Thuis
Contacten

    Hoofdpagina


Modellen jaar 2 Administratieve organisatie

Dovnload 9.53 Mb.

Modellen jaar 2 Administratieve organisatie



Pagina3/63
Datum05.12.2018
Grootte9.53 Mb.

Dovnload 9.53 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   63
waardeketenmodel van Porter. Het geeft een generieke opsomming van alle bedrijfsprocessen in een organisatie:

Allereerst maakt Porter onderscheid tussen primaire processen (5 onderste onderdelen). De secundaire processen (ondersteunende activiteiten) zijn aanwezig om ervoor te zorgen dat de primaire processen kunnen functioneren.


Inkomende logistiek – goederen worden aangevoerd, gekeurd en opgeslagen in afwachting van het verbruik in productie.

Operationele activiteiten – hier worden grondstoffen en halffabricaten omgezet in eindproducten.

Uitgaande logistiek – het product dat gereed is wordt hier opgeslagen in het magazijn en komt zo uiteindelijk bij de klant terecht.

Marketing en verkoop – behoefte van klanten in kaart brengen en zorgen dat klanten gaan kopen.

Dienstverlening – ervoor zorgen dat de klant het product optimaal kan gebruiken

Infrastructuur – ervoor zorgen dat de organisatie kan functioneren via facilitair management, financieel management en andere processen.

Human resources management – personeelsproces

Technologie ontwikkeling – producten en bijbehorende productieprocessen worden ontwikkeld.

Inkoop – voorziet in alles wat de organisatie zelf niet maakt.
Het waardeketenmodel is geschikt voor alle typen organisaties, maar zal er voor verschillende typen verschillend uitzien.
Typologie van bedrijfsprocessen

Processen verlopen niet vanzelf: ze moeten bestuurd worden. hierbij wordt onderscheid gemaakt in besturende processen en uitvoerende processen. Besturende processen bestaan weer uit



  • Strategische beslissingenlange termijn, door top, over de gehele organisatie.

  • Tactisch – middellange termijn, door subtop, over afdeling.

  • Operationeel – korte termijn, door medewerkers, over medewerkers zelf.

Ook bij bedrijfsprocessen is het waarborgen van de kwaliteit informatieoverdrachten van groot be-lang. Denk daarbij aan het cruciale begrip bij administratieve organisatie – betrouwbare informatie:



  • Juist à klopt het wat er staat ?

  • Volledig à staat alles er wat er moet staan ? (volledigheid van opbrengsten)

  • Tijdig à is de informatie tijdig ?


Procesbeheersing

Het beheren van processen kan op drie manieren:



  1. Toevoegen van het ontbrekende – foutieve uitvoer in orde maken.

  2. Feedback – achteraf vaststellen wat fout ging, verbeteren in productieproces.

  3. Voorwaartskoppeling of feedforward – invoer corrigeren.

Processen



Inkoopproces

In het inkoopproces komen verschillende activiteiten aan bod. Die activiteiten worden door verschillende functionarissen uitgevoerd. Bij het inkoopproces kunnen de volgende fasen worden onderscheidden:




  • Initiatief tot inkoop (wat en hoeveel) – een signaal dat het hele proces in beweging zet. Dit wordt berekend op basis van verwachte verkopen, levertijden en voorraadniveau. Hiervoor zijn verschillende modellen ontwikkeld, waaronder het just in time model. Leveringen moeten daarbij precies op tijd zijn. Niet te laat, maar ook niet te vroeg. Niet te weinig, maar ook niet teveel. Veel modellen zijn tegenwoordig geautomatiseerd = e-procurement.
    Degene die het meeste zicht hebben op signalen die het proces uiteindelijk starten, zijn de verkopers. Het is hierbij wel van belang dat diegene daartoe geautoriseerd is. Daarnaast hangt het belang van de fase ‘initiatief tot inkoop’ af van het type bedrijf en van de soort inkopen.

