Thuis
Contacten

    Hoofdpagina


Inhoudsopgave Inleiding p. 3 Doel en methodiek

Dovnload 473.95 Kb.

Inhoudsopgave Inleiding p. 3 Doel en methodiek



Pagina3/5
Datum04.04.2017
Grootte473.95 Kb.

Dovnload 473.95 Kb.
1   2   3   4   5

Zijn bijkomende vereenvoudigingen mogelijk?




  1. Algemeen

Uit de analyse van de antwoorden op vragen A en B hierboven, blijkt dat Interreg V Vlaanderen-Nederland in redelijke mate adequate vereenvoudigingen heeft doorgevoerd ten opzichte van de vorige programmaperiode en in vergelijking met overige programma’s, en het regelgevend kader redelijk duidelijk is, dit alles ondersteund door een redelijk gewaardeerde begeleiding. De resultaten geven echter ook duidelijk weer dat het veld nog ruimte voor verbeteringen ziet. Het programma wordt beschouwd als redelijk (of gemiddeld) eenvoudig, maar dat vooral in vergelijking met andere programma’s (exclusief Horizon 2020) en met het verleden, niet zozeer in vergelijking met wat volgens de respondenten haalbaar zou moeten zijn of wenselijk is.
In vraag 19 wordt gepolst naar verbetermogelijkheden. Op de vraag “zijn er aspecten in de procedures en regels van Interreg V Vlaanderen-Nederland die eenvoudiger zouden kunnen en die het proces efficiënter zouden maken” antwoordt 42,79% instemmend, 54,33% met ‘weet niet’ en slechts 2,88% met ‘nee’. Concreet geven 89 van de 208 mensen die deze vraag beantwoord hebben aan, verbetermogelijkheden te zien, waarvan 88 ook tekst formuleren in het bij de vraag geplaatste open invulveld.
De in het evaluatieplan opgenomen vraag ‘zijn bijkomende vereenvoudigingen mogelijk?’ doelt hoofdzakelijk op eventuele vereenvoudigingen in het regelgevend kader. De vraagstelling in de enquête was echter breder, aangezien er wordt verwezen naar ‘aspecten in de procedures en regels’. Dit weerspiegelt zich ook in de aangedragen verbeterpunten. Veruit de meeste aangedragen verbeterpunten handelen over aspecten die niet tot het regelgevend kader behoren. Daarom kan op basis van de enquête niet worden geconcludeerd dat meer dan 40% van de respondenten van mening is dat er zeker bijkomende vereenvoudigingen in het regelgevend kader mogelijk zijn.
Hieronder wordt verder ingezoomd op staatssteun en enkele andere regelgevende aspecten. Door respondenten aangestipte verbetermogelijkheden die betrekking hebben op het oproep- of beoordelingssysteem, en niet zozeer de regelgeving komen in het volgende onderdeel van deze analyse aan bod.

  1. Staatssteun

Staatssteun is het enige aspect van het regelgevend kader dat expliciet wordt genoemd bij vraag 19, en het komt ook veelvuldig aan bod. Ook in commentaren bij andere vragen wordt herhaaldelijk aangegeven dat de staatssteunregelgeving een uitdaging is voor de respondenten.
Als we al die commentaren van naderbij bekijken, blijkt dat in het merendeel van die commentaren meer of vroeger duidelijkheid wordt gevraagd of louter wordt aangegeven dat de staatssteunregelgeving een uitdaging is. Slechts uit een minderheid van de commentaren komt een voorgesteld verbeterpunt voor het regelgevend kader naar voor: 6 respondenten pleiten voor een minder strikte interpretatie.
Het beeld uit de enquête wordt erkend in de panels. In het panel ‘begunstigden’ suggereerde een enkeling om ‘niet te snel aan de angstige kant te gaan zitten’, bij de staatssteunanalyse, maar de meeste deelnemers prefereerden duidelijkheid en zekerheid. Terugvorderingen achteraf moeten, zo gaven meerdere leden aan, zeker vermeden worden.
Het panel ‘begunstigden’ ziet wel mogelijkheden om de timing van de staatssteunanalyse aan te passen en zo de problematiek te verzachten. Hoe vroeger een inschatting van voldoende ‘officieel’ karakter kan worden gegeven, hoe beter.


  1. Overige onderwerpen aangaande het regelgevend kader

Naast staatssteun komen andere aspecten aan bod, hoewel ze telkens maar door 1 of 2 respondenten worden aangehaald. Het gaat om volgende opmerkingen:


  • Er is meer uniformiteit nodig tussen fondsen op het vlak van regels.

  • Het aanleveren van een loonstrook is problematisch omwille van privacy.

  • 6 maanden declaratiedeadline is kort voor sommige partners.

  • Het moet mogelijk zijn om in ‘een latere fase’ nog partners toe te voegen.

  • De communicatieverplichtingen zijn moeilijk haalbaar.

  • Regels mogen niet worden aangepast tijdens de projectperiode.

  • Het is moeilijk om binnen projecten te werken met personen op zelfstandige basis.

  • Er is betere afstemming nodig met de auditeurs.

  • Het opvragen van de samenwerkingsovereenkomst voor goedkeuring is voorbarig.




  1. Conclusie: zijn bijkomende vereenvoudigingen mogelijk?

De respondenten van de enquête geven voor een aantal aspecten aan dat er bijkomende vereenvoudigingen mogelijk zijn, maar deze behandelen slechts in zeer minieme mate het regelgevend kader. Aangaande staatssteun vragen een aantal respondenten een minder strikte interpretatie.

