Thuis
Contacten

    Hoofdpagina


Werkingsverslag 2015

Dovnload 1.01 Mb.

Werkingsverslag 2015



Pagina7/9
Datum04.04.2017
Grootte1.01 Mb.

Dovnload 1.01 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9

Return (opgenomen in het reglement van het aanvraagdossier) 

  1. Logo’s BPC/Parantee/LHF vermelden op alle communicatietools (bv. uitnodiging voor deelnemers/affiches/flyers/programmaboek) met de vermelding ‘met medewerking van’ of ‘onder auspiciën van’.

  2. Promotools van BPC op de organisatiesite duidelijk zichtbaar opstellen of ophangen:  minimaal 
    a. 3 banners 
    b. 1 kleine roll-up 
    c. 1 grote roll-up met paralympische medaillewinnaars (indien beschikbaar)
    De promotools moeten door de organisator zelf op het Parantee of LHF secretariaat afgehaald, ter plaatse opgehangen en nadien teruggebracht worden.

  3. Promotools van Parantee of LHF (afhankelijk van de locatie van de organisatie) op de organisatiesite duidelijk zichtbaar opstellen of ophangen:  minimaal
    a. 6 spandoeken 
    b. 2 roll ups Vlaamse Trainersschool
    c. 2 roll ups G-sport Vlaanderen
    De promotools moeten door de organisator zelf op het Parantee of LHF secretariaat afgehaald, ter plaatse opgehangen en nadien teruggebracht worden.

  4. (Vip)uitnodiging voor het BK: minimaal a. 4 (vip)uitnodigingen voor BPC  b. 2 (vip)uitnodigingen voor Parantee of LHF.

  5. Op vraag van BPC bijkomende promotools van sponsors opstellen of ophangen.

4. Het ondersteunen van de organisatie van de kampioenschappen in beheer van de partnersportfederaties:

  • BK ARC

  • BK ATL (open & IPC erkend)

  • BK R-DAN

  • BK EQU

Jan-Dec
ELIEN
ANKE/IRIS


5

Zie hierboven.





OD 3

Parantee organiseert jaarlijks het evenement ‘Parantee Paralympic Championships’ of kortweg ‘PaPaChamps’

Indicator

Meetnorm

Meetbron&wijze

Meeteffect

9. Aantal mediacontacten (schrijvende pers, radio, tv, internet)

15

Bijhouden in excelblad server

NEE

10. Begroting in evenwicht

Ja

Controle

JA

11. Draaiboek gebruikt

Ja

Check

JA

12. Tevredenheid deelnemers en vrijwillige medewerkers

Ja

Via vragenlijst

JA





Maatregelen OD3

Timing

Indicator

5. Het organiseren van de ‘Parantee Paralympic Championships’ in Blosocentrum Blankenberge een bestaand uit:

  • internationaal paastoernooi R-BAB (SOFIE)

  • internationaal toernooi GOA (TIM)

  • internationaal toernooi BOC (LORE)

  • Organisatiecomité per toernooi wordt geleid door een Paranteemedewerker.

  • Draaiboek met opsplitsing acties van

    • Administratie: contact sportdienst & overheden, huur accommodatie Bloso, vrijwilligers, catering, verzekering, budget

    • Communicatie: communicatiecampagne, perscontacten, vips, demo’s & randactiviteiten

    • Logistiek: materiaal, transport, logement

    • Marketing: supplies & return partners BPC, subsidies, bijkomende evenementsponsors, samenwerking organisaties Blankenberge

    • Sporttechnische organisatie: inschrijving, praktische organisatie ism vrijwillige medewerkers gespecialiseerd in de G-sporttak.

  • Overkoepelend: marketingcommunicatie (ANKE & IRIS)




  1. tem 12

Internationaal paastoernooi Rolstoelbasketbal (Sofie)

  • Werkvergaderingen op 22/01, 23/03, 11/05 (editie 2015) en op 19/10 (editie 2016)

  • Opleiding scouters op 7/02 in Kortrijk

  • Toernooi 3-5/04

  • Deelname van Duitsland, Frankrijk, Groot-Brittannië, Japan en Nederland; 59 rolstoelbasketbalspelers

  • Winnaar = Duitsland

  • Deelnemers tevreden (zie evaluatieformulieren).

Internationaal toernooi Goalbal (Tim)

  • Het organisatiecomité moest beslissen het toernooi te annuleren wegens te weinig buitenlandse interesse. Collega Jeroen heeft nog samen met Tim alle mogelijke deelnemende landen opgebeld maar zonder resultaat.

