Thuis
Contacten

    Hoofdpagina


Inhoudsopgave Inleiding p. 3 Doel en methodiek

Dovnload 473.95 Kb.

Inhoudsopgave Inleiding p. 3 Doel en methodiek



Pagina5/5
Datum04.04.2017
Grootte473.95 Kb.

Dovnload 473.95 Kb.
1   2   3   4   5
Partnerschap




  1. Verbeterpunten werking Comité van Toezicht (p. 37-38)

Uit de panels volgden een tweetal aandachtspunten:



  1. blijvende aandacht voor voldoende bestuurlijke vertegenwoordiging

  2. technische discussies in het Comité (nog meer) vermijden


Aanbevelingen WG Evaluatie:

De Werkgroep Evaluatie adviseert de gesuggereerde voorstellen te volgen. Het betreft eerder aandachtspunten voor bestuurders en (medewerkers van) programmapartners. Het GS kan ook een bijdrage leveren aan een voldoende bestuurlijke vertegenwoordiging in het Comité door - zeker wanneer de agenda van dit gremium binnen enkele jaren aan relevantie inboet wanneer het grootste deel van de middelen gecommitteerd is - de resultaten uit de lopende projecten meer in de verf te zetten. In het verleden is dit geprobeerd door vergaderingen op locatie te organiseren, bij projecten. Dit leverde destijds niet de verhoopte resultaten op, wat betekent dat er nagedacht zou moeten worden over een vernieuwende aanpak en/of andere (strategische) thema’s.




  1. Verbeterpunten werking COG en informatiedoorstroming naar de partners (p. 38)

Uit het panel ‘partnerschap’ kwam een tweetal voorstellen naar voren:



  1. frequenter en diepgaander informeel overleg

  2. informatiedoorstroming van projectadviseurs naar COG-leden stimuleren


Aanbevelingen WG Evaluatie:

De Werkgroep Evaluatie adviseert de leden van het COG, waaronder de betrokken GS-medewerkers, actiever te identificeren welke langere termijn ontwikkelingen of strategische thema’s bespreking behoeven in het COG. Zo wordt het draagvlak voor en de betrokkenheid bij het programma, onder de programmapartners, behouden of zelfs verder versterkt.


Een voorbeeld is het functioneren van het communicatie-overleg; dit is typisch een orgaan dat beter kan functioneren bij een voldoende opvolging vanuit het COG. Ook wordt aanbevolen een goede modus te zoeken voor de afstemming met betrekking tot cofinanciering, al dan niet binnen het kader van het COG. Aanbevolen wordt om de intake en bespreking van projectideeën niet te agenderen in het COG. Dergelijke afstemming is wel degelijk nodig, maar dient frequent te gebeuren, op detailniveau en met oog voor technische aspecten. Dergelijke afstemming is dan ook beter te plaatsen bij het projectadviseurs-overleg (PAO) en daarmee dat orgaan beter te benutten, conform de voorstellen vanuit de panels daaromtrent (zie aanbeveling 10).
Om de afstemming op het niveau van projectideeën binnen het PAO goed te laten functioneren, en de coördinerende/leidinggevende medewerkers van partnerbesturen op COG-niveau voldoende voeling te laten behouden met de projecten in ontwikkeling, is een goede informatiedoorstroming tussen projectadviseurs en (hun) COG-leden noodzakelijk. Dit verloopt veelal reeds goed, maar kan verder worden verbeterd door goede afspraken tussen projectadviseurs, door vanuit de eigen partnerorganisatie voldoende rekening te houden met het al uitdagende takenpakket van de projectadviseurs en door een nadrukkelijker betrokkenheid van de AD in de evaluatie van projectadviseurs.



1 De enquête werd eigenlijk verstuurd aan 2720 personen, maar van deze mailadressen werden er 67 niet bereikt (‘bounced’)

2 Hiervan vulden 124 mensen de enquête slechts gedeeltelijk in (31,2%)

3 34,43% van de respondenten geeft aan betrokken te zijn in een goedgekeurd project. Aangezien er slechts 19 van de ongeveer 130 unieke aangemaakte (concept-)aanmeldingen zijn goedgekeurd, en deze goedgekeurde projecten geen hoger gemiddeld aantal partners lijken te hebben, blijkt er een opvallend sterke aanwezigheid van respondenten uit goedgekeurde projecten.

