Thuis
Contacten

    Hoofdpagina


Inhoudsopgave Inleiding p. 3 Doel en methodiek

Dovnload 473.95 Kb.

Inhoudsopgave Inleiding p. 3 Doel en methodiek



Pagina2/5
Datum04.04.2017
Grootte473.95 Kb.

Dovnload 473.95 Kb.
1   2   3   4   5

Zijn de vereenvoudigingen adequaat?




  1. Vergelijking met het verleden

De respondenten spraken zich via vraag 14 uit over 8 gerealiseerde vereenvoudigingen. De meest adequate vereenvoudiging, in de ogen van de respondenten, is dat betaalbewijzen van de uitgaven niet meer mee gestuurd moeten worden bij een declaratie. De respondenten zijn ook positief over alle andere vereenvoudigingen: allemaal worden ze door het overgrote merendeel van de respondenten ‘redelijk’ tot ‘heel adequaat’ genoemd. In de opmerkingen die een klein deel (ca. 13%) van de respondenten bij deze vraag formuleerde, valt wel op dat daarbij de meest kritische bedenkingen gaan over de ‘garantieverklaring in plaats van de cofinancieringsverklaring’ en het ‘forfait voor de voorbereidingskosten’.
PV’s versus andere partners
Bij vraag 14 zien we direct waarom de resultaten van de projectverantwoordelijken (PV’s) specifieke aandacht verantwoorden: ze lijken beter op de hoogte van de mogelijkheden en onmogelijkheden in het programma. Het percentage dat bij deze vraag (ten aanzien van het adequaat zijn van technische vereenvoudigingen, zoals forfaits en bewijslast) ‘weet niet’ antwoordt, ligt in iedere categorie lager dan in de populatie als geheel.



De respondenten werkzaam in projectverantwoordelijke organisaties zijn ook duidelijk (nog) positiever gestemd, in hun antwoorden bij deze vraag. Voor alle onderwerpen geeft een groter deel aan de specifieke vereenvoudiging ‘heel adequaat’ te achten. Ook de categorie ‘redelijk adequaat’ wordt doorgaans vaker aangevinkt. Dit deel van de respondenten, dat als het best geïnformeerd kan worden beschouwd, is dus nog positiever gestemd over de doorgevoerde vereenvoudigingen, dan de populatie als geheel.


Het beeld uit de enquête wordt bevestigd door de panels. Alle panels herkennen zich in de resultaten. In het panel ‘kader’ werd opgemerkt dat de vereenvoudigingen weliswaar worden gesmaakt door de begunstigden, maar de audittoets nog niet hebben doorstaan. Pas daarna kan (hopelijk) worden gesteld dat de vereenvoudigingen ‘adequaat’ zijn.
Uit de enquête en de panels ontstaat het beeld dat het programma op de goede weg is, maar daarmee zeker nog niet als ‘administratief eenvoudig’ te boek staat. Deels zijn er nog altijd complexe elementen, zoals staatssteun. We hebben daar niet altijd veel bewegingsruimte in, terwijl het veld soms wel die indruk heeft. Verder hebben niet alle begunstigden een beeld van het verleden waardoor ze ook niet altijd de vergelijking kunnen maken met Interreg IV.
In de panels is ingegaan op twee vereenvoudigingen die duidelijk in mindere mate als ‘adequaat’ werden bestempeld in de enquête: het forfait voor voorbereidingskosten en de garantieverklaring als alternatief voor de verplichte cofinancieringsbewijzen bij de besluitvorming over een project.


  • Het forfait voor voorbereidingskosten (€ 30.000; feitelijk € 15.000 EFRO-bijdrage) wordt door sommige respondenten als te laag beschouwd. Het is geënt op de gemiddelde voorbereidingskosten in Interreg IV, maar mogelijk was dit gemiddelde lager dan de effectieve kosten omdat projecten soms niet alle voorbereidingskosten begroot hadden. Bijkomend probleem is dat sommige projecten hierop geen beroep kunnen doen omwille van EU-regelgeving (als ze al hun kosten uitbesteden). De panels formuleren als mogelijke oplossingen het omhoogtrekken van het forfaitair bedrag. Het forfait is zeker een vereenvoudiging, aangezien deze kosten niet meer bewezen hoeven worden, maar het feit dat het de enige mogelijkheid is voor vergoeding van voorbereidingskosten maakt het geen verbetering voor zij die er geen gebruik van kunnen maken of effectief hogere kosten hebben gerealiseerd.

  • Over de garantieverklaring verschillen de meningen sterk. Het panel begeleiding concludeert dat het een verbetering is, maar de onvoorziene (negatieve) neveneffecten13 moeten worden vermeden door nog meer te sensibiliseren op het vroegtijdig aanvragen of ‘in gang steken’ van cofinanciering, of hier zelfs naar te vragen via (de aanmelding of aanvraag in) het e-loket. Het panel ‘kader’ denkt in dezelfde richting, incl. het (toch) formeler als onderdeel van het programma presenteren van cofinanciering, op bijvoorbeeld de website. In het panel ‘partnerschap’ passeerden de werkwijzen in andere programma’s de revue en ontstond er een bepaalde consensus om terug te gaan naar de oude systematiek. In het panel begunstigden werden suggesties geopperd in de sfeer van sensibilisering en opvolging en dacht men eerder aan een deadline op een zeker moment na de goedkeuring (indien cofinanciering niet rond, komt goedkeuring te vervallen). Opvallend is dus dat ook de begunstigden hier pleiten voor wat op zich een verzwaring zou zijn, opdat zo druk ontstaat om de financiering geregeld te krijgen.