3.3 Resultaten: projectoproep- en -beoordelingssysteem
Het evaluatieplan formuleert een tweetal vragen met betrekking tot de efficiëntie van de programma-implementatie, voor wat betreft het projectoproep- en beoordelingssysteem. In het evaluatieplan worden de volgende vragen geformuleerd:


  1. Is het oproep- en beoordelingssysteem voldoende transparant?

  2. Worden de beoogde doelgroepen bereikt?

Het evaluatieplan benoemt deze vragen eerder als voorbeelden, en heeft niet de bedoeling (enkel) deze vragen vast te leggen. In de enquête zijn deze vragen niet één op één overgenomen. Vraag 1 is uiteen gehaald in een tweetal vragen (te weten vragen 20 en 21 in de enquête). De tweede vraag naar bereik van doelgroepen werd als zodanig niet voorgelegd aan de (potentiële) begunstigden, omdat deze a) niet per se zicht hebben op de beoogde doelgroepen, en b) zeer waarschijnlijk geen zicht hebben op de vraag of deze bereikt zijn. In een aantal panelgesprekken komt de vraag wel aan bod. Bepaalde uitkomsten van de enquête kunnen wel een beeld geven van de vraag, hoe de beoogde doelgroepen, daar waar nodig, in de toekomst beter bereikt kunnen worden. De acquisitiecommunicatie in het algemeen komt verderop aan bod in onderdeel 3.4.


Vragen 8 en 9 van de enquête peilen de mening van de respondenten over verschillende aspecten van het uitwerken van een aanmelding of aanvraag. Daarnaast is hierboven reeds aangestipt dat er naar aanleiding van vraag 19 ook verbetervoorstellen ten aanzien van het oproep- en beoordelingssysteem zijn aangereikt. Deze aspecten worden ook in dit onderdeel behandeld. In het onderdeel (B) ‘Zijn er verbeteringen aan het oproep- en beoordelingssysteem mogelijk?’ wordt bovendien onderzocht of de acquisitiegerichte communicatie, als essentieel onderdeel van een sterk oproepsysteem, functioneert.



  1. Is het oproep- en beoordelingssysteem voldoende transparant?




  1. Oproepsysteem

Vraag 20 behandelt de transparantie van het oproepsysteem. Uit de reacties op deze vraag blijkt dat het oproepsysteem als redelijk transparant wordt gezien. Twee derde (65%) van de respondenten is deze mening toegedaan. 15% vindt het oproepsysteem zelfs zeer transparant, opnieuw 15% vindt het redelijk intransparant. Een minderheid van 4% vindt het oproepsysteem zeer intransparant. Dit beeld wordt bevestigd in het panel ‘begunstigden’.
Opvallend is dat veel respondenten (10 van 26) via het commentaar aangeven niet te weten wat met de vraag of met de term ‘oproepsysteem’ wordt bedoeld. In enkele gevallen (4 op 26) blijkt uit de commentaren dat men bij deze vraag eigenlijk al de beoordeling in gedachten heeft, dus de volgende vraag. Bij vraag 21 weten enkele respondenten ook niet wat wordt bedoeld met de term ‘beoordelingssysteem’, maar in mindere mate.
De commentaren versterken het beeld dat het oproepsysteem als transparant wordt beschouwd, en dat het gelijke kansen voor indieners bevordert. Een aantal respondenten haalt dit aan als verbetering ten opzichte van het verleden19. Suggesties voor verbetering zijn gelegen in de informatie die via de website, projectadviseurs of de oproeptekst wordt gegeven over waar het CvT in de oproep precies naar op zoek is. Bijvoorbeeld vraagt een respondent bij iedere oproep tips mee te geven en sterker te benadrukken ‘dat scoren op indicatoren cruciaal is’, terwijl een andere respondent ‘meer voorbeelden en themata’ vraagt en een derde kortweg vraagt de oproepen duidelijker aan te kondigen en te omschrijven. Dergelijke ingrepen kunnen op zich geen kwaad, zo concludeert het panel ‘begunstigden’, maar zijn niet direct hard nodig. Het panel stelde zelfs dat ‘voorbeelden geven’ ongewenst is omdat dit te sterk sturend zou werken (iets wat het panel ‘partnerschap’ bevestigde). De overige panels oordelen eveneens dat het oproepsysteem geen of weinig verbetering behoeft. Hoogstens zou het nuttig kunnen zijn om bij toekomstige oproepen meer (algemeen geformuleerde) ‘lessons learned’ mee te geven rond (de tekortkomingen van niet-gepreselecteerde aanmeldingen uit) eerdere oproepen. Dit is reeds gebeurd voor as 4 ‘arbeidsmarkt’, tijdens oproep 3, in de vorm van een infosessie.
In het panel ‘begeleiding’ werd geconcludeerd dat de leidraad voor aanmeldingen mogelijk nog wat verbeterd kon worden, te weten door de benodigde mate van detail helderder te duiden. Veel projectadviseurs hebben het gevoel dat een meer uitgewerkt voorstel toch kansrijker is.
PV’s versus partners

Projectverantwoordelijken staan in nauwer contact met het Gemeenschappelijk Secretariaat en krijgen dan ook vaker uit eerste hand (bv. van de projectadviseurs) toelichting over de werking van het oproepsysteem. Er kan dus verwacht worden dat zij vanuit een beter geïnformeerde situatie een oordeel kunnen vellen over de transparantie van het oproepsysteem.

Uit bovenstaande grafiek blijkt dat maar liefst 1 op 4 projectverantwoordelijken het oproepsysteem ‘heel transparant’ en slechts kleine percentages het ‘redelijk intransparant’ of ‘heel intransparant’ vinden.
Evolutie

Wanneer we de reacties van respondenten uit de verschillende oproepen tegen elkaar afzetten, merken we dat organisaties die enkel betrokken waren in oproep 2 het oproepsysteem transparanter vinden dan organisaties die enkel deelnamen in oproep 1.