4 9,62% geeft aan dat de aanvraag is afgekeurd. Het betreft hier vermoedelijk respondenten van niet-gepreselecteerde aanmeldingen (categorie 2) die abusievelijk menen een aanvraag te hebben ingediend. Er zijn immers nog geen uitgewerkte aanvragen afgekeurd.

5 25,85% geeft aan (beoogd) projectverantwoordelijke te zijn. Een modaal project heeft 5 tot 10 partners, en altijd 1 projectverantwoordelijke; het aantal (beoogde) projectverantwoordelijken onder de totale populatie ligt dus lager dan dit percentage.

6 7,57% geeft aan partner light te zijn. Het betreft hier wellicht gewone projectpartners, aangezien er ten tijde van de enquête nog geen partners light waren in die gekoppeld. Ook inclusief deze respondenten is het aantal projectpartners onder de respondenten relatief laag, ten opzichte van de totale populatie.

7 60,74% is inhoudelijk contactpersoon namens de eigen organisatie. Binnen de totale populatie betreft het aantal inhoudelijke contactpersonen eerder 35-45% (iedere organisatie in een uitgewerkte aanvraag dient de drie contactpersonen te benoemen, maar een aantal projecten is nooit verder geraakt dan een (concept-)aanmelding en heeft derhalve vaak nog geen hoofd van de organisatie of financieel contactpersoon aangeduid.

8 Geïdentificeerd binnen de groep ‘anders, namelijk:’ .

9 Er zijn ongeveer dubbel zoveel respondenten uit oproep 1 als oproep 2, maar dit komt overeen met de verhouding in het aantal aanmeldingen binnen die respectievelijke oproepen.

10 De gegevens van de groepen ‘hoofd van de organisatie’ en ‘anders’ worden niet apart geanalyseerd. De bereikte respondenten in die eerste groep zijn hoogstwaarschijnlijk niet representatief voor de grotere populatie wegens het kleinere aantal (48). De kans is reëel dat vooral ‘hoofden’ van kleine organisaties hebben gereageerd. In de praktijk nemen zij bij projectontwikkeling vaak taken waar die bij andere organisaties bij de (beoogde) inhoudelijke contactpersonen liggen. De groep ‘anders’ is te divers om er conclusies over te trekken.

11 De gegevens van de groepen die in beide of geen enkele oproep een project aanmeldden, worden in deze vergelijkingen niet meegenomen om het beeld over een eventuele evolutie niet te vertroebelen.

12 Het evaluatieplan behandelt niet de kostenefficiency van de programma-implementatie (de efficiënte aanwending van Technische Bijstand)

13 Concreet: 1) te weinig impuls bij begunstigden om tijdig de cofinanciering te regelen; 2) in specifieke gevallen waarbij een maximum publiek steunpercentage ihkv. staatssteun geldt, is er toch nood aan tijdige zekerheid mbt. cofinanciering, 3) voor sommige organisatie s (bvb. multinationals) is de stap naar het orgaan dat dergelijke garantieverklaring kan verschaffen, zeer groot (bvb. DOW die daarvoor akkoord van de hoofdzetel moet hebben), 4) de regelmatige cofinanciers (VLAIO, EZ, provincies) hebben geen zicht op wat er wanneer bij hen (en bij elkaar) wordt aangevraagd en ‘kunnen soms niet meer terug’ als ze eerder al via het Comité van Toezicht goedkeuring gaven aan de EFRO-bijdrage

14 Er werd geen letterlijke vergelijking gevraagd tussen telkens Interreg Vlaanderen-Nederland en een ander programma. Respondenten met ervaringen in meerdere andere programma's gaven via hun commentaren aan in hoeverre die andere programma's ‘beter’ waren geregeld (lees: eenvoudiger waren). Via de commentaren (zie bijlage 2, onderdeel 2b) kon tekstueel geanalyseerd worden in hoeverre alle of enkele andere programma's dan wel Interreg Vlaanderen-Nederland werden ervaren als eenvoudiger.

15 een tweetal gidsen (‘projectadministratie’ en ‘aankopen’) is niet meegenomen in de bevraging, omdat deze stukken nog niet zo lang via de website beschikbaar zijn en ook enkel relevant zijn voor reeds goedgekeurde projecten. De leidraad met betrekking tot projectpartners light werd bewust niet meegenomen in de bevraging, hoewel deze wel al lang beschikbaar is, omdat de doelgroep voor dit document eerder beperkt is.