  1. Vergelijking met andere programma’s

Via vragen 16, 17 en 18 (enquête) gebeurde voor wat betreft het regelgevend kader een benchmarking met andere EU-programma’s, niet enkel het vorige Interreg Vlaanderen-Nederland programma maar ook andere Interreg-programma’s, EFRO Vlaanderen en OP-Zuid, Life(+) en FP7/Horizon 2020. Een groot aantal respondenten gaf aan ervaring te hebben met andere programma’s en gaf inzage in de mate waarin Interreg Vlaanderen-Nederland dan wel andere programma’s een ‘beter geregeld’ regelgevend kader hadden. Ongeveer de helft van de 151 respondenten met ervaring in andere programma’s gaven aan of er elementen zijn die ze klantvriendelijker, eenvoudiger of duidelijker vonden in andere programma’s dan wel in Interreg Vlaanderen-Nederland:

  • Licht meer dan één derde van deze respondenten gaf middels de reactie aan dat het regelgevend kader in (een) bepaald(e) ander(e) programma(’s) ‘beter geregeld’ (lees: eenvoudiger) is of was. De ‘betere’ programma’s werden niet vaak bij naam genoemd, maar FP7/Horizon 2020 werd wèl vaak aangehaald (bijvoorbeeld als ‘overzichtelijk, transparant, en eenvoudig gezien de vele forfaitregelingen’).

  • Iets minder dan één derde van de respondenten gaf geen duidelijker voorkeur. Deze respondenten gaven aan dat ze de verschillende programma’s vergelijkbaar vinden, ze nog geen goede vergelijking kunnen maken of het ene aspect weliswaar beter is geregeld in Interreg Vlaanderen-Nederland maar een ander aspect dan weer beter of duidelijker is in een ander programma.

  • Opnieuw iets meer dan één derde van de respondenten tenslotte vond het regelgevend kader van de andere programma(‘s) waarmee ze ervaringen hebben, minder ‘goed geregeld’ oftewel lastiger, dan Interreg V Vlaanderen-Nederland.

Het beeld ontstaat dat het regelgevend kader van de regionale programma’s ten opzichte van dat van FP7/Horizon 2020 complex is. Dit strookt met het beeld van FP7/Horizon 2020 als programma met weliswaar zeer beperkte slaagkansen voor goedkeuring, maar een administratief eenvoudig kader voor een organisatie waarvan het project de kaap van selectie heeft genomen. Ten opzichte van de overige regionale programma’s in en rond Vlaanderen en Nederland, lijkt Interreg Vlaanderen-Nederland echter redelijk positief te worden gewaardeerd.


Om nader te kunnen vergelijken is het interessant om in te zoomen op de resultaten. We kunnen de groep respondenten, en hun reactie op vraag 18, opdelen naar hun eerdere ervaring(en) met andere programma’s14:

  • 64 respondenten hadden reeds ervaring met FP7/Horizon 2020. De meeste respondenten beschouwen Horizon 2020 of zijn voorganger FP7 als eenvoudiger dan ons programma, vooral op vlak van administratie en forfaits.

  • 55 respondenten hadden reeds ervaring met Interreg IV Vlaanderen-Nederland. De respondenten halen vooral aan dat ons programma op vlak van administratie verbeterd is.

  • 52 respondenten hadden reeds ervaring met Interreg Twee Zeeën. De meeste respondenten geven aan dat het moeilijk te vergelijken is en wijzen op verschillen in regelgevende kaders.

  • 50 respondenten hadden reeds ervaring met Interreg Northwest Europe. Over het algemeen laten de respondenten zich positiever uit over Vlaanderen-Nederland.

  • 49 respondenten hadden reeds ervaring met Doelstelling 2 EFRO Vlaanderen. Interreg Vlaanderen-Nederland wordt als iets duidelijker ervaren.

  • 34 respondenten hadden reeds ervaring met Doelstelling 2 OP Zuid. De meeste respondenten geven aan dat ons programma duidelijker is, maar er zijn ook duidelijk tegenovergestelde meningen.

  • 32 respondenten hadden reeds ervaring met Interreg Maas-Rijn. Over het algemeen wordt ons programma als minder complex ervaren.

  • 31 respondenten hadden reeds ervaring met Interreg North Sea Region. De meningen verschillen, het ene programma komt niet beter of slechter uit dan het andere.

  • 29 respondenten hadden reeds ervaring met Life(+). De respondenten zijn veelal positiever over Interreg Vlaanderen-Nederland.

  • 27 respondenten hadden reeds ervaring met Interreg Frankrijk-Wallonië-Vlaanderen. De respondenten halen verschillen aan tussen de programma’s, maar er is geen overeenstemming of het één beter is dan het andere.

  • 15 respondenten hadden reeds ervaring met Interreg Duitsland-Nederland. Men formuleert geen duidelijke voorkeuren.

  • 18 respondenten hadden ervaring met andere EU-programma’s. Het ging hier om Leader en Erasmus en in mindere mate Eranet, Eco Innovation, Hercules, Cornet, Interreg Europe, … Omwille van de diversiteit van de ervaringen van deze groep kan geen conclusie worden getrokken aangaande of Interreg relatief eenvoudig dan wel lastig is.

Het beeld uit de enquête wordt grotendeels bevestigd in de panels. Meest interessant is hier natuurlijk de visie van het panel ‘begunstigden’. Daar werd bevestigd dat elk programma natuurlijk zijn voor- en nadelen heeft, maar Interreg Vlaanderen-Nederland er - als Horizon 2020 buiten beschouwing wordt gelaten - zeker niet slecht uitkomt.


