Thuis
Contacten

    Hoofdpagina


Werkingsverslag 2014

Dovnload 0.9 Mb.

Werkingsverslag 2014



Pagina6/8
Datum04.04.2017
Grootte0.9 Mb.

Dovnload 0.9 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8





Indicator

Meetnorm

Meetbron&wijze

Meeteffect

SD 9










Het totaal aantal gerealiseerde operationele doelstellingen, omgezet in percentage.

Jaarlijks 60%.

Calculatie van de opgestelde meetindicatoren van de OD’s behorend tot deze SD. De verantwoordelijke medewerkers (ad hoc) geven de resultaten per OD aan de directeur (Jessica De Smet) door.

81,30%




OD 1

Parantee organiseert ad hoc met behulp van een extern organisatiecomité een Europees of wereldkampioenschap of wereldspelen of masters of andere internationaal toernooi in een sporttak van de G-topsportwerking.

Indicator

Meetnorm

Meetbron&wijze

Meeteffect

1. Aantal deelnemende Belgische G-topsporters in de G-sporttak

100%

Tellen op basis van uitslagenlijsten server

NVT

2. Aantal mediacontacten (schrijvende pers, radio, tv) per evenement

25

Bijhouden in excelblad server

NVT

3. Begroting in evenwicht

Ja

Controle

NVT

4. Tevredenheid deelnemers en vrijwillige medewerkers

Ja

Via vragenlijst

NVT




Maatregelen OD1

Timing

Indicator

1. Het mee organiseren en/of ondersteunen van nog te plannen evenementen.

Ad hoc

1 tem 4

Zie punt 2

2. Het ondersteunen van de organisatie van andere internationale toernooien:

  • Logo op alle communicatietools

  • Programmaboek: voorwoord

  • Promotie: nieuwsbericht - persbericht

  • Medailles en gadgets

  • Uitnodiging voorzitter vipmoment

  • Financiële ondersteuning.

Jan-Dec

1 tem 4

Parantee ondersteunde deze toernooien via haar promokanalen en financieel via Support2:



GIVE & GROW R-BAB

KORTRIJK

1/3/2014

PAPACHAMPS R-BAB

BLANKENBERGE

13-21/4/2014

PAPACHAMPS TOERNOOI GOA

BLANKENBERGE

1-4/5/2014

PARALYMPIC CHAMPS SWI

BERCHEM-ANTWERPEN

11/5/2014

PAPACHAMPS TOERNOOI BOC

BLANKENBERGE

29/5-1/6/2014

SHOWDANCE R-DAN

LOMMEL

31/5/2014

ITF MEMORIAL VAN HERCK R-TEN

DEURNE

7-10/8/2014

ITF FLANDERS 25 R-TEN

AALST

20-23/8/2014







OD 2

Parantee staat jaarlijks in voor de kwaliteitsvolle organisatie van de Vlaamse en Belgische kampioenschappen voor de sporttakken in eigen beheer.

Indicator

Meetnorm

Meetbron&wijze

Meeteffect

5. Aantal deelnemers (leden van Parantee of reguliere partnerfederatie) VK, BK, BvB

200

Tellen op basis van uitslagenlijsten server

JA
n = 332


6. Begroting in evenwicht

Ja

Controle

JA/NEE
5 keer positief of in evenwicht; 2 keer niet gebruikt; 3 keer negatief


7. Draaiboek gebruikt

Ja

Check

JA
2 organisaties niet gebruikt


8. Tevredenheid deelnemers en vrijwillige medewerkers

Ja

Via vragenlijst

JA
feedback via mail nog niet via vragenlijst





Maatregelen OD2

Timing

Indicator

3. Het jaarlijks (mee) organiseren van de Vlaamse en Belgische kampioenschappen of Beker van België in de verschillende sporttakken in eigen beheer:
= aanvraagdossier BPC doorsturen, reglementen doen naleven, sporttechnisch en logistiek ondersteunen, ism Competitiemanager/-management.


Jan-Dec

5 tem 8

Zie ook overzicht bij SD1 OD1 – maatregel 12

BK/BvB

  • BK ATL: 39 deelnemers, draaiboek gebruikt, begroting negatief, grote tevredenheid over organisatie van het event/ontevredenheid over ongelukkige datum

  • BvB R-BAB: Antwerp Players (10 spelers) vs. Leuven Bears on Wheels (11 spelers), geen draaiboek gebruikt, begroting licht negatief, grote tevredenheid alle betrokkenen.

