Thuis
Contacten

    Hoofdpagina


Inhoudsopgave Inleiding p. 3 Doel en methodiek

Dovnload 473.95 Kb.

Inhoudsopgave Inleiding p. 3 Doel en methodiek



Pagina4/5
Datum04.04.2017
Grootte473.95 Kb.

Dovnload 473.95 Kb.
1   2   3   4   5

4.4 Resultaten: programmabeheer
Een aantal vragen zoals geformuleerd in de evaluatiestrategie behandelt niet de projectwerking (regelgevend kader, begeleiding, oproep en beoordeling) maar het programmabeheer. Rondom dit aspect werden geen vragen geformuleerd in de enquête; de begunstigden hebben immers geen of onvoldoende beeld omtrent het functioneren van bijvoorbeeld de programma-autoriteiten en het heeft dus weinig zin hen daarnaar te bevragen. Dit aspect kwam wel aan bod in de panels ‘kader’, ‘partnerschap’ en ‘begeleiding’.



  1. Functioneren de programma-autoriteiten naar behoren?

De panels ‘kader’, ‘partnerschap’ en ‘begeleiding’ gaven een appreciatie van het functioneren van de drie programma-autoriteiten (managementautoriteit (MA), certificeringsautoriteit (CA) en audit autoriteit (AA)).


Voor de meeste panelleden is het nog te vroeg om een duidelijk oordeel te vormen over het functioneren van de AA en de CA, op dit moment in het programma. In het kader van Interreg IV waren de ervaringen met de CA doorgaans positief en de verwachting is dat hierin geen verandering optreedt. Bij het functioneren van de AA bestonden bedenkingen, op vlak van timing, afspraken en deadlines en inhoudelijke scope van het auditwerk. De hoop is gevestigd op een goede organisatie, voldoende capaciteit bij de AA, een goede afstemming en een duidelijk(er) kader, in het nieuwe programma. In het panel ‘partnerschap’ wordt specifiek aandacht gevraagd voor de gevolgen voor de eindbegunstigden. Concreet hoopt men dat de auditdiensten hun dossiers sneller afronden en niet meer maanden na een laatste contact opeens rechtstreeks contact opnemen met een geauditeerde partij, met vreemde en laattijdige nieuwe vragen.
De panelleden laten zich op hoofdlijnen positief uit over het functioneren van de MA. Het functioneren van de MA kan worden ontleedt in het functioneren van de betrokken medewerkers bij de Dienst Europa, dat van de Algemeen Directeur van het GS welke tevens een aantal ‘MA-taken’ opneemt namens de provincie Antwerpen, en de structuren, procedures en cultuur binnen het GS:

  • De panelleden geven geen kritische bedenkingen bij de invulling van de taken van de managementautoriteit, door het diensthoofd Europa enerzijds en de algemeen directeur van het GS anderzijds. Voor sommige deelnemers in de panels ‘partnerschap’ en ‘begeleiding’ is de rolverdeling tussen beide functionarissen echter niet altijd even helder. Een verduidelijking wordt aanbevolen. In het panel ‘begeleiding’ werd opgemerkt dat er als gevolg van de verschoven verantwoordelijkheden, sneller beslissingen zijn dan in het verleden.

  • De overlegstructuren op programmamanagement niveau (werkgroepen Beheers & Controle en Audit) functioneren naar tevredenheid, al kan er over de werkgroep Audit gezien de stand van zaken in het programma eigenlijk nog geen oordeel worden geveld.

  • De overlegstructuren op GS-niveau (teamoverleg, projectmanagementoverleg (PMO), projectadviseurs overleg (PAO), werkgroepen Regelgeving en Evaluatie) functioneren ook veelal naar behoren. Het teamoverleg mag iets meer aandacht krijgen en zaken die het gehele team aangaan moeten niet in het kleiner verband van het PMO besproken worden. Voor het PAO is het nog wat zoeken naar meer systematiek en een gepaste structuur, vorm en rol25. Aandachtspunt, bij zowel PMO als PAO, voor de voorzitter (AD) is het bewaken van de tijd en efficiëntie, voor vooral de quality manager het wat vroeger rondsturen van omvangrijke stukken en voor een aantal leden de voldoende voorbereiding vooraf (stukken lezen26). Een structureler overleg tussen de Beleidscel en de Financiële Cel kan verder nuttig zijn, onder andere in functie van de staatssteunbeoordeling en beoordeling van inkomsten en (risico’s bij) aanbestedingen.

  • Op het niveau van de goedgekeurde projecten is er de opvolging via het ‘projectbegeleidings-team’ (een PBT voor ieder project bestaande uit een projectadviseur, beleidsmedewerker, financieel adviseur en controller). De monitoring door een PBT verloopt doorgaans goed, al is deze nieuwe werking soms nog wat wennen; met name is het soms zoeken bij het delen van informatie, of niet. Aandachtspunt voor de AD, quality manager en coördinator van de financiële cel is dat zij in hun eventuele rechtstreekse communicatie met een begunstigde het PBT ‘in the loop’ houden.

Het e-loket wordt tenslotte positief geëvalueerd als instrument voor het programmabeheer. Binnen het GS wordt het loket zeer veel gebruikt voor de beoordeling en opvolging van projecten. Daarmee wordt de ecologische voetafdruk van het GS verkleind (minder printen) en verkleint het risico op fouten. Om het loket als interne tool nog beter te kunnen gebruiken wordt gesuggereerd om reeds bij de herwerking leesrechten te geven aan andere medewerkers dan de begeleidende projectadviseur.



4.5 Resultaten: partnerschap
Een aantal vragen zoals geformuleerd in de evaluatiestrategie behandelt niet de projectwerking (regelgevend kader, begeleiding, oproep en beoordeling) of het programmabeheer maar de samenwerking en afstemming in het (programma)partnerschap. Rondom dit aspect werden geen vragen geformuleerd in de enquête; de begunstigden hebben immers geen of onvoldoende beeld omtrent het functioneren van en de samenwerking binnen bijvoorbeeld het Comité van Toezicht en het COG en het heeft dus weinig zin hen daarnaar te bevragen. Dit aspect kwam wel aan bod in de panels ‘kader’ en ‘partnerschap’.