  • Het nationaal herenteam heeft er wel een stageweekend gehouden, wat het verlies deels kon compenseren.

Internationaal toernooi Boccia (Lore)

  • Werkvergaderingen op 16/02 en 16/03, evaluatievergadering op 21/05

  • Toernooi 16-19 april

  • Deelname van Groot-Brittannië, Engeland, Zweden, Rusland, Duitsland en België

  • Winnaar in individuele competitie: John Fisher (ENG), winnaar in pair competitie = België

  • Deelnemers tevreden (zie evaluatieformulieren).

Overkoepelend: marketingcommunicatie (ANKE & IRIS)

  • Affiche en flyers gedrukt

  • T-shirts voorzien

  • Uitnodiging supporters: R-BAB: verstuurd op 26 maart; BOC op 13 april

  • Persberichten: R-BAB: verstuurd op 31/3 (voor het toernooi), op 9/4 (resultaten);

BOC: verstuurd op 13/4 (voor het toernooi), op 24/4 (resultaten)

  • Input geleverd voor programmaboekjes: voorwoord + drukwerk verzorgd

  • Website www.papachamps.be: aangepast en onderhouden

  • Livestream in orde gebracht

  • Fotografen vastgelegd en gebriefd

  • DVD samengesteld voor elk team met fotoselectie en filmpjes livestream

  • Paastoernooi: VIP-receptie: uitnodiging, catering, materiaal, opstelling

  • Opstelling zaal: inplannen promomateriaal (beachvlaggen, banners, pop-ups, roll-ups)

  • Contact met BPC partners voor water, internetverbinding, gadgets en promotiemateriaal.


    1. BASISOPDRACHT 1 & FACULTATIEVE OPDRACHT 3



      1. Strategisch doel 10
        Het verhogen van de kwaliteit van de interne en externe werking van Parantee vzw.





Indicator

Meetnorm

Meetbron & wijze

Meeteffect

SD 10










Het totaal aantal gerealiseerde operationele doelstellingen, omgezet in percentage.

Jaarlijks 90%.

Calculatie van de opgestelde meetindicatoren van de OD’s behorend tot deze SD. De verantwoordelijke medewerkers (managementteam/allen) geven de resultaten per OD aan de directeur (Jessica De Smet) door.






OD 1

Parantee continueert de kwaliteit van de interne werking.

Indicator

Meetnorm

Meetbron & wijze

Meeteffect

1. Het hebben van een gedragen beleidsplan, jaaractieplannen en begroting

Ja, regelmatig op agenda Raad van Bestuur

Agenda RvB

JA

2. Het aantal teammeetings of

(functionering)gesprekken met de medewerkers

Jaarlijks min. 6

Verslagen server

JA
5 teammeetings + 1 teambuilding; 10 fct gesprekken

3. Het aantal werkvergaderingen per deelgroep

Min. 1x/3 weken

Verslagen server

JA

4. Het aantal individuele functioneringsgesprekken

Jaarlijks 1x/medewerker

Verslagen server

JA

5. Het realiseren van een redelijke werkbelasting

Continu

Overzicht werkregister per medewerker

JA/NEE

6. Het gebruik van de handleiding met werkprocedures

Continu

Subjectieve inschatting

JA/NEE
niet alles up-to-date

7. De ingebruikname van de clubmodule als onderdeel van het databestand




Ja/Neen

Parantee heeft hiervoor momenteel geen budget.





Maatregelen OD1

Timing

Indicator

1. Het op peil houden van de betrokkenheid van de bestuurders bij de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van het beleid van Parantee vzw d.m.v. Flash bestuur & personeel, ontmoeting bestuur & personeel, continue doorstroom van verslagen.

Continu


1

Sofie/Jessica

  • Flash bestuur & personeel: 21 keer in 2015. We kozen om minder frequent (tov 38x in 2013) aan elkaar te rapporteren, elk kan meer autonoom zijn takenpakket afwerken. Er is niemand die zich moest inwerken.

  • Alle verslagen worden naar de raad van bestuur doorgestuurd.

  • In het begin van het jaar nodigden de voorzitter en ondervoorzitter het hele team uit voor een lunch, als dank voor de inzet.

  • Het communicatienetwerk wordt continu toegepast.

2. Het organiseren van de raad van bestuur.

Continu

1

Sofie

Raad van bestuur op 27/01, 24/02, 24/03, 28/04, 26/05, 25/08, 28/09, 14/10 (met rvb Psylos), 27/10, 24/11, 15/12.