  • Beslissing (waar en prijs) - domein afdeling inkoop. Beslissingen rondom waar en tegen welke prijs. Hiervoor zijn verschillende stappen ontwikkeld:

    • Programma van eisen

    • Longlist van potentiële leveranciers

    • Shortlist gemaakt vanuit longlist

    • Offertes vragen aan potentiële leveranciers op shortlist – opslaan in offerteregister

    • Beslissing definitieve leverancier maken

Let op! Bij het maken van beslissingen kunnen financiële complicaties optreden (bv. inkopen buiten eurogebied of inkopen op een markt met sterk wisselende prijzen).

  • Uitvoering (contract en afroep) – belangrijk! Actueel inzicht in afgesloten contracten en de positie per contract: contractenregister. Twee verschillende vormen:

    • Raamcontract – principeafspraken om met elkaar in zee te gaan.

    • Afroepcontract – afspraken over totale hoeveelheid af te nemen goederen gedurende een bepaalde periode.

Wanneer het gaat om afroep bedoelt men de feitelijke bewerkstelling.

  • Afwikkeling (goederenontvangst en factuur) – de goederenontvangst vindt plaats in het magazijn. Verschillende stappen in de controle van het goederenontvangst:

    • Of de goederen überhaupt wel besteld zijn, anders retourneren

    • Of de bestelde goederen wel allemaal geleverd zijn, zo niet is er sprake van manco

    • Kwaliteitscontrole

Administratief zijn er nu twee gegevens: de bestelling (bestelbon) en het ontvangst (ontvangstbon). Er ontbreekt echter nog één document, namelijk de inkoopfactuur. Deze wordt door de leverancier verzonden. Op de financiële administratie vindt dan de three-way-match plaats = de factuur wordt vergeleken met de bestelling en het goederenontvangst. Wanneer de gegevens kloppen, kan de factuur betaalt worden.


Voorraadproces

Beknopt proces. Meer een rustpunt tussen inkoop en verkoop. Toch valt er wel het een en ander over het voorraadproces te zeggen. Er zijn verschillende soorten magazijnen:



  • Technisch open OF gesloten – of het magazijn vrij toegankelijk is voor iedereen of niet.

  • Administratief open OF gesloten – of elke individuele transactie wordt geregistreerd of niet.

Veel bedrijven kennen een voorraadadministratie. Dit kan verschillende doelstellingen hebben. Bijvoorbeeld het inzicht in hoogte van de voorraad en de controle op de voorraad. Vroeger maakte men gebruik van andere voorraadadministraties: stellingkaarten, magazijnvoorraadadministratie en kantoorvoorraadadministratie. Tegenwoordig is er voornamelijk sprake van automatisering.


Manieren om de voorraad te controleren:

  • Integrale inventarisatie – tellen van gehele voorraad = winkel dicht

  • Partieel roulerend – elke maand een deel van de voorraad = winkel kan open blijven

Inventariseren van voorraad is een ingewikkelde klus. Er kan namelijk sprake zijn van het pijplijnprobleem of van de verkeerde productkennis. Er zijn verschillende voorraadadministraties:



  • In totalen – totale voorraad ligt vast in één bedrag

  • Per soort – per soort aantal artikelen besteld, met daarnaast de geldswaarde

  • Per stuk – elk artikel staat individueel geregistreerd


Verkoopproces

Let op! Er wordt hierbij uitgegaan van handel met verkoop op rekening! Ook bij het verkoopproces is er sprake van een stappenplan:




  • Marketing (vijf p’s) – Product, Prijs, Promotie, Plaats en Personeel. Vooral belangrijk hierbij is een actief beheer van het artikelenbestand.

  • Orderverkrijging (orderontvangst en orderacceptatie) – verkooptransactie, waarbij verkopers actief op zoek moeten naar klanten en orders. Hierbij is het van belang de relatie met de klant goed te beheren, bijvoorbeeld door Customer Relation Ship Management en een goed klantenbestand. Bij de acceptatie van orders gaat het er om of de organisatie de order wil en kan accepteren.