  1. Functioneren de programma-organen naar behoren?

In de panels ‘kader’ en ‘partnerschap’ werd het functioneren van het Comité van Toezicht en het COG besproken. Aan de leden werd gevraagd of alle relevante zaken in deze gremia besproken werden, of er suggesties bestaan om de werking te verbeteren, enzovoorts.


In het panel ‘partnerschap’ werd aangegeven dat bestuurders het vervelend vinden als andere bestuurders afwezig zijn in het Comité. Een blijvende aandacht voor voldoende bestuurlijke vertegenwoordiging, bij alle partners, is van belang. Als een bestuurder echt niet aanwezig kan zijn, is het belangrijk dat deze zich op hoog niveau laat vervangen en de dossiers vooraf goed worden besproken, zodat de vervanger met een concreet mandaat aan tafel komt. Verder is het belangrijk dat ook de auditautoriteit altijd aanwezig is, wat de laatste jaren overigens ook veelal het geval is.
In het panel ‘kader’ kwamen de posities van het GS en de eigen, interne medewerkers van de partnerbesturen als adviseurs voor leden van het Comité aan bod. Waar er voor inhoudelijke vraagstukken, opportuniteitskwesties of aanpassingen van de programmaregelgeving zeker ruimte moet zijn voor advies vanuit zowel de eigen medewerkers als het GS, wringt dit soms als het gaat om technische vraagstukken rond bijvoorbeeld staatssteun of de interpretatie van regelgeving in specifieke gevallen. Het is niet efficiënt, zo werd in dit panel aangegeven, om enerzijds te investeren in kennisopbouw van het GS en tegelijkertijd de eigen administratie aan het werk te zetten voor bijvoorbeeld een staatssteunbeoordeling, van een specifieke partner in een specifiek project. De bestuurlijke wens om technische discussies in het Comité te vermijden zou ertoe moeten leiden dat dergelijke discussies, als die er zijn, in nog hogere mate vooraf worden uitgeklaard.
Voor het panel ‘partnerschap’ zou het COG, als informeel coördinatieorgaan, frequenter en diepgaander gebruikt moeten worden. Zo kunnen de partners meer de vinger aan de pols houden. Voor enkele leden zou dit ook een meer uitgebreide (informele) rol in de projectwerking behelzen, maar andere leden achten dit niet nodig of opportuun, of hoogstens bij echte probleemgevallen. Een aspect als cofinanciering (het van elkaar op de hoogte zijn van (voornemens tot) cofinanciering bij projecten in ontwikkeling) is voor bijna alle leden een typisch COG-thema. Verder werd aangehaald dat het belangrijk is dat de partners elkaar informeren over events, grotere thema’s, mogelijkheden tot verbindingen tussen projecten en communicatie. Ook voor het COG blijft het vooral zoeken naar wat op dit tussenniveau moet worden besproken, zonder dubbelop te werken met het Comité van Toezicht of overlegstructuren binnen het GS. Een onderwerp dat in ieder geval reeds op korte termijn bespreken in het COG behoeft, is het functioneren van het communicatie-overleg27.
In het panel ‘partnerschap’ werd ook de informatiedoorstroming besproken tussen het GS en de programmapartners. Naast de formele communicatie, onder andere via CvT- en COG-vergaderingen, moet voor een aantal leden meer dagdagelijkse informatie, daar waar relevant, doorsijpelen via de projectadviseurs. Dit loopt over het algemeen goed, maar wordt soms wel bemoeilijkt door de werkdruk bij projectadviseurs. Deze kan verminderd worden door goede afspraken tussen projectadviseurs (bijvoorbeeld vroeger verdelen van de opvolging van projectideeën) of door vanuit het eigen partnerbestuur meer terughoudend te zijn met druk op projectadviseurs om bij alle overige partijen uit het gebied aanwezig te zijn. In het panel ‘kader’ werd verder gesuggereerd om de afspraken die zijn gemaakt met betrekking tot een betrokkenheid van de AD in de evaluatie van projectadviseurs nader gestalte te geven, zodat eventuele problemen bij de informatiedoorstroming in individuele gevallen ook sneller aan het licht komen.
Voor wat betreft de informatiedoorstroming vroeg het panel ‘partnerschap’ ook om ingediende aanvragen onmiddellijk na indiening ter beschikking te stellen, bijvoorbeeld via dropbox.

