Thuis
Contacten

    Hoofdpagina


Voorafgaand aan bezoek

Dovnload 13.45 Kb.

Voorafgaand aan bezoek



Datum31.07.2017
Grootte13.45 Kb.

Dovnload 13.45 Kb.

Voorafgaand aan bezoek:

  • Selectie deelnemers:

    • Profiel deelnemers schrijven en partnerorganisatie deelnemers laten kiezen. Bij voorkeur deelnemers die al aan eerdere projectactiviteiten hebben deelgenomen, en die getoond hebben motivatie en capaciteiten te bezitten om goed gebruik te maken van hetgeen tijdens het bezoek wordt geleerd.

  • visa en tickets:

    • hebben deelnemers een paspoort? Zo niet: aanvragen. Zonder paspoort kunnen geen tickets en visa geregeld worden, dus aanvraag paspoort dient tijdig plaats te vinden.

    • hebben ze een visum nodig? check website ambassade.

    • als visum nodig: schrijf uitnodigingsbrief voor deelnemers waarin uitnodigende organisatie de reistijden en de kosten van hun verblijf in NL garanderen, laat contactgegevens achter voor eventuele vragen van de ambassade. Voor Rusland, Belarus e.d. moet de uitnodiging voorzien zijn van stempel.

    • Deelnemers of hun begeleider dienen tijdig een afspraak te maken voor de visumaanvraag op de website van de ambassade. Aanvragers dienen ruim van tevoren aanwezig te zijn. Zij moeten in elk geval bij zich hebben:

( zie hiervoor ook de website van de ambassade)

Visum kan geweigerd worden wanneer de deelnemers niet over vaste en voldoende inkomsten beschikken. In dit geval contacten FNV bij ambassade of ministerie inschakelen voor herziening. Contactpersoon: Tuur Elzinga.



    • boek tickets, stuur E-tickets naar reizigers en geef ze een contact met telefoonnr. Voor als er problemen zijn tijdens de reis, vraag ook van hen een tel.nr.

    • Voor mogelijke problemen met de marechaussee op Schiphol is het belangrijk dat alle reizigers een persoonlijke uitnodigingsbrief; programma bezoek; bewijs boeking hotel en bewijs retourticket bij zich hebben, plus naam en telefoonnummer van de persoon die hen komt ophalen. Raadt hen aan om bij problemen de marechaussee te vragen om direct degene die hen komt ophalen te bellen. Een direct gesprek in het Nederlands werkt meestal het beste.

    • check of reizigers verzekerd zijn in NL (als ze bestolen worden, ongeluk krijgen)

  • hotels:

    • opties voor Hotels in Amsterdam: Meininger (bij Sloterdijk), Casa 400 (bij Amstel), Aalborg (Ceintuurbaan)

    • spreek ontbijt en andere regels door als gasten geen Engels kunnen

    • Bij boeking via internet is vaak een creditcard vereist met voldoende ruimte om borg te staan voor de hotelkosten. Vooraf betalen aan de balie is een andere mogelijkheid.

  • logistieke voorbereidingen:

    • als je gebruik gaat maken van OV, koop dan vast anonieme OV chip kaarten voor de gasten met voldoende geld erop. Voor opladen tijdens het bezoek ontbreekt vaak de tijd.

    • evt auto huren (als andere mensen gaan rijden: genoeg bestuurders inschrijven). Let op openingstijden verhuurbedrijf voor ophalen en terugbrengen auto/busje. Let er ook op dat het eigen risico maximaal is afgekocht. Verhuurbedrijven vragen vaak een borg via creditcard of cash.

    • boek vast restaurants. Let op prijs en of het niet te lawaaiig is.