  • BK BOC ind: 42 deelnemers, draaiboek gebruikt, begroting in evenwicht, grote tevredenheid alle betrokkenen.

  • BK BOC pair/team: 36 deelnemers, draaiboek gebruikt, begroting in evenwicht, grote tevredenheid alle betrokkenen.

  • BK CYC wegrit: 43 deelnemers, draaiboek gebruikt, begroting negatief, grote tevredenheid alle betrokkenen.

  • BK TAT: 45 deelnemers, draaiboek gebruikt, begroting positief, tevredenheid bij spelers maar ongerustheid over aantal deelnemers bij organisator.

  • BK R-TEN: 21 deelnemers, draaiboek gebruikt, begroting negatief, tevredenheid bij alle betrokkenen

  • BvB TOR: 10 teams (+/-45 deelnemers), geen draaiboek gebruikt, begroting negatief, grote tevredenheid bij alle betrokkenen.

VK

  • BOC Ind: 45 deelnemers, draaiboek gebruikt, begroting in evenwicht, grote tevredenheid alle betrokkenen.

  • BOC T&P: 30 deelnemers, draaiboek gebruikt, begroting in evenwicht, grote tevredenheid alle betrokkenen.



Return (opgenomen in het reglement van het aanvraagdossier)

  1. Logo’s BPC/Parantee/LHF vermelden op alle communicatietools (bvb uitnodiging voor deelnemers/affiches/flyers/programmaboek) met de vermelding ‘met medewerking van’ of ‘onder auspiciën van’.

  2. Promotools van BPC op de organisatiesite duidelijk zichtbaar opstellen of ophangen:  minimaal

    1. 3 banners

    2. 1 kleine roll-up

    3. 1 grote roll-up met paralympische medaillewinnaars (indien beschikbaar)

De promotools moeten door de organisator zelf op het Parantee of LHF secretariaat afgehaald, ter plaatse opgehangen en nadien teruggebracht worden.

  1. Promotools van Parantee of LHF (afhankelijk van de locatie van de organisatie) op de organisatiesite duidelijk zichtbaar opstellen of ophangen:  minimaal

    1. 6 spandoeken

    2. 2 roll ups Vlaamse Trainersschool

    3. 2 roll ups G-sport Vlaanderen

De promotools moeten door de organisator zelf op het Parantee of LHF secretariaat afgehaald, ter plaatse opgehangen en nadien teruggebracht worden.

  1. (Vip)uitnodiging voor het BK: minimaal

    1. 4 (vip)uitnodigingen voor BPC

    2. 2 (vip)uitnodigingen voor Parantee of LHF.

  2. Op vraag van BPC bijkomende promotools van sponsors opstellen of ophangen.

4. Het ondersteunen van de organisatie van de kampioenschappen in beheer van de partnersportfederaties:

  • BK ARC

  • BK ATL

  • BK R-DAN

  • BK EQU

Jan-Dec

5

Zie hierboven voor ATL.




OD 3

Parantee organiseert 2-jaarlijks het evenement ‘Parantee Paralympic Championships’.

Indicator

Meetnorm

Meetbron&wijze

Meeteffect

9. Aantal mediacontacten (schrijvende pers, radio, tv)

15

Bijhouden in excelblad server

NEE (?)

10. Begroting in evenwicht

Ja

Controle

JA

11. Draaiboek gebruikt

Ja

Check

JA

12. Tevredenheid deelnemers en vrijwillige medewerkers

Ja

Via vragenlijst

JA




Maatregelen OD3

Timing

Indicator

5. Het organiseren van de ‘Parantee Paralympic Championships’ in Bloso-centrum Blankenberge en bestaande uit:

  • Internationaal paastoernooi R-BAB 18-20/04 (Sofie)

  • Internationaal toernooi GOA 1-4/05 (Tim)

  • Internationaal (hemelvaart)toernooi BOC 29/05-1/06 (Joni-Lore)

  • Organisatiecomité per toernooi wordt geleid door een Paranteemedewerker.

  • Draaiboek met opsplitsing acties van

    • Administratie: contact sportdienst & overheden, huur accommodatie Bloso, vrijwilligers, catering, verzekering, budget

    • Communicatie: media return, vips, demo’s & randactiviteiten

    • Logistiek: materiaal, transport, logement

    • Marketing: supplies & return partners BPC, subsidies, bijkomende evenementsponsors, samenwerking organisaties Blankenberge

    • Sporttechnische organisatie: inschrijving, praktische organisatie ism vrijwillige medewerkers gespecialiseerd in de G-sporttak.