5. Conclusies
Uit de implementatie-evaluatie volgt het globale beeld, dat het Interreg V Vlaanderen-Nederland programma, na twee jaar werking en ongeveer een jaar na de goedkeuring van de eerste projecten, naar tevredenheid van het veld, het partnerschap, het kader en de werkvloer is geïmplementeerd.
Vereenvoudiging was en is voor alle betrokkenen een zeer belangrijk aandachtspunt, bij de implementatie van het huidige programma, en daardoor ook in deze evaluatie. Deze vereenvoudiging is gerealiseerd. Het is niet zo dat er geen ‘red tape’, ergernissen of frustraties meer bestaan, zowel bij begunstigden als uitvoerders en de programmapartners, maar voor een aanzienlijk deel wordt gesteld dat wat er resteert aan ‘complexiteit’, onmogelijk is weg te werken omdat het zijn oorsprong heeft in Europese regels of structuren. Ten opzichte van andere Europese programma’s behoort Interreg Vlaanderen-Nederland tot een kopgroep (qua vereenvoudiging) en moet het enkel Horizon 2020 echt voor laten gaan. Dit betekent ook dat er bij dat programma mogelijk nog ideeën zijn te halen, voor verdere vereenvoudiging.
Het geheel van vereenvoudigingen dat te maken heeft met bewijslast en daaraan gerelateerd het feit dat bepaalde documenten niet meer (per definitie) moeten worden aangeleverd wordt bijzonder hoog gewaardeerd. Er zijn enkel een aantal kritische bemerkingen aangaande de garantieverklaring en het forfait voor de voorbereidingskosten. Uit de panels komen concrete suggesties naar voren met betrekking tot beide thema’s.
Het regelgevend kader, vervat in het programmareglement, wordt door de band genomen ook als duidelijk ervaren. Dit geldt ook voor de meeste ondersteunende documenten, met als uitzondering de nota staatssteun. Opmerkelijk is dat het reglement en de vele verschillende leidraden, gidsen en duidende nota’s wel relatief onbekend zijn en juist de ondersteunende documenten voor aspecten die de begunstigden als relatief moeilijk ervaren (bijvoorbeeld het opstellen van een kostenplan) vaak niet worden gebruikt. Men vertrouwt veelal op begeleiding door het programmasecretariaat en zijn projectadviseurs, en de meeste begunstigden zijn ook zeer positief over die begeleiding. Nochtans schuilen er risico’s in een onvoldoende bekendheid met en gebruik van formele of duidende documenten en lijkt actie op dit punt aangewezen.
De respondenten van de enquête en de deelnemers in de panels geven voor een aantal aspecten aan dat er bijkomende vereenvoudigingen mogelijk zijn, maar deze behandelen slechts in zeer minieme mate het regelgevend kader. Aangaande staatssteun vraagt een aantal respondenten een minder strikte interpretatie, maar wordt in het panel ‘begunstigden’ aangegeven dat een minder strikte interpretatie ongewenst is omdat zo risico’s ontstaan voor de projectpartners.
Naast vereenvoudiging kenmerkt Interreg V zich ook door een ingrijpende wijziging in de oproep- en beoordelingssystematiek. Het nieuwe oproepsysteem wordt als transparant beschouwd. Het veld beschouwt dit als een duidelijke verbetering. Enkele suggesties kunnen verder bevorderen dat potentiële indieners bij een oproep een nog beter beeld hebben van het soort projecten waarnaar het programma op zoek is. Het e-loket kan worden beschouwd als een adequaat (nieuw) onderdeel van de intake en daarmee het oproepsysteem in brede zin, maar een met duidelijke ‘kinderziekten’. Dankzij veel concrete suggesties kan het e-loket gebruiksvriendelijker worden gemaakt.
Het beoordelingssysteem wordt door de meerderheid als redelijk transparant aanzien. Er zijn enkele kritische stemmen op wie het beoordelingssysteem als redelijk of zelfs heel intransparant overkomt (wellicht respondenten die een negatieve beoordeling kregen). Over beide systemen zijn respondenten uit oproep 2 positiever dan gemiddeld, vermoedelijk door de beter uitgewerkte beoordeling en terugkoppeling bij oproep 2.
Bovenstaand onderscheid tussen het oordeel uit oproep 1 en dat van begunstigden in oproep 2 is exemplarisch voor een vaker voorkomende constatering: processen, communicatie, begeleiding en expertise van of door het GS ten tijde van de tweede oproep worden op veel onderdelen positiever gewaardeerd dan door de begunstigden wier ervaringen stammen uit de eerste oproepcyclus. Dit is een belangrijke constatering waaruit kan worden opgemaakt dat de constante inspanningen tot verbetering en het grondig inwerken van nieuwe medewerkers tot resultaat leiden.
Het functioneren van de programma-autoriteiten (managementautoriteit (en GS), certificeringsautoriteit en auditautoriteit) en de programma-organen (Comité van Toezicht, COG) is geëvalueerd via de panelgesprekken.
Voor een oordeel over de certificeringsautoriteit en de auditautoriteit is het nog te vroeg: in de context van Interreg V hebben deze autoriteiten pas recent activiteiten ontplooid. De panelleden laten zich op hoofdlijnen positief uit over het functioneren van de managementautoriteit. Voor het functioneren van het GS wordt een aantal concrete suggesties benoemd naar het functioneren van specifieke overlegstructuren, bijvoorbeeld het nader structureren van het projectadviseursoverleg.
Het Comité van Toezicht functioneert goed. Aandachtspunten zijn een voldoende bestuurlijke vertegenwoordiging, bij alle partners, en de advisering rond technische vraagstukken. De bestuurlijke wens om technische discussies in het Comité te vermijden zou ertoe moeten leiden dat dergelijke discussies, als die er zijn, in nog hogere mate vooraf worden uitgeklaard.
Het panel ‘partnerschap’, bestaande uit de COG-leden, zou dit COG frequenter en diepgaander willen gebruiken als informeel coördinatieorgaan. Een nadere gedachtewisseling rondom de positie en agenda van het COG lijkt aan de orde. Daaraan gerelateerd zijn er concrete suggesties geformuleerd om de informatiedoorstroming vanuit het GS, in voorkomende gevallen via de projectadviseurs, te optimaliseren.
Geconcludeerd kan worden dat het programma op veel domeinen goed loopt. De voortgang in financiële zin (committering) en op vlak van inhoudelijke resultaten, zoals reeds in beeld gebracht in de effectiviteitsevaluatie bij de besluitvorming over oproep 3, wordt gematcht met een positieve evaluatie ten aanzien van de werking. Zowel intern als binnen het partnerschap en – last but not least - onder de (potentiële) begunstigden is het oordeel ‘voldoende’ tot ‘goed’. Er zijn natuurlijk verbeterpunten, maar deze betreffen slechts beperkt het regelgevend kader, de oproep- en beoordelingssystemen, belangrijke processen zoals de projectbegeleiding of de kern van het functioneren van de programma-autoriteiten en -organen. De meeste verbeterpunten situeren zich op operationeel vlak: de gebruiksvriendelijkheid van het e-loket, de bekendheid met en duidelijkheid van specifieke ondersteunende documenten, het functioneren van bepaalde overlegstructuren, enzovoorts. Op dit soort domeinen zijn talrijke, heel concreet geformuleerde verbeterpunten benoemd. Een aanzienlijk deel daarvan lijkt haalbaar, zodat er ruimte is om de programma-implementatie verder te optimaliseren. Met name het GS en de managementautoriteit staan hiervoor aan de lat.

6. Aanbevelingen


    1. Algemeen

In het kader van de implementatie-evaluatie is een groot aantal aanbevelingen geformuleerd door deelnemers aan de enquête en/of interne of externe leden van de panels. Het betreft een enkele keer aanbevelingen die onmogelijk in het kader van het huidige programma, door de bevoegde gremia, kunnen worden uitgevoerd omdat ze aanpassingen zouden vergen en verordeningen of de architectuur van het regionaal beleid als zodanig. Veelal echter zijn de aanbevelingen concreet en in principe uitvoerbaar.