In Horizon 2020 wordt staatssteun in het beoordelingskader buiten beschouwing gelaten en worden minder rapportages gevraagd, zowel inhoudelijk als financieel. Verschillende panels achtten dergelijke stappen niet mogelijk in het kader van de structuurfondsen. In het panel ‘kader’ werd bovendien gesteld dat de begunstigden van Horizon 2020 wellicht een selecter gezelschap is met meer ervaring in Europese projecten en andere projectfinanciering. Nadere verkenning en vergelijking met Horizon 2020 wordt echter wel wenselijk geacht.
Andere structuurfondsprogramma’s blijken in dezelfde of hogere mate relatief complex, ten opzichte van Horizon 2020. Dat Interreg Vlaanderen-Nederland relatief goed uit deze vergelijking komt, is positief. Alle panels echter bevestigen dat vereenvoudiging ook binnen ons programma een permanent proces moet zijn.
De verschillen tussen de regionale programma’s zijn opmerkelijk. Er zijn stappen gezet op vlak van harmonisatie, maar toch blijven er verschillen. De verschillende panels benadrukken dat voldoende contact tussen de secretariaten en samenwerking via Interact belangrijk blijft. Ook is het belangrijk dat programmasecretariaten en lidstaten en provincies bij de Commissie heldere verordeningen en richtlijnen bepleiten, zodat interpretatieverschillen in de uitwerking, binnen afzonderlijke programma’s, worden voorkomen. Zowel afstemming tussen programma’s als een pleidooi voor heldere regelgeving zijn bijvoorbeeld belangrijk voor het omgaan met staatssteun.


  1. Conclusie: zijn de vereenvoudigingen adequaat?

Interreg V Vlaanderen-Nederland voerde een aantal vereenvoudigingen op regelgevend vlak door ten opzichte van Interreg IV, op vlak van benodigde bewijslast en aan te leveren documenten. Het geheel van vereenvoudigingen dat te maken heeft met bewijslast (waaronder forfaitaire regelingen, die maken dat voor bepaalde kosten geen of minder bewijslast moet worden overhandigd) en daaraan gerelateerd het feit dat bepaalde documenten niet meer (per definitie) moeten worden aangeleverd (bijvoorbeeld cofinancieringsverklaringen of urenstaten) wordt bijzonder hoog gewaardeerd. Dit is nog het sterkst het geval bij respondenten namens projectverantwoordelijke organisaties, die doorgaans het beste geïnformeerd zijn. Deze vereenvoudigingen zijn stuk voor stuk geslaagd te noemen, al zijn er ook enkele kritische bemerkingen aangaande garantieverklaring en het forfait voor de voorbereidingskosten. Uit de panels komen concrete suggesties naar voren van de beide thema’s. Rondom de garantieverklaring worden verschillende, elkaar weliswaar deels uitsluitende aanbevelingen gegeven. In verschillende panels wordt gesuggereerd het forfait voor de voorberei-dingskosten te verhogen.
De vereenvoudigingen zijn dus adequaat, ook in vergelijking met andere programma’s, maar zoals altijd: het kan beter. Concrete suggesties op vlak van aanpassing van de regelgeving, zoals door de respondenten in de enquête of deelnemers in panels benoemd, komen aan bod onder ‘C. Zijn bijkomende vereenvoudigingen mogelijk?’. Voor wat betreft het omgaan met regelgeving suggereren de panels onder andere het verder zoeken naar vereenvoudiging bij Horizon 2020, het intensiveren van de contacten met andere programma’s (harmonisatie) en het bepleiten van heldere kaders, bij de Europese Commissie.



  1. Is het regelgevend kader duidelijk?




  1. Programmareglement

Het regelgevend kader van Interreg Vlaanderen-Nederland is voor de begunstigden in hoofdzaak vervat in het programmareglement. Om vast te stellen of het regelgevend kader duidelijk is, is het allereerst nodig vast te stellen of en in welke mate men bekend is met het programmareglement. 34,5% van de respondenten geeft bij vraag 12 aan bekend te zijn met het reglement, 41,4% ‘een beetje’. Dit betekent dat 24,1% van de respondenten niet bekend is met het reglement.
Volgens status van het project

Van de respondenten is een groot deel actief (geweest) in projectvoorstellen die nooit zijn goedgekeurd, mogelijk zelfs niet tot een vorm van een aanvraag zijn uitgewerkt. Alle respondenten die betrokken zijn in een goedgekeurd project zouden op de hoogte moeten zijn van het programma- reglement, aangezien dit een verplichting is. Helaas geeft nog altijd 12,9% van de respondenten betrokken in een goedgekeurd project aan het programmareglement niet te kennen. 37,6% kent het ‘een beetje’, en nagenoeg de helft van deze respondenten antwoord volmondig ‘ja’ op deze vraag.
Als we de bekendheid met het programmareglement van de respondenten wier projectaanmelding ooit gepreselecteerd is geweest (ongeacht of het project inmiddels is goedgekeurd) bekijken, samen met bovenstaande cijfers, zien we dat de bekendheid met het programmareglement toeneemt naarmate men vordert van een projectidee tot goedkeuring. Dit is een logisch beeld. Verontrustend is echter dat in alle stadia relatief veel respondenten niet of slechts beperktbekend blijken te zijn met het reglement.
PV’s versus partners