Jan-Jun

  1. tem 12

  • Internationaal paastoernooi R-BAB 18-20/04 (Sofie)

    • Werkvergaderingen op 3/02, 17/03, 30/05, 6/10 en 8/12 (zie verslagen)

    • Deelname van Australië, Canada, Groot-Brittannië, Italië en Nederland

    • Deelname van 65 rolstoelbasketbalspelers

    • Winnaar Groot-Brittannië

    • Deelnemers tevreden (zie evaluatieformulieren)

  • Internationaal bocciatoernooi 30/05-1/06 (Lore)

    • Werkvergaderingen op 11/02, 17/04, 12/05, 12/06 en 13/10

    • Deelname van België, Frankrijk, Denemarken, Duitsland, Zweden en Brazilië

    • Deelname van 18 individuele bocciaspelers

    • Deelnemers tevreden (zie evaluatie)

  • Internationaal goalbaltoernooi (Tim)

    • Werkvergaderingen op 16/1, 17/3 en 23/4.

    • Deelname van Rusland, Nederland, Litouwen, Finland, USA, Algerije en België

    • Deelname van 39 sporters (zie evaluatie)




    1. BASISOPDRACHT 4 & OVERHEAD




      1. Strategisch doel 10
        Het verhogen van de kwaliteit van de interne en externe werking van Parantee vzw.






Indicator

Meetnorm

Meetbron&wijze

Meeteffect

SD 10










Het totaal aantal gerealiseerde operationele doelstellingen, omgezet in percentage.

Jaarlijks 90%.

Calculatie van de opgestelde meetindicatoren van de OD’s behorend tot deze SD. De verantwoordelijke medewerkers (managementteam/allen) geven de resultaten per OD aan de directeur (Jessica De Smet) door.

88,20%




OD 1

Parantee continueert de kwaliteit van de interne werking.

Indicator

Meetnorm

Meetbron&wijze

Meeteffect

1. Het hebben van een gedragen beleidsplan, jaaractieplannen en begroting

Ja, regelmatig op agenda Raad van Bestuur

Agenda RvB

JA

  1. Het aantal teammeetings of

(functionering)gesprekken met de medewerkers

Jaarlijks min. 6

Verslagen server

JA
6 & 1 teambuilding


3. Het aantal werkvergaderingen per deelgroep

Min. 1x/2 weken

Verslagen server

JA

4. Het aantal individuele functioneringsgesprekken

Jaarlijks 1x/medewerker

Verslagen server

JA
15 in totaal


5. Het realiseren van een redelijke werkbelasting

Continu

Overzicht werkregister per medewerker

JA/NEE
Meeruren teruggedrongen maar gevoel teveel werk werd groter.


6. Het gebruik van de handleiding met werkprocedures

Continu

Subjectieve inschatting

JA

7. De ingebruikname van de clubmodule als onderdeel van het databestand

Sep 2014

Ja/Neen

NVT
Voorlopig zien we geen meerwaarde in deze module.





Maatregelen OD1

Timing

Indicator

1. Het op peil houden van de betrokkenheid van de bestuurders bij de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van het beleid van Parantee vzw d.m.v. Flash bestuur & personeel, ontmoeting bestuur & personeel, continue doorstroom van verslagen.

Continu


1

Sofie/Jessica

  • Flash bestuur & personeel: 34 keer in 2014.

  • Informatiedoorstroming van alle verslagen van bijeenkomsten, nieuwsbrieven, problemen.

  • Consequente toepassing van het communicatienetwerk.

  • Culinaire wandeling met bestuur en personeel op 21/02/14 in Gent.

2a. Het organiseren van de raad van bestuur.

Continu

1

Sofie

Raad van bestuur op 11/02, 11/03, 29/04, 8/07, 19/08, 23/09, 21/10, 18/11 en 16/12

2b. Het ondersteunen van de werking op juridisch vlak.

Ad hoc

1
Sofie/Iris


  • Het volledig vernieuwde huishoudelijk reglement (herwerking gestart in 2013) werd goedgekeurd op de raad van bestuur dd 11/02 en vervolgens gelanceerd.

  • Het topsporterscontract werd grondig herwerkt en gelay-out.

3. Het organiseren van de algemene vergadering.

Continu

1

Sofie

Algemene vergadering op 21/03 in Gent: 52 van de 72 clubs aanwezig of vertegenwoordigd (72%).

