x , onthaalweekend, openingsreceptie feestweek, Sovjet cantus): ook allemaal goed!

  • Pluspuntjes: cocktails etc. op feestjes zijn steeds goed op gegaan, evenementen worden relatief veel bezocht

  • Minpuntjes: eetverkopen gaan wat minder, regelmatig veel eten over en samenwerken met andere kringen is frustrerend voor Dyan

  • Opmerkingen:
    De overschot van vlees bij pitaverkoop was Anna’s schuld, had teveel gerekend.
    Bij de vodkabrownies: Charlotte voelde de vodka, Anmar zegt dat mensen nochtans vaak niet wisten dat er vodka in zat. Enya lust geen chocolade maar vond ze toch lekker.

Redenen waarom sushi minder ging: er was een evenement met gratis eten, er waren lessen van japanologie weggevallen. Dyan haalt aan dat het vorig jaar in de kiesweek ook al wel heel wat minder was, misschien is de sushihype over? Moira haalt ook nog aan dat we geen facebookevenement hadden aangemaakt en dat dat ook wel een beetje invloed gehad zal hebben, maar dat verklaart zeker niet alles.

Vooruitzichten



  • K3 Cantus op 24/11, anti-kater eetverkoop ‘Eoos b(r)akt’ - Croques op 30/11, fakfeestje met Musicologica - Downtown Abbey thema op 8/12, leesnamiddag op 14/12, eetverkoop op Dyans verjaardag
    Anna haalt aan dat er voor het Downtown Abbey feestje de rode doeken van KOCO gebruikt kunnen worden en er reclame gemaakt moet worden opdat mensen zich verkleden.

  • Volgend semester: nog meer eetverkopen (ideeën zijn altijd welkom  wafels, loempia’s, spaghetti), fakbartocht, Asian Pop Party, allerlei leuke evenementen van KOCO waar werkgroepen voor zijn opgericht
    Cedric: komt er bij de APP een professionele DJ? Anna: we hebben ernaar gezocht en één aangeschreven, maar die waren veel te duur en draaiden alleen KPOP. We zoeken wel verder, maar achten de kans klein om echt iemand te vinden.



  • Naar volgend jaar toe: zorg volgend jaar echt voor twee mensen voor animatie want Dyan heeft stress. Hoogpresidium helpt mee waar nodig, maar nu is het even rustig, joepie.

WEB

Site bouwen



  • Jammer dat er veel extra werk klaar lag, omdat sommige dingen vorig jaar niet netjes waren afgerond.

  • Problemen oplossen met de site in samenwerking met Ulyssis, mensen die er in wisselende mate verstand van hadden - niemand wist goed wie hier nu voor verantwoordelijk gesteld moest worden.

  • Na veel struggles eindelijk site online én wordpress geïnstalleerd. (Fun fact: wordpress.com en wordpress.org is niet hetzelfde)

  • Dan thema gekozen, alle ‘oude’ informatie gereviseerd

  • Mensen om hulp vragen was lastig omdat er nog mensen op vakantie waren en voor hen het werkingsjaar nog niet echt begonnen was.

  • Uiteindelijk allemaal semi- op tijd gelukt en iedereen is blij met het resultaat! Proficiat Dyan!

Site up to date houden



  • Afspraken gemaakt/info ingewonnen bij PR, EE, Cudi, etc., schema opgesteld over wat periodiek aangepast moet worden, afspraak met mezelf gemaakt: web wordt op zondag aangepast, alles wat niet op zondagmiddag binnen is, gebeurt de week erna pas (want tijd).



  • Dyan laat statistieken zien die tonen dat er toch regelmatig bezoekers zijn op de site, dat ze snel vinden wat ze zoeken (top!) en dat er door de tijd heen minder nieuwe gebruikers bijkomen



  • Wensen voor volgend semester: meer eenheid in de cudi uren. Dit semester vaak veel moeten aanpassen, onduidelijke communicatie door meerdere mails etc.; meer initiatief van andere functies: het is voor Dyan niet mogelijk iedereen te vragen of ze nog iets op de site willen zetten. Elke functie is dus zelf verantwoordelijk voor het op tijd doorgeven van de info. Dyan werkt de site elke zondagmiddag bij, niet vaker. Dyan wilt een duidelijke handleiding achterlaten voor de webmaster van volgend jaar.

  • Moira: nog eens bedankt om dit alles op te knappen, de site was een miserie en zonder jou had het niet gelukt. We hebben er ook al veel complimenten over gekregen.

INTERNATIONAAL

Wat hebben ze gedaan tot nu toe?



  • Orientation Days: week voor het academiejaar terug begon

  • Welkomstdag aan faculteit Letteren: de internationaalverantwoordelijken waren er en er waren ook frietjes.

  • Karaoke in de feestweek, een succes!

  • PEC’s ophalen: Dyan vraagt wat PEC’s zijn, Moira antwoordt dat PEC-studenten rijke studenten uit de VS zijn die veel geld opbrengen aan de faculteit.