Hoewel bekendheid met het programmareglement belangrijk is onder alle (potentiële) begunstigden, is het met name belangrijk dat (beoogde) projectverantwoordelijken het reglement goed kennen. Tijdens de uitvoering van een project zijn zij het die de partners bij de les moeten houden, en moeten kunnen aanvoelen of wat een partner doet, conform het reglement is. Zo niet, dan riskeert de partner een verwerping van gemaakte kosten, verlies van tijd en energie in wijzigingen die kansloos zijn, et cetera. Zelfs nog voorafgaand aan de uitvoering kan een projectverantwoordelijke, met goed besef van het programmareglement, helpen om frustraties, technische onvolkomenheden en onhaalbare plannen te vermijden. Daarom is het goed te bekijken of de bekendheid met het reglement tenminste groot is onder deze doelgroep, de projectverantwoordelijken.
Totale populatie:



Enkel voor goedgekeurde projecten:


Zoals te verwachten is de bekendheid met het programmareglement inderdaad groter onder (beoogde) PV’s: voor 64,1% is dit bekend ten opzichte van 23,7% bij partners. Als we (in het tweede staafdiagram) verder filteren op PV’s wier project reeds is goedgekeurd, gaan de cijfers verder omhoog: 80,0% is bekend met het programmareglement (bij partners is dit 39,5%). Dit is enerzijds hoopgevend, anderzijds wil dit nog altijd zeggen dat er een substantieel aantal mensen actief is in de goedgekeurde projecten, die eigenlijk niet weten aan welke regels ze zelf zijn gehouden, en bovendien een verantwoordelijkheid dragen om te zorgen dat al hun partners het reglement volgen.
Een mogelijke verklaring voor de toch relatief grote groep die de regels niet kennen, is dat dit vooral andere betrokkenen dan de ‘inhoudelijke contactpersoon’ betreffen. Helaas moeten we vaststellen dat dit niet het geval is. De inhoudelijke contactpersonen zijn zelfs minder dan gemiddeld bekend met het programmareglement:
Het zijn met name de respondenten in de categorieën ‘hoofd van organisatie’ en ‘anders’ die de gemiddelde bekendheid naar boven trekken. Het gaat waarschijnlijk om personen die de inhoudelijke trekker waren bij projectontwikkeling (bv. hoofd van een kleinere organisatie of consultant), maar in het goedgekeurde dossier niet als inhoudelijke contactpersoon zijn aangeduid. Dit maakt echter niet dat we minder ongerust kunnen zijn. Het is voor de projectuitvoering immers in de eerste plaats de inhoudelijke verantwoordelijke die aan de lat staat en deze hoort het programmareglement goed te kennen.
Voor een goede uitvoering van het programma, is het zeer belangrijk dat de begunstigden het programmareglement goed kennen. In verschillende panels werd daarom gezocht naar de verklaring voor de resultaten uit de enquête, op deze vraag. In het panel ‘begunstigden’ werd genuanceerd, dat sommige partners misschien het reglement als zodanig niet kennen, maar de voor hen toepasselijke regels wel. Een goede projectverantwoordelijke behandelt immers de regelgeving in blokken, maar overloopt niet zozeer het reglement als geheel zelf. Men kent vooral de delen waarvoor men zelf, als inhoudelijk dan wel financieel contactpersoon, verantwoordelijk is. Ook al geven respondenten aan het reglement niet te kennen, dan kennen ze vermoedelijk wel de relevante onderdelen.
In het panel ‘begeleiding’ werden andere oorzaken genoemd: de inschakeling van consultants, de vindbaarheid van het reglement op de website en het moment waarop het GS (onderdelen van) het reglement toelicht. Het panel ‘kader’ zag ook een verklaring in de werkvorm, de startvergadering als moment waarop het reglement wordt overlopen, volstaat voor dit panel wellicht niet.
In alle panels werden redenerend vanuit deze verklaringen ideeën geopperd, om de bekendheid met het reglement te vergroten:

  • workshops ter duiding van het reglement, in elke fase van projectontwikkeling;

  • de relevante informatie op het juiste moment geven, als men de informatie nodig heeft;

  • het reglement integreren in het e-loket, zodat men per handeling de toepasselijke regels ziet;

  • de belangrijkste delen toelichten onder de rubriek ‘veel gestelde vragen’;

  • het reglement zichtbaarder maken via de website (niet alleen bij alle andere downloads);

  • de wijze waarop het reglement wordt toegelicht in de startvergadering herzien;

  • de projectverantwoordelijken nog sterker wijzen op en faciliteren in hun rol, aangezien partners toch nooit het reglement diepgaand zullen kennen;

  • en duidelijker maken waarvoor het bedoeld is.

Voor degenen die goed, dan wel een beetje, bekend zijn met het reglement, wordt in vraag 13 van de enquête gepolst of men het reglement duidelijk vindt. De resultaten hier zijn beter. Van deze groep vindt 77,1% het reglement redelijk duidelijk, 17,8% vindt het redelijk onduidelijk. Kleine groepen vinden het reglement heel duidelijk (4,2%) of heel onduidelijk (0,9%).