4. Het regelmatig opvolgen van de medewerkers in groepen: managementteam, breedtesport- en topsportteam.

Continu

3

Jessica

De wekelijkse werkvergaderingen per deelgebied:

5. Het jaarlijks organiseren van een individueel functioneringsgesprek.

Continu

4

Jessica

In 2014 vonden 15 functioneringsgesprekken plaats:

6/aug/14

Meneve Sofie

5/aug/14

Van Beylen Steven

1/aug/14

Van Hoey Ingrid

19/dec/14

Peeters Lieve

5/aug/14

Parisis Iris

5/dec/14

Planckaert Gregory

12/aug/14

Moerman Elien

5/dec/14

Vergeylen Nico

31/03/14 & 6/aug/14

Vanheirreweghe Anke

7/04/14 & 7/aug/14

Bauters Jeroen

25/nov/14

Vanhove Bruno

7/aug/14

Schaut Lore

26/nov/14

De Rick Johan




6. Het regelmatig houden van een teammeeting met alle vaste medewerkers.

Continu

2

Jessica

Teammeeting op 23/01, 18/03, 13/05, 4/08, 3/10 en 4/12

7. Het organiseren van een teambuilding activiteit.

Continu

2

Sofie

Teambuilding op 6/06 in Sint-Amandsberg (brainstorm over onze waarden o.l.v. Anton Maes in de voormiddag; communication game en painting arts in de namiddag.)

8. Het informeren en opvolgen van stageprojecten met studenten van verschillende opleidingsinstituten.

Continu

5

Jessica en resp. collega

  • Leerling BuSO type Sint-Gregorius Gentbrugge

      • Sam Van Dyck: doet 1 dag per week eenvoudige administratieve taken (olv Jessica)

  • UGent LO optie fysieke fitheid 2de Master

      • Maaike Waumans: Reva G-sport (olv Elien)

      • Miel Degang & Lennert Fredrick: diplomadagen (olv Lore)

      • Lien Dhondt & Elke Everaert: sportdag kinderRC UZGent (olv Lore)

  • Vives Brugge optie bedrijfs- en sportmanagement

      • Sander D’Hooge: voltijds van 9/2 tem 24/5/2015 jeugdsportproject (olv Lore)

  • UGent LO optie sportmanagement

      • Jonas Van Schaeren: helpen organiseren PaPaChamps rolstoelbasketbal (olv Sofie) cfr Emily Lecompte 2013-2014



Bachelorproeven 2014-2015:

  • Howest Brugge LO optie bewegingsrecreatie

      • Tina Van Mensel: ontwikkelen diploma’s zwemmen FYS (olv Lore)

  • Howest (?) 3e bach Sport en Bewegen - Health Coaching

      • Britney Vermeersch: onderzoeken waarom reguliere clubs niet starten met zitvolleybal

9. Het bewaken van een relatief normale werkbelasting bij de medewerkersgroep.

Continu

5

Jessica

  • De werkregisters tonen aan dat de absolute werkbelasting verminderd is: 83 dagen (tgv meeruren) niet opgenomen in 2014.
    In 2013 waren dat er nog 149 en in 2012 (Paralympische Spelen) 227.


  • De directeur, de topsportcoördinator en 1 breedtesportmedewerker hebben er samen 56,5 dagen; de andere medewerkers minder dan 6,5 dagen niet-opgenomen meeruren.

  • Regelmatig wordt er door deze medewerkers meer dan 50 uren per week gewerkt.

10a. Het up-to-date houden van het totale databestand.

Continu

7

Sofie/Iris

  • Het databestand werd continu up-to-date gehouden.

  • Ledenrapportering dd 30/06: 3.292 unieke leden (156 meer dan in 2013), 2.494 gesubsidieerde leden.

10b. Het helpen ontwikkelen van een bijkomende module voor eenvoudige ledenadministratie door de aangesloten clubs.

Sep 14

7

Sofie/Iris

Draad van 2012 nog steeds niet weer opgenomen tgv werkbelasting.







11a. Het ontwikkelen van een vrijwilligersbeleid (o.a. doelstellingen, afsprakennota, attenties, gadgets)

Continu

5

Sofie

  • Wenskaart digitaal en per post nav de week van de vrijwilliger.

  • Levering drie diploma’s en trofeeën voor vrijwilligers van ViGe Gent.

11b. Het bijhouden van het vrijwilligersregister.

Continu

5

Ingrid

Dit is niet in orde en dient dringend opgevolgd in 2015.







12. Het op peil houden van de tevredenheid van leden:

attentie voor verjaardag & jubileumjaar club;



attentie voor geboorte/huwelijk & rouwtelegram bij overlijden.

