Thuis
Contacten

    Hoofdpagina


Projectplan Futsal For Africa

Dovnload 3.03 Mb.

Projectplan Futsal For Africa



Pagina8/20
Datum05.12.2018
Grootte3.03 Mb.

Dovnload 3.03 Mb.
1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   20

7. Projectverslag


Voor een impressie van het evenement, zie bijlage 5 met daarin foto’s van het evenement.

7.1 Organisatie: Planning versus uitvoering


In de periode voorafgaand aan het evenement is er een lange periode van planning geweest. Begin september werd het voorstel gedaan voor de dag. De groepsleden hebben in de maanden september en oktober veel gebrainstormd en veel aan planning gedaan. Hierbij moet je denken aan het benaderen van eventuele partners, het schrijven van vele plannen en beroepsproducten, het maken van afspraken met de opdrachtgever en andere externe betrokkenen. In de maanden november en december heeft de organisatie veel tijd besteed aan het werven van deelnemers, zoeken van sponsoren voor het evenement en donatie. Ook heeft de organisatie veel vergaderingen gehad met het externe bedrijf waar het evenement plaats vind. Op 10 december 2011 heeft het evenement plaatsgevonden. De ideeën die de organisatie in de planningsfase bij het evenement had zijn niet allemaal uitgekomen dit kwam doordat er wat veranderingen tijdens de planning plaats vond. Zo gingen we naar een andere accommodatie, omdat de eerste locatie door een misverstand al zal volgeboekt. Verder zijn alle andere planningen wel voltooid. De doelstellingen zijn behaald en de interesses waren er van verschillende betrokken partijen. Niet alleen de deelnemers, maar ook partners en bezoekers waren op de dag zelf.

De volgende keer bij het organiseren van het evenement moeten we er wel voor zorgen om eerder een locatie vast te leggen. En een klein contractje maken dat we de locatie op dat datum hebben vastgelegd. Dit hadden we niet goed gedaan en liepen we even achter de feiten aan. Verder was alles wel goed verlopen.


7.2 Project missie en doelstelling


Missie

De missie van het Futsal For Africa toernooi is om zoveel mogelijk geld op te halen voor het huizenproject in Malawi. Het betreft inwoners met een verstandelijke beperking die worden verstoten uit de gemeenschap. Om 1 huis te bouwen is een bedrag nodig van €2100,-

Visie

De visie van Futsal For Africa is om een succesvol evenement te organiseren waarbij saamhorigheid, plezier en sportiviteit centraal staan.



Imago

Een competitief en gezellig toernooi waarbij gezamenlijk naar één doel wordt gestreefd. De teams verzamelen zo veel mogelijk geld in voor de bewoners in Malawi. Met het geld worden huizen gebouwd, zodat de mensen in Malawi een stevig dak boven hun hoofd hebben. 1 huis kost € 2100,- en de bewoners moeten zelf zand, stenen en € 180,- betalen.

Doelgroep

De bezoeker van het evenement kent de sport en weet hoe deze uitgevoerd wordt. Daarnaast is hij/zij ook bekend bij het concept: een indoor soccer toernooi (incl. feestavond). Hij/zij is tussen de 16-45 jaar oud, het inkomen van hem/haar is niet relevant. Hij/zij beoefent op zijn minst een sport, is dus sportief aangelegd. Hij/zij bezoekt vaker soortgelijke evenementen.


Tijdens het evenement zullen er ook toeschouwers aanwezig zijn die we betrekken bij het evenement.

Doelstellingen

Het doel is om geld in te zamelen zodat de bewoners in Malawi een leefbaar huis kunnen bouwen.
De leefomstandigheden zijn slecht. Er is gebrek aan hygiëne en ze komen ruimte tekort om fatsoenlijk te kunnen slapen.
Er zijn bewoners die een verstandelijke beperking hebben en die uit de maatschappij worden verstoten. De reden hiervan is omdat ze denken dat zij door demonen bezeten zijn. Ze worden aangezien als enge ziekte of als heks. Hele families worden zo buitengesloten en krijgen geen hulp van andere bewoners. Een gezin bestaat vaak niet uit 3 of 4 personen, maar vaak uit 6 of 8. Met een nieuw huis wordt het leven makkelijker en is er meer hygiëne.

Doel 1: Met het zaalvoetbal toernooi gaan wij geld inzamelen voor het goede doel. Dat doen we door teams voor aanvang van het toernooi geld te laten inzamelen. Dit geld verkrijgen ze van familie en vrienden die hen wil sponsoren. Twee weken voor dit evenement zullen ze rondvragen bij familie en vrienden voor sponsoring.