  • Uitvoering (levering en facturering) – verschil tussen voorfacturering en nafacturering.

  • Afwikkeling (incasso) – incasseren van geld.


Personeelsproces

Verschillende benamingen: personeelszaken, Personeel en Organisatie (P&O), Human Resource Management (HRM). Het personeelsproces is verwerkt in een stafafdeling – ondersteunende/adviserende afdeling. De belangrijkste elementen uit het personeelsproces:




  • Organisatie – gaat vooral om organisatiestructuur en –cultuur; gaat om de vraag hoe de organisatie in te richten is. Dit wordt voornamelijk weergegeven in een organogram.

  • Formatie –gaat om de vraag hoeveel mensen er op de diverse afdelingen werkzaam zijn en wat hun functie is (functieopbouw). Denk hierbij aan TBV – taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Daarnaast zijn functiewaardering en –beloning ook heel belangrijk.

  • Instroom – gaat over het daadwerkelijk in dienst gaan nemen van mensen. Daarbij gaat het met name om de vraag hoe de juiste mensen bereikt worden (werving en selectie).

  • Behoud – zorgen dat zowel werknemer als werkgever zich goed blijft voelen bij de samenwerking. Dit door middel van beoordeling, beloning, opleidingsbeleid en zorgdragen.

  • Uitstroom – op een bepaald moment komt er een einde aan de arbeidsrelatie met de werknemer. Zorg dat dit zorgvuldig gebeurt, bijvoorbeeld door middel van outplacement.


Financieel-administratief proces

In elke organisatie speelt geld een rol. Soms een grote rol, zoals winstgevendheid. Soms een kleine rol, zoals randvoorwaardelijke rol. Het financieel-administratief proces is op de delen in:




  • Financiële administratiebedrijfsadministratie; alle financiële feiten op systematische wijze, volgens het systeem van dubbel boekhouden, vastgelegd. De financiële administratie bestaat uit de debiteurenadministratie, crediteurenadministratie en grootboekadministratie.

  • Salarisadministratie – specifieke kennis vereist. Op deze afdeling worden brutosalarissen berekend en van daaruit de netto uit te betalen bedragen = bruto-netto-traject.

  • Controlling – controleren; een controller houdt zich bezig met de instrumenten en het gebruik daarvan die bijdragen aan de beheersing van een organisatie. Er zijn verschillende controllers:

    • Financial controller – voor de financiële invulling

    • Business controller – voor het adviseren van het (top)management

    • Register controller – doorgeleerden in het controllersvak

  • Treasury – het optimaliseren van geldstromen tegen, meestal, zo laag mogelijke kosten.


Productieproces

Ook het productieproces heeft verschillende fasen:




  • Voorcalculatie – berekening van kostprijs voordat de productie plaatsvindt. Dit betekent ‘wat mag het kosten’. Denk hierbij wel aan een stuklijst: uit welke onderdelen bestaat het product.

  • Planning – wat moet wanneer af? Let op! De productiecapaciteit.

  • Afgifte grondstoffen – grondstoffen ‘klaarzetten’ wanneer het sein is gegeven om een bepaalde hoeveelheid producten te gaan maken.

  • Productie – grondstoffen worden omgezet naar eindproducten.

  • Afgifte gereed product – goederen, maar nu de gerede producten, worden afgeleverd aan het magazijn.

  • Nacalculatie – verschillenanalyse maken over wat het nu werkelijk gekost heeft.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   63

  • Inkomende logistiek
  • Dienstverlening
  • Typologie van bedrijfsprocessen
  • Toevoegen van het ontbrekende
  • Technisch open OF gesloten
  • Marketing
  • Uitvoering
  • Financieel-administratief proces
  • Treasury
  • Planning

  • Dovnload 9.53 Mb.