Continu

1

Sofie

Ingrid

  • Jubileum clubs (de aanwezige clubs op de algemene vergadering kregen een attentie)

    • Nieuwe aansluitingen: Handbiketeam Baco Bouw-vrienden, Rolstoelbasketbalclub Laarne, Rolstoeldansgroep DUO, SFDOJO, Wriemel

    • 5 jaar aangesloten: Geelse Tafeltennisclub

    • 10 jaar aangesloten: Straffe Boog

    • 15 jaar aangesloten: Avalympics, Quadrille, Silos, Somival, The Joysticks, Avali

    • 25 jaar aangesloten: Belgische Tandemraceclub ViGe

  • Attentie geboorte: 5 wenskaarten werden verstuurd

  • Attentie huwelijk: 2 wenskaarten werden verstuurd

  • Attentie beterschap: 6 wenskaarten werden verstuurd

  • Rouwtelegram: 10 rouwkaarten werden verstuurd.

13a. Het gestructureerd houden van het werkarchief op de server.

Continu

5

Allen

Tijdens de 2 opkuisdagen die jaarlijks gepland worden, brengt elke medewerker orde in haar mappen.
Op het eind van 2014 werd de map ADMINISTRATIE verplaatst naar een sharepoint (cloud); de andere mappen volgen in 2015. Daardoor kan elke medewerker op elke plaats met internetverbinding aan de bestanden van Parantee.


13b. Het optimaliseren van de IT-omgeving.

Jan-Dec


Sofie/Iris


  • De overstap naar een andere firma (Insite Hosting ESC) werd voorbereid en opgestart:

    • Server: opkuis en herbenoemen documenten (ter voorbereiding van overdracht naar SharePoint)

    • Overdracht van hosting van website en databestand

    • Overdracht van licenties (e-mail, Office, antivirus, CRM,…) en domeinnamen

    • Installatie en ingebruikname van Office 365

    • Installatie NAS (voornamelijk beeldmateriaal)

    • Afronding van bovenstaande in 2015.

14. Het samenstellen en toepassen van een handleiding voor de organisatorische processen van de werking op het secretariaat

Continu

5

Iris

Huisstijlhandboek aangevuld; personeelshandboek is klaar; aangevangen met secretariaatshandboek, handleiding uitleendienst/promotiemateriaal.

15a. Het in orde houden van de archiefruimten.

Continu

5

Elien

De verantwoordelijke medewerker zorgt voor redelijk orde in de archiefruimte; opruimen na een weekendactiviteit dient strikter opgevolgd.

15b. Het in orde houden van de bib en de beeldenbank (via de externe schijven.

Continu

5

Iris

  • Bibliotheek is in orde; ‘uitleenformulier’ ontwikkeld (document 2)

  • NAS wordt continu aangevuld; 2 mapjes aangemaakt ‘Nieuwe foto’s’ en ‘Nieuwe filmpjes’ waarin collega’s vanop afstand hun materiaal kunnen plaatsen (nog niet operationeel – ESC)
    Externe harde schijf wordt iedere maand geback-upt.


  • Aankoop fototoestel: mogelijkheid om van nog meer activiteiten foto’s te maken.

16. Het ondersteunen van het secretariaat door administratieve back-up aan alle medewerkers te geven o.a.

Continu

5

Iris

  • Opmaak en druk attesten allerlei (afwezigheidsattesten niet meer; wel nog deelnameattesten)

  • Opmaak en druk alle folders en flyers: 16 folders/flyers gemaakt

  • Ontwikkeling template zodat collega’s zelf flyers kunnen maken

  • Elke lay-out aanpassing van stramien/modellen: continu

  • Alle taalkundige verbeteringen van te verspreiden documenten: continu

  • Coördinatie bestelling huisstijlproducten en stock bijhouden: zweetbandjes, mapjes VI en TEN = nieuw; gouwtouwen: bijbesteld; blocnotes VI en TEN; drinkbussen

  • Coördinatie pool fotografen: continu. 24 keer ging er een fotograaf op pad voor Parantee. 15 keer werden foto’s uit onze beeldenbank aangeleverd aan externen voor sportpromotionele doeleinden.

  • Coördinatie budget communicatie.
1   2   3   4   5   6   7   8

  • Maatregelen OD1
  • OD 2
  • Maatregelen OD2
  • Return (opgenomen in het reglement van het aanvraagdossier)
  • OD 3
  • Maatregelen OD3
  • BASISOPDRACHT 4 OVERHEAD
  • OD 1

  • Dovnload 0.9 Mb.