De Werkgroep Evaluatie benoemt in dit hoofdstuk alle verbetervoorstellen die voortkomen uit de implementatie-evaluatie, en in theorie haalbaar zouden moeten zijn. Sommige verbetervoorstellen werden door veel respondenten uit de enquête genoemd, en als relevante suggesties erkend in de panels. Sommige suggesties werden slechts een enkele keer aangehaald in de enquête en (daarom ook) niet of nauwelijks besproken in de panels. Alle (in principe uitvoerbare) suggesties worden in dit hoofdstuk opgenomen, maar er wordt onderscheid gemaakt tussen suggesties naar gelang de frequentie en/of intensiteit waarmee ze in de enquête of panels naar voren kwamen als breed gedragen of niet.
Van enkele van deze voorstellen wordt aanbevolen ze niet over te nemen, en hierbij worden de argumenten daarvoor benoemd. De overige voorstellen worden vertaald naar aanbevelingen. Deze aanbevelingen zijn soms geformuleerd in termen van het doorvoeren van een aanpassing (daar waar uitvoerbaar binnen het GS en zonder nood aan nader denkwerk of bespreking), terwijl in andere gevallen nadere analyse en/of bespreking in andere organen dan de Werkgroep Evaluatie wordt aanbevolen.
De aanbevelingen worden gegroepeerd per thema, zoals ook de implementatie-evaluatie onderscheid maakte in de thema’s regelgeving, oproep- en beoordelingssysteem, programmabeheer en partnerschap. Daaronder worden aanbevelingen eventueel verder verdeeld naar specifieke onderwerpen, zoals het e-loket, de aanvraagprocedure, de werking van het GS, enzovoorts. Soms kan een verbetering inspelen op meerdere onderwerpen, en wordt op meerdere plaatsen naar een verbetervoorstel verwezen. Bij iedere aanbeveling wordt verwezen naar de pagina(’s) in dit rapport, waarin nadere informatie omtrent de relevante resultaten uit de enquête of panel bespreking, of meer duiding bij de verbetersuggestie is opgenomen.
Na een bespreking van de conclusies en aanbevelingen zal het GS concreet aan de slag gaan met het doorvoeren van verbeteringen en/of het formuleren van advies daaromtrent, aan bevoegde gremia.
In het kader van het functioneringsverslag van de AD zal het GS aan het Comité van Toezicht rapporteren over de follow-up met betrekking tot de implementatie van de aanbevelingen, met name in het functioneringsverslag over 2016 (5 april 2017) en dat over 2017 (begin 2018).



    1. Regelgevend kader




  1. Garantieverklaring versus opvragen van cofinancieringstoezeggingen (p. 12)

Hoewel de garantieverklaring door 60% van de respondenten en diverse deelnemers van de panels wordt genoemd als adequate vereenvoudiging ten opzichte van de systematiek waarbij voorafgaand aan goedkeuring alle cofinanciering moet worden bewezen, klinkt in de evaluatie (en klonk reeds eerder in de dagdagelijkse contacten met het veld en de programmapartners) een duidelijk geluid door dat er ‘ongewenste neveneffecten’ ontstaan als gevolg van het werken met een garantie-verklaring. Voor veel betrokkenen geldt dat de systematiek niet ideaal is, maar de vroegere werkwijze ook niet. Voorstellen uit de enquête/panels betreffen:



  1. instandhouden garantieverklaring maar

    1. meer sensibiliseren op vroeg aanvragen cofinanciering

    2. een vraag naar ‘voorziene cofinanciering’ opnemen in het e-loket

    3. formeler presenteren van cofinanciering als programma-onderdeel

    4. de deadline voor het aanleveren van de samenwerkingsovereenkomst, waarvan de garantieverklaring deel uitmaakt, iets verlaten te weten bvb. twee weken voor besluitvorming

  1. geen garantieverklaring opvragen maar het formuleren van een deadline na goedkeuring voor de cofinancieringstoezeggingen incl. de toezegging van de eigen bijdrage; indien een partner de financiering niet rond heeft, vervalt de goedkeuring

  2. terug naar het voorafgaand aan goedkeuring vereisen van cofinancieringstoezeggingen


Aanbevelingen WG Evaluatie:

De meningen in de panels verschillen sterk en voor drie mogelijke aanpassingen (a-iv, b en c), die elkaar uitsluiten, is een besluitvorming nodig in het Comité van Toezicht. Suggestie b) komt de Werkgroep Evaluatie als zeer onverstandig over. Er gaat op geen enkele wijze een sensibiliserend effect uit, naar partners, om hun financiering voldoende vroegtijdig te organiseren, de begunstigden zullen een ‘mes op de keel’ voelen, na goedkeuring, en projecten kunnen alsnog ‘ineenstorten’ als een enkele partner zijn financiering niet rond krijgt. De Werkgroep Evaluatie adviseert om de voors en tegens van de overige scenario’s uit te werken in de Werkgroep B&C, aansluitend te bespreken in het COG en om vervolgens een eventueel voorstel tot aanpassing van het programmareglement te agenderen in het Comité van Toezicht. Voorstellen a-i en a-iii kunnen ondertussen reeds worden opgenomen door het GS. Suggestie a-ii veroorzaakt ontwikkelkosten (e-loket), heeft eigenlijk weinig zin meer heeft als het niet zou gebeuren voor de deadline voor aanvragen in oproep 3 en werkt hoogstens sensibiliserend, maar mogelijk ook verwarrend. Zowel de analyse in de Werkgroep B&C als de (verdere) communicatieve acties vanuit het GS verdienen een hoge prioriteit, met het oog op de golf projecten uit oproep 3.