Volgens status van het project

Aanschouwen we enkel de respondenten die de preselectie hebben overleefd, dan verandert dit beeld nauwelijks. Van deze respondenten vindt een iets groter deel het reglement heel duidelijk (5%) of juist redelijk onduidelijk (19,5%), en een iets kleiner vind het redelijk duidelijk (74,8%) of juist heel onduidelijk (0,6%). Wanneer we enkel de respondenten van goedgekeurde projecten in ogenschouw nemen, verandert het beeld evenmin sterk (voor deze respondenten is het reglement door de bank genomen iets meer duidelijk).
PV’s versus partners

Kijken we vervolgens naar PV’s ten opzichte van andere projectpartners, zowel onder alle respondenten als in de goedgekeurde projecten, dan ontstaat het volgende beeld:
PV (totale populatie):



Partners (totale populatie):



PV van goedgekeurd project:



Partners van goedgekeurd project:


Projectverantwoordelijke organisaties vinden het programmareglement duidelijker dan andere projectpartners. Het verschil tussen beide groeit als men enkel de goedgekeurde projecten in ogenschouw neemt en dit ten gevolge van twee evoluties: langs de ene kant vinden meer PV’s het reglement ‘redelijk duidelijk’, maar langs de andere kant zijn er minder andere projectpartners die dit vinden. Dit laatste is een opmerkelijke vaststelling.
Volgens betrokkenheid

Het zou interessant kunnen zijn om de antwoorden op vraag 13 ook te analyseren voor de inhoudelijke en financiële contactpersonen apart. Echter het aantal respondenten in de aparte groepen is te klein om representatief te zijn.
In enkele panels werd besproken, welke specifieke passages in het reglement onvoldoende duidelijk zijn. In het panel begunstigden werden geen specifieke passages genoemd, maar werd aangehaald dat de frequente wijzigingen in het reglement sommige begunstigden een ongemakkelijk gevoel geven. Dit niettegenstaande het feit dat in Interreg V iedere reglementswijziging vooralsnog een vereenvoudiging of verduidelijking van het reglement betrof. Het panel ‘begeleiding’ vindt het reglement duidelijk genoeg. In het panel ‘kader’ werd aangehaald dat een beperkt aantal onderdelen verduidelijkt kunnen worden, zoals bijlage 2 met betrekking tot het sanctioneringsbeleid PR-verplichtingen.


  1. Duiding via ondersteunende documenten

Via onder andere een aantal gidsen, leidraden en soortgelijke documenten op de website tracht het GS de bepalingen in het programmareglement nader te duiden, en veelvoorkomende vragen proactief te beantwoorden. Bij de vraag of het regelgevend kader duidelijk is, is het dan ook zeker aangewezen om na te gaan of deze ‘ondersteunende documenten15’ voldoende duidelijk zijn. Uit de enquête komt hier volgend beeld naar voren (zie tevens diagram in bijlage 2, p.10):





Heel duidelijk

Redelijk duidelijk

Redelijk onduidelijk

Heel onduidelijk

Niet gebruikt

Totaal

Programmabrochure

19,70%

56,65%

1,97%

0,99%

20,69%

203

Toel. selectiecriteria

11,82%

56,65%

7,39%

1,97%

22,17%

203

Nota staatssteun

6,34%

25,85%

32,20%

10,24%

25,37%

205

Leidraad aanmelding

16,75%

57,64%

5,42%

0,00%

20,20%

203

Tips voor het e-loket

19,02%

54,15%

3,90%

1,95%

20,98%

205

Leidraad aanvraag

13,86%

56,93%

4,46%

0,50%

24,26%

202

Indicatorenfiches

6,90%

43,35%

17,24%

1,48%

31,03%

203

Tips & Tricks financieel

6,83%

43,90%

9,76%

0,49%

39,02%

205

Leidraad publiciteit

11,71%

47,80%

6,83%

0,00%

33,66%

205

Bovenstaand beeld, voor alle respondenten, wijzigt niet beduidend als we enkel de gepreselecteerde of zelfs goedgekeurde projecten in ogenschouw nemen.


Positief is dat de meeste respondenten alle ondersteunende documenten, uitgezonderd één, redelijk duidelijk vinden. Vooral de programmabrochure, de tips voor het e-loket, de leidraden voor de aanmelding en voor de aanvraag en de leidraad publiciteit worden zelfs vaker ‘heel duidelijk’ genoemd, dan ‘redelijk onduidelijk’.
Negatieve uitschieter is de nota staatssteun, die eerder onduidelijk wordt genoemd, en voor 1 op de 10 respondenten zelfs heel onduidelijk is. Ook de indicatorenfiches en de ‘tips en tricks voor financiële tabellen’ lijken voor een te grote groep respondenten redelijk onduidelijk.
Ook is het opvallend dat 1 op de 5 of zelfs meer dan 1 op 3 respondenten geen gebruik maakt van bepaalde duidende documenten. Aangezien niet elk document steeds in dezelfde mate aan de orde is voor verschillende respondenten afhankelijk van de status van hun project, de rol van hun organisatie en/of hun eigen betrokkenheid, wordt verderop ingezoomd op die aparte groepen. Maar eerst wordt naar de mogelijke evolutie over de twee projectoproepen heen gekeken, aangezien een aantal ondersteunende documenten pas naar aanleiding van oproep 2 beschikbaar zijn gesteld.

Evolutie

De leidraden voor de aanmelding en de aanvraag, en de tips voor het e-loket en de financiële tabellen kwamen pas later beschikbaar en waren als ondersteunende documenten enkel bruikbaar voor de aanmeldingen in oproep 2. Het lijkt dan ook logischer de appreciatie voor deze documenten enkel te toetsen bij de respondenten die indienden in oproep 2. Deze filtering levert onderstaande resultaten op:

Uit deze grafiek blijkt dat de appreciatie van de duidelijkheid van deze documenten hoger is, voor deze groep ten opzichte van de gehele populatie. Enkel voor de ‘tips en tricks voor financiële tabellen’ geldt dit niet: er blijft immers een belangrijk deel respondenten die dit document ‘redelijk onduidelijk’ vinden. De conclusie ten aanzien van dit document op basis van de gehele populatie respondenten wordt dus bevestigd wanneer we enkel naar oproep 2 kijken.