16 Uit vraag 6 blijkt aansluitend dat het bij die eerste kennismaking voor veel respondenten heel (13,1%) of redelijk duidelijk (62,9%) is, wat de inhoudelijke mogelijkheden zijn in het programma. Een dergelijke vraag omtrent regeltechnische mogelijkheden is niet gesteld.

17 de op het eerste gezicht hoge percentages ‘niet van toepassing’ zijn hier zeker logisch, en via de commentaren bij de vraag nader geduid. De contacten tussen projecten in ontwikkeling en het GS verlopen in hoofdzaak via de lijn (aspirant-)projectverantwoordelijke - projectadviseur. Soms wordt de rol van projectverantwoordelijke in deze fase zelfs opgenomen door een externe (subsidie-)adviseur of penvoerder. Veel respondenten hebben dus geen rechtstreeks contact gehad met het GS en daarom terecht ‘niet van toepassing’ genoteerd. Op zich lijkt het aantal respondenten dat wèl een ervaring heeft met de projectadviseur zelfs redelijk hoog, en lijkt hun ‘bereik’ dus zeker voldoende.

18 de hoge percentages ‘niet van toepassing’ zijn hier zeker logisch, en via de commentaren bij de vraag geduid. De contacten tussen projecten in ontwikkeling en het GS verlopen in hoofdzaak via de lijn (aspirant-)projectverantwoordelijke - projectadviseur. Soms wordt de rol van projectverantwoordelijke in deze fase zelfs opgenomen door een externe (subsidie-)adviseur of penvoerder. Veel respondenten hebben dus geen rechtstreeks contact gehad met het GS en daarom terecht ‘niet van toepassing’ genoteerd.

19 Waarbij gezegd moet worden dat enkele (andere) respondenten het verlaten van de doorlopende indiening uit Interreg IV juist lastig vinden, omdat dit maakt dat men soms voor een indiening moet wachten op een nieuwe oproep en daarbij aan een deadline is gebonden. Het oproepsysteem bevordert dus gelijke kansen maar kan voor sommigen vertragend werken of tijdsdruk veroorzaken.

20 Ook de respondenten ‘aanvraag afgekeurd’ worden tot die groep gerekend, overeenkomstig voetnoot 4.

21 Dit komt telkens overeen met slechts 1 respondent.

22 niet alle leden van dit panel waren akkoord met deze bemerking: juist de beperking van het aantal karakters veroorzaakt heldere, eenduidige teksten, zo werd aangegeven.

23 ‘tips en tricks voor financiële tabellen’: van degenen in de groep die het gebruikt hebben, geeft 13% aan dat het ‘heel duidelijk’ en 72% dan het ‘redelijk duidelijk’ is. Indicatorenfiches is dit respectievelijk 11,23% en 63,21%.

24 Een vraag die overigens enigszins haaks staat op de vraag om het aantal toegestane karakters in velden in het e-loket te verhogen.

25 In het PAO zou ruimer aandacht moeten zijn voor ‘peer review’ of feedback tussen projectadviseurs rond zowel inhoud (‘past een projectidee in het SP en (hoe) kan het maximaal aansluiten bij beleidsprioriteiten van de programmapartners?’) en techniek (meer technische vragen eerst delen in het PAO en zo eigen maken van technische zaken (e-loket, subsidiabiliteit,… ))

26 Waarbij gesuggereerd is om de stukken reeds vrijdagmorgen rond te sturen, in tegenstelling tot vrijdagmiddag.

27 In dit overleg vindt afstemming plaats tussen (de communicatiemedewerker van het) GS en communicatiemedewerkers van de programmapartners, onder andere met het oog op een goede besteding van de middelen uit Technische Bijstand voor ‘decentrale’ communicatie. Het communicatie-overleg functioneert volgens veel betrokkenen al langere tijd suboptimaal.

28 Voorstellen c) t/m g) betreffen een selectie van de in 3.2-C-3 opgenomen ‘overige onderwerpen aangaande het regelgevend kader’. Niet alle door respondenten genoemde verbetervoorstellen zijn weergegeven, omdat ze reeds elders werden behandeld (1e bullit), omdat het issue onbestaande is (4e bullit; het toevoegen van partners is altijd mogelijk geweest), enzovoorts.

1   2   3   4   5

  • Aanbevelingen WG Evaluatie
  • Verbeterpunten werking COG en informatiedoorstroming naar de partners (p. 38)

  • Dovnload 473.95 Kb.