3. Het organiseren van de algemene vergadering.

Continu

1

Sofie

Algemene vergadering op 20/03 in Gent: 55 van de 75 aanwezig of vertegenwoordigd (73%)

4. Het regelmatig opvolgen van de medewerkers in groepen: managementteam, breedtesport- en topsportteam.

Continu

3

Jessica

Zie maatregel 1.

5. Het jaarlijks organiseren van een individueel functioneringsgesprek.

Continu

4

Jessica




8/jun/15

Meneve Sofie

29/apr & 17/aug/15

Van Beylen Steven

16/jun/15

Van Hoey Ingrid

18/jun/15

Parisis Iris

1/jul/15

Moerman Elien

5/mei & 6/aug/15

Vanheirreweghe Anke

23/jun/15

Bauters Jeroen

25/jun/15

Schaut Lore




6. Het regelmatig houden van een teammeeting met alle vaste medewerkers.

Continu

2

Jessica

Teammeeting op 23/01, 10/04, 29/05, 17/09, 19/11.

7. Het organiseren van een teambuilding activiteit.

Continu

2

Sofie

Teambuilding op 26/06: recreatieve fietstocht in regio Gent, uitgestippeld door de vader van een collega.

8. Het informeren en opvolgen van stageprojecten met studenten van verschillende opleidingsinstituten.

Continu

5

Jessica en resp. collega

-Overzicht lange termijn stagiairs 2014-2015 & 2015-2016

  • Leerling BuSO type Sint-Gregorius Gentbrugge: Sam Van Dyck: doet 1 dag per week eenvoudige administratieve taken (olv Jessica)  wordt vanaf september 2015 vrijwillige medewerker gedurende 1 dag per week.

  • UGent LO optie fysieke fitheid 2de Master

    • Maaike Waumans: Reva G-sport (olv Elien)

    • Miel Degang & Lennert Fredrick: diplomadagen (olv Lore)

    • Lien Dhondt & Elke Everaert: sportdag kinderRC UZGent (olv Lore)

  • Vives Brugge optie bedrijfs- en sportmanagement: Sander D’Hooge: voltijds van 9/2 tem 24/5/2015 jeugdsportproject (olv Lore)

  • UGent LO optie sportmanagement

    • Jonas Van Schaeren (2014-2015): paastoernooi rolstoelbasketbal (olv Sofie). Mentorendag op 29/01, stageverdediging op 16/06 (aanwezigheid Sofie).

    • Tijl Vercauteren (2015-2016): paastoernooi rolstoelbasketbal (olv Sofie). Mentorendag op 16/10 (aanwezigheid Sofie).

-Overzicht korte termijn stagiairs UGent- kine (Tina Baetens) 2015 – 2016: hulp bij allerlei events, olv respectieve collega.

9. Het bewaken van een relatief normale werkbelasting bij de medewerkersgroep.

Continu

5

Jessica

Dit wordt blijvend bewaakt, vooral bij de ligatrainers is het aantal meeruren enorm.

10.a. Het up-to-date houden van het totale databestand.

Continu

1

Sofie/Iris

  • Het databestand werd continu up-to-date gehouden.

  • Ledenrapportering dd 30/06: 3.577 unieke leden (285 meer dan in 2014), 2.646 gesubsidieerde leden (152 meer dan in 2014).

10b. Het helpen ontwikkelen van een bijkomende module voor eenvoudige ledenadministratie door de aangesloten clubs.

Sep 14

7

Sofie/Iris

11.a. Het ontwikkelen van een vrijwilligersbeleid (o.a. doelstellingen, afsprakennota, attenties, gadgets).







  • Wenskaart digitaal en per post nav de week van de vrijwilliger 28/02-8/03.

  • Medewerking aan de week van de official 3-11/10.

11.b. Het bijhouden van het vrijwilligersregister.

Continu

5

Ingrid

Er werd in het totaal 452 keer beroep gedaan op een totaal van 157 vrijwilligers:

    • 47 keer op 4 leden van de RvB en steunfuncties

    • 55 keer op 13 competitiemanagers ATL/BAB/BOC/GOA/SWI/TEN VE/TAT

    • 6 keer op 5 classificeerders voor het afleggen van de functionele proef

    • 13 keer op 1 trainer ATL

    • 8 keer op 6 BAB scheidsrechters tijdens de competitie

    • 105 keer op 23 BOC scheidsrechters tijdens de competitie

    • 17 keer op 4 fotografen voor allerlei evenementen

    • 4 keer op 3 lesgevers tijdens VTS cursussen

    • 1 vrijwilligers heeft 14 geholpen op het kantoor

    • 7 vrijwilligers hebben geholpen tijdens het Jeugdsportfeest 2015

    • 90 vrijwilligers hebben zich ingezet tijdens de 176 andere momenten zoals initiaties, sportdagen e.a.