Doel 2: Een succesvol evenement opzetten waarbij plezier, sportiviteit en uitdaging centraal staan.

Inzet van mensen en taken – realisatie van de dag

Door het vooraf opstellen van een overzichtelijk draaiboek wisten alle projectgroepsleden wat de uit te voeren taken van de dag waren. Daarnaast wist iedereen wat zijn of haar rol in die taken was. De taken zijn voor het evenement gecommuniceerd, zodat de projectgroepsleden zich konden voorbereiden op hun taak.

Verder hadden we EHBO- hulpverleners ingeschakeld. Een fotograaf voor het maken van de foto’s voor het evenement, barmedewerkers, een scheidsrechter voor het fluiten van de wedstrijden.

Dit zijn echter taken die uitgevoerd zijn tijdens het evenement.

De taken waren allemaal goed uitgevoerd. Alle leden van de projectgroep waren tijdens het evenement aanwezig. Een lid was niet aanwezig tijdens de voorbereidingen van het evenement op de dag zelf. Dit kwam omdat hij andere verplichtingen had die hij niet kon afzeggen. Het project lid was wel op tijd aanwezig voor het evenement zelf.

De andere projectleden waren om 12 uur al begonnen met het voorbereiden en het opzetten van het evenement. De taken die in het dag draaiboek waren verdeeld zijn redelijk nagestreefd. We hadden bij elke taak twee mensen neergezet. Hiervoor hebben we gekozen, voor het geval en problemen ontstonden, zodat iemand bij elke taak weg zou kunnen.


7.3 Verwachte en onverwachte uitdagingen / obstakels


Een week voor het evenement kwamen we achter dat tijdens onze evenement El Classico Real Madrid – FC Barcelona op tv kwam. Omdat tijdens de feestavond bij ons El Classico op tv kwam waren we bang dat er vele voetballiefhebbers onze feestavond zouden verlaten. Omdat er veel opbrengsten gehaald kon worden tijdens de feestavond wilden we dit niet laten gebeuren. We kwamen achter dat ze bij de sporthal in Oisterwijk geen sport 1 en een beamer met groot scherm hadden. Daarom was het voor ons een grote uitdaging om dat nog op tijd te regelen. We hadden een dag voor het evenement alles geregeld zodat de deelnemers tijdens onze feestavond de ‘el classico’ konden kijken.

Er is dus nog voor het evenement een oplossing gevonden voor dit obstakel.

We waren er van te voren al volop mee bezig om er voor te zorgen dat de deelnemers allemaal aanwezig zouden blijven tijdens de feestavond en niet gelijk naar huis gaan. Zo hadden we een Rad van Fortuin georganiseerd met hele leuke prijzen.

Tijdens de evaluatie heeft de organisatie nagedacht hoe dit in de toekomst te voorkomen is, zo moeten we van te voren precies weten welke faciliteiten ze op onze accommodatie hebben. Daarnaast meer nevenactiviteiten, zoals een springkussen waarop levend tafelvoetbal op gespeeld kan worden.

De uitdaging waar de projectgroep voor stond is naast het organiseren van een leuk en gezellige sfeervolle evenement het ophalen van zoveel mogelijk geld voor het goede doel. De projectgroep merkte tijdens de realisatie al snel dat zij hier meer werk van had kunnen maken. Zo moest de organisatie de deelnemers meer pushen om zoveel mogelijk geld op te halen voor het goede doel, en de organisatie sponsoren beter moeten overtuigen voor een kleine donatie voor het goede doel.

Ons doel was 1 huis ophalen voor het goede doel en dat is niet gelukt. Dus de organisatie heeft de doelstelling niet behaald.



7.4 Beheersaspecten


Onder de beheersaspecten vallen zes waarden. Dit betreft; kwaliteit, organisatie, faciliteiten, tijd, informatie en geld. Geen van deze beheersaspecten staat op zichzelf. In dit hoofdstuk worden de zes aspecten geëvalueerd.



Figuur Beheersaspecten


7.4.1 Kwaliteit
De kwaliteit van Futsal For Africa stond bij de organisatie hoog in het vaandel. De dag wordt voor de eerste keer georganiseerd en daarom is het niet mogelijk om de kwaliteit te meten aan de hand van voorgaande jaren. Wel moest het evenement zo goed worden uitgevoerd, zodat het volgend jaar en de jaren daarna nogmaals kan worden uitgevoerd. Daarnaast was het doel om zoveel mogelijk geld op te halen, streefbedrag 2100 euro voor het goede doel Made For Africa van de Hospitaal Broeders.