Volgens status van het project
In onderstaande tabel worden de percentages aangegeven van respondenten in elke groep die desbetreffend ondersteunend document niet hebben gebruikt:





Aanmelding niet ingediend

Aanmelding ingediend, maar niet gepre-selecteerd

Aanmelding gepre-selecteerd

Aanvraag in herwerking

Aanvraag afgekeurd

Aanvraag goed-gekeurd

Aanvraag ingediend

Programma-brochure

16,67%

9,09%

0,00%

12,00%

33,33%

20,25%

34,21%

Toelichting selectiecriteria

16,67%

13,64%

0,00%

12,00%

31,58%

25,64%

28,95%

Nota staatssteun

33,33%

31,82%

11,11%

8,00%

31,58%

23,75%

34,21%

Leidraad aanmelding

33,33%

27,27%

0,00%

0,00%

26,32%

24,05%

18,42%

Tips voor het e-loket

41,67%

31,82%

11,11%

0,00%

26,32%

21,25%

21,05%

Leidraad aanvraag

33,33%

36,36%

0,00%

12,50%

26,32%

24,36%

26,32%

Indicatoren-fiches

50,00%

27,27%

0,00%

16,00%

36,84%

32,91%

37,84%

Tips & Tricks fin. tabellen

54,55%

59,09%

11,11%

24,00%

42,11%

43,21%

28,95%

Leidraad PR en publiciteit

50,00%

45,45%

11,11%

32,00%

42,11%

30,00%

31,58%


Voor de fase vooraf aan preselectie lijken volgende documenten het meest aan de orde: programmabrochure, toelichting selectiecriteria, leidraad aanmelding en tips voor het e-loket. Na preselectie zouden de overige documenten ook de nodige aandacht moeten krijgen. Uit bovenstaande tabel is een dergelijke beweging niet te zien. Ook respondenten die een aanvraag hebben ingediend of zelfs al een goedkeuring voor hun project hebben verkregen, geven vaak aan de ondersteunende documenten niet gebruikt te hebben.
PV vs andere partners
Uit onderstaande grafiek blijkt dat de projectverantwoordelijken in veel grotere mate gebruik maken van de ondersteunende documenten. De ‘tips en tricks voor financiële tabellen’ blijft echter ook bij projectverantwoordelijken in 1 op 5 gevallen ongebruikt.

Volgens betrokkenheid
Opmerkelijk is dat voor elke leidraad geldt dat de inhoudelijke contactpersonen nog vaker dan gemiddeld deze niet hebben gebruikt. Ook hier komt het gebruik van de ‘tips en tricks voor financiële tabellen’ er slecht uit, niet alleen bij de inhoudelijke maar ook bij de financiële contactpersonen.

In de panels ‘kader’ en ‘begeleiding’ is besproken of er specifieke passages in ondersteunende documenten zijn die duidelijker kunnen. De meeste aandacht ging daarbij uit naar de voor de respondenten uit de enquête minder duidelijke documenten, te weten de nota staatssteun, de indicatorenfiches en de ‘tips & tricks voor de financiële tabellen’:

  • De nota staatssteun is logischerwijs erg technisch/juridisch en daardoor minder toegankelijk. Hoewel dit moeilijk te vermijden is kunnen mogelijk toch meer oplossingsmogelijkheden worden aangereikt. De suggestie wordt gedaan om de nota eens te laten bekijken door een leek, zodat scherp in beeld komt welke passages te moeilijk zijn, en kan worden nagedacht over verbeteringen, waar vanuit juridisch oogpunt mogelijk.

  • De ‘tips & tricks voor de financiële tabellen’ worden door twee op de drie respondenten duidelijk geacht, maar om dit resultaat te verbeteren kan worden gedacht aan pop-ups in het e-loket, het breder betrekken van beoogde partners in de aanvraagfase (de workshop voor gepreselecteerde aanmeldingen niet enkel voor projectverantwoordelijken, maar ook partners organiseren) en bovenal het versterken van de rol van de projectverantwoordelijke in de aanvraagfase (daar waar momenteel nog regelmatig consultants te zeer betrokken zijn). Het document zelf kan meer behapbaar worden gemaakt, en worden toegespitst op voorbije ervaringen.

  • De indicatorenfiches worden op zich zeer helder geacht, maar het document omvat alle indicatoren, en schrikt daardoor af. Alleen al door het op te delen per specifieke doelstelling, of het anderszins ‘slimmer’ te presenteren, kunnen de fiches beter overkomen. Ook hiervoor kan in het e-loket met een hulpvenster of pop-up worden gewerkt.

In vooral het panel ‘begeleiding’ werd verder benadrukt dat het geheel aan leidraden, zoals gepresenteerd op de website, sommige begunstigden afschrikt. Het herschikken van de downloadbare documenten op de website kan al helpen. Concreet voor wat betreft de documenten die gerelateerd zijn aan de aanvraagfase kan een soort backplanning worden uitgewerkt als hulp: een logische flow waarin verwezen wordt naar de reeds bestaande leidraden of passages daarin.


Beide panels bespraken ook het opmerkelijke gegeven dat een aanzienlijk deel van de respondenten, waaronder ook inhoudelijke contactpersonen, geen gebruik maakt van de ondersteunende documenten, ook niet voor onderdelen die als redelijk tot heel moeilijk worden ervaren. Verklaringen hiervoor varieerden van de rol van consultants (afschermen) tot het fenomeen dat juist ervaren mensen soms denken dat ze al wel weten, hoe het te doen. Gesuggereerd werd dat het secretariaat, waaronder de projectadviseurs, hierin een sensibiliserende rol kan opnemen, vaker rechtstreeks richting alle partners moet communiceren en de rol van de beoogde projectverantwoordelijke (ten opzichte van consultants) moet versterken.