  1. Forfait voorbereidingskosten (p. 12)

Het forfait voor voorbereidingskosten wordt door een meerderheid van de respondenten als redelijk tot heel adequaat bestempeld. Desondanks zijn er, in vergelijking met overige vereenvoudiging, ook enkele kritische geluiden. Een zeer beperkt aantal respondenten uit de enquête (zonder weerklank in de panels) doet concrete suggesties:



  1. het verhogen van het forfait

  2. het mogelijk maken dat voorbereidingskosten ook op andere wijze kunnen worden ingebracht


Aanbevelingen WG Evaluatie:

Het forfait wordt grotendeels positief gewaardeerd en het is logisch dat een forfaitair bedrag altijd ‘verliezers’ oplevert (anders zou het wellicht te hoog zijn vastgesteld). Dit zijn hier deels partnerschappen met een relatief complex project, maar deels ook partnerschappen die moeizamer dan andere tot een goed te keuren aanvraag komen. Het verhogen van het forfait vermindert het aantal ‘verliezers’ maar levert het programma en de regio verder geen output op. De Werkgroep Evaluatie beveelt aan de mogelijkheden voor een hoger forfait (a) te onderzoeken, maar dit gezien de stand van zaken in de uitvoering van het programma met het oog op een eventueel Interreg VI. Sowieso is een aanpassing van het forfait in de huidige periode problematisch: een dergelijk forfait dient te zijn gebeurd op basis van historische data (het huidige forfait is gebaseerd op de gemiddelde voorbereidingskosten van projecten in Interreg IV) en kan niet zomaar worden aangepast.


Concreet wordt voorgesteld om tijdens de ontwikkeling van aanvragen in het kader van oproep 3 een representatieve groep projecten/partners te vragen, hun effectief gerealiseerde voorbereiding bij te houden. Deze projecten krijgen, in geval van goedkeuring, gewoon het forfait maar de zo bijeengebrachte informatie kan de basis vormen voor een nieuw forfaitair bedrag in Interreg VI. Als de effectieve voorbereidingskosten in deze steekproef beduidend hoger liggen dan het huidige forfait, valt er iets te zeggen voor een verhoging, eventueel inclusief een inflatiecorrectie.
De werkgroep adviseert voorstel b) niet verder te onderzoeken als ‘regulier alternatief’ voor het forfait. Het resultaat van een dergelijke stap zou vooral zijn dat partnerschappen, naarmate ze vaker moeten herwerken, overstappen op het inbrengen van de reële kosten, zodra deze gevoelsmatig het forfaitair bedrag van € 30.000 overschrijden. Dit lijkt niet opportuun voor het programma. Dit gezegd zijnde suggereert de werkgroep wel om te onderzoeken of een dergelijke optie, tot € 30.000, als uitzondering mogelijk kan worden gemaakt voor projectverantwoordelijke organisaties die geen gebruik kunnen maken van forfaits, vanwege art. 67, lid 4 van Verordening nr. 1303/2013.


  1. Harmonisatie en afstemming met andere programma’s (p. 12-14)

Interreg Vlaanderen-Nederland komt in de evaluatie als eenvoudiger en minder bureaucratisch dan de meeste andere programma’s uit de bus, maar het gegeven dàt er überhaupt verschillen bestaan, op vlak van regelgeving of interpretaties, tussen regionale programma’s, verbaast veel respondenten. Uit de implementatie kunnen volgende suggesties worden geabstraheerd:



  1. verder bevorderen van harmonisatie (ook van interpretaties) met andere programma’s

  2. heldere verordeningen, duidende documenten etc. bepleiten bij de EC


Aanbevelingen WG Evaluatie:

Vereenvoudiging is in Interreg V een permanent proces. Daarvan getuigen de aanpassingen tot nog toe in het programmareglement, waarmee telkens verschillende vereenvoudigingen werden doorgevoerd, maar ook de verschillende inspanningen om begunstigden te begeleiden en regelgeving te duiden. De Werkgroep Evaluatie bepleit dit aan te houden, en daarvoor de structuren van de Werkgroep Regelgeving (waarin de quality manager met onder andere projectadviseurs, o.a. op basis van signalen uit het veld, mogelijke vereenvoudigingen uitwerkt) en de Werkgroep Beheer en Controle (waarin het programmamanagement zetelt) te blijven gebruiken.


De Werkgroep Evaluatie adviseert verder de inspanningen op vlak van harmonisatie van regelgeving, interpretaties en formats tussen regionale programma’s te intensiveren. Dit kan gebeuren via bilaterale contacten en Interact en kan worden opgepakt door het GS in afstemming met de MA.

Daar waar inspanningen van (diensten van) de Europese Commissie nodig zijn, bijvoorbeeld om interpretatievraagstukken te duiden of onnodige administratieve lasten te voorkomen, kunnen inspanningen van provinciebesturen, lidstaten en/of het Comité van Toezicht nodig zijn.




  1. Vergroten van de bekendheid met het programmareglement (p. 14-16)

Uit de enquête blijkt dat het programmareglement voor een relatief groot aantal begunstigden niet of onvoldoende bekend is. In diverse panels zijn suggesties geformuleerd om hieraan te werken:



  1. workshops ter duiding van het reglement, in elke fase van projectontwikkeling

  2. de relevante informatie op het juiste moment geven, als men de informatie nodig heeft

  3. elementen van het reglement integreren in het e-loket, zodat men per handeling de toepasselijke regels ziet

  4. de belangrijkste delen toelichten onder de rubriek ‘veel gestelde vragen’

  5. het reglement zichtbaarder maken via de website (niet alleen bij alle andere downloads)

  6. de wijze waarop het reglement wordt toegelicht in de startvergadering herzien

  7. de projectverantwoordelijken nog sterker wijzen op en faciliteren in hun rol

  8. duidelijker maken waarvoor het reglement bedoeld is


Aanbevelingen WG Evaluatie:

Alle suggesties zoals geformuleerd in de evaluatie betreffen betrekkelijk eenvoudige ingrepen die samen een belangrijke bijdrage kunnen leveren in het voorkomen van fouten door projectpartners, en dientengevolge verwerpingen en frustraties, en kosten en lasten voor controle. Voorstel c) kan worden meegenomen in een bredere verbeterronde van het e-loket, al zal hier de afweging gemaakt moeten worden of de te verwachten kosten opwegen tegen de toegevoegde waarde en het qua timing nog de moeite is om aanpassingen te doen in bijvoorbeeld de aanmelding- of aanvraagmodule.