    • hebben deelnemers een specifiek dieet? (bv moslims)

    • print het programma voor deelnemers incl. nuttige adressen en nummers en laat dit tevoren vertalen. Stuur het programma ook aan alle betrokkenen bij het bezoek. Op het programma moeten alle mogelijk nodige telefoonnummers staan, bijvoorbeeld van verhuurbedrijf (bij pech); hotel (bij late aankomst); restaurants (idem); kaderleden die iets organiseren, deelnemers bezoek.

    • zorg dat je altijd genoeg geld / pinpas bij je hebt voor onverwachte uitgaven. Denk ook aan een creditcard – zie boven.

    • afhankelijk van bezoek en thema: stuur persbericht uit naar media.

    • Zorg voor een camera en kijk wie het beste foto’s/filmpjes kan maken tijdens het bezoek.

    • Voor gasten uit een arm land (met lage inkomens) zorg voor een geldbedrag dat elke deelnemer ontvangt zodat zij/hij eventueel enkele persoonlijke dingen (kadootjes voor thuis of een drankje) kan kopen.

  • inhoudelijke voorbereiding:

    • Zorg dat het programma tijdig naar de deelnemers of hun organisatie wordt opgestuurd in vertaalde vorm.

    • Zorg dat je een korte inleiding op papier hebt over Nederland en de Nederlandse vakbeweging

Tijdens bezoek:

  • ophalen gasten

    • gasten ophalen van Schiphol (zorg dat je de taal spreekt of tolk meeneemt), indien er geen Engels sprekende begeleider mee komt.

    • breng de gasten met trein of taxi(busje) naar het hotel.

    • speek programma komende dagen vast door, en laat belangrijke adressen en telefoonnummers achter (programma). Check of alles met hotel, ontbijt, kamers, wifi e.d. duidelijk en OK is.

  • tolken

    • zoek goede tolken (mensen die de taal spreken zijn niet altijd goede tolken).

    • bereid de tolken goed voor met achtergrond documenten en evt woordenlijsten (vakbondsjargon is niet bij iedereen bekend).

    • als er vertaald moet worden naar meerdere talen is tolkenapparatuur handig. Eenvoudige mobiele sets zijn te huur (http://www.destino1.com/)

    • spreek met de tolken het programma door incl. start plek en tijd

    • voorkom dat tolken ook moeten organiseren, laat de tolk alleen tolken

    • bespreek tevoren het tarief. Bij voorkeur komen de kosten van eten en vervoer van de tok(en) voor rekening van het project.

  • reis- en verblijf in Nederland

    • voor ruimtes om bijeen te komen (buiten FNV) kun je evt de conferentieruimte van IIRE (http://www.iire.org/ ) gebruiken (ook lege keuken te huur of lunch beschikbaar) of Stay OK gebruiken

    • zorg voor ov-chipkaarten en/of auto/ taxi

    • zorg voor lunch en avondeten (en mensen die met ze mee-eten)

    • zorg dat de gasten af en toe wat vrije tijd hebben (om uit te rusten/ zelf iets te doen, Gasten willen meestal wat souvenirs kopen voor hun familieleden thuis.)

    • Voor de start van een bezoek is een bezoek aan het vakbondsmuseum in A’dam meestal zinvol. Dit is te reserveren (Suzanne), maar leg tevoren wel uit dat voor jou vooral de vakbondsgeschiedenis belangrijk is, en de architectuur van het gebouw minder.

  • financiën:

  • publiciteit:

    • zorg dat iemand foto’s maakt en/of filmpjes. Met mobiel of als je kwaliteit wilt, met camera.

    • afhankelijk van bezoek en thema: bel/ mail media, twitter tijdens bezoek, etc. vraag de gasten evt dit ook te doen.

  • gasten terugreis

    • breng de gasten terug naar schiphol .

    • zorg dat ze de geprinte e-tickets of boarding passes hebben (ergens printen?)

    • zorg dat zij OV-chipkaarten tijdig terug geven.

    • Doe een gezamenlijke evaluatie van het bezoek.

  • Tijdens bezoek

  • Dovnload 13.45 Kb.