Het oproepsysteem is echter niet gewijzigd. Mogelijk ligt de verklaring in een betere toelichting vanuit het programma. Naarmate medewerkers zelf (nog) een beter beeld hebben van het oproepsysteem, kunnen ze het ook beter toelichten naar buiten toe. Bij oproep 1 lag daar mogelijk nog progressiemarge, aangezien het oproepsysteem nieuw was ten opzichte van de vorige programmaperiode, het GS nog niet op volle capaciteit was en ook nog niet alle programmamedewerkers even goed ingewerkt waren.



  1. Beoordelingssysteem

Het beoordelingssysteem wordt minder positief beoordeeld, hoewel niet ronduit negatief. Iets meer dan de helft van de respondenten vindt de wijze waarop aanmeldingen en aanvragen beoordeeld worden, en ten opzichte van elkaar worden afgewogen, redelijk transparant, maar slechts zeven respondenten (2,7%) vindt dit proces zeer transparant. Een derde van de respondenten (34%) vindt het beoordelingssysteem redelijk intransparant, en ruim 11% van de respondenten zelfs zeer intransparant. Er zijn op dit vlak geen noemenswaardige verschillen te ontwaren tussen PV’s en andere projectpartners of tussen inhoudelijke contactpersonen en andere betrokkenen.
Ook in vraag 10 waren de respondenten eerder positief over (aspecten van) het beoordelingssysteem:





Volledig eens

Redelijk eens

Redelijk oneens

Volledig oneens

N.v.t.

Totaal

Mijn project werd onpartijdig behandeld

23,69%

26,83%

9,41%

3,14%

36,93%

287

De beslissingen van het Comité van Toezicht waren voldoende beargumenteerd

11,19%

32,52%

19,23%

8,04%

29,02%

286

Ik werd snel op de hoogte gebracht van beslissingen van het Comité van Toezicht omtrent mijn project

20,56%

35,54%

11,15%

2,09%

30,66%

287

Voor wat betreft het beoordelingssysteem (vraag 21) geven de commentaren inzicht bij het toch wat negatiever oordeel dat de respondenten vellen. Zowel het GS als het CvT worden aangesproken; een aantal respondenten is kritisch over de advisering door het secretariaat en veel respondenten zijn kritisch over de keuzes van het Comité van Toezicht:




  • Enkele respondenten hebben klaarblijkelijk een beeld van degenen die binnen het GS hebben geadviseerd over hun project, en geven aan dat deze perso(o)n(en) onvoldoende expertise hebben en/of een andere invulling van criteria zouden hebben gehanteerd, dan via het programmareglement vooraf gecommuniceerd werd;

  • De daaropvolgende besluitvorming door het Comité van Toezicht wordt regelmatig ‘te zeer politiek gekleurd’ genoemd. De ene respondent uit de indruk ‘dat regionale voorkeuren nog altijd een rol spelen’, terwijl de andere stelt dat ‘de grote bedragen die gegaan zijn naar projecten die voortbouwen op projecten uit vorige periode (of die gewoon continueren) de indruk doet ontstaan van voorkeursbehandeling’. Een enkeling spreekt van ‘voorafgaande lobbytrajecten’ of ‘agenda’s’.


Volgens status van het project

Het gegeven dat redelijk wat respondenten de beoordeling negatief beoordelen, lijkt op het eerste zicht logisch. Er zijn altijd meer indieners wier project niet geselecteerd wordt, dan wel. Het niet gepreselecteerd worden kan het oordeel over de rechtvaardigheid van het systeem beïnvloeden, ook al polst de enquête eigenlijk naar de transparantie, en niet de rechtvaardigheid van de beoordeling. Door de antwoorden op vraag 21 te koppelen aan de status van het project (vraag 1) kan ook worden nagegaan of dit effectief een (deel van de) verklaring kan zijn .





Aanmelding niet ingediend

Aanmelding ingediend, niet gepre-selecteerd

Aanmelding gepre-selecteerd

Aanvraag ingediend

Aanvraag in herwerking

Aanvraag afgekeurd

Aanvraag goed-gekeurd

Heel transparant

0,00%

0,00%

9,09%

4,35%

0,00%

0,00%

15,22%

Redelijk transparant

78,57%

20,59%

63,64%

60,87%

54,05%

29,17%

70,65%

Redelijk intransparant

14,29%

47,06%

9,09%

28,26%

37,84%

41,67%

10,87%

Heel intransparant

7,14%

32,35%

18,18%

6,52%

8,11%

29,17%

3,26%


Uit bovenstaande tabel blijken inderdaad grote verschillen tussen de respondenten wier aanmelding niet is gepreselecteerd20 en de andere respondenten, die de aangenomen verklaring lijken te bevestigen. Ook in het panel ‘begunstigden’ werd deze verklaring naar voren gebracht.
Uit bepaalde commentaren spreekt echter een toon dat sommigen het gevoel hebben dat een objectief oordeel op basis van een expertvisie ontbreekt. In het panel ‘begeleiding’ werd opgemerkt dat het programma de beeldvorming over het beoordelingssysteem zou kunnen verbeteren door meer duiding te geven, in het programmareglement, op de site of elders, bij de werkwijze. De beoordeling van projecten gebeurt door een grote groep mensen (meer-ogen-principe) - waaronder medewerkers met een behoorlijke expertise - en het lijkt erop dat een aantal begunstigden het beeld heeft dat dit niet het geval is.
Belangrijk is de communicatie over de besluitvorming, en de feedback, vooral richting degenen die ‘afvallen’. Redelijk wat commentaren in de enquête en opmerkingen in het panel ‘begunstigden’ duiden op mogelijke verbeterpunten op dat domein: het aangeven waarop een aanmelding of aanvraag goed heeft gescoord, of juist niet, en waar verbetering nodig is. En dit vooral op de inhoud, en niet enkel op de techniek. Een ruimere terugkoppeling (meer detail en naar het volledige partnerschap) valt te organiseren, zo suggereert het panel ‘begeleiding’. Naast de mondelinge toelichting (die erg arbeidsintensief is) zou ook schriftelijk ruimere terugkoppeling moeten kunnen gebeuren.
Volgens betrokkenheid