De projectgroep heeft inmiddels het evaluatie gesprek gevoerd en iedereen was zeer tevreden en de dag was zoals iedereen het zich had voorgesteld, misschien zelfs nog wel beter. Natuurlijk konden er dingen beter maar die zullen verder in het plan naar voren komen. De projectgroep heeft gewerkt met inschrijvingen. Tien teams hadden zich ingeschreven, ieder team had ongeveer zeven personen. Daarnaast zijn er ouders en vrienden van de deelnemers komen kijken. Ook onze opdrachtgever Suzan van Otterdijk is komen kijken. Uiteindelijk denken wij dat er over de gehele avond ongeveer 40 bezoekers zijn geweest. Iedereen was erg positief en vonden het leuk om de wedstrijden op het indoor soccer veld te zien of om eraan mee te doen.

Om de kwaliteit van het evenement te verhogen heeft de projectgroep er voor gekozen om de beste Freestyle voetballers van Nederland ( 2FAST) te laten deelnemen met het toernooi. Dit gaf een aantal teams een kick om ze proberen te verslaan. Natuurlijk is dit niet gelukt en waren zij de winnaars van het toernooi. Daarnaast gaf 2FAST voor de halve finales een Freestyle show weg. Na het toernooi heeft de projectgroep er voor gekozen om de wedstrijd “Barcelona – Real Madrid” uit te zenden naar het toernooi. Veel deelnemers wilden deze heel graag zien en daarom hebben we een scherm en een beamer geregeld. De wedstrijd hadden we een dag ervoor al gekocht, zodat we zeker wisten dat we de wedstrijd live konden uitzenden. Daarnaast hadden we het Rad van Fortuin. Tijdens het toernooi zijn loten verkocht en zijn er leuke prijzen gewonnen tijdens het draaien van het rad. Zo hadden we als hoofdprijs een “Weekend Wenen” (het tijdschrift het weekend en een zak uien). De vrouw die hem won was helemaal blij dat ze een echt weekend weg had gewonnen. Toen ze het tijdschrift het de zak uien zag moest ze zo hard lachen en ze kon het zeker waarderen. Was een hoogtepuntje van de avond. De projectgroep heeft zeer positieve reacties over het evenement gehad, mensen vonden het erg leuk. Ook op twitter werd er over het toernooi gepraat. Ze vonden de Freestyle show van 2FAST wel kort. We zouden de volgende keer kunnen vragen, als we ze weer uit zouden nodigen, of ze een langere show willen geven maar hier betaal je voor en dat is erg prijzig.

7.4.2 Faciliteiten


De organisatie van Futsal For Africa heeft bij de sportarena voorafgaand van het evenement het een en ander moeten klaar zetten. Zo moest een geluidsbox bij het indoor soccer veld staan en in de kantine. Zo moesten staantafels klaargezet en aangekleed worden. Zo moest alle drank uit de kelder naar de keuken gebracht worden. Het Rad van Fortuin moest klaar gezet worden. Hieronder staan de materialen die wij nodig hebben gehad tijdens het evenement.

Boxen


Geluidsinstallatie

Beamer


Scherm

Laptop 2x

Staantafels

Wedstrijdschema’s

1 indoor soccer veld

Bal


Wedstrijd schema

Wegwijs bordjes, naar kleedkamer/wc’s

EHBO

Fotograaf



Fluitjes

Rode/gele kaart

Rad van Fortuin

Lootjes


Munten

Tafel 3x voor muntverkoop/host/beamer

Prijzen

Bekers


Stoelen

Microfoon

Kantine, voor het feest/voetbalwedstrijd

De techniek is op de dag zelf allemaal uitgetest en dit ging goed. Alles deed het vrij snel. De EHBO en fotograaf werden goed ontvangen. Gelukkig heeft de EHBO weinig hoeven op te treden, alles verliep goed. Het enige wat ze hebben gedaan is een pleister geplakt. Alle materialen waren aanwezig en we waren niets vergeten.


Alleen de wedstrijd Barcelona – Real Madrid bleef een aantal keren hangen maar dit komt omdat de wedstrijd uitverkocht was en daardoor werd deze link druk bezocht. Maar gelukkig duurde dit niet lang.
7.4.3 Tijd
Het evenement vond plaats op zaterdag 10 december 2011 bij de sportarena te Oisterwijk. De dag is om 16.45 gestart en duurde tot 01.00. Hieronder vindt u de tijdsplanning van deze dag:

Zaterdag 10 december 11.00 uur Verzamelen Mathijs

11.30 uur Laatste A4tjes maken en uitprinten.