  • Dyan: er mag meer karaoke komen, dat is leuk en trekt altijd volk.
    Johanna: misschien kan internationaal met Dyan samenwerken voor karaoke

  • Op de facebookpagina gaan de internationaalverantwoordelijken events posten die relevant zijn voor internationals.

  • Jorrit is meegegaan naar Gent op uitstap

  • International Dinner: Enya: letterenstudenten hebben heel lang moeten wachten doordat ze pas als laatste eten kregen, wordt meegegeven op WV

  • Jammer dat Melanie van KOCO International tot vlak voor het semester op vakantie was, moeilijke en laattijdige communicatie daardoor

  • Gebrek aan organisatie wel vaak niet onze schuld maar die van de faculteit

PR

  • Pluspuntjes: Johanna is er nu bij, supervlotte communicatie met hoogpresidium en onderling

  • Werkpuntjes: Iets meer op tijd zijn met de posters (anderhalve week i.p.v. week), een lijst aanmaken met alle posts die gemaakt moeten worden (want nu soms vergeten)

  • Ook de agenda van Gmail moet aangepast worden

  • Johanna: To-Dolijst vastpinnen in groep om te weten van elkaar waar je staat, zo is ook het hoogpresidium op de hoogte

  • Moira: jullie zijn een hele werklast minder voor ons, jullie doen het goed.

FAK

  • Fakverantwoordelijken zorgen ervoor dat de fak draait, zoeken tappers, coördineren etc.

  • Heel tevreden over snelheid van invullen shifts! Alleen DJ’s vaak een probleem

  • In het begin wat onzekerheid over tapkunsten door sommigen; tapperscursus brengt de redding.

  • De belangrijkste gebeurtenissen dit jaar wat de fak betreft: het volgende seizoen in de serie “Pauscollege”, wat echter nog een heel eind lang kan aanslepen; de veranderingen wat afvalverwerking betreft (financiële gevolgen voor de kring op lange termijn, niet zo erg voor ons gezien onze lage afvalproductie); het veranderde logo van de fak

  • Communicatie beheerraad – praesidium; vlot, zoals gezegd mag er altijd gemaild worden naar fak@eoos.be, tijdens PV ook uitgebreid de kans om puntjes aan te halen.

  • Momenteel altijd met minimum 2 van Eoos aanwezig geweest op de beheerraad mede dankzij Anna en Yentl.

  • Serwan komt op als beheerder, in de functie financiën. Hij sluit nu al nachten af en draait mee met de beheerders om zich voor te bereiden op zijn verkiezing. Als hij verkozen wordt, gaat de fak terug open op maandag!!! Opmerking: betekent ook meer werk!

  • Opmerking hoogpresidium over fakfees: ze zijn heel goed geïntegreerd in fakfeegroep, kunnen onafhankelijk werken, zijn goed bezig!

EOOS EXPRESS

  • Tot nu toe twee versies uitgebracht: septembereditie en halloweeneditie

  • Pluspuntjes: tot nu toe op tijd uitgegeven, meer dixits van studenten (dixits in het verleden enkel door presidium, goed zo!), leuke kleurtjes, nog maar twee schrijffoutjes, leuk team, niet teveel laten drukken (geen bomen verspild!)

  • Minpuntjes: toch al twee schrijffoutjes gemaakt, er wordt niet genoeg geschreven dus veel werk voor EE-team, uitdeelproblematiek: zijn het er te veel of te weinig? (komt wel in orde)

  • Al geleerd: uitdeelschema gemaakt, shiften geven voor artikels om mensen te stimuleren om te schrijven, altijd per 4 rekenen anders heb je pagina’s te weinig, genoeg tijd rekenen voor lay-out en nog vaker mensen stalken.

  • Vooruitzichten: op 5/12 is de deadline voor de volgende editie, allemaal veel schrijven!

  • Suggestie: aparte stapeltjes voor de verschillende klassen op de cudi klaarleggen

EVALUATIE EERSTE SEMESTER

  • We zijn heel tevreden

  • Goede onthaalweek, goede feestweek, veel eerstejaars goed benaderd, top!

  • Presidium draait goed en we kunnen open communiceren, fijn!

  • Onze excuses voor de snelle opvolging van onthaalweek en feestweek, we weten dat het zwaar was
    Yentl: de werkdruk lag vrij hoog, maar het is goed opgevangen en shiften redelijk goed opgevuld

Johanna: blijf spammen, verander je banner etc.!

VARIA

  • Dyan vraagt bakkers voor eetverkoop: wie bakt wat en hoeveel?


  • Goedkeuring vorig AV-verslag Verslag wordt goedgekeurd Goedkeuring agenda
  • Bekrachtigingen co-optaties
  • CURSUSDIENST
  • INTERNATIONAAL
  • EOOS EXPRESS
  • EVALUATIE EERSTE SEMESTER

  • Dovnload 57.28 Kb.