De Werkgroep Evaluatie adviseert de voorstellen b), d), e), f) en h) (als aandachtspunt tijdens de startvergadering en eventuele workshops en in de communicatie via de website) met hoge prioriteit op te pakken, aangezien het vlot te realiseren verbeterpunten zijn. Voorstel a) kan worden ingepast in de cyclus van oproep 3: waarbij de workshop na preselectie kan worden versterkt met (extra) toelichting op het programmareglement en er rond de start van (groepen) projecten een verdiepende workshop kan worden georganiseerd, naast de duiding die plaatsvindt bij de startvergaderingen. Voor wat betreft voorstel g) adviseert de Werkgroep Evaluatie om, reeds na preselectie, de eigenlijke projectverantwoordelijken (en niet eventuele consultants of de tijdelijke trekker van het indienproces) te faciliteren met een uitgebreide ‘functiebeschrijving’ waarin hen wordt geduid wat van de projectverantwoordelijke verwacht wordt, eens het project is goedgekeurd (m.b.t. diens rol t.o.v. het programma en de projectpartners).


  1. Versterken van bestaande duidende documenten (p. 18-21)

Naast het formele programmareglement ontwikkelde het GS een groot aantal ‘duidende documenten’ zoals een leidraad publiciteitsverplichtingen, een gids projectadministratie en een interpretatieve nota rond staatssteun. Uit de enquête bleek dat deze documenten veelal bruikbaar zijn, maar hier en daar ook verbeterd kunnen worden. Op basis van specifieke informatie per document suggereerden de panels concrete verbeteracties:



  1. de nota staatssteun laten bekijken door een leek, en vereenvoudigen waar juridisch mogelijk

  2. versterken van de ‘tips & tricks voor de financiële tabellen’:

    1. pop-ups in het e-loket (bij iedere kostenrubriek relevante aanwijzingen)

    2. het document verder toespitsen op voorbije ervaringen

  3. slimmer presenteren van de indicatorenfiches (per specifieke doelstelling)

  4. herschikken van de duidende documenten op de website

  5. een backplanning voor de projectontwikkeling uitwerken: een logische flow waarin verwezen wordt naar duidende documenten

  6. sensibilisering aangaande risico’s bij het gebruiken van consultants

  7. rol van de beoogde projectverantwoordelijke versterken

  8. vaker rechtstreeks richting alle partners communiceren, niet enkel de projectverantwoordelijke


Aanbevelingen WG Evaluatie:

Voorstellen a), b-ii), c), d), e) en f) betreffen eenvoudige ingrepen; de Werkgroep Evaluatie adviseert ze op korte termijn op te pakken. De nota staatssteun (a) zou qua tekst vereenvoudigd kunnen worden (de suggestie om deze te laten bekijken door een leek is al in gang gezet), kan beter worden ontsloten via de website en er zou adhv. een aantal standaardsituaties (of projectmodellen) inzage kunnen worden gegeven in partijen, voor wat betreft welke oplossing voor hen de meest waarschijnlijke is. Voorstel b-i) kan worden meegenomen in een bredere verbeterronde van het e-loket, al zal hier de afweging gemaakt moeten worden of de te verwachten kosten opwegen tegen de toegevoegde waarde. Voorstel g) sluit aan bij voorstel g) bij aanbeveling 4) (de ‘functiebeschrijving’ voor de beoogde projectverantwoordelijke). Voor voorstel h) zal moeten worden afgewogen welke communicatie best wordt gecentraliseerd via de projectverantwoordelijke, en waarvoor de partners rechtstreeks worden aangeschreven. Belangrijk daarbij is dat de vorm van communicatie de positie van de projectverantwoordelijke niet mag verzwakken of liefst versterkt.




  1. Versterken competenties GS-medewerkers voor duiding regelgeving (p. 21-23)

Er werden geen afgebakende verbetervoorstellen geformuleerd op vlak van competentieontwikkeling, in de enquête. In hoofdzaak lijken de begunstigden tevreden, maar zeker in de beginfase waren er ook negatieve ervaringen. In de panels kwamen ook geen verbetervoorstellen aan de orde bij de bespreking van (de duidelijkheid van) het regelgevend kader, maar wel bij de bespreking van het functioneren van het GS (zie p. 37 ):



  1. PAO meer gebruiken voor feedback tussen projectadviseurs rondom technische vraagstukken

  2. terug starten resp. opzetten van rollenspelen rond financiële resp. staatssteunvragen

  3. uitgebreidere feedback richting projectadviseurs bij staatssteunconclusies


Aanbevelingen WG Evaluatie:

Hoewel de respondenten geen concrete verbetervoorstellen formuleerden en het panel ‘begeleiding’ slechts een beperkt aantal, en de GS-adviezen in eerste (projectadviseurs) en tweede lijn (beleidsmedewerkers, financieel adviseurs) van een hoog niveau zijn, wordt aanbevolen de inspanningen aan te houden om de duiding van regelgeving door GS-medewerkers op niveau te houden of verder te verbeteren. Dit kan gebeuren door een goede interne organisatie (eerstelijn/tweedelijn), ruimte voor interne en externe opleiding, enzovoorts. Aanbevolen wordt ook gestalte te geven aan de drie concrete suggesties in deze sfeer vanuit het panel ‘begeleiding’.




  1. Overige verbetermogelijkheden met betrekking tot regelgeving (p. 24-25)

In de enquête werden, telkens door kleine groepen of zelfs individuele respondenten, nog een aantal bijkomende verbetermogelijkheden geformuleerd, gerelateerd aan het regelgevend kader28:



  1. minder strikte interpretaties met betrekking tot staatssteun

  2. het vervroegen van de staatssteunanalyse

  3. niet-verplichten van het aanleveren van de loonstrook, omwille van privacy

  4. verlenging van de ‘6-maanden-declaratiedeadline’

  5. versoepelingen op vlak van de communicatieverplichtingen

  6. de regels niet aanpassen tijdens de projectperiode

  7. het mogelijk maken om te werken met personen op zelfstandige basis

  8. het pas na de goedkeuring opvragen van de samenwerkingsovereenkomst

  9. betere afstemming met de auditeurs


Aanbevelingen WG Evaluatie:

De Werkgroep Evaluatie kan niet alle voorstellen uit de enquête of panels overnemen als aanbevelingen, en dit om de volgende redenen:



  • Suggestie a) werd geformuleerd door enkele respondenten in de enquête, en in het panel ‘begunstigden’ sterk tegengesproken. Hoewel een strikte interpretatie van de staatssteunregelgeving soms partijen erg ongelegen komt, beangstigt een ‘laisser faire’ politiek juist ook veel begunstigden. Immers, liever vooraf een ‘no-go’ voor bepaalde staatssteungevoelige activiteiten of een te hoog niveau van publieke steun, dan tijdens of na de uitvoering van het project een volledige terugvordering van de steun. Ook in de overige panels werd nergens gepleit voor een minder strikte interpretatie. Het doelbewust afwijken van de huidige werkwijze zou de risico’s voor projecten maar ook voor het programma als zodanig vergroten.