  1. Duiding door GS-medewerkers

Daar waar documenten geen voldoende duidelijkheid kunnen verschaffen, is er de projectadviseur, de vraagbaak voor de indiener of begunstigde. 73,3% van de respondenten heeft al bij de uitwerking van de aanmelding begeleiding gehad van een projectadviseur vanuit het programma. Zodra een aanmelding gepreselecteerd wordt, wordt de uitwerking richting een aanvraag in alle gevallen begeleid door een projectadviseur. De projectadviseur wijst de indieners op relevante documenten, en duidt deze, waar nodig.
Het grootste deel van de respondenten is heel (22,2%) of redelijk tevreden (63,6%) over de samenwerking met het GS, inclusief de projectadviseurs (die centraal staan in het contact met het veld). 12,8% is redelijk ontevreden en 1,5% heel ontevreden.
Aan de hand van verschillende vragen en vooral de opmerkingen van respondenten bij de beantwoording van die vragen kan een nader beeld worden geschetst van het functioneren van de projectadviseurs en de overige medewerkers van het GS, en de mate waarin het werk van het GS bijdraagt aan een duidelijk regelgevend kader:


  • De eerste stap om het regelgevend kader via begeleiding helder te krijgen is een vroeg contact met de indiener, via vooral projectadviseurs en de website. Een goede eerste inschatting van inhoudelijke16 en regeltechnische inpasbaarheid is van groot belang.

  • 73,3% van de respondenten kreeg aansluitend begeleiding van (een) projectadviseur(s) bij de uitwerking van de aanmelding en had daarmee dus ook de mogelijkheid nadere duidelijkheid te verkrijgen bij het regelgevend kader (vraag 7).

  • Het contact met het GS (inclusief de projectadviseurs) tijdens de voorbereiding van het project verliep in veel gevallen (redelijk) goed, zo blijkt uit de antwoorden bij vraag 10. Voor zover het het aspect ‘duidelijkheid omtrent het regelgevend kader’ betreft, zijn de volgende aspecten relevant:







Volledig eens

Redelijk eens

Redelijk oneens

Volledig oneens

N.v.t.17

Totaal

Ik kreeg steeds snel antwoord op mijn vragen

26,74%

36,11%

6,94%

2,08%

28,13%

288

Ik kreeg steeds duidelijk antwoord op mijn vragen

15,63%

35,76%

15,28%

5,21%

28,13%

288

Er werd actief mee gezocht naar oplossingen voor mijn problemen

21,88%

32,64%

13,19%

2,78%

29,51%

288

Ik ben goed geadviseerd over het schrijven van het project

15,63%

30,21%

14,24%

3,47%

36,46%

288

Wanneer we inzoomen op de commentaren van respondenten bij bovenstaande vraag (10), en commentaren elders meenemen, wordt het gemiddeld bezien redelijk positieve beeld genuanceerd. Als het gaat om duiding bij het regelgevend kader of interpretatie bij specifieke problemen (door projectadviseurs maar in tweede lijn ook overige medewerkers van het GS) wijzen veel commentaren erop dat er een flink onderscheid is tussen zeer tevreden indieners en ronduit ontevreden respondenten. De laatste groep geeft commentaren die lijken te kunnen worden herleid tot een minder ervarenheid (technische expertise) bij enkele projectadviseurs, advies of duiding waarop een projectadviseur gaandeweg de rit moest terugkomen (bijvoorbeeld na vanuit de tweede lijn een tegengestelde interpretatie te hebben verkregen) en het ‘inregelen’ van het programma (vraagstukken uit projecten waarvoor, zeker in de eerste oproep, nog geen pasklare oplossing beschikbaar was en de nood tot vlotte communicatie en afstemming tussen projectadviseurs en tweedelijnsadviseurs).


In hoofdzaak is het veld dus tevreden met de begeleiding door projectadviseurs. Dit bleek ook in het panel ‘begunstigden’. Ook de panelleden wier aanmelding niet was gepreselecteerd, gaven aan dat dit niet lag aan de begeleiding van de projectadviseur(s). Ook het dit panel ontstond het beeld van een groei in de kwaliteit van de begeleiding, tussen oproep 1 en 2.
Evolutie

Het is leerzaam na te gaan in hoeverre de waarderingscijfers ten aanzien van de begeleiding evolueren tijdens de programma-implementatie. Zoals bij eerdere vragen kunnen we de reacties van respondenten die enkel deelnamen aan oproep 1 en de deelnemers van oproep 2 met elkaar vergelijken, in de hoop effecten te zien van de stappen die binnen het GS zijn gezet in functie van versterking van de begeleiding.
Uit deze vergelijking komt een heel duidelijke positieve evolutie naar voren. In onderstaand overzicht is dezelfde informatie weergegeven als hierboven, maar nu niet voor de totale groep respondenten, maar voor de respondenten die enkel deelnamen in oproep 1 (bovenste percentage) en degenen die enkel deelnamen in oproep 2 (onderste percentage). Op alle fronten is de waardering substantieel gestegen.