12. Het op peil houden van de tevredenheid van leden:

attentie voor verjaardag & jubileumjaar club;



attentie voor geboorte/huwelijk & rouwtelegram bij overlijden.

Continu

1

Sofie

Ingrid

Er werden kaarten verzonden voor:

    • 8 x een rouwbetuiging

    • 8 x een spoedig herstel wens

    • 3 x een felicitatie voor een geboorte

    • 2 x een felicitatie voor een huwelijk

    • 2 x een proficiat voor een aanstelling

    • 1 x een proficiat voor einde carrière

  • Nieuwe clubs (kregen een attentie op de algemene vergadering)

    • Basketbal Club Asse Ternat

    • Basketbalclub Cobras Schoten-Brasschaat

    • FCPLim

    • Koninklijke Sint-Niklase Condors Basketbal Club

    • Silverspokes Gent Wheelchair Basketball

  • Jubileum clubs (de aanwezige clubs kregen een attentie op de algemene vergadering):

    • 5 jaar aangesloten: Koninklijk Sport- en Ontspanningscentrum Maria-Ter-Heide, Sint Jan Zedelgem Lions

    • 10 jaar aangesloten: Dynamica Meulebeke

    • 15 jaar aangesloten: Antwerp Players, DAIS, ViGe De Overpeltse Torballers

    • 20 jaar aangesloten: Forest Wheels, ViGe Zondal

    • 30 jaar aangesloten: D.I.W.I.

13. Het gestructureerd houden van het werkarchief op de server.

Continu

5

Allen

  • Er werden opnieuw 2 opkuisdagen (29/6 en 14/12) ingepland: netheid bureel + orde op sharepoint.

  • Mappen communicatie & marketing: staan op Sharepoint.

  • Topsport overgezet.

  • Mappen financiën en classificatie werden ook overgeplaatst naar Sharepoint.

13b. Het optimaliseren van de IT-omgeving.

Continu

5

Sofie

  • Terugkoppelen van vragen en problemen met ESC zodat zij de nodige oplossingen kunnen aanreiken voor een optimale IT-omgeving.

14. Het samenstellen en toepassen van een handleiding voor de organisatorische processen van de werking op het secretariaat



Continu

5

Iris

  • Huisstijlhandboek = klaar.

  • Personeelshandboek = ondertussen niet meer up-to-date  Sofie volgt dit verder op.

  • Secretariaatshandboek = niet meer aan verder gewerkt.

  • Nieuwe handleidingen gemaakt: website PaPaChamps, uitleendienst  Elien volgt op.

15.a. Het in orde houden van de archiefruimten.

Continu

5

Elien

  • Verantwoordelijke uitleendienst haalt het materiaal uit de archiefruimte en legt dit ook zelf terug. Op deze manier blijft het materiaal ter beschikking op zijn voorziene plaats in het archief.

  • 2 x per jaar wordt de orde in het archief ook nagezien tijdens de opkuisdag.

15.b. Het in orde houden van de bib en de beeldenbank (via de externe schijven Blackie I en II).


Continu

5

Iris

  • Bib: oké, continu.

  • Externe schijven: nu: NAS en Blackie I. Update van Blackie I gebeurt te weinig. Idealiter: via softwarepakket synchroniseren. Nog geen gelegenheid gehad om gratis software hiervoor te zoeken.

  • Mapjes ‘Nieuwe foto’s, filmpjes, logo’s’: verhuisd naar Sharepoint aangezien we ervoor gekozen hebben om de NAS niet van op afstand raadpleegbaar te maken. Loopt goed: collega’s maken er op de juiste manier gebruik van.

  • Fototoestel wordt continu gebruikt.

16.a. Het ondersteunen van het secretariaat door administratieve back-up aan alle medewerkers te geven.