In de praktijk is het doorgaans de inhoudelijke contactpersoon van de projectverantwoordelijke die een toelichting krijgen op het genomen besluit. De verwachting is bijgevolg dat deze groep het beoordelingssysteem transparanter vindt dan het gemiddelde van alle respondenten. Dit kon echter niet worden nagegaan, aangezien het aantal respondenten in de aparte groepen is te klein om representatief te zijn.
Evolutie

Het is interessant te onderzoeken of er een verandering is in de perceptie over het beoordelingssysteem, tussen oproep 1 en 2. Om dat beeld te verkrijgen, zijn opnieuw de resultaten afgezonderd voor de respondenten die enkel deelnamen in oproep 1 en degenen die enkel deelnamen in oproep 2. Uit deze vergelijking blijkt een opmerkelijk verschil: waar in oproep 1 slechts 1,67% van de respondenten het beoordelingssysteem als ‘heel transparant’ en 44,17% het als ‘redelijk transparant’ beoordeelden, zijn deze cijfers duidelijk hoger voor oproep 2: 5,08% respectievelijk 61,02%. Het deel ontevreden respondenten dat de beoordeling als ‘heel intransparant’ beoordelen is gehalveerd.
Deze evolutie lijkt minstens voor een deel gelinkt aan de verhoogde aandacht van het programmasecretariaat bij de preselectie van oproep 2 om feedback te geven aan niet-gepreselecteerde aanmeldingen.



  1. Zijn verbeteringen aan het oproep- en beoordelingssysteem mogelijk?

Een belangrijk eerste aspect van een goed functionerend oproepsysteem is een doelmatige acquisitiegerichte communicatie. Het oproepsysteem kan onmogelijk transparant zijn en gelijke kansen bevorderen als de communicatie, gericht op potentiële indieners, geen effect sorteert. Allereerst zullen we hieronder daarom ingaan op de resultaten van de enquête dienaangaande.


Een aansluitend belangrijk onderdeel van onze oproep- en beoordelingssystematiek is het werken met aanmeldingen en aanvragen en dit in de digitale omgeving van het e-loket. Deze aspecten werden (ook) behandeld door vragen 8 en 9 van de enquête en worden hieronder tevens overlopen.


  1. Acquisitiecommunicatie

In vraag 5 is gepeild naar de kanalen waarlangs men werd geïnformeerd over de mogelijkheid om een project in te dienen bij het programma. Daaruit blijkt dat de eerste informatie over het programma vooral via mond-tot-mond reclame, de website en de projectadviseurs tot stand komt. Ook de nieuwsbrief en de eigen events hebben een redelijk bereik, terwijl extern advies (consultancy) en andere websites in mindere mate het eerste beeld schetsen van Interreg, en wat er in mogelijk is. Met uitzondering van mond-tot-mond reclame zijn dit eigen kanalen en is het programma dus goed gepositioneerd.
Evolutie

Er zijn bij de afzonderlijke afroepen verschillen in de mate waarin respondenten via bepaalde kanalen werden geïnformeerd:





Oproep 1

Oproep 2

Programmawebsite (grensregio.eu)

32,21%

27,03%

Andere website

4,03%

5,41%

Mond tot mond reclame

32,21%

31,08%

Extern advies

12,08%

9,46%

Projectadviseur van Interreg Vlaanderen-Nederland

25,50%

21,62%

Event van Interreg Vlaanderen-Nederland

19,46%

10,81%

Event van een andere organisatie

12,08%

2,70%

Media

4,03%

4,05%

Nieuwsbrief Interreg Vlaanderen-Nederland

22,15%

6,76%

Anders namelijk:

25,50%

31,08%


Mond tot mond reclame, de programma website en de projectadviseurs blijven in oproep 2 de belangrijkste bronnen, maar er is een duidelijke terugval te zien bij de nieuwsbrief van het programma en bij events (zowel eigen als van derden). Aangaande de eigen events is een dergelijke terugval logisch, aangezien er geen groot evenement werd georganiseerd voor de lancering van oproep 2. Het is zelfs opmerkelijk dat het grote publieksevenement eind 2014 anderhalf jaar later nog blijkt te hebben doorgewerkt voor de werving van projecten in oproep 2.
Voor haar nieuwsbrief is het programma overgestapt van een papieren naar een digitale versie. Aan de terugval van de nieuwsbrief als bron kunnen echter geen conclusies worden verbonden over het bereik van een papieren ten opzichte van een digitale nieuwsbrief, aangezien bij de lancering van beide oproepen de papieren nieuwsbrief nog in gebruik was. Die terugval kan dezelfde oorzaak hebben als de andere opmerkelijke terugvallen: als er minder evenementen zijn georganiseerd, zijn er ook iets minder papieren nieuwsbrieven verspreid.
In een volgende vraag werd geïnformeerd naar de mate waarin bij de eerste kennismaking de inhoudelijke mogelijkheden van het programma duidelijk waren. Voor een afgemeten meerderheid van de respondenten waren die mogelijkheden duidelijk (voor 13,06% ‘heel duidelijk’, 62,91% ‘redelijk duidelijk’, 20,18% redelijk onduidelijk en 3.86% ‘heel onduidelijk’).
Evolutie

Als we de antwoorden opsplitsen volgens oproep, zien we geen duidelijke evolutie. De aandelen respondenten die de mogelijkheden redelijk of heel onduidelijk vonden, dalen weliswaar licht, maar dat is ook het geval voor het aandeel van de respondenten die de mogelijkheden heel duidelijk vonden.