Volledig eens

Redelijk eens

Redelijk oneens

Volledig oneens

N.v.t.18

Totaal

Ik kreeg steeds snel antwoord op mijn vragen

24,03%

41,86%

7,75%

2,33%

24,03%

129

41,27%

28,57%

3,17%

0,00%

26,98%

63

Ik kreeg steeds duidelijk antwoord op mijn vragen

13,18%

36,43%

20,16%

6,20%

24,03%

129

28,57%

36,51%

9,52%

0,00%

25,40%

63

Er werd actief mee gezocht naar oplossingen voor mijn problemen

27,71%

35,66%

13,18%

3,10%

26,36%

129

31,75%

30,16%

11,11%

0,00%

26,98%

63

Ik ben goed geadviseerd over het schrijven van het project

14,73%

34,11%

13,18%

5,43%

32,56%

129

22,22%

34,92%

9,52%

0,00%

33,33%

63

Wanneer de ervaringen met de verschillende onderdelen van het indienen van een aanmelding (vraag 8) worden gegroepeerd naargelang men al dan niet begeleiding van (een) projectadviseur(s) heeft gehad, kan dit een beeld geven over de duiding door desbetreffende GS-medewerkers. In onderstaande tabel toont het bovenste percentage telkens de antwoorden van respondenten die begeleiding kregen van de projectadviseur, en het onderste percentage de reactie van respondenten zonder begeleiding.







Heel makkelijk

Redelijk makkelijk

Redelijk moeilijk

Heel moeilijk

N.v.t.

Totaal

Uitdenken van de aanmelding

7,02%

42,98%

34,65%

4,39%

10,96%

228

6,25%

35,00%

27,50%

1,25%

30,00%

80

Zoeken naar partners

11,74%

52,17%

14,78%

3,04%

18,26%

230

5,00%

40,00%

13,75%

5,00%

36,25%

80

Invoeren van de aanmelding in het E-loket

3,95%

45,18%

33,33%

9,21%

8,33%

228

6,25%

41,25%

25,00%

8,75%

18,75%

80

Anders (gelieve te specificeren)

0,00%

2,56%

8,97%

14,10%

74,36%

78

0,00%

2,63%

5,26%

5,26%

86,84%

38

Er kan verwacht worden dat alle onderdelen eenvoudiger worden ervaren door respondenten die een dergelijke begeleiding hebben gehad. De resultaten van de enquête komen grotendeels met deze verwachting overeen. Enkel het werken met het e-loket lijkt niet makkelijker te worden ervaren wanneer men begeleiding van een projectadviseur krijgt. Echter, als we de categorie ‘niet van toepassing’, oftewel de groep die sowieso niet betrokken was bij het invoeren van de aanmelding in het e-loket, wegnemen en dan de verhoudingen herberekenen, zien we dat de respondenten met begeleiding ook het invoeren van de aanmelding in het e-loket tot op zekere hoogte als gemakkelijk ervaren. Het effect van deze begeleiding lijkt hoe dan ook wel bescheiden.







Heel makkelijk

Redelijk makkelijk

Redelijk moeilijk

Heel moeilijk

N.v.t.

Totaal

Invoeren van de aanmelding in het E-loket

7,69%

50,77%

30,77%

10,77%

/




4,31%

49,29%

36,36%

10,05%






Ook bij de andere categorieën is het percentage ‘niet van toepassing’ telkens hoger bij de respondenten met begeleiding, ten opzichte van die zonder begeleiding door een projectadviseur. Ook hier zou het negeren van de categorie ‘niet van toepassing’ het positieve effect van de begeleiding door de projectadviseur extra verduidelijken.


Ook de ervaringen met het indienen van een aanvraag werden gepeild (vraag 9). Aangezien alle organisaties in die fase begeleiding hebben gehad van een projectadviseur, zou een vergelijkbare analyse als voor vraag 8 geen extra informatie geven. Beide vragen komen verderop nog wel aan bod.


  1. Conclusie: is het regelgevend kader duidelijk?

Over het algemeen kan worden gesteld dat het programmareglement en de ondersteunende documenten als duidelijk worden ervaren, maar dit is wel minder het geval voor de nota rond staatssteun. Er kan wel worden vastgesteld dat een aanzienlijk deel van de respondenten aangeeft het reglement niet te kennen en/of de leidraden niet te hebben gebruikt. Zoals verwacht is dit – met uitzondering van ‘tips en tricks voor financiële tabellen’ – wel minder het geval bij projectverantwoordelijken. Tegen de verwachting in echter blijkt dat voor elke leidraad en het programmareglement geldt dat de inhoudelijke contactpersonen nog vaker dan gemiddeld deze niet hebben gebruikt/niet kennen. Ook hier komt het gebruik van de ‘tips en tricks voor financiële tabellen’ er minder goed uit, niet alleen bij de inhoudelijke maar ook bij de financiële contactpersonen.
Het merendeel van de respondenten is tevreden over de begeleiding vanuit het programmasecretariaat en zijn projectadviseurs. Niettemin laat een significant aantal respondenten toch ook kritische geluiden horen.
Begeleiding door een projectadviseur bij de uitwerking van een aanmelding heeft ook een positieve impact. Dergelijke begeleiding is er per definitie ook bij de uitwerking van een aanvraag, maar kan toch niet vermijden dat een aantal aspecten van dat proces toch nog steeds als moeilijk worden ervaren. Opmerkelijk hierbij is dat de beschikbare ondersteunende documenten voor die specifieke aspecten relatief vaak niet worden gebruikt door de respondenten.


1   2   3   4   5

  • PV’s versus andere partners
  • Vergelijking met andere programma’s
  • Is het regelgevend kader duidelijk Programmareglement
  • Volgens status van het project
  • Duiding via ondersteunende documenten
  • Duiding door GS-medewerkers
  • Conclusie: is het regelgevend kader duidelijk

  • Dovnload 473.95 Kb.