Continu

5

Iris

  • Opmaak en druk attesten allerlei

Deelnameattesten gemaakt voor bijscholing tijdwaarnemer G-wielrennen, diplomadag torbal, minisymposium classificatie, scheidsrechter E-HOC, bijscholing officials E-HOC. Attesten scouting rolstoelbasketbal: input gegeven aan stagiair Jonas en nagekeken, Talent Games maart en december, bijscholing showdown, beide clinics op jeugdsportfeest, talentenscout Talent Games, scheidsrechters rolstoelbasketbal, tafelofficials rolstoelbasketbal, trefdag VE.

  • Opmaak en druk alle folders en flyers

Opmaak: template gemaakt in Publisher waardoor collega’s dit nu zelf kunnen doen. Ik lees enkel nog na alvorens verspreiding

Druk: offerte opgevraagd en laten drukken van flyer trefdag VE, diplomadag torbal, CP-voetbal, 3on3; ook affiche 3on3 laten drukken.

  • Elke lay out aanpassing van stramienen/modellen

  • Alle taalkundige verbeteringen van te verspreiden documenten

  • Coördinatie bestelling huisstijlproducten

Nieuwe beachvlaggen

Pop-up banners rolstoelbasketbal

Nieuwe stokken ter vervanging van kapotte exemplaren (voor beachvlaggen van 2012)

Nieuw: Z-BooQi voor rolstoelbasketbal (flyer in kredietkaartformaat), blocnotes rolstoelbasketbal, blocnotes VE en BOC, handdoeken voor SWI en VE TEN: gemaakt in 2015 om te verdelen in 2016

  • Coördinatie pool fotografen

De fotografen werden 9 keer aangeschreven met acht keer een positieve respons:

  • PPC R-BAB: Luc Dequick

  • PPC BOC: Frank Van Hollebeke

  • PPC GOA: Joëlle en Cedric: geannuleerd

  • Europees toernooi Judo: Joëlle Verbeeck

  • REVA G-sport: Frank Van Hollebeke

  • BK Zwemmen: Cedric Esquenet

  • Talent Games UZ Gent: Frank Van Hollebeke

  • ITF: Frank Van Hollebeke

  • Flanders Cup ATL: Frank Van Hollebeke

  • Criterium VE-tennis: Joëlle Verbeeck

  • Jeugdsportfeest: Joëlle Verbeeck

  • 5-a-side: Frank Van Hollebeke

  • Eénmaal was niemand beschikbaar: initiatie CP-voetbal in Antwerpen

  • Verder ontvingen we nog vijfmaal foto’s van fotografen die op eigen initiatief een activiteit fotografeerden.

  • 21 keer werden foto’s aangeleverd aan derden voor promotionele doeleinden.

  • Coördinatie budget communicatie.

16.b. Het ondersteunen van de werking op juridisch vlak.

Ad hoc

1
Sofie


  • Aanpassing tuchtregeling elites en begeleiders (rvb 24/03)

  • Aanpassing HHR nav afschaffing lidkaarten en medisch geschiktheidsattest (rvb 26/05)

  • Samenkomst tuchtcommissie op 23/05 (behandeling van twee zaken)

  • Werkvergadering ivm herwerken tuchtregeling op 13/06 en 12/12: afwerken tuchtregeling in 2016

  • Opvolgen antidopingdecreet, decreet gezond en ethisch sporten,…





OD 2

Parantee continueert de kwaliteit van de interne en externe communicatie (BO4 – informatieopdracht).

Indicator

Meetnorm

Meetbron & wijze

Meeteffect

8. Het hebben en toepassen van een vernieuwd actieplan voor Steunfunctie Marketingcommunicatie

Jan 2014

Goedgekeurd RvB

JA

9. Het tijdig versturen van de communicatiedragers

Ja

Via mailchimp & website

JA

10. Het onderhouden en updaten van de website en de evenementenwebsite www.papachamps.be

Continu

Via verschillende medewerkers: zie afsprakenlijst server ‘managementtools’

JA

11. Het aantal bezoekers van de website

6000/maand

30.000 unieke bezoekers/jaar



Telling door verantwoordelijke medewerker

NEE
22.913 unieke bezoekers/jaar


12. De sociale media efficiënt en effectief benutten

Volgens plan

Evaluatie door verantwoordelijke medewerker

JA/NEE
ad hoc
1   2   3   4   5   6   7   8   9

  • OD 3
  • SOFIE
  • BASISOPDRACHT 1 FACULTATIEVE OPDRACHT 3
  • OD 1
  • Maatregelen OD1
  • 2015-2016
  • 3.577 unieke leden
  • 452 keer beroep gedaan op een totaal van 157 vrijwilligers
  • OD 2

  • Dovnload 1.01 Mb.