  • Voorstel c) werd geformuleerd door een enkeling, maar is simpelweg onmogelijk bij het gebruik van een standaarduurtarief. Indien een partner gebruik kan maken van het 20% forfait, is het ook niet nodig een loonstrook aan te leveren.

  • Het valt op dat ook een verlenging van de termijn van maximaal zes maanden, om te declareren (voorstel d), nauwelijks aan de orde is gekomen in de enquête of panels. Het betreft een programma-eigen regel (één van de weinige) met een duidelijke toegevoegde waarde voor het programmabeheer èn te verwachten voordelen voor de projecten (hoe sneller wordt gedeclareerd, hoe sneller de betaling kan plaatsvinden en eventuele fouten kunnen worden rechtgezet). Aanbevolen wordt dan ook om aan deze regel vast te houden.

  • Voorstel f) behoeft een genuanceerde reactie. Het aanpassen van de regels door vereenvoudiging is voor begunstigden enkel positief. Tot nog toe is de omgekeerde beweging in de huidige programmaperiode niet voorgekomen, en het programma moet dit natuurlijk ook maximaal vermijden. Een verzwaring van de regels is echter onmogelijk uit te sluiten, zolang het Comité van Toezicht opereert in een omgeving waarin de Europese Commissie of de auditautoriteit haar tot een dergelijke stap kunnen dwingen.

Op de overige voorstellen kan actie worden ontplooid:



  • Het vervroegen van de staatssteunanalyse (b) is niet eenvoudig te organiseren, maar tot op bepaalde hoogte en in veel gevallen wel mogelijk. Aanbevolen wordt om de competenties van projectadviseurs op dit domein te versterken (zodat de informele analyse, die loopt van de eerste contacten tot en met het uitwerken van de aanvraag, al zo goed mogelijk gebeurt), nadrukkelijker te communiceren over de voorlopige staatssteunbeoordeling bij de preselectie, de werkprocessen voor staatssteuninschatting tijdens de uitwerking van de aanvraag te verbeteren en de feedback rond dergelijke inschatting uitgebreider te communiceren, aan afzonderlijke partners. Belangrijk is wel dat ten allen tijde gecommuniceerd wordt dat een definitieve staatssteunbeoordeling pas mogelijk is bij de beoordeling van de finale aanvraag.

  • Voorstel e) is op zichzelf onhaalbaar (de communicatieverplichtingen zijn in detail opgelegd via de verordening, en geenszins programma-eigen regelgeving), maar de instrumenten waarmee begunstigden worden gesensibiliseerd voor de verplichtingen en ‘in het gareel gebracht’ wanneer ze een verplichting hebben overtreden, kunnen nog wat verder worden geoptimaliseerd. Zo wordt momenteel reeds de leidraad hierrond verbeterd, wordt meer en meer materiaal aangeboden (stickers, banners, affiche), enz.

  • Voor wat betreft het vergoeden van de uren van zelfstandigen is er via de meest recente aanpassing van het programmareglement (versie 2.0, specifiek standaarduurtarief voor zaakvoerders) reeds een zeer belangrijke stap gezet.

  • Voorstel h) heeft zijn voors en tegens, welke de Werkgroep Regelgeving in beeld kan brengen. Eventueel kan dit aansluitend leiden tot een aanpassing van de procedures.

  • Voorstel i) is al geruime tijd een aandachtspunt. In dit kader wordt de auditautoriteit bijvoorbeeld consequent om zijn visie gevraagd voorafgaand aan het vaststellen van interpretatiefiches.




    1. Oproep- en beoordelingssysteem




  1. Optimaliseren oproepsysteem (p. 29-35)

Het oproepsysteem functioneert goed, zowel in de ogen van (potentiële) begunstigden als interne betrokkenen. Er werden - door enkele individuele respondenten - enkele beperkte verbetervoorstellen geformuleerd:



  1. tips meegeven bij oproepen, waaronder benadrukken belang indicatoren, ‘lessons learned’, …

  2. voorbeelden (van projecten met een hoge kans op preselectie) formuleren

  3. benodigde mate van detail helderder duiden in de leidraad voor aanmeldingen

  4. praktische verbeteringen aan het e-loket, als instrument voor het indienen


Aanbevelingen WG Evaluatie:

De respondenten en panelleden zijn in het algemeen erg te spreken over het oproepsysteem. Het is nuttig om, zoals overigens bij oproep 3 reeds gebeurd, nog wat explicieter tips en ‘lessons learned’ mee te geven in de communicatie over de oproepen. In het kader van oproep 3 gebeurde dit onder andere via een infosessie voor indieners in as 4 (arbeidsmarkt); deze infosessie werd erg gewaardeerd en lijkt te gaan bijdragen aan een omvangrijke ‘oogst’ aan aanmeldingen binnen deze as. Voor volgende oproepen zou deze aanpak verder kunnen worden uitgerold.


Het formuleren van voorbeelden (van projecten), zoals door een enkeling in de enquête gesuggereerd, wordt niet aanbevolen. In het panel ‘begunstigden’ werd terechtgesteld dat dit te sterk sturend zou werken. Bovendien kan het formuleren van voorbeelden te veel verwachtingen wekken op preselectie. Het is immers prima denkbaar dat het Comité eerst enkele voorbeelden formuleert van het soort projecten dat ze zoekt om vervolgens te opteren voor nog sterkere projecten die worden ingediend.
De Werkgroep Evaluatie beveelt verder aan de leidraad voor aanmeldingen aan te scherpen conform de geformuleerde suggestie en de diverse verbetersuggesties met betrekking tot het e-loket te onderzoeken. Voor wat betreft dit laatste geldt dat bepaalde aanpassingen kunnen worden doorgevoerd mits:

  • er geen ongewenste neveneffecten door ontstaan, vanuit programmaperspectief (bijvoorbeeld kan men zich afvragen of het verhogen van het aantal toegestane karakters bevorderlijk werkt om beknopte, heldere dossiers te ontvangen);

  • die nog gerealiseerd kunnen worden voorafgaand aan de fase waarin de laatste omvangrijke groep indieners, in het kader van oproep 3, met desbetreffend onderdeel van de applicatie te maken krijgt (het heeft geen zin iets aan te passen als de doelgroep er nauwelijks nog meegeholpen kan worden);

  • de te verwachten baten zich goed verhouden ten opzichte van de (ontwikkel)kosten.