Door de ervaren duidelijkheid van de inhoudelijke mogelijkheden te groeperen per kanaal waarlangs men is geïnformeerd, kan een beeld ontstaan over de kwaliteit van de informatie die deze kanalen verspreiden.







Programma-website

Andere website

Mond tot mond reclame

Extern advies

PA

VL-NL


Event

VL-NL


Event andere organisatie

Media

Nieuws-brief

VL-NL


Andere

Heel duidelijk

17,02%

12,50%

13,27%

8,51%

17,11%

16,67%

10,71%

14,29%

13,46%

14,94%

Redelijk duidelijk

72,34%

81,25%

59,29%

65,96%

56,58%

68,52%

60,71%

78,57%

76,92%

63,22%

Redelijk onduidelijk

8,51%

6,25%

23,89%

23,40%

23,68%

14,81%

21,43%

7,14%

7,69%

16,09%

Heel onduidelijk

2,13%

0,00%

3,54%

2,13%

2,63%

0,00%

7,14%

0,00%

1,92%

5,75%

Hieruit blijkt dat de programmawebsite, andere website, media en de programmanieuwsbrief de meeste duidelijkheid geven over de inhoudelijke mogelijkheden van het programma. Opmerkelijk is dat de projectadviseurs niet in het rijtje van de meest duidelijke bronnen staan. Dit gegeven valt, volgens verschillende panels, wellicht te verklaren vanuit de nuance die een projectadviseur kan geven ten opzichte van de vastliggende tekst van het SP. Zodra een genuanceerd beeld wordt geschetst van de mogelijkheden binnen het programma kan dat beeld ook minder duidelijk worden (maar daarmee niet minder juist).


Evolutie

Niet voor elk kanaal kan de evolutie worden geanalyseerd, wegens te kleine groepen respondenten. Hoewel dit eigenlijk ook geldt ten aanzien van de projectadviseurs (slechts 16 respondenten uit oproep 2 ten opzichte van 38 uit oproep 1), worden deze gegevens toch vergeleken, gelet op bovenstaande opmerkelijke conclusie. Gezien de eerder kleine groep respondenten is er dus het nodige voorbehoud aan de orde, maar de cijfers lijken een positieve evolutie aan te geven: voor oproep 1 geeft 26.3% aan dat de mogelijkheden ‘redelijk onduidelijk’ en niemand dat ze ‘heel onduidelijk’ waren, terwijl in oproep 2 dit voor beide antwoordmogelijkheden 6.3%21 is.


  1. E-loket

Het e-loket is een grote vernieuwing ten opzichte van de vorige programmaperiode. Het is daarom interessant om in de analyse voldoende aandacht te hebben voor de ervaringen van respondenten bij het ‘invoeren van de gegevens in het e-loket’.
Deze handeling wordt door de meeste respondenten als ‘redelijk makkelijk’ ervaren (bij de aanmelding 43,4%, bij de aanvraag 43,8%), maar het invoeren van gegevens in het e-loket is zeker niet voor alle respondenten zo gemakkelijk: 3 op de 10 vinden het ‘redelijk moeilijk’ en bijna 1 op 10 respondenten zelfs ‘zeer moeilijk’. De digitalisering lijkt wel een stap vooruit, maar zeker niet voor iedereen en niet in de gehoopte mate.
Uit de commentaren, zoals door sommige respondenten toegevoegd bij vragen 8 en 9, blijkt waar de negatieve evaluatie ten aanzien van het e-loket – voor een deel van de respondenten – uit voortkomt. Van alle pijnpunten die via de commentaren bij deze vragen worden toegevoegd, ten aanzien van het geheel van de processen van indiening van aanmeldingen aanvraag, is het e-loket het meest talrijk vertegenwoordigd. Zowel in de aanmeldingsfase (vraag 8: 16 op 34 aangehaalde pijnpunten) als in de aanvraagfase (vraag 9: 13 op 26 aangehaalde pijnpunten) is ongeveer de helft van de aangehaalde pijnpunten gerelateerd aan het e-loket.
Belangrijk is hierbij te duiden dat het regelmatig pijnpunten betreft die bestonden bij oplevering van modules in het e-loket, maar inmiddels verholpen zijn. Dit valt op te maken uit een aantal commentaren. Bepaalde commentaren echter betreffen zaken die nog onveranderd zijn, en mogelijk te verbeteren:

  • Het gegeven dat alle partners zelf bepaalde informatie moeten ingeven, welke vervolgens gevalideerd moet worden door de projectverantwoordelijke. Veel projecten zijn gewend te werken met een penvoerder die ook alle informatie ingeeft, maar via het e-loket wilde het GS bevorderen dat de ontwikkeling van een aanvraag echt een coproductie is van een partnerschap, zodat hier al de kiemen voor een goede samenwerking tijdens de projectuitvoering worden gelegd. Niet iedereen waardeert tot zo’n coproductie te worden gedwongen, en er wordt aangehaald dat deze werkwijze tot veel nood aan afstemming leidt, en een strakke regie door een trekker kan frustreren.

  • Een aantal respondenten geeft aan dat er bij bepaalde handelingen te veel muiskliks nodig zijn, en bepleit meer ‘select all’ knoppen.


Evolutie
Het is interessant om ook voor het e-loket deze vergelijking te maken. De deelnemers in oproep 1 hebben voor iedere stap (aanmaken login, uitwerken en indienen aanmelding, eventueel vervolgens de aanvraag en in veel gevallen inmiddels de administratie van en rapportage over een project in uitvoering) gebruik moeten maken van ‘just-in-time’ opgeleverde e-loket modules. Voor de deelnemers in oproep 2 waren er inmiddels bugs weggewerkt, tips&tricks opgesteld en verbeterd, een centrale helpdesk en projectadviseurs die de routes kennen.
Verwacht mag worden dat de respondenten uit oproep 2 het invoeren van de aanmelding en de aanvraag in het e-loket bij vragen 8 en 9 als makkelijker beoordeelden dan de respondenten uit oproep 1. Echter, een duidelijke evolutie is toch niet echt waarneembaar, of tenminste hoogstens in zeer beperkte mate, zoals blijkt uit onderstaande overzichten.

We kunnen ook de commentaren zoals ingebracht bij vragen 8 en 9 onderscheiden naar de oproep waarin de respondent participeerde. Daaruit ontstaat toch de indruk dat de respondenten die enkel betrokken zijn geweest in oproep 2 iets positiever gestemd zijn over het e-loket dan de respondenten die enkel deelnamen in oproep 1. Van eerstgenoemde groep (oproep 2) geven acht respondenten een commentaar bij vraag 8, en vijf respondenten bij vraag 9, en van die 13 commentaren duidt een tweetal, mogelijk van dezelfde respondent, op ontevredenheid over het e-loket. Van de groep die eerder met het e-loket in aanraking kwam, in oproep 1, zijn in totaal bij beide vragen 38 commentaren ontvangen, waarvan 15 duiden op ontevredenheid met het loket.
Een enkele respondent benoemt overigens specifiek verbeteringen, of de toegevoegde waarde van de ‘handleiding’ (tips en tricks bij het e-loket). Hoewel het e-loket dus zeker nog aandacht behoeft, lijkt een deel van de voor de respondenten benodigde verbeteringen aldus eigenlijk al gerealiseerd.
Belangrijk is daarbij nog op te merken dat er na oproep 1 reeds een evaluatie plaats vond van het e-loket, waaruit systeemverbeteringen werden geabstraheerd, die weliswaar direct in gang werden gezet maar pas waren geïmplementeerd na oproep 2. Bovenstaande bescheiden positieve evolutie lijkt dan ook vooral het gevolg van het wegwerken van bugs, het formuleren en uitbreiden van het ‘tips&tricks’ document, en meer ervaring bij projectadviseurs en de helpdesk. Het effect van de doorgevoerde systeemverbeteringen kan nog niet zichtbaar zijn.
PV’s versus partners

Ook de beoordeling van het e-loket onder de respondenten, actief bij projectverantwoordelijke organisaties, versus de algemene beoordeling, kan interessant zijn. In de fase van aanmelding en aanvraag is het vooral de trekker van het dossier die ervaringen opdoet met het e-loket. Dit is veelal de persoon die de (beoogde) inhoudelijk contactpersoon namens de projectverantwoordelijke organisatie is. Door de algemene resultaten te filteren op basis van de antwoorden op vragen 2 en 3, zien we de visie op het e-loket van de personen die dit loket het meest intensief hebben gebruikt.
Als we de beoordeling van het e-loket beschouwen van enkel de inhoudelijke contactpersonen (namens alle organisaties, dus ook partners), blijkt dat deze respondenten het invoeren van gegevens in het e-loket als iets makkelijker ervaren, dan financieel contactpersonen, het ‘hoofd van de organisatie’ en ‘anderen’. De doelgroep die wat meer invoerwerk in het loket heeft, is dus iets positiever gestemd, concreet in de aanmeldingsfase en de aanvraagfase beschouwt ongeveer 47% van de respondenten deze klus als ‘redelijk makkelijk’.
Als we aansluitend binnen de groep enkel de inhoudelijke contactpersonen namens de PV’s bekijken, veranderen de cijfers echter niet duidelijk. Deze meest geïnformeerde groep, die ook het meest intensief actief is geweest in het e-loket, is aldus een redelijk positief, maar zeker niet in de mate zoals gehoopt.
Ook in verschillende panels kwam het loket aan bod. Het beeld van het digitale loket als verbetering ten opzichte van de papierstroom in de vorige programmaperiode, maar een met duidelijke kinderziektes, werd bevestigd. In het panel ‘begunstigden’ (en via na het panelgesprek door enkele deelnemers aangeleverde lijstjes) werd (naast bovenstaande uit de enquête voortgekomen suggesties) een groot aantal concrete verbetersuggesties genoemd voor het uitwerken van een aanvraag:

  • in sommige velden zou het aantal toegestane karakters beter verhoogd worden22;

  • het zou mogelijk moeten zijn om een veld op te slaan, ook al heeft dat nog teveel tekens;

  • wanneer de aanvraag als geheel wordt uitgeprint, geeft dit een onnodig groot aantal pagina’s;

  • sommige informatie zit diep in de velden, een overzicht van vragen en verbanden zou helpen;

  • het ontbreken van een ‘draft’ indienknop wordt als een gemis ervaren, aangezien men zo een overzicht kan krijgen van nog niet of niet correct ingevulde velden;

  • bijlagen zouden vervangen moeten kunnen worden (oude bijlagen blijven nu staan);

  • in functie van co-creatie zou het handig zijn om gemarkeerde aanpassingen en opmerkingen te kunnen invoeren, zoals bij Google doc en Microsoft Word;

  • het zou handig zijn als de projectverantwoordelijke termen kan vastzetten voor kostenlijnen;

  • beperkingen op het scrollen en van links naar rechts gaan, en het gegeven dat kolomtitels niet geblokkeerd worden, moeten worden aangepakt.

Een aantal leden van het panel ‘begunstigden’ had inmiddels ook ervaring met de declaratiemodule. Een exporteerfunctie, een globaal overzicht van de kostenplannen (van partners), een bewaarfunctie voor declaratielijnen (voor de projectverantwoordelijke), een checklist voor te controleren zaken per kostensoort en een filmpje, workshop of dergelijke tool rond het declareren zouden hierbij nuttig kunnen zijn. Met name het idee om de declaratiemodule inzichtelijk te krijgen via een filmpje werd ook aangehaald in het panel ‘begeleiding’. Ook een workshop behoort tot de mogelijkheden.


In het panel ‘begeleiding’ werd een aantal van bovenstaande verbetersuggesties beaamd. Met name de PDF (uitgeprinte aanvraag) en het aantal toegestane karakters per veld zijn voor dit panel aandachtspunten. Er werd verder gesuggereerd om direct in de workshop na de preselectie explicieter in te gaan op het e-loket, zodat projecten dit meteen op een goede manier kunnen gebruiken.



  1. Andere aspecten van het indienen van een aanmelding en aanvraag

Als we naar de andere aspecten dan het e-loket kijken van het uitwerken van een aanmelding, blijkt dat de meningen verdeeld zijn over de moeilijkheidsgraad van het ‘uitdenken van de aanmelding’, terwijl het merendeel van de respondenten het zoeken naar partners minder als een uitdaging ziet:





Heel makkelijk

Redelijk makkelijk

Redelijk moeilijk

Heel moeilijk

N.v.t.

Uitdenken van de aanmelding

6,80%

40,78%

32,69%

3,56%

16,18%

Zoeken naar partners

9,97%

48,87%

14,47%

3,54%

23,15%

Anders (gelieve te specificeren)

0,00%

2,54%

8,47%

11,02%

77,97%

Dit beeld wijzigt niet noemenswaardig wanneer men de resultaten bekijkt van PV’s en andere partners apart of van inhoudelijke contactpersonen ten opzichte van andere betrokkenen of per oproep.


Bij het uitwerken van een aanvraag (vraag 9) blijken de onderdelen ‘uitwerken kostenplan’, ‘formuleren van streefwaarden op indicatoren en output’ en ‘zoeken naar cofinanciering’ door de meerderheid van de respondenten als ‘redelijk moeilijk’ en soms zelfs ‘heel moeilijk’ worden ervaren. Over ‘inhoudelijk uitwerken’ zijn de meningen verdeeld. Het zoeken naar partners wordt in deze fase door de meerderheid ‘redelijk gemakkelijk’ of soms zelfs ‘heel gemakkelijk’ ervaren. Dit is ook te verwachten, aangezien projectpartnerschappen voor het grootste deel al in de aanmeldingsfase worden samengesteld (en dit aspect in die fase ook niet als grootste uitdaging werd gezien).





Heel makkelijk

Redelijk makkelijk

Redelijk moeilijk

Heel moeilijk

N.v.t.

Inhoudelijk uitwerken (doel, werkpakketten, activiteiten)

3,33%

42,00%

37,33%

5,00%

12,33%

Uitwerken kostenplan

1,33%

33,67%

46,67%

10,33%

8,00%

Formuleren van streefwaarden op indicatoren en output

0,67%

26,42%

44,48%

13,71%

14,72%

Zoeken naar cofinanciering

1,67%

30,33%

35,33%

16,33%

16,33%

Zoeken naar partners

8,36%

49,83%

15,38%

3,34%

23,08%

Anders (gelieve te specificeren)

0,00%

0,00%

0,88%

12,39%

86,73%

Ook hier wijzigt het beeld niet noemenswaardig wanneer men de resultaten bekijkt van PV’s en andere partners apart of van inhoudelijke contactpersonen ten opzichte van andere betrokkenen of per oproep.


Voor 2 van de 3 onderdelen die als ‘redelijk moeilijk’ tot ‘moeilijk’ worden ervaren bij het uitwerken van een aanvraag, heeft het Gemeenschappelijk Secretariaat met de indicatorenfiches en de ‘tips en tricks voor financiële tabellen’ reeds ondersteunende documenten uitgewerkt. Het is dus interessant om de bekendheid en tevredenheid over die specifieke documenten te bekijken voor de respondenten wier project minstens is gepreselecteerd. In die groep blijkt maar liefst 34,64% van de respondenten de ‘tips en tricks voor financiële tabellen’ niet gebruikt te hebben. Voor de indicatorenfiches blijkt dit 29,33% te zijn. Van de respondenten die deze documenten wel hebben gebruikt geeft de overgrote meerderheid aan dat deze duidelijk zijn23.
Tot slot komen hier vaker voorkomende commentaren bij vraag 19 aan bod die niet het regelgevend kader behandelen, maar wel – sommige weliswaar in mindere mate – gelieerd zijn aan het oproep- en/of beoordelingssysteem.
1. E-loket

In 17 reacties worden verbeteringen aan het e-loket gesuggereerd. Deze komen echter in grote mate overeen met de input die reeds naar aanleiding van vragen 8 en 9 was gegeven.


2. Doorlooptijd

Een redelijk aantal respondenten (10 reacties) noemt de doorlooptijd, welke naar hun aanvoelen korter zou moeten kunnen. Eén respondent suggereert om de laatste (technische) details niet via een herwerking, maar via duidelijke goedkeuringsvoorwaarden op punt te laten zetten. Ook in het panel ‘begunstigden’ werd de doorlooptijd bekritiseerd en werd ervoor gepleit om laatste onvolkomenheden in een dossier te laten voor wat ze zijn. Uit de doorgedreven focus op woorden en omschrijvingen, zo stelden enkele (maar niet alle) leden van dit panel, blijkt te zeer een wantrouwen ten aanzien van een project. Het panel ‘begeleiding’ was ook van mening dat de doorlooptijd te lang is; men ervaart dat (te veel) herwerkingen de dynamiek uit het proces kunnen halen en er ruimer gebruikgemaakt zou moeten kunnen worden van de goedkeuring onder voorwaarden. De deadlines voor herwerkingen mogen ook gerust korter, men kan altijd uitstel vragen. Het panel ‘begeleiding’ suggereert om in afstemming met de begeleidende projectadviseur per project een scherpe(re) deadline te formuleren, in het advies aan het Comité van Toezicht.


3. Detailniveau van de aanmelding/aanvraag

Diverse respondenten (9) en deelnemers van het panel ‘begunstigden’ vragen om een lager detailniveau van de aanmelding en/of aanvraag24. Aangegeven wordt dat het te moeilijk is om te voorzien hoe een project in drie jaar precies verloopt. Sommige respondenten lijken vooral vrijheid te willen, maar andere geven een genuanceerde visie: als het definiëren van activiteiten in het project te diep gaat, en er zonder implicaties op de kwaliteit en eindresultaten van het project later afgeweken moet worden, vraagt dit veel verantwoording en administratieve last. Een enkele respondent noemt ook specifiek de aanmelding: doordat deze toch al vrij ver moet uitgewerkt zijn, wordt de zin van een procedure in twee fases ondergraven.


4. Cofinanciering

Cofinanciering en de routes tot het verkrijgen daarvan is een pijnpunt volgens 5 respondenten. Cofinanciering wordt verleend door allerhande partijen, maar het grootste deel van de financiële bijdragen van niet-projectpartners betreft cofinanciering door de programmapartners (EZ, Vlaanderen en de acht provincies). Genoemd wordt bijvoorbeeld het feit dat sommige provincies pas beslissen over cofinanciering nadat het project is ingediend (en men zich dus bij indiening zelf verantwoordelijk moet stellen voor het aangevraagde bedrag).


5. Overige onderwerpen

Het oproepsysteem (‘liever één ronde’), harmonisatie tussen fondsen (‘nog meer uniformiteit op vlak van regels, (aanvraag)documenten en handleidingen tussen (Interreg-) programma’s’), de besluitvorming (‘werken met een inhoudelijke deskundigencommissie’) worden telkens door 1 of 2 respondenten aangehaald.


In het panel ‘begeleiding’ werd verder een tweetal suggesties geformuleerd voor verbeteringen in de interne procedures in het kader van het beoordelingssysteem: het duidelijker integreren van de conclusies van de financiële toets in het beoordelingsformat en het eenduidiger plaatsen van opmerkingen in dat format. De wijze waarop de beoordeling plaatsvindt zou ook ruimer aandacht mogen krijgen bij de inwerking van nieuwe collega’s.


  1. Conclusie: is het oproep- en beoordelingssysteem transparant? Zijn er verbeterin-gen mogelijk?

Het oproepsysteem wordt als redelijk transparant ervaren. Projectverantwoordelijken en respondenten uit oproep 2 zijn ook positiever dan gemiddeld.
Het beoordelingssysteem wordt ook door de meerderheid als redelijk transparant gezien, maar er zijn ook belangrijke aantallen respondenten op wie het beoordelingssysteem als redelijk intransparant of zelfs heel intransparant over komt. Dit wordt echter minstens ten dele verklaard vanuit de negatieve beoordeling die veel van die respondenten hebben gekregen. Net zoals over het oproepsysteem zijn respondenten uit oproep 2 positiever dan gemiddeld, maar tussen projectverantwoordelijke en andere partners zijn geen duidelijke verschillen te zien.
Verbeteringsmogelijkheden voor wat betreft het oproepsysteem kunnen er zijn op vlak van (acquisitiegerichte) communicatie en het e-loket, of andere onderdelen gerelateerd aan de intake van projecten, buiten het regelgevend kader.
Op het vlak van acquisitie blijken mond-tot-mond-reclame, de programmawebsite en de projectadviseurs de belangrijkste bronnen van informatie over de mogelijkheden van het programma. Voor een duidelijk merendeel van de respondenten zijn die mogelijkheden ook duidelijk. Als meest duidelijke bron komen de programmawebsite, andere websites, media en de programmanieuwsbrief naar voren. Opmerkelijk is dat de projectadviseurs sommige respondenten juist veel duidelijkheid bieden, maar door sommige respondenten ook als ‘redelijk onduidelijk’, voor wat betreft het schetsen van mogelijkheden in het programma, worden gewaardeerd.
Het e-loket kan worden beschouwd als een adequaat (nieuw) onderdeel van de intake en daarmee het oproepsysteem in brede zin, maar één met duidelijke ‘kinderziekten’. De respondenten duiden erop dat de digitalisering op een aantal onderdelen beter had gekund en dat het loket gebruiksvriendelijker kan. Ook de meest intensieve gebruikers hebben kritiek op bepaalde onderdelen. Voor een deel is reeds tegemoet gekomen aan de verzuchtingen, wat blijkt uit de positievere stemming onder latere gebruikers.
Het beeld van verbeteringsmogelijkheden voor het beoordelingssysteem is beperkt. Enkele negatieve commentaren hinten op een ‘te sterk politieke karakter’ van de beoordeling. Verder worden de doorlooptijd en het gewenste detailniveau van de aanmelding en aanvraag als te hoog ervaren en worden suggesties geformuleerd om dit aan te pakken. Ook voor de interne procedures in het kader van het beoordelingssysteem werden enkele verbetersuggesties gedaan.
1   2   3   4   5

  • Overige onderwerpen aangaande het regelgevend kader
  • Conclusie: zijn bijkomende vereenvoudigingen mogelijk
  • 3.3 Resultaten: projectoproep- en -beoordelingssysteem
  • Is het oproep- en beoordelingssysteem voldoende transparant Oproepsysteem
  • Volgens status van het project
  • Volgens betrokkenheid
  • Zijn verbeteringen aan het oproep- en beoordelingssysteem mogelijk
  • Andere aspecten van het indienen van een aanmelding en aanvraag
  • Conclusie: is het oproep- en beoordelingssysteem transparant Zijn er verbeterin-gen mogelijk

  • Dovnload 473.95 Kb.