12.30 uur Controleren alle formulieren

13.00 uur Eten

14.00 uur Inladen al het materiaal

14.30 uur Vetrek naar de SportArena

14.45 uur Matriaal opbouwen/ zaal versieren / A4tjes opplakken

16.00uur geluids check

16.30uur Organisatie eten

16.45 uur Openingswoord door Stef

17.00 uur start toernooi

22.00 uur Einde toernooi direct prijsuitreiking

22.00 uur start wedstrijd Barcelona- Real Madrid

22.45 uur rust wedstrijd/ Rad vanFortuin

23.45 uur einde wedstrijd

01.00 uur laatste gasten weg

Er is tijdens de dag goed gehouden aan de voorafgaand afgesproken tijden. Bijna alles is op tijd gestart en gestopt. Alleen een wedstrijd liep een accefietje op, waardoor deze gestaakt moest worden. Hierdoor liepen de wedstrijden iets uit, maar dit konden we inhalen met de twee minuten die steeds tussen de wedstrijden zaten. De teams hebben het met elkaar goed gemaakt en zijn tot het laatste moment gebleven. Dit betekend dat zij beide zo sportief zijn geweest om dit naast zich te kunnen zetten.



7.4.4 Informatie
Het verspreiden van de informatie zou gedaan worden door social media en het verspreiden van mails naar de deelnemende teams. We hebben voor het toernooi een facebookpagina en twitter pagina aangemaakt. Het was erg lastig om op facebook de juiste mensen op de pagina te krijgen. Wel bleven we de pagina facebook up to date houden. Via twitter gaven we ook steeds updates, ook daar was het lastig om mensen voor je te winnen.

Daarnaast was er een hashdeck (#) gemaakt, #FutsalForAfrica. Hieronder vind je een aantal tweets van deelnemers. Ook hebben een aantal deelnemers deze hashdeck niet genoemd, maar twitterden wel over het toenooi.












7.4.5 Geld


In hoofdstuk 7 worden de kosten uitgebreid in kaart gebracht. Hieronder vind u een korte evaluatie.

Ons doel was om €2100 euro op te halen voor het goede doel. Dit is ons uiteindelijk niet gelukt. Het was voor ons best lastig om aan sponsoren te komen. Uiteindelijk hadden we in geld ruim 700 euro aan sponsorgeld. Daarnaast hebben we van de Hospitaal Broeders 625 euro van het budget gekregen. Hiervan zijn de kosten betaald, huur soccerveld en 2FAST. Dit kun je ook allemaal in de nacalculatie lezen.

Om het de volgende keer beter te kunnen doen is om de teams beter aan te sporen om toch meer geld op te halen. Ook hadden wijzelf sponsors beter kunnen benaderen om ze toch te overtuigen van een kleine bijdrage. Daarbij moet wel gezegd worden dat het, het einde van het jaar was. Dit betekende dat veel bedrijven hun sponsorgeld al hadden uitgegeven en daardoor vaak in materialen wel wilden sponsoren, maar niet in geld. Dit zegt wel dat wij een betere overtuigingskracht moeten neerzetten willen wij toch geld binnen krijgen.

Misschien moeten we de volgende keer ook kiezen voor een andere doelgroep. Je merkte dat de veteranen 40 + veel geld voor ons op tafel legden. De jongeren 18+ legden precies het geld op tafel dat moest. De meeste zijn student en hebben het geld vaak hard nodig. Ook hier ligt weer de taak aan de groep om het verhaal van de Hospitaal Broeders goed te vertellen, zodat zij goed beseffen waarvoor we het allemaal doen. En hoe zij makkelijk aan sponsorgeld kunnen komen.

Al met al hebben wij wel een redelijk bedrag opgehaald voor de Hospitaal Broeders

Evaluatie van de bezoekers

Een aantal dagen na het evenement heeft de projectgroep nog contact gehad met de opdrachtgever over de mail. De opdrachtgever(hospitaal broeders) was tijdens het evenement aanwezig. Ze was zeer gecharmeerd over het evenement wat wij hebben opgezet en over het verloop van het evenement. Dit geldt hetzelfde voor de beheerder van de accommodatie sporthal Arena.

1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   20

  • 7.2 Project missie en doelstelling
  • 7.3 Verwachte en onverwachte uitdagingen / obstakels
  • 7.4 Beheersaspecten

  • Dovnload 3.03 Mb.