  1. Optimaliseren beoordelingssysteem (p. 29-35)

Het beoordelingssysteem functioneert voldoende, maar uit de implementatie-evaluatie blijkt dat er toch wel wat kritische geluiden zijn. Dit is ergens begrijpelijk omdat partijen wier voorstel is afgewezen logischerwijs negatief zullen zijn over het beoordelingssysteem. Uit de enquête en panels volgen enkele suggesties:



  1. meer duiding geven bij het beoordelingssysteem

  2. ruimere terugkoppeling na (niet-)preselectie, in tekst en naar het gehele partnerschap

  3. een lager detailniveau van de aanmelding/aanvraag hanteren (en zo doorlooptijd beperken)

  4. ruimer gebruik maken van goedkeuring onder voorwaarden (en zo doorlooptijd beperken)

  5. de deadlines voor herwerkingen inkorten (en de doorlooptijd beperken door een hogere druk)

  6. diverse overige suggesties (zie p. 35) gerelateerd aan het beoordelingssysteem


Aanbevelingen WG Evaluatie:

De Werkgroep Evaluatie kan de beide eerstgenoemde verbetervoorstellen onderschrijven: een goede duiding van de wijze waarop Interreg beoordeelt en een ruimere terugkoppeling na de beoordeling, kunnen enkel vruchten afwerpen.


De aanbevelingen c), d) en e) gaan verder. De doorlooptijd om van een projectidee tot een goedgekeurd project te komen is lang, maar zal niet zo eenvoudig sterk korter kunnen worden gemaakt, enkel met aanpassingen in het beoordelingssysteem. Aanpassingen die bovendien belangrijke consequenties kunnen inhouden voor de kwaliteit van de projecten en de uitvoering van het programma. Belangrijk is dat er door (de ‘invoering’ van de mandatering van de AD voor goedkeuringen, in bepaalde gevallen, reeds een verbeterslag heeft plaatsgevonden (waarvan de respondenten ten tijde van de enquête nog niet op de hoogte waren). Natuurlijk behoeft de doorlooptijd permanent de aandacht maar er wordt afgeraden zaken drastisch om te gooien met nog enkel (de tweede fase van) de (wellicht) laatste omvangrijke oproep in het programma te gaan. Voorstel e) lijkt nog het meest haalbaar, maar kan als weinig klantvriendelijk worden gezien.
Er zijn diverse overige suggesties gedaan die weliswaar eerder beperkt lijken te spelen, maar daarmee niet per se geen verdere aandacht verdienen. De praktische suggesties voor verbeteringen in de interne procedures in het kader van het beoordelingssysteem kunnen vlot en met enkel voordelen worden geïmplementeerd. De suggesties met betrekking tot cofinanciering kunnen worden overgemaakt aan desbetreffende programmapartners. De suggestie om te werken met een inhoudelijke deskundigencommissie is dan weer eerder iets voor ‘in het achterhoofd’, voor Interreg VI.



    1. Programmabeheer




  1. Verbeterpunten interne werking (MA/)GS (p. 37)

Met name de panels ‘begeleiding’ en ‘kader’ bespraken de interne werking van het GS. De volgende verbetersuggesties werden breed gedragen:



  1. meer aandacht voor het teamoverleg en daar alles agenderen wat het volledige team aangaat

  2. sterker bewaken van tijd en efficiëntie, met name van PMO en PAO

  3. zoeken naar meer systematiek en gepaste structuur, vorm en rol voor het PAO

  4. vroeger rondsturen van (omvangrijke) stukken PMO en PAO

  5. voldoende voorbereiding vooraf door (altijd) lezen van stukken

  6. leesrechten e-loket voor andere medewerkers dan de projectadviseurs, tijdens herwerking

Uit de panels bleek dat het functioneren van de managementautoriteit positief worden gewaardeerd. Als enige suggestie kwam het verduidelijken van de taakverdeling binnen de managementautoriteit naar voren.


Aanbevelingen WG Evaluatie:

De Werkgroep Evaluatie adviseert de gesuggereerde voorstellen te implementeren. Het betreft een aantal aandachtspunten voor het management en/of medewerkers en beperkte aanpassingen in de werking van het GS of de programmatie van het e-loket. Aangaande de managementautoriteit wordt geadviseerd de bestaande tekst rondom de taakverdeling, zoals opgenomen in de inleiding bij het procedurehandboek, via mail en zo nodig aansluitend mondelinge toelichting nader te duiden.





1   2   3   4   5

  • Functioneren de programma-autoriteiten naar behoren
  • 4.5 Resultaten: partnerschap
  • Functioneren de programma-organen naar behoren
  • 6. Aanbevelingen Algemeen
  • Regelgevend kader Garantieverklaring versus opvragen van cofinancieringstoezeggingen (p. 12)
  • Aanbevelingen WG Evaluatie
  • Forfait voorbereidingskosten (p. 12)
  • Harmonisatie en afstemming met andere programma’s (p. 12-14)
  • Vergroten van de bekendheid met het programmareglement (p. 14-16)
  • Versterken van bestaande duidende documenten (p. 18-21)
  • Versterken competenties GS-medewerkers voor duiding regelgeving (p. 21-23)
  • Overige verbetermogelijkheden met betrekking tot regelgeving (p. 24-25)
  • Oproep- en beoordelingssysteem Optimaliseren oproepsysteem (p. 29-35)
  • Optimaliseren beoordelingssysteem (p. 29-35)
  • Programmabeheer Verbeterpunten interne werking (MA/)GS (p. 37)

  • Dovnload 473.95 Kb.