Thuis
Contacten

    Hoofdpagina


Kantoorhandboek Inleiding en doelstelling

Dovnload 181.71 Kb.

Kantoorhandboek Inleiding en doelstelling



Pagina1/6
Datum31.10.2018
Grootte181.71 Kb.

Dovnload 181.71 Kb.
  1   2   3   4   5   6

Kantoorhandboek

Inleiding en doelstelling

De doelstelling van het handboek is het vastleggen en beschikbaar stellen van de wijze waarop binnen het kantoor wordt gewerkt met het oog op een uniforme toepassing . De medewerkers van het kantoor kunnen het handboek gebruiken als naslagwerk. De nieuwe medewerkers dienen het handboek te gebruiken om zich in te werken.

Het handboek bevat een algemene beschrijving van de processen en werkwijze binnen het kantoor, en wordt jaarlijks geëvalueerd en zo nodig aangevuld en aangepast.


Intake

Het kantoor hanteert een uitgebreide intakeprocedure indien cliënten zich aanmelden met een nieuwe zaak. De bedoeling hiervan is dat de advocaat snel tot een inventarisatie van het rechtsprobleem kan komen en de cliënt kan adviseren over diens (juridische) mogelijkheden. Cliënten weten hierdoor binnen enkele dagen waar zij aan toe zijn.



Aanmelding nieuwe zaak
Cliënten melden zich in de meeste gevallen telefonisch met een nieuwe zaak. De secretaresse zal in het kort bij de cliënt informeren waar de zaak over gaat en probeert daarbij een eerste inventarisatie te maken van het rechtsgebied en de spoedeisendheid van de zaak.

Waar nodig, gelet op de spoedeisendheid of de complexiteit van de zaak, verbindt zij de cliënt onmiddellijk door naar een beschikbare, en in het betreffende rechtsgebied gespecialiseerde advocaat. In de andere gevallen zal binnen 5 werkdagen een afspraak worden gemaakt met de advocaat voor een bespreking van de zaak op kantoor.


De secretaresse vraagt de cliënt waar mogelijk om vooraf de relevante stukken op kantoor af te geven of per post, telefax of e-mail toe te sturen zodat de advocaat zich alvast kan inlezen en de bespreking kan voorbereiden. Wanneer de gevraagde stukken (zowel inhoudelijke als inkomensgegevens) door de cliënt persoonlijk aan kantoor worden bezorgd worden deze door de secretaresse gecontroleerd op volledigheid en zo nodig gekopieerd. Cliënt wordt verzocht eventueel ontbrekende gegevens nog na te bezorgen.
Ook noteert de secretaresse direct de belangrijkste persoonlijke en contactgegevens van de cliënt (Naam, adres, postcode en woonplaats, telefoon, fax, en e-mail).

Op het secretariaat en de website van het kantoor is een lijst aanwezig van de rechtsgebieden waarop het kantoor actief is. In het geval dat de zaak een rechtsgebied betreft dat binnen het kantoor niet wordt behandeld, zal de secretaresse de cliënt zo goed mogelijk proberen door te verwijzen naar een ander kantoor. De secretaresse kan hierover advies vragen aan de beschikbare advocaat.



Controle cliënt
Wanneer een bestaande client een nieuwe zaak bij het kantoor aanmeldt, vindt geen (verdere) controle van de identiteit plaats.
Nieuwe cliënten die zich bij het kantoor aanmelden dienen zich eerst te legitimeren waarbij een kopie van het legitimatiebewijs wordt gemaakt ten behoeve van het dossier. Identificatie van natuurlijke personen vindt plaats door het tonen van een paspoort, identiteitskaart, of het rijbewijs.
Bij rechtspersonen dient een recent uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel te worden overgelegd. De bestuurder of vennoot die zich namens de rechtspersoon tot de advocaat wendt, dient zich tevens te legitimeren.

Wwft
Afhankelijk van de risicogevoeligheid van het type cliënt, de aard van de zakelijke relatie of de transactie dient er aanvullend onderzoek te worden gedaan. Bij ongebruikelijke transacties waarvan het vermoeden bestaat dat er sprake is van witwassen of financiering van terrorisme, dient de advocaat melding te doen bij de Financial Intelligence Unit Nederland.

Transacties van €15.000 of meer betaald in contanten, met cheques aan toonder of soortgelijke betaalmiddelen aan de advocaat of door tussenkomst van de advocaat, of voornemens van dergelijke transacties worden direct gemeld. De advocaat noch het kantoren mogen geldbedragen van meer dan €15.000 aan contanten aannemen.

De advocaat mag het feit dat er een melding wordt gedaan niet bekend maken aan decliënt. Er dient aan de verplichtingen van de Wwft te worden voldaan vanaf het moment dat de advocaat de opdracht daadwerkelijk aanneemt en aan de cliënt is verteld dat de Wwft van toepassing is

Piket
De intake tijdens de piket verloopt anders. De advocaat mag vertrouwen op de door de politie, Openbaar Ministerie, rechtbank, gemeente verstrekte informatie en overige persoonlijke gegevens, en hoeft hiernaar geen nader onderzoek te doen, tenzij er gegronde redenen bestaan om aan de juistheid van die gegevens te twijfelen.

Spoedeisende zaken
Wordt bij eerste, telefonische inventarisatie van de kwestie door de secretaresse vastgesteld dat het een spoedeisende kwestie betreft (behandeling ter zitting of rolzitting binnen een week; ontslag op staande voet, etc.) dan wordt dienovereenkomstig gehandeld: de cliënt wordt gemaand tot spoed met het aanleveren van de relevante bescheiden en de zaak wordt met voorrang en met vermelding van de betreffende termijnen gemeld bij de advocaat. Indien mogelijk en noodzakelijk zal de cliënt direct bij het aanreiken van de inhoudelijke gegevens door de advocaat worden ontvangen. Is sprake van spoedeisend belang en wordt door de secretaresse vastgesteld dat de advocaat door andere werkzaamheden de zaak niet tijdig en accuraat in behandeling kan nemen, en dat de voor de kwestie vereiste acties buiten haar macht of bevoegdheid liggen, dan zal de cliënt worden doorverwezen naar een ander kantoor.


Eerste bespreking (Intakegesprek)
De advocaat en diens secretaresse streven ernaar dat de eerste bespreking van de zaak binnen 5 dagen na de eerste aanmelding plaatsvindt.
Indien een bespreking ten kantore voor de cliënt bezwaarlijk is, wordt een telefonische bespreking gepland. Vooraf dient de cliënt zijn legitimatiebewijs toe te sturen. In Wwft zaken is een persoonlijke verschijning verplicht.

Het intakegesprek verloopt volgens een vast stramien.



1. Voorbereiding

De advocaat dient zich goed voor te bereiden op het intakegesprek. Indien de cliënt vooraf stukken heeft afgegeven, zal de advocaat deze voor de bespreking zorgvuldig bestuderen. Op basis van de vooraf (telefonisch) verstrekte informatie zal de advocaat voor zichzelf alvast een voorlopige inschatting van de zaak maken. Voor zover nodig zal de advocaat zich nader verdiepen in de (juridische) materie door bestudering van jurisprudentie en literatuur.

2. Ontvangst en introductie
De cliënt wordt door de secretaresse/receptioniste ontvangen en naar de wachtruimte begeleid en biedt de cliënt wat te drinken (koffie/thee/water) aan. Vervolgens geeft zij aan d advocaat door dat de cliënt is verschenen.

De advocaat geeft aan de secretaresse aan wanneer hij de cliënt kan ontvangen, waarna de secretaresse de cliënt begeleid naar de werk-/spreekkamer van de advocaat, alwaar de bespreking plaatsvindt.

De advocaat stelt zich voor met een ferme handdruk en overhandigt ter verduidelijking zijn visitekaartje aan de cliënt.

3. Bespreking van de zaak
De advocaat stelt de cliënt in de gelegenheid de feiten en omstandigheden met betrekking tot het geschil / het rechtsprobleem te vertellen. De advocaat luistert aandachtig, en maakt zoveel mogelijk aantekeningen van hetgeen de cliënt aan hem meedeelt. Waar nodig vraagt de advocaat door om zo de feiten helder te krijgen! Een kritische opstelling van de advocaat ten opzichte van de cliënt wordt verwacht.

De advocaat spreekt in een voor de cliënt begrijpelijke taal en probeert “vakjargon” zoveel mogelijk te vermijden. Indien toch vakjargon wordt gebezigd, dient de betekenis van de gebezigde juridische begrippen zo duidelijk mogelijk aan de cliënt te worden uitgelegd. Indien de cliënt de Nederlandse taal niet, of onvoldoende machtig is, wordt een tolk ingeschakeld via de door de Raad voor Rechtsbijstand aangewezen tolkencentrale (Concorde).

De advocaat schat de bekendheid van de cliënt met het betreffende onderwerp in en past zijn vragen en advies hierop aan.


4. Advies juridische mogelijkheden
Wanneer de advocaat meent dat de relevante feiten en omstandigheden hem in voldoende mate bekend zijn, zal hij de cliënt een afgewogen advies geven over de juridische goede en kwade kansen van de zaak. De advocaat bespreekt het door te lopen traject, de te voeren strategie en de door hem te verrichten werkzaamheden.

Wanneer de uitkomst van de zaak onzeker is of dat de zaak mogelijk negatief kan aflopen, vertelt de advocaat dit aan zijn cliënt, en wijst hij hem op de mogelijke (financiële) consequenties.


5. Financiële afspraken
Tijdens het intakegesprek wordt door de advocaat uitgebreid aandacht besteed aan de financiële aspecten van de zaak.

Allereerst zal de advocaat in samenspraak met de client nagaan of hij in aanmerking komt voor gesubsidieerde rechtsbijstand. Hiertoe is een vast onderdeel opgenomen in het intakeformulier met een tabel waarin de inkomensgrenzen staan vermeld.


Bij twijfel of cliënt in aanmerking komt voor gesubsidieerde rechtsbijstand wordt zekerheidshalve toch een toevoeging aangevraagd bij de Raad voor Rechtsbijstand.

De advocaat wijst de cliënt op de verschuldigdheid van een eigen bijdrage in het geval dat er een toevoeging wordt afgegeven. Cliënten met een Wwb-uitkering worden tevens gewezen op de mogelijkheid om bijzondere bijstand aan te vragen voor de betaling van de eigen bijdrage.


In beginsel zal met de te verlenen rechtsbijstand worden gewacht totdat de toevoeging door de Raad voor Rechtsbijstand is afgegeven. Indien vanwege de spoedeisendheid van de zaak of op verzoek van de cliënt de rechtsbijstand eerder wordt verleend, vraagt de advocaat een voorschot van maximaal € 500,00. De hoogte van het te vragen voorschot is mede afhankelijk van de (voorlopige) inschatting van de advocaat of de cliënt al dan niet voor een toevoeging in aanmerking zal komen.
Indien de cliënt niet voor gesubsidieerde rechtsbijstand in aanmerking komt, wordt met de cliënt een honorarium per uur afgesproken of vast bedrag voor de behandeling van de volledige zaak, al dan niet vermeerderd met een succesfee.
Indien een honorarium per uur wordt overeengekomen, zal de advocaat proberen vooraf een zo nauwkeurig mogelijke inschatting te geven van het aantal uren dat met de zaak gemoeid zal zijn.
De met de cliënt gemaakte financiële afspraken worden altijd nauwkeurig vastgelegd in het intakeformulier dat door de cliënt op de laatste drie pagina’s ook moet worden ondertekend voor akkoord.
Wanneer de cliënt afstand doet van zijn recht op gesubsidieerde rechtsbijstand dient dit uitdrukkelijk te worden vermeld in het intakeformulier.
De advocaat informeert de cliënt voorts zo volledig mogelijk over de aan de zaak en de daaruit eventueel voortvloeiende procedure verbonden kosten. De cliënt moet erop worden gewezen dat hij, indien een vordering door de rechter wordt afgewezen, veroordeeld kan worden in de kosten van de procedure.
6. Intakeformulier
Alle relevante persoons- en zaaksgegevens worden vastgelegd in een intakeformulier dat door de cliënt en de advocaat ondertekend wordt.

In het intakeformulier wordt een omschrijving van de zaak gegeven, het rechtsgebied waar het op betrekking heeft, de te verrichten werkzaamheden, de gronden van de vordering en ook de financiële afspraken worden hierin vastgelegd.


Na afloop van de bespreking zal een kopie van het intakeformulier aan de cliënt worden meegegeven of wordt deze hem later per post toegestuurd.
7. Afronding
Het gesprek wordt afgerond door het formuleren van een conclusie betreffende de bespreking.

De advocaat informeert of de vragen van de cliënt voldoende zijn beantwoord en of de vervolgacties duidelijk zijn.


Indien de advocaat zijn visitekaartje nog niet aan het begin van de bespreking aan de cliënt heeft overhandigd, doet hij dat alsnog. Op het visitekaartje staan alle contactgegevens van de advocaat vermeld.

8. Nawerk
Na het intakegesprek legt de advocaat het intakeformulier met alle verstrekte stukken bij het secretariaat voor het aanleggen van een nieuw dossier. De stukken worden bij elkaar ingeleverd in een speciaal dossiermapje, corresponderend met de kleur van de dossiermappen van de verantwoordelijk medewerker.

De advocaat zal voorts onmiddellijk, indien van toepassing, een aanvraag indienen bij de Raad voor Rechtsbijstand voor een toevoeging.


Indien met de cliënt een voorschot is afgesproken, zal daartoe door de financiële administratie een voorschotdeclaratie worden verstuurd.

In de gevallen dat er geen intakeformulier met de cliënt is ingevuld, wordt de aanvaarding van de opdracht schriftelijk aan hem bevestigd. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het standaard opdrachtbevestigingsformulier.


  1   2   3   4   5   6

  • Intake
  • Aanmelding nieuwe zaak
  • Controle cliënt
  • Spoedeisende zaken
  • Eerste bespreking (Intakegesprek)

  • Dovnload